ORGANIZACIÓN Y RECURSOS PARA EL ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Y EL MANEJO DE DATOS

1. Dewey University Recinto de Río Piedras ORGANIZACIÓN Y RECURSOS PARA EL ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Y EL MANEJO DE DATOS Patria M. Castro Palmero Francheska M. Cruz Ramos Prof. María Moctezuma ADOF 209

2. Organización del archivo • de Correspondencia • equipo • materiales • tecnología

3. Correspondencia • Es todo el conjunto de cartas, informes, memorandos, presupuestos, contratos, mensajes, catálogos, periódicos y toda comunicación que se reciben o se envían por medios electrónicos o en papel • externa – que procede de fuera de la empresa • interna – que se maneja dentro de la empresa • se archiva en expedientes manuales o electrónicos • el expediente contiene documentos relacionados a un asunto, individuo o firma • Todas las instituciones: • producen, manejan, distribuyen y archivan mucha cantidad de correspondencia, datos y formularios comerciales • lo hacen de forma manual o electrónica • todo empleado de oficina debe saber manejar esa información • deben estar al día con los equipos, materiales y la tecnología

4. Equipo, materiales y tecnología para los archivos • estos deben satisfacer las necesidades de la empresa • deben proveer bienestar físico y mental a los empleados • para seleccionarlos se deben analizar aspectos tales como: • tendencias en el manejo de documentos • tecnología actual • nuevos sistemas y procedimientos • frecuencia en el uso de los documentos • material del documento (físico) • capacidad y característica del equipo y sistema • necesidades presentes y futuras • para seleccionarlos se deben consultar diferentes fuentes de información: • internet, periódicos, revistas, catálogos, literatura, asistiendo a ferias o exhibiciones • para comprarlos se debe: • consultar varios distribuidores • contratar un consultor • buscar asesoramiento con fabricantes • hacer estudio de viabilidad sobre todo lo que hay en el mercado (empresa grande)

5. Sistemas Manuales • todas las empresas conservan documentos en papel • se archivan en gabinetes laterales o verticales • gabinetes especiales para documentos como: • microfilms, radiografías, mapas, planos, etc. • Gabinete de archivo vertical • las carpetas descansan en su lado izquierdo y en posición vertical, una detrás de la otra • los rótulos se leen en su parte superior • más usados de cuatro a cinco gavetas • contienen documentos tamaño carta 8.5” x 11” o legal 8.5” x 14 • la profundidad varía entre 24” a 28.5” • la disponibilidad por gaveta es de 21” a 25” dejando espacio para el manejo de documentos • archivos cerrados y resistentes • algunos tienen cerraduras con llaves y correderas para fácil manejo, evitando accidentes como caerse las gavetas • se pueden añadir marcos de metal con rieles paralelos para sostener carpetas suspendidas

6. Gabinete vertical

7. Gabinetes Especiales

8. Gabinete de archivo lateral • más usado en oficinas médicas, hospitales y compañías de seguros • los expedientes van en las tablillas en posición vertical con la parte inferior hacia el frente • las pestañas y los marbetes quedan en el lado inferior del expediente que usualmente son de colores • disponibles para tamaño carta o legal • se conservan más documentos en menos espacio • más de una persona puede trabajar al mismo tiempo • facilita el archivar y localizar los documentos • se clasifican en diversos gabinetes como: • archivos laterales • estanterías abiertas

9. Archivos laterales • son cerrados y con llaves dando mayor seguridad • algunos tienen puertas que se mueven hacia atrás permitiendo ver su contenido • algunos con gavetas que se mueven hacia al frente y el contenido se ve de lado que son de dos a cinco gavetas • algunos con mecanismo de seguridad que no permite abrir dos gavetas a la vez • se pueden usar carpetas suspendidas • Estanterías abiertas • son económicas, proveen menos protección • tienen divisiones separadas verticales para sostener la carpetas verticalmente • algunas tienen compartimientos removibles para archivar cómodamente en su escritorio • pueden tener puertas corredizas en ambos lados de las tablillas, incluso con cerraduras para protección

10. Estanterías abiertas de filas movibles • se mueven manualmente, con electricidad o mecánicamente para abrir espacio entre filas de gabinetes • requieren rieles empotrados en el piso o en plataformas • economiza espacio porque las estanterías están pegadas unas al lado de otras • el espacio se crea al mover la estantería • Archivos giratorios • unidades de tablillas giratorias conectada • en una estantería abierta • se le da vuelta y puedes acceder a los • expedientes que están detrás • puede haber dos personas accediendo a • ambos lados a la par • facilita la tarea de archivar y acceder a los • documentos

11. Gabinete Lateral y Estanterías abiertas

12. Archivos laterales con control electrónico • tiene panel de control electrónico para acceder a las secciones deseadas • las secciones giran para facilitar el acceso • cumple con las leyes que protegen a las personas con limitaciones físicas • Resumen • los equipos, materiales y tecnología para el sistema de archivo depende del tamaño de la empresa y la información que manejen • antes de diseñar o adquirir estos equipos, materiales y tecnología se debe informar sobre todo lo que existe en el mercado y tener en cuenta las necesidades actuales y la futura expansión • todo el personal debe conocer como funciona el sistema que elijan para asegurar el mejor uso y efectividad del mismo

13. Materiales para organizar la gaveta del archivo • estas son las guías, las carpetas, los marbetes para gavetas y carpetas • las carpetas y las guías están hechas de cartón, cartón corrugado, plástico o material reciclado y los marbetes de papel engomado con colores y barras de colores, según sea el caso

14. Las Guías • tarjetas indispensables para dividir el archivo • indican donde archivar o localizar las carpetas • se coloca al principio de la sección • dan cuerpo y sostén a las carpetas • vienen en diversos tamaños • la cantidad de guías depende del uso • tienen pestaña para colocar el rótulo • viene en diferentes materiales • viene en corte de tres o de cinco • Carpetas • cubiertas dobladas donde se guardan documentos • dan cuerpo y sostén a los documentos • vienen en varios tamaños, colores y materiales • usualmente tienen dobleces en su base para poder expandir • tienen diversos cortes en su parte superior o lateral • los marbetes se colocan en las pestañas, al igual que las barras de colores • las carpetas para archivos laterales lleva rótulo en ambos lados de la pestaña • hay carpetas regulares, suspendidas, acordeón y tipo sobre

15. Carpetas

16. Marbetes • donde se imprime el rótulo para pegarlo a la carpeta, gaveta o medios electrónicos • el rótulo es el título que identifica el contenido de la gaveta, carpeta o medio electrónico • vienen en diferentes diseños, colores y tamaños • vienen en hojas para prepararlos en la computadora mediante un programa • también puede crear un código de barra que son líneas verticales de colores de diferente altura y con espacios que se leen por un escáner porque representan datos. • Organización de la gaveta del archivo • se organiza con guías principales, guías especiales, carpetas individuales y misceláneas • cada gaveta debe estar rotulada adecuadamente, según el sistema de archivo en uso

17. Guías principales • van al principio de cada sección dividiéndola • se colocan en la primera sección o al extremo izquierdo sencillo o doble • rótulos cortos, letras, palabras o números • se usan tantas como el sistema lo necesite • se lleva estricto orden alfabético y numérico • Guías especiales • se usan para subdividir una sección principal • destacan nombres, apellidos, fechas, áreas geográficas o asuntos • en estricto orden alfabético • en la posición cuarta o quinta • Carpetas individuales y misceláneas • se abre una carpeta individual cuando se tienen cinco documentos relacionados con una persona, empresa o asunto • hay casos en que la ley requiere que se abre carpeta individual para un solo documento como una oficina médica

18. Posiciones de Guías y Carpetas

19. Tecnología para el archivo electrónico • se organiza similar al archivo manual con la tecnología de la computadora con un sistema operativo, los dispositivos y los programas de aplicaciones • el sistema operativo varía según el tamaño y la capacidad de la computadora • de bolsillo – es de uso personal • personal – de escritorio o cuaderno (Lap top) para pequeños negocios u oficinas • centrales – miles de usuarios usando muchas pantallas o computador personal • supercomputadores – aplicaciones complejas • la selección del programa de aplicaciones se basa en el uso de la información y la compatibilidad con otros programas • la compatibilidad reduce el volumen de datos e información a registrar y conservar para producir otros documentos • permite exportar e importar la información producida en otros programas y producir documentos combinando esa información • paquete integrado es más económico y práctico que programas individuales, se pueden actualizar y están protegidos por Ley de Derecho de Autor

20. los dispositivos o medios externos son: • memoria flash o USB – gran capacidad de almacenaje (915 disquetes) • discos ZIP – gran capacidad de información (180 discos flexibles) • cintas – para copias de respaldo del disco duro • discos compactos grabables (CD-R) – solo se graba una vez y no se cambia • discos compactos regrabables (CD-RW) – se regraba • DVD-ROM – disco de video digital, copias de respaldo de los programas, bases de datos, etc.

21. Tarjeteros y formularios comerciales • recursos para manejar los datos cuando es mucha la información en base de datos y formularios • se usan para manejar y comunicar datos • puede ser base de datos electrónica u organizada en tarjetas archivadas en ficheros o tarjeteros • los formularios comerciales se pueden imprimir en papel o tarjetas o crearlos, procesarlos y archivarlos electrónicamente • Tarjeteros • más usados en bibliotecas y oficinas • forma más sencilla de mantener información específica de forma manual • ocupan poco espacio, se puede mantener en el escritorio para ser consultado al trabajarse en otro documento en la computadora • según su uso hay dos tipos: • tarjetero índice • tarjetero de asiento

22. Tarjetero índice • sirve para proveer información de referencia relacionada a los asuntos o localización de expedientes o cierta información • direcciones de clientes • autores o títulos de libros (bibliotecas) • suplidores (bienes y servicios) • es una base de datos que provee información de referencia de los corresponsales • nombre, dirección postal, correo electrónico, número de teléfono, número de cuenta y otra información necesaria • en sistemas numéricos, geográficos y por asunto es necesario organizar una base de datos en forma electrónica y un tarjetero de apoyo • la base de datos se hace alfabéticamente • al localizar la base de datos se busca la zona geográfica, el asunto o el número asignado

23. Tarjetero índice Zona Geográfica ID del Cliente CONSTRUCTORA NACIONAL 345-460 CONSTRUCTORA NACIONAL CALLE 53 15-35 BOGOTÁ COLOMBIA FÁBRICA DE BLOQUES Asunto

24. Tarjetero de asiento o registros de anotaciones • sirve de referencia en las operaciones diarias • se utilizan como registros acumulativos de anotaciones con apuntes periódicamente • tarjetas cuando se separa mercancía • llevar cuentas de clientes o suplidores • llevar mantenimiento y reparación de equipo • uso de libros en bibliotecas • tarjetas de vacunas • tarjetas de presentación con reverso para anotar citas • programas de base de datos para conservar y procesar esa información lo que facilita el añadir, eliminar o clasificar los datos

25. Tarjetero de asiento

26. Organización de los archivos verticales de tarjetas • se requiere un tarjetero, las guías y las tarjetas • Tarjetero • caja o gaveta pequeña donde se colocan las tarjetas • el tamaño varia de acuerdo con la cantidad de información • Guías • dividen el tarjetero en secciones facilitando el archivar o localizar las tarjetas • la cantidad de guías dependerá de la frecuencia de uso y de la cantidad de tarjetas que se tenga • la pestaña facilita la localización de la tarjeta y pueden estar en diferentes posiciones • la guía tiene un rótulo • puede incluir un número de control al final indicando el orden de colocación

27. Tarjetero, guías y tarjetas A 1 A-AL 1

28. Formularios comerciales • impreso con espacios en blanco para anotar datos • eficaz para anotar, recopilar, analizar, procesar y tramitar información repetitiva • medio de insumo para obtener información • medio de egreso para proporcionar información • solicitantes de empleo – ingreso, datos importantes para la empresa • órdenes de compra – ingreso, mercancía que los clientes quieren comprar • factura de compra – egreso, datos detallados y clasificados importantes para facturación y cobro • Ventajas del uso de formularios • uniformidad en presentar los datos hace fácil su manejo, localización y procesamiento • procesos y tramitar en menos tiempo • información necesaria sin olvidar datos • es importante para la efectividad en las operaciones de la empresa • fácil para la búsqueda de datos • muchas instituciones tienen formularios en sus páginas de internet, facilita a la persona que los necesita

29. Formularios

30. Aspectos básicos de los formularios • tienen palabras o frases estáticas impresas como: nombre, dirección, fecha, teléfono, lugar de accidente, numero de póliza y sueldo anual • tienen espacios en blanco que es información variable • pueden estar impresos en diversos materiales o medios: papel, tarjetas, medios electrónicos • se conservan en tarjetas, papel o electrónicos • los programas de base de dato proveen para diseñar formularios facilitando la entrada y administración de los mismos • las carpetas tiene información estática impresa o se les puede imprimir para que sirvan también como formularios de asiento • se anota información relacionada al contenido del expediente • usadas en oficinas medicas y empresas de seguros • las carpetas de los tribunales de Puerto Rico están impresas en todos sus lados (obtienes información sin abrir la carpeta) • se diseñan formularios en las computadoras según su necesidad y se debe identificar con una clave o numeración • se pueden comprar formularios según su necesidad

31. Resumen • los materiales para organizar las gavetas de archivo varían en tamaños, colores, material, posición y espacio para archivo dependiendo de las necesidades de la empresa • la tecnología a usarse también dependerá del tamaño de la empresa y el tipo de información que maneje • los formularios y la organización de los archivos manuales o electrónicos son fundamentales para el buen funcionamiento de la empresa • las bases de datos y los formularios manuales o electrónicos se usan para registrar, comunicar, procesar y facilitar la información necesitada • todo el sistema de archivo permite que las instituciones puedan funcionar efectivamente teniendo sus datos clasificados, organizados y conservados adecuadamente