Gränssnittsbeskrivning mellan Gemensam Löneadministration och Förvaltningar och Bolag

1. Gränssnittsbeskrivning mellan Gemensam LöneadministrationochFörvaltningar och Bolag

2. ANSTÄLLNING Registrering av anställning 1.1.1 Ny anställning (Blankett) 1.1.2Ny anställning (Via applikation i Perla) 1.2.1 Byte av anställning, anställningsform eller ändrad omfattning (Blankett) 1.2.2 Byte av anställning, anställningsform eller ändrad omfattning(Via applikation i Perla) 1.3 Omreglering på grund av partiell sjukersättning 1.4 Förlängd anställningstid (Blankett) 1.5 Registrering av Uppehålls- och ferietider

3. Processdokumentation gemensam löneadministration1.1.1 Ny anställning (Blankett) Gemensam Löne- administration Registrering Anställningsavtal registreras Arkivering Underlag arkiveras Förvaltningen Anställningsavtal Anställningsavtal skrivs ut i två exemplar och skickas för underskrift. Kopia av anställningsavtal skickas till Gemensam Lön Arkivering Originalhandlingarna arkiveras Anställningsavtal Anställningsavtal skrivs under i två exemplar. Ett exemplar behålls, ett exemplar skickas tillbaka till förvaltningen Medarbetare

4. Processdokumentation gemensam löneadministration1.1.2Ny anställning (Via applikation i Perla) Gemensam Löne- administration Registrering Anställningsavtal registreras Förvaltning Anställningsavtal Anställning läggs in i ”anställningsunderlag” och godkänns varpå signal skickas till Gemensam Lön. Anställningsavtal Anställningsavtal skrivs ut i två exemplar, attesteras och skickastill medarbetare för påskrift. Arkivering Originalhandlingarna arkiveras Medarbetare Anställningsavtal Anställningsavtal skrivs under i två exemplar. Ett exemplar behålls, ett exemplar skickas tillbaka till förvaltningen

5. Processdokumentation gemensam löneadministration 1.2.1 Byte av anställning, anställningsform eller ändrad omfattning (Blankett) Gemensam Löne- administration Registrering Anställningsavtal registreras Arkivering Underlag arkiveras Anställningsavtal Anställningsavtal ifylles i två exemplar. Attesteras och skickas för underskrift. Kopia av anställningsavtal skickas till Gemensam Lön. Förvaltning Arkivering Originalhandling arkiveras Medarbetare Anställningsavtal Anställningsavtal skrivs under i två exemplar. Ett exemplar behålls, ett exemplar skickas tillbaka till förvaltningen

6. Processdokumentation gemensam löneadministration1.2.2 Byte av anställning, anställningsform eller ändrad omfattning (Via applikation i Perla) Gemensam Löne- administration Registrering Anställningsavtal registreras Förvaltning Anställningsavtal Anställning läggs in i ”anställningsunderlag” och godkänns varpå signal skickas till Gemensam Lön. Anställningsavtal Anställningsavtal skrivs ut i två exemplar, attesteras och skickastill medarbetare för påskrift. Arkivering Originalhandlingarna arkiveras Anställningsavtal Anställningsavtal skrivs under i två exemplar. Ett exemplar behålls, ett exemplar skickas tillbaka till förvaltningen Medarbetare

7. Processdokumentation gemensam löneadministration1.3 Omreglering på grund av partiell sjukersättning Externa Intressenter (FK) Beslut partiell sjukersättning tv FK skickar beslut om partiell sjukersättning tv till Medarbetaren Information AFA meddelas. Kopia på beslut bifogas Externa Intressenter (AFA) Registrering Baserat på beslut om Partiell sjukersättning tv och nytt anställningsavtal registreras erforderliga uppgifter Gemensam löne- administration Arkivering Underlag arkiveras Omregelering av tjänst Förfarandet kring omreglering av tjänst inleds. AFA informeras. 1.1.1 samt 1.1.2 Anställn Förvaltning Beslut Medarbetaren emottar beslut om partiell sjukersättning tvoch skickar kopia till attestansvarig Medarbetare

8. Processdokumentation gemensam löneadministration1.4.1 Förlängd anställningstid (Blankett) Gemensam Löne- administration Registrering Förlängd anställning registreras Arkivering Underlag arkiveras Förvaltning Förlängning Förlängning skrivs ut i två exemplar och skickas för underskift. Kopia av förlängning skickas till Gemensam Lön Arkivering Originalhandlingarna arkiveras Medarbetare Förlängning Förlängning av anställning skrivs under i två exemplar. Ett exemplar behålls, ett exemplar skickas tillbaka till förvaltningen

9. Processdokumentation gemensam löneadministration1.4.2 Förlängd anställningstid (Via applikation i Perla) Gemensam Löne- administration Registrering Förlängd anställning registreras Förvaltning Förlängning Anställning läggs in i ”anställningsunderlag” och godkänns varpå signal skickas till löneadministratör Arkivering Originalhandlingarna arkiveras Medarbetare Anställningsavtal Anställningsavtal skrivs under i två exemplar. Ett exemplar behålls, ett exemplar skickas tillbaka till förvaltningen

10. Processdokumentation gemensam löneadministration 1.5. Uppehållslön och ferielön Gemensam Löne- administration Registrering Uppgifter om läsår och uppehållstider registreras Arkivering Underlag arkiveras Förvaltning/ Nämnd Beslut om läsårstider Nämnden beslutar om hur läsårets lov och uppehållstider ligger under året. Kopia på underlag skickas till Gemensam Lön för registrering

11. ANSTÄLLNING Registrering av förtroendevalda och arvodister 1.6.1 Förrättningsrapporter (manuell hantering med förlorad arbetsinkomst) 1.6.2 Förrättningsrapporter (manuell hantering utan förlorad arbetsinkomst) 1.7 Valuppdateringar 1.8 Styrelsearvoden vid Bolag 1.9 Medborgarvittnen 1.10 Registrering av arvodist och arvode (finns även som filinläsning) 1.11 Arvode till ställföreträdare (God man, förvaltare, förmyndare, mm) 1.12 Avtal – arvoderat uppdrag (t ex familjehem) 1.13 Manuell utbetalning av arvode 1.14 Korttidsvistelse i stödfamilj

12. Registrering av förtroendeval Registrering av förtroendevald i PERLA Registrering Registrering av förrättnings rapport i PERLA Processdokumentation gemensam löneadministration 1.6.1 Förrättningsrapporter (manuell hantering med förlorad arbetsinkomst) Ibland initierar attestansvarig (t.ex. nämndsekreteraren) denna process genom att först delvis fylla i rapporten och lämna till förtroendevald, och får sedan tillbaka den och distribuerar den sedan vidare . Förrättningsrapporter skickas exvis in vid nämndsammanträden, konferenser, utbildningar och förlorad arbetsinkomst. De fasta arvodena som vissa får ska täcka de flesta aktiviteterna (men inte förlorad arbetsinkomst). De som inte får fasta arvoden ska däremot få arvoden för dessa aktiviteter. Gemensam Löne- administration Nej Ja Tidigare registrerad? Attesterar Attestansvarig (t.ex. nämndsekreteraren) försäkrar förrättningsrapportens korrekthetgenom att attestera Distribuerar Färdig förrättningsrapport skickas vidare till gemensam löneadministration Förvaltning Undertecknar Förrättningsrapport undertecknas av förtroendevald vid förlorad arbetsinkomst Förtroendevald Rapportering Fötroendevald fyller i förrättnings-rapport och skickar den vidare till attestansvarig (exvis sin sekreterare)

13. Registrering av förtroendeval Registrering av förtroendevald i PERLA Registrering Registrering av förrättnings- papport i PERLA Processdokumentation gemensam löneadministration 1.6.2 Förrättningsrapporter (Manuell hantering utan förlorad arbetsinkomst) Arkivering Underlag arkiveras Gemensam Löne- administration Ja Nej Tidigare registrerad? Attesterar Attestansvarig försäkrar förrättningsrapportens korrekthet genom att attestera Revisionskollegiet skickar in en sammanställd förrättnings-rapport för sina medlemmar. Detta görs dock endast vid icke förlorad arbetsinkomst. Vid förlorad arbetsinkomst används vanliga processen (se 16.1.1). Distribuerar Färdig förrättningsrapport skickas vidare till gemensam löneadministration Förvaltning Förtroendevald Rapportering Fötroendevald fyller i förrättningsrapport (eller motsvarande underlag) och skickar den vidare till attestansvarig

14. Processdokumentation gemensam löneadministration 1.7 Valuppdateringar Gemensam Löne administration Uppdatering Uppdatering sker av registrerade förtroendevalda och respektive nämnd. Samt av aktuellt arvoden. Vanligtvis får endast ordförande och vice-ordförande i nämnderna fast arvoden, resten får endast ersättning genom inskickade förrättningsrapporter. Undantaget är stadsdelsnämnder och revisionskollegiet, där alla valda får fasta arvoden. Arkivering Underlag arkiveras Kommun- fullmäktige Handling Vid val skickar kommunfullmäktige en handling innehållande information om nämndevalda

15. Fasta arvodena ska vanligtvis täcka styrelsesammanträden. De personer som får fasta arvoden ska endast skicka in förrättnings- rapporter vid förlorad arbetstidstjänst. Dessa arvoden betalas vanligtvis ut varje halvår. Rörliga arvodena avser styrelsesammanträden och rapporteras genom förrättnings- rapporter (inkl förlorad arbetstidstjänst). Uppdatering (fasta årsarvoden) inkl t.ex. vilka har avgått? Vilka arvoden gäller framgent? Brutna perioder att beakta? Uppdatering (styrelsen) är en registrering av personer som framgent kommer skicka in förrättningsrapporter (detta är deras enda ersättning). Processdokumentation gemensam löneadministration 1.8 Styrelsearvoden vid bolag Arkivering Underlag arkiveras Gemensam Löne- administration Uppdatering (årsarvoden) Uppdatering sker av årsarvoden för fasta styrelseuppdrag i PERLA enligt underlag från bolagsstämma Uppdatering (styrelsen) Uppdatering sker i PERLA av styrelse-medlemmar som ska få arvoden framgent (genom förrättningsrapporter) Bolagstämma Årsarvoden Bolagen skickar valda styrelsemedlemmar och beslutade arvoden Styrelsearvoden Bolagen skickar lista på de styrelsemedlemmarna som valts vid bolagsstämma Vid bolagsstämman (ofta i mars) tas beslut avseende styrelse-arvoden och medlemmar. Denna information sammanställs och skickas till gemensam löneadministration.

16. Processdokumentation gemensam löneadministration 1.9 Medborgarvittnen Gemensam Löne- administration Registrering Registrering av vittnesarvoden Arkivering Underlag arkiveras Attest Attestansvarig (stadskansliet) attesterar vittneslista och skickar den vidare Attestansvarig Vid förlorad arbetsinkomst används även här förrättnings- rapporter (se 16.1.1). Externa intressenter (Polisen) Vittneslista Polisen skickar en excellista på medborgarvittnen som ska få arvoden till attestansvarig (stadskansliet)

17. Tidigare registrerad? Processdokumentation gemensam löneadministration 1.10 Registrering av arvodist och arvode Arkivering Underlag arkiveras Gemensam Löne- administration Registrering(arvodist) Registrering av arvodist Nej Registrering (underlag) Registrering av arvode i PERLA Ja Distribuering Attesterad blankett skickas vidare till gemensam löneadministration Förvaltning Attestering Blankett attesteras Rapportering Arvodist fyller i blankett ’Anställningsuppgifter/ utanordning’ (vanligtvis ihop med personen som köpt in tjänsten) och skickar till attestansvarig Arvodist

18. Tidigare registrerad? Processdokumentation gemensam löneadministration 1.11Arvode till ställföreträdare (God man, förvaltare, förmyndare, etc) (finns även som filinläsning) Registrering Registrering av ställföreträdare Gemensam Löne- administration Arkivering Underlag arkiveras Nej Registrering Registrering av arvode Ja Distribuerar Attesterad blankett skickas vidare till gemensam löneadministration Förvaltning Attest Blankett attesteras Arvodist Rapportering Ställföreträdare fyller i blankett ’ARVODEN’ och skickar till attestansvarig

19. Tidigare registrerad? Processdokumentation gemensam löneadministration 1.12 Avtal – arvoderat uppdrag (t ex familjehem) Registrering Registrering av arvode Arkiverar Underlag arkiveras Gemensam Löne- administration Ja Registrering Registrering av arvodist Nej Avtalet attesteras och kopia skickas vidare till gemensam löneadministration, ibland bifogas även beräknings-underlag. Attesterar Avtal attesteras och skickar kopia till gemensam löneadministration Arkiverar Arkivering sker av registrerat avtal Förvaltning Blankett fylls i där bl a period, ersättningar och avtals-information fylls i. Ett avtal per barn gäller. Skriver avtal Blankett ’Avtal – arvoderat uppdrag” fylls i och distribueras till attestansvarig Ersättnings- mottagare (Familjehem) Rapporterar Ersättningsmottagare skickar in uppgifter avseende ersättning, lön, ersättningsperiod, osv

20. Tidigare registrerad? Processdokumentation gemensam löneadministration 1.13 Manuell utbetalning av arvode Registrering Registrering av ersättningsmottagare Gemensam Löne- administration Nej Registrering Registrering av manuell utbetalning Ja Arkivering Underlag arkiveras Förvaltning Attesterar Underlag för manuell utbetalning attesteras och skickas det vidare gemensam löneadministration Arkivering Arkivering sker av attesterad blankett Skriver avtal Blanketten ’Utbetalnings-order’ ifylls och skickas till attestansvarig för attest Ersättnings- mottagare (Familjehem) Rapporterar Ersättningsmottagare rapporterar kostnader till rapporterings-ansvarig

21. Tidigare registrerad? Processdokumentation gemensam löneadministration 1.14 Korttidsvistelse i stödfamilj Registrering Registrering av ersättningsmottagare Gemensam Löne- administration Nej Registrering Registrering av ersättning Arkivering Underlag arkiveras Ja Attesterar Attestansvarig attesterar blankett och skickar det vidare gemensam löneadministration Blankett fylls i där bl a period, ersättningar och avtals-information fylls i. Ett avtal per barn gäller. Förvaltning Arkivering Arkivering sker av attesterat underlag Fyller i blankett Blankett ’Ersättning vid korttids-vistelse i stödfamilj uppdrag’ fylls i och distribueras till attestansvarig Efter att erforderliga intervjuer och bakgrundsundersökningar genomförts skickas div information till rapporterings-ansvarig. Rapporterar Efter beslut om lämplighet skickar ersättningsmottagare in uppgifter avseende lön, ersättningsperiod osv Ersättnings- mottagare (Stödfamilj)

22. ANSTÄLLNING Förändring av uppgifter 1.15 Byte av organisatorisk tillhörighet 1.16 Ny lön, ej lönerevision 1.17 Byte av semesterfaktor 1.18 Ny eller ändrad förmån (ex bostads-, bil- eller reseförmån) 1.19 Ändrade namn- och adressuppgifter (Alt A)

23. Processdokumentation gemensam löneadministration1.15 Byte av organisatorisk tillhörighet Gemensam Löne- administration Registrering Förändringen registreras Arkivering Underlag arkiveras Förvaltning Ändring av kostnadsställe Underlag om förändring av kostnadsställe skapas och skickas till Gemensam Lön Arkivering Underlag arkiveras vid behov

24. Processdokumentation gemensam löneadministration 1.16 Ny lön, ej lönerevision Gemensam Löne- administration Registrering Förändringen registreras Arkivering Underlag arkiveras Förvaltning Ändring av lön Underlag om förändring av lön skapas och skickas till Gemensam Lön Arkivering Originalhandlingarna arkiveras

25. Processdokumentation gemensam löneadministration 1.17 Byte av semesterfaktor Gemensam Löne- administration Registrering Förändringen registreras Arkivering Underlag arkiveras Förvaltning Byte av semesterfaktor Medarbetare eller enhet byter arbetstid t ex schemaförändringar, partiell frånvaro osv. Distribution Ansvarig meddelar Gemensam Lön om förändrad semesterfaktor för medarbetaren.

26. Processdokumentation gemensam löneadministration 1.18 Ny eller ändrad förmån (tex bostads-, bil- eller reseförmån) Gemensam Löne- administration Registrering Förändringen registreras Arkivering Underlag arkiveras Förvaltning Ändring av förmån Underlag om förändring av förmån skapas och skickas till Gemensam Lön Arkivering Originalhandlingarna arkiveras

27. Processdokumentation gemensam löneadministration1.7 Ändrade Personuppgifter (Alt A) Gemensam Löne- administration Arkivering Underlag arkiveras Registrering Förändringen registreras Utdrag Utdrag av förändring från RSV förID kort. Förvaltning Rapportering Underlag ifylles ang förändrat namn/adress/etc och skickas till gemensam löneadministration

28. LÖN, ERSÄTTNING Timavlönade, Tillägg 2.1.1 Timavlönade 2.1.2 Timavlönade (Alt. D, via fil texintelliplan) 2.2.1 Övertid//fyllnadstid/ OB - tillägg månadsanställda (Alt A) 2.2.2 Övertid/ Fyllnadstid (Alt B, via Perla/Plan) 2.2.3 OB-tillägg månadsanställda (Alt B, viaPerla/PLAN, mm) 2.5Tillfälligt lönetillägg

29. Processdokumentation gemensam löneadministration 2.1.1 Timavlönade (Alt A) Gemensam Löne- administration Registrering Uppgifter registreras enligt underlag Arkivering Underlag arkiveras Attest Attestansvarig kompletterar ev, samt attesterar inkommet underlag och skickar det vidare till Gemensam Lön Förvaltning Rapportering Medarbetaren fyller i blankett tjänstgöringsrapport. Medarbetare

30. Processdokumentation gemensam löneadministration 2.1.2 Timavlönade (Alt D via fil t ex Intelliplan) Gemensam Löne- administration Registrering Timmar registreras enligt underlag Arkivering Underlag arkiveras Attest Förvaltningen registrerar arbetade timmar i bemanningsplaneringssystem (t ex intelliplan). Rapporterar via fil till Gemensam löneadministration Förvaltning Rapportering Medarbetaren fyller i tjänstgöringsrapport. Medarbetare

31. Processdokumentation gemensam löneadministration 2.2.1 Övertid/Fyllnadstid/OB-tillägg månadsanställda (Alt A) Gemensam Löne- administration Registrering Registrering av OB-tid, mertid och övertid enligt bifogad blankett Arkivering Underlag arkiveras Förvaltning Attest Attestansvarig kontrollerar (inkl övertidsrätt), attesterar och skickar vidare underlag . Rapportering Medarbetaren fyller i underlag om OB-tid, mertid och övertid och lämnar till attestansvarig Medarbetare

32. Processdokumentation gemensam löneadministration 2.2.2 Övertid/Fyllnadstid(Alt B – Via PERLA/PLAN) PERLA/PLAN- körning Löne- bearbetning Gemensam Löne- administration Attest Attestansvarig kontrollerar (inkl övertidsrätt), attesterar och skickar vidare underlag Förvaltning Registrering Övertid och mertid registreras i PERLA/PLAN Arkivering Arkivering sker av registrerat underlag Alt. länkas via försystem t.ex.IFS Medarbetare Rapportering Medarbetaren fyller i underlag om Övertid och mertid och lämnar till Attestansvarig

33. Processdokumentation gemensam löneadministration 2.2.3 OB-tillägg månadsanställda(Alt B – T ex via PERLA/PLAN eller Time Care) PERLA/PLAN- körning Löne- bearbetning Gemensam Löne- administration Registrering OB tas emot i fil från schemaläggningssystem. Arkivering Arkivering sker av registrerat underlag Förvaltning Alt. länkas via försystem t.ex.IFS Rapportering Medarbetarens schemaläggs in i schemasystem som t ex Time Care eller Perla/PLAN. OB rapporteras via fil in i Perla. Medarbetare

34. Processdokumentation gemensam löneadministration 2.3 Tillfälligt lönetillägg Gemensam Löne- administration Registrering Uppgifterna registreras enligt attesterat underlag. Arkivering Underlag arkiveras Beslut/Attest Beslut om tillfälligt lönetillägg attesteras och skickas till Gemensam Lön. Ja Förvaltning Medarbetare

35. LÖN, ERSÄTTNING Manuell utbetalning, Ersättning 2.3 Manuell utbetalning 2.4 Förskott 2.6 Ersättning för utlägg motkvitto 2.7 Gratifikation uttagen som kontantersättning

36. Processdokumentation gemensam löneadministration 2.4 Manuell utbetalning Korrigering av felaktig registrering Löneadministratör korrigerar felaktig registrering Gemensam Löne- administration Manuell löne- utbetalning Registrering Utbetalning registreras enligt attesterat underlag. Arkivering Underlag arkiveras Ja Förvaltning Beslut om manuell utbetalning Beslutsunderlag om manuell utbetalning attesteras och skickas till Gemensam Lön Medarbetare

37. Processdokumentation gemensam löneadministration 2.5 Förskott Manuell löne- utbetalning Gemensam Löne- administration Registrering Utbetalning registreras enligt attesterat underlag. Arkivering Underlag arkiveras Förvaltning Beviljas Förskottet beviljas av ansvarig som skickar attesterat underlag på den beviljade summan till Gemensam Lön Ja Ansökan Medarbetaren ansöker om förskott till ansvarig Medarbetare

38. Processdokumentation gemensam löneadministration 2.6 Ersättning för utlägg mot kvitto (t ex Friskvård) Gemensam Löne- administration Löne- utbetalning Registrering Uppgifterna registreras enligt attesterat underlag. Arkivering Underlag arkiveras Förvaltning Attesteras Underlag för utbetalning skapas på den summa som avses, attesteras och skickas till Gemensam Lön tillsammans med kvitto.. Ja Medarbetare Kvitto lämnas Kvitto lämnas till ansvarig.

39. Processdokumentation gemensam löneadministration2.7 Gratifikation uttagen som kontant ersättning Registrering Registrering av utbetalning och/eller förmånsvärde I de fall utmärkelse valts I form av kontanter registrerar gemensam löneadministrion förmånsvärdet I lönesystemet Gemensam löne-administration Arkivering Underlag arkiveras Information Medarbetare meddelar vald utmärkelse. Om kontant-utbetalning valts skapas utbetalnings-underlag Gratifikation Ansvarig erhåller information om Gratifikation som berör Medarbetare och informerar Medarbetare Förvaltning Gratifikation Underlag tas fram över vilka medarbetare som har rätt till gratifikation Vald utmärkelse attesteras och beställs, alternativt skrivs utbetalnings-underlag för kontant-utmärkelser Arkivering Underlag arkiveras Medarbetare Gratifikation Medarbetaren informeras och återkopplar till ansvarig avseende val av utmärkelse .

40. LÖN, ERSÄTTNING Resor 2.9 Reseräkning 2.10 Tjänsteresa med eget fordon 2.11 Drivmedelsförmån 2.12 Reseförskott

41. Processdokumentation gemensam löneadministration 2.8.1 Reseräkning Alt A Registrering Registrering av uppgifterna i reseräkningrutinen Gemensam Löne- administration Arkivering Utläggsbilaga med original kvitton arkiveras Kontroll sker ej av reseräkning och kvitton Förvaltning Attest Attestansvarig attesterar inkommen reseräkning och skickar till gemensamma löneadministrationen. Medarbetare Alt. via webapplikation RESA Reseräkning Medarbetaren skapar en ny reseräkning (utläggsbilaga med kvitton)

42. Processdokumentation gemensam löneadministration 2.8.2 Reseräkning (Digital variant av Alt A) Gemensam Löne- administration Löne- bearbetning Förvaltning Registrering Registrering av reseräkning I Perlas ”reseräkning” och godkänns. Arkivering Utläggsbilaga med original kvitton arkiveras Medarbetare Alt. via webapplikation RESA Reseräkning Medarbetaren skapar en ny reseräkning (utläggsbilaga med kvitton)

43. Processdokumentation gemensam löneadministration 2.9 Tjänsteresa med eget fordon Gemensam Löne- administration Registrering Uppgifterna registreras enligt attesterat underlag. Arkivering Underlag arkiveras Förvaltning Attesteras Underlag attesteras och skickas till Gemensam Lön. Ja Underlag Underlag skapas och lämnas till ansvarig Medarbetare

44. Processdokumentation gemensam löneadministration 2.10 Drivmedelsförmån Gemensam Löne- administration Registrering Uppgifterna registreras enligt attesterat underlag. Arkivering Underlag arkiveras Attesteras Underlag attesteras och skickas till Gemensam Lön. Underlag innehållande sammanställd beskattnings-bar summa skapas på förvaltningen. Förvaltning/ Nämnd/ Styrelse Ja Underlag Underlag skapas och lämnas till ansvarig Medarbetare

45. Processdokumentation gemensam löneadministration 2.11 Reseförskott Gemensam Löne- administration Manuell löne- utbetalning Registrering Utbetalning registreras enligt attesterat underlag. Arkivering Underlag arkiveras Förvaltning Attesteras Reseförskott attesteras och skickas till Gemensam Lön. Ja Begäran om förskott på reseersättning Begäran om förskott görs hos ansvarig. Medarbetare

46. LÖN, ERSÄTTNING Skatteavdrag, Intresseavdrag, Återkrav av lön 2.13 Införsel 2.14 Skatteavdrag (frivillig “högre” skatteavdrag, samt jämkning) 2.15 Intresseavdrag mot extern part 2.16 Återkrav av för mycket utbetald preliminär lön 2.17 Återkrav av felaktigt utbetald lön

47. Processdokumentation gemensam löneadministration 2.12 Införsel Beslut Beslut om införsel skickas till arbetsgivaren (efter förfrågan skickats) och Medarbetaren Likvid Berörd KFM erhåller avdragna belopp via postgiro Externa intressenter (KFM) Beslut Kopia på beslut om införsel erhålls från gemensam löneadministration Redovisning Avdrag belopp bokförs och redovisas och inbetalas per postgirokonto Intraservice Ekonomi- administration Om avdrag ej går att genomföra kontaktas KFM. Beslut Beslut om införsel erhålls från KFM efter att förfrågan kring anställnings- förhållanden först erhållits från KFM Gemensam Löne- administration Registrering Uppgifter om införsel registreras Löne- bearbetning Beslut Beslut om införsel erhålls från KFM Medarbetare

48. Processdokumentation gemensam löneadministration 2.13 Skatteavdrag (frivillig “högre” skatteavdrag, samt jämkning) Beslut Beslut om jämkning skickas till Medarbetaren Externa intressenter (RSV) Likvid Berört RSV erhåller avdragna skatte- belopp via postgiro Gemensam Löne- administration Registrering Uppgifter om jämkning/ höjt frivilligt skatteavdrag registreras. Löne- bearbetning Beslut Medarbetaren erhåller beslut om jämkning och skickar erhållet beslut till Gemensam löne- administration Begäran Medarbetaren skickar uppgift om höjt frivilligt skatteavdrag till Gemensam löne- administration Medarbetare Anmälan sker första gången och vid ändring under året.

49. Processdokumentation gemensam löneadministration 2.14 Intresseavdrag mot extern part Anmälan av intresse-org till Gemensam lön Underlag Uppgift om intresse- avdrag skickas till Lönekontoret Externa intressenter (GAS) Information ”Band” med åter-redovisning erhålls från gemensam löneadministration Information ”Band” skickas med avdrag för medlemmar / försäkringstagare Externa intressenter (Fackföreningar och försäkrings-bolag) Anmälan Anmälan om avdrag för intresse-organisations medlemmar (anställda av Göteborgs stad) Externa intressenter (Intresse- förening) Information ”Band” skickas med åter-redovisning Kontroll Kontroll sker att erforderlig info har erhållits Löne- bearbetning Gemensam löne-administration Registrering Gemensam löne-administrion registrerar erforderlig information Inläsning Inläsning av ”band” från fackföreningar och försäkringsbolag Arkivering Arkivering av underlag

50. Utskriftfaktura Rättning nästa löneperiod Om rättning ej kan ske meddela Om ej rättning inom fjärde månaden Om ej överens-kommelse Fakturaunderlag Meddelande SkriftligÖverens kommelse Faktura Se rutinfelbetald lön Kvittningslagen gäller Processdokumentation gemensam löneadministration2.15 Återkrav av för mycket utbetald preliminär lön Intraservice moms/ arbetsgivaravg. Gemensam Löne administration För mycket utbetald pre-liminär lön Förvaltning Medarbetare