INFOSHOP 8 Système d’aide à la gestion prévisionnelle dans les administrations publiques

1. INFOSHOP 8 Système d’aide à la gestion prévisionnelle dans les administrations publiques François Bodart a.s.b.l.C.I.G.E.R.

2. Système informatique d’aide à la gestion prévisionnelle dans les administrations publiques 20 Novembre 2007 Plusde services…avec moinsde moyens…

3. Perspectives Un outil d’aide à la décision… • A l’usage des responsables politiques et administratifs • Appliqué actuellement au niveau des pouvoirs locaux à : • La gestion des bâtiments (énergie, toitures, châssis) • La propreté publique (voirie, espaces verts) • Applicable à tout autre domaine de gestion • Sécurité, travaux publics, communication, gestion administrative, enseignement,… • Applicable à tout organisme public • Provinces, • Ministères, • Organismes para-régionaux, • Entreprises publiques • Etc. • Diffusion thématique

4. Un outil d’aide à la décision pour mandataires et gestionnaires communaux, provinciaux, … De l’Analyse Stratégique Pluriannuelle au Pilotage Annuel et à la Gestion du quotidien Plusde services…avec moinsde moyens…

5. AUBANGE CINEY ENGIS ETTERBEEK LIBRAMONT MARCHE-EN-FAMENNE NAMUR OHEY SAINT-HUBERT SCHAERBEEK En cours d’expérimentation auprès des communes de : Ainsi qu’auprès du Ministère de la Région Wallonne • Direction de la Communication

6. Composants du projet Système de Gestion Pluriannuelle Plans d’action : 3 ans – 6 ans Système de Pilotage Annuel Indicateurs de suivi Systèmes de Gestion Opérationnelle courante

7. Le Système de Gestion prévisionnelle Pluriannuelle Gérer : c’est prévoir • Définir des plans d’action et leurs scénarios • Décrire les actions associées et les résultats attendus • Évaluer les ressources requises, physiques et financières • Produire des rapports, supports à la prise de décision De la stratégie aux tableaux de bord prospectifs Permet, pour tout domaine de gestion, de :

8. Système de Gestion PluriannuelleExemple : actions associées à un scénario Voir Kaïla

9. Système de Gestion Pluriannuelle Exemple : actions associées à un scénario

10. Système de Gestion PluriannuelleExemple de résultats attendus Sous forme D’INDICATEURSqui seront suivis dans le PILOTAGE de la gestion annuelle Voir Kaïla

11. Système de Gestion PluriannuelleExemple de résultats attendus

12. Système de Gestion PluriannuelleEvaluer les ressources • Ressources humaines • Bâtiments • Terrains • Véhicules • Autres Quantités physiques requises Voir Kaïla Valorisation financière

13. Système de Gestion Pluriannuelle Exemple – Ressources : Quantités requisesAnalyse de faisabilité

14. Système de Gestion PluriannuelleEvaluer les ressources • Ressources humaines • Bâtiments • Terrains • Véhicules • Autres Quantités physiques requises Valorisation financière Voir Kaïla

15. Système de Gestion Pluriannuelle Exemple – Ressources : Quantités requisesAnalyse de faisabilité

16. Gérer : c’est prévoir Usages Actions Résultats attendus Ressources requises Budgets Plusde services…avec moinsde moyens…

17. Le Système Annuel de Pilotage Suivre : pour réagir à temps • L’analyse d’indicateurs sélectionnés • Valeurs observées • Valeurs critiques • Valeurs cibles Permet le suivi des plans annuels par :

18. Système de PilotageExemple d’indicateur Consommation de mazout par surface de plan d’eau (Piscine) Définition :Consommation de mazout de la piscine ramenée au m² de plan d’eau Unité : Litres / m² • Valeurs observéesEn 2005:380 Litres/ m² ; En 2006 :378 Litres / m² • Valeurs CiblesEn 2007: 296 Litres / m² • Valeurs AcceptablesEn 2007:326 Litres / m² Voir Kaïla

19. Système de PilotageExemple d’indicateur : description

20. Système de PilotageExemple d’indicateur : valeurs

21. Le Système Annuel de Pilotage Suivre : pour réagir à temps • La visualisation dans les tableaux de bord de pilotage • Des interrogations sur critères • Valeurs critiques – valeurs cibles • Evolution positive - négative • Etc.. Permet le suivi des plans annuels par : Voir Kaïla

22. PilotageTableau de bord

23. Le Système Annuel de Pilotage Suivre : pour réagir à temps • La visualisation dans les tableaux de bord de pilotage • Des interrogations sur critères • Valeurs critiques – valeurs cibles • Evolution positive - négative • Etc.. Permet le suivi des plans annuels par : Voir Kaïla

24. Pilotage Interrogations/ Analyses

25. Pilotage Interrogations/ Analyses

26. Pilotage Interrogations/ Analyses

27. Usages Pilotage Suivre : pour réagir à temps • Vue politique • Vue fonctionnaires généraux • Vue fonctionnaires opérationnels • Vue information citoyenne

28. LesSystèmesde Gestion opérationnelle Gérer au quotidien • Exemples Cadastre bâtiments, relevés de consommation énergétique, Relevés des dépôts sauvages, des tonnages de déchets des poubelles publiques, • Permettent : • d’analyser au quotidien, • d’alimenter les systèmes pluriannuels et de pilotage • Propres à une commune: Fiches papier, Fichiers Excel, SGBD • Interfaçage avec les deux autres sous-systèmes! • Vers une approche thématique

29. Gestion prévisionnelleFacteurs de succès • Créer un projet d’entreprise • Projet à long terme, créateur d’une nouvelle « culture d’entreprise » • Mobilisation de l’ensemble des partenaires • Dégager un concensus sur la stratégie à adopter • Dimension politique  Efficience administrative • Etablissement d’un « contrat de législature » • Promouvoir une approche pédagogique du changement • Information, transparence

30. Gestion prévisionnelleFacteurs de succès (Suite) • Adapter les structures d’organisation • Collecte des informations • Mise en place, adaptation des circuits de collecte : non redondance • Saisie à coûts marginal nuls • Collaboration transversale • Ressources métiers appartenant à des services ne relevant pas d’un même échevinat • Données ne faisant pas partie de la même application • Mettre les moyens à disposition • Evaluer les ressources nécessaires à l’implémentation • Disponibilité des personnes !!! • Respect des balises réglementaires • Former • Motiver les acteurs • Motivation = Résultante des autres facteurs

31. Contacts • François Bodart (Conseiller scientifique) fbo@info.fundp.ac.be • Thérèse Petitjean (Analyste - Support opérationnel) thp@ciger.be - 081/ 554 516 Plusde services…avec moinsde moyens…