1 / 24

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR. DIREKTORAT LOGISTIK INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG. PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA. ISI PE MAPARAN. PROSES BISNIS. ALUR SISTEM PENGADAAN. DIREKTORAT PERENCANAAN DAN DIREKTORAT LOGISTIK. SATUAN PENGAWAS INTERNAL. e- BUDGETING. DIREKTORAT LOGISTIK. e-PLANNING.

brandon-baird
Download Presentation

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DIREKTORAT LOGISTIK INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA

  2. ISI PEMAPARAN

  3. PROSES BISNIS

  4. ALUR SISTEM PENGADAAN DIREKTORAT PERENCANAAN DAN DIREKTORAT LOGISTIK SATUAN PENGAWAS INTERNAL e- BUDGETING DIREKTORAT LOGISTIK e-PLANNING e-PROCUREMENT e- MONEV • PENYUSUNAN RKA DAN RI (SISPRAN) • PENYUSUNAN KERTAS KERJA DIREKTORAT LOGISTIK DAN DIREKTORAT SP e- PERFORMANCE e-DELIVERY & e-INVENTORY DIT LOGISTIK DAN DIREKTORAT KEUANGAN e-PAYMENT • E- PENGAJUAN PENGADAAN • SISTEM KERTAS KERJA • E-PROCUREMENT • E- CONTRACT HANDLING • E- MONITORING • SISTEM MANAJEMEN REKANAN • ORACLE PURCHASING • SISTEM BAST • ORACLE INVENTORY • SIMAK BMN • SISTEM SPP • SISTEM SPM KKPN • APLIKASI SPAN • ORACLE PAYABEL

  5. ORGANISASI PELAKSANA PENGADAAN BARANG JASA SESUAI PERPRES 54/2010 • PA (PENGGUNA ANGGARAN = MENDIKBUD)/KPA (KUASA PENGGUNA ANGGARAN = REKTOR) • PPK (PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN) • ULP (UNIT LAYANAN PENGADAAN)/ PEJABAT PENGADAAN) • PANITIA/PEJABAT PENERIMA HASIL PEKERJAAN

  6. STRUKTUR ORGANISASI DIREKTORAT LOGISTIK ITB DIREKTUR WAKIL DIREKTUR II WAKIL DIREKTUR I KEPALA ULP WAKIL KEPALA/ SEK ULP PERANGKAT PEJABAT PENERIMA HASIL PEKERJAAN PERANGKAT PPK Sekretariat DivisiHukum Sub Direktorat PerencanaanPengadaan, Kontrak, danMonev Sub DirektoratPemilihanPenyediaBarang/Jasa Sub DirektoratSistemInformasi, LPSE, PenerimaanPekerjaan, danKeuangan SeksiPerencanaanPengadaanJasa SeksiPerencanaanPengadaanBarang SeksiMonev . danHubunganEksternal SeksiPengadaanJasa SeksiPengadaanBarang Koor.PengadaanLangsung SeksiPemeriksaandanPenerimaanBarang SeksiSisfodanLPSE SeksiPengawasandanPenerimaanJasa SeksiKeuangan Seksi KontrakPengadaan

  7. BEBERAPA SOP DITLOG • SOP AlurDokumenPengadaan (LelangdanPengadaanLangsung) • SOP Penyelenggaraan Pre-Construction Meeting PekerjaanJasa Pembangunan • SOP PengajuanPembayaranJalurPengadaan Unit Kerja UP dan LS (<50 jt) • SOP PengelolaanSuratMasukdanSuratKeluar • SOP Pengajuan UMK Sekretariat PerencanaanPengadaan & Monev PemilihanPenyediaBarang/Jasa Kontrak & PenerimaanPekerjaan PengajuanPembayaran (Keuangan) • SOP DasarPemilihanRekanan yang DiundangatauDirekomendasikan • SOP Pembuatan Master Barang • SOP PermintaanPenggunaanRuangRapat • SOP PenerbitanKontrak (SuratPerjanjianKerjasama) • SOP EvaluasiDokumenPenawaran • SOP PerencanaanPengadaanJasa • SOP PengajuanPembayaranPengadaanBarang/JasaJalurLogistik • SOP PerencanaanPengadaanBarang • SOP PermintaanPenggunaanKendaraanDinas • SOP PenerimaanBarang (digudangpenerimadanataulangsungditempat user) • SOP PenangananGagalLelang/PembatalanLelang • SOP Penetapan HPS • SOP VerifikasidanPendaftaranRekanan LPSE • SOP PenyampaianDokumenPengadaankeBagianPemilihanPenyedia • SOP PemasukandanPembukaanPenawaran • SOP PermintaanKebutuhanFasilitas Kantor • SOP InstalasidanUjiFungsi • SOP Penerbitan BA Aanwijzingdan Addendum • SOP PengadaanBarang/JasaJalurKewenangan Unit Kerja • SOP PerawatanKendaraanDinas • SOP Bantuan/PenangananSistem Oracle EBS • SOP PerbaikanBarangDalamMasaGaransi • SOP KebijakanPengalihanJalurKewenanganPengadaan • SOP PengumumanPemenang • SOP PengawasanPekerjaanJasadanPelaporan • SOP PendataanPengajuanKerjaLembur (FasilitasLembur, UangLembur) • SOP PenjelasanPekerjaan (Aanwijzing) • SOP Swakelola (Tata Cara Pelaksanaan, SK Tim) • SOP PengelolaanKepegawaian (kartupegawai, asuransi, honorarium) • SOP PenyampaianDokumenHasilPengadaankeBagianKontrak & PenerimaanHasilPekerjaan • SOP Pembuatan SK Tim & Pembayaran Honor Non Pegawai • SOP PerizinanMengadakanKegiatandiLuar Kota/Luar ITB • SOP PenangananSanggah • SOP Quality Assurance Incoming dan Outgoing Data

  8. SOP UTAMA TERKAIT UNIT KERJA • SOP PENGAJUAN PENGADAAN DAN PERUBAHANNYA • SOP RAPAT PENJELASAN PENGADAAN • SOP PENERIMAAN HASIL PENGADAAN • SOP PENGAJUAN KONTRAK SWAKELOLA • SOP PEMBAYARAN PENGADAAN • SOP PERBAIKAN ATAS HASIL PENGADAAN

  9. DIAGRAM ALIR SOP PERENCANAAN PENGADAAN JASA 1 RI 2 PEMILAHAN RAB, KAK/RKS/SPEK, KAK/GBR KERJA VERIFIKASI BoQ, RKS/SPEK, KAK/GBR KERJA RAB, KAK/RKS/SPEK, KAK/GBR KERJA 4 3 REVIEW DOKUMEN VERIFIKASI ANGGARAN 5 6 7 HPS & REQ HPS, REQ, BoQ, RKS/SPEK, KAK/GBR KERJA 8 PREBID MEETING 9

  10. SOP PENGAJUAN KERTAS KERJA PengajuanKertasKerja VerifikasiKertasKerja 1 2 Approve 3 4 tidak 5 ya RevisiKertasKerja SISFO DITLOG SISPRAN 6

  11. Penjelasan Kertas Kerja (1) Tujuan Kertas Kerja adalah menyusun perencanaan kebutuhan barang beserta Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang dapat dipertanggungjawabkan keakuratannya, yang dilakukan sebelum proses Rencana Implementasi (RI) di SISPRAN. Kelompok barang yang harus disusun kertas kerjanya oleh unit kerja (khusus belanja Modal): Peralatan Ilmiah, Optikal dan Instrumentasi. Peralatan Pengukuran Mesin-mesin Industri, Umum dan Pembangkit Energi Kelompok barang yang harus dikoordinasikan ke USDI dalam menyusun kertas kerja (khusus belanja Modal): Mesin Pengolahan Data Elektronik (Komputer, Server, Laptop, Scanner) Peralatan Komunikasi dan Audio Visual (LCD, Video Conference) 5. Kelompok barang yang dapat dilihat di katalog : Kendaraan (Mobil, Motor) Kemikalia

  12. Penjelasan Kertas Kerja (2) 6. Kelompokbarang yang dikoordinasikankeDirektoratSaranadanPrasaranadalampenyusunankertaskerjanya: PeralatanBangunan, bengkeldanPertukangan PeralatanElektrik, mekanik, Lift danpemipaan Pengadaan Air Conditioner (AC) 7. Kelompokbahanhabisdankelompokbaranglainnyadapatlangsungdiambildari master barang SISPRAN. Syaratpenyusunankertaskerja : Namadanspesifikasibarangtidakbolehmencantumkanataumengarahpadamerekdantipebarangtertentu Melakukansurveiharga minimal keduatempatberdasarkanhargadaripabrikan/agen/distributor denganmemperhitungkanbiaya import danpajak-pajak. BerdasarkanperpreskertasKerja yang diusulkanhanyaberlaku 28 hari.

  13. SOP PENGAJUAN PERUBAHAN RI(SPESIFIKASI, KUANTITI) Dokumen Perencanaan Pengadaan Barang PENGAJUAN PERUBAHAN RI Review 1 4 Aanwijzing 5 Spesifikasi, harga, ketersediaan barang dipasaran Konfirmasi, Membuat Surat Persetujuan Perubahan tidak 2 Revisi ya 6 ya Tanda tangan Surat Persetujuan Perubahan (oleh Kabag/Kasubbag SP) tidak Penetapan HPS , BOQ 3 Proses Pengadaan 7

  14. Penjelasan SOP Perubahan RI Setelah unit kerja melakukan RI di Sispran, Direktorat Logistik menarik data RI tersebut, kemudian dibuat pemaketan Dari pemaketan tersebut kemudian setiap item barang direview oleh reviewer perencanaan barang dari sisi spesifikasi, kewajaran harga/anggaran, serta ketersediaan barang tersebut di pasaran. Jika point 2 tidak dipenuhi maka reviewer berkoordinasi dengan unit kerja pengusul untuk melakukan revisi. Setelah ada konfirmasi atas revisi kemudian dibuatkan surat persetujuan perubahan yang harus di tandatangani oleh pengelola SP unit kerja ybs. Surat persetujuan perubahan yang telah ditandatangani pengelola SP unit kerja, dikembalikan ke pihak perencanaan barang untuk dibuatkan BOQ final nya. Jika point 2 terpenuhi maka pihak perencanaan barang membuat penetapan HPS dan BOQ untuk kemudian diberikan kepada pihak ULP untuk dilakukan proses pengadaannya. Pada proses pengadaan tahap aanwijzing, jika unit pengusul masih akan mengajukan perubahan terhadap item barang atau terjadi perubahan atas dasar aanwijzing, maka kembali tim perencana barang membuat surat persetujuan perubahan yang harus ditandatangani oleh pengelola SP unit ybs.

  15. DIAGRAM ALIR SOP RAPAT PENJELASAN PEKERJAAN (AANWIZING) 1 HPS,BoQ, RKS/SPEK, KAK/GBR KERJA RAB, RKS/SPEK, KAK/GBR KERJA 2 MembuatJadwal 3 4 Draft Undangan Aanwizing Verifi-kasi No 5 Yes Undangan Aanwizing 6 Undangan Aanwizing Undangan Aanwizing 7 7 Undangan Aanwizing RAPAT AANWIZING 8 9 BA AANWIZING 9

  16. SOP PEMERIKSAAN DAN PENERIMAAN BARANG KontrakBarang Undangan Aanwizing 1 Undangan Aanwizing PPK Mengeluarkan Peringatan 1 dan 2, hingga sanksi Blacklist bila penyedia tidak menyelesaikan pekerjaan sesuai waktu/mutu PersiapanPenerimaanbarang (Kick off Meeting) RAB, RKS/SPEK, KAK/GBR KERJA Pengirimanbarangtidaksesuaidokumenkontrak Pengiriman MembuatJadwal No Pemeriksaan & Penerimaan 3 2 5 BST1 PenyerahanBarang 4 BST3 BST2 6 Receipt 7 Bila hasil uji fungsi tidak sesuai, maka proses receipt di cancel dan dilakukan proses pengiriman kembali atas barang pengganti Instalasi & Uji Fungsi 8 7 No BAST & BAPP Yes BAST & BAPP BAST & BAPP BAST & BAPP Selesai 9 9

  17. STANDARD OPERATIONAL PROCEDURESEKSI PEMERIKSAAN DAN PENERIMAAN BARANG 4

  18. 4

  19. SPK/Kontrak dan Input Data Kontrak di Aplikasi SPM 1. Input dan Output : Input : Surat Permohonan Pembuatan SK Swakelola Penelitian Output : a. SPK/Kontrak Penelitian b. Arsip Data Komputer (ADK) SPK/Kontrak c. Ringkasan, Kartu Pengawasan dan Register Data Realisasi Kontrak 2. Lingkup Pekerjaan : • Bagian Legal Direktorat Logistik menerima permohonan pembuatan SK Swakelola Penelitian dari unit kerja. • Bagian Legal Direktorat Logistik membuat SK Swakelola Penelitian. • Bagian Legal Kontrak menerima draft SPK/Kontrak antara PPK dan Dekan unit kerja yang melakukan penelitian. • SPK/Kontrak yang telah ditandatangani dikirim ke unit kerja masing-masing. • Setelah SPK/Kontrak ditandatangani oleh kedua belah pihak, maka pihak dari unit kerja memasukan data SPK/Kontrak pada Aplikasi SPM yang dikeluarkan oleh KPPN Bandung. • Hasil dari aplikasi tersebut berupa ADK, ringkasan kontrak, kartu pengawasan kontrak dan register data realisasi yang harus ditandatangani oleh PPK. • Setelah ditandatangani oleh PPK, ADK, ringkasan kontrak, kartu pengawasan kontrak dan register data realisasi dikirim langsung ke KPPN Bandung. • Menunggu persetujuan ADK dari KPPN Bandung, diberitahukan lewat email (apabila terjadi kesalahan dalam menginput kontrak, unit bersangkutan wajib untuk memperbaiki kesalahan tersebut dan melaporakn kembali ke KPPN Bandung) • Setelah ada persetujuan dari KPPN Bandung, maka unit kerja dapat membuat SPP.

  20. Alur SPK/Kontrak dan Input Data Kontrak di Aplikasi SPM

  21. DIAGRAM ALIR SOP KONTRAK DAN INPUT DATA DI APLIKASI SPM 1 Permohonan SK 2 Membuat SK Penelitian SK PenelitianDitandatangan Draft Kontrak 3 KontrakDitandatangani Draft Kontrakdibuat/direview 5 4 6 Data Kontrak Di Input keAplikasi SPM ADK, Ringkasan, Pengawasan Dan Data DiSetujui 7 8 Pengarsipan ADK dll 9 Pembuatan SPP oleh Unit Kerja

  22. SOP PERBAIKAN BARANG DALAM MASA GARANSI Mengajukankeluhan/komplainBarang ProsespenerimaandanpengecekanBarang PerbaikanBarang 1 2 PengecekanmasaGaransi 4 Barangdikembalikan 3 No Barangsudahdiperbaiki Barangsudahdiperbaiki 6 5

  23. ITB Menuju World Class University TERIMA KASIH

More Related