Over het belang van kennisbeheer

1. Danger of the knowledge Guru Over het belang van kennisbeheer

2. Agenda • Global Services • Onze mosterd • Observaties • Kennisbeheer: strategie en visie • Formeel en informeel leren • Demo

3. Voorstelling Philippe Lorrez Nu: • Sales Manager Global Services • Trainer en projectleider Vroeger: • Coördinator Pedagogisch en Didactisch Centrum Gent • Voorlichter bij educatieve uitgeverij • Coördinator Top Vakantie

4. Global Services • Trainingsorganisatie • Focus op eindgebruikers • Vooral ICT gerelateerde projecten: waaronder SAP en Microsoft

5. Documentation TrainingCoachingSupport ChangeManagement Project development Interventiespectrum

6. Onze mosterd • Situering uiteenzetting: • Geen wetenschappelijk betoog, met nieuwste inzichten, cijfers en statistieken. • Observaties gebaseerd op onze ervaringen bij tientallen bedrijven in binnen- en buitenland.

7. Onze mosterd TNA of analyse van de trainingsnoden waarbij gepeild wordt naar: Bedrijfsprocessen Praktijk Audit, interviews, en analyse huidige kennissituatie Best practices, hulp bij documenteren, workshops, … Documentatie

8. Uitdagingen van de interne trainingsorganisatie • Mensen • Systemen, toepassingen, applicaties

9. Observaties De kennis Guru “Collega die alles weet en jouw persoonlijke helpdesk is”.

10. Observaties • Wanneer kennis niet direct voorhanden is, wordt de hulp van de kennis Guru ingeroepen. • Positief effect: Bevordert betrokkenheid en team spirit. • Negatief: Kennis wordt geborgen in individu en niet in systeem. • Aanwezigheid persoon = aanwezigheid kennis. • Guru = bezig met andermans problemen, niet met eigen werk. • Kennis is macht ?  Kennis individualiseert, geen borging in het systeem

11. Observaties • Baby boomers: • Een generatie is op zoek naar nieuwe uitdagingen!

12. Observaties Babyboomers: • Komende 5 jaar zullen massaal veel werknemers de bedrijven verlaten. • Senior medewerkers, key users met heel veel ervaring, kennis, operationele specialisten. • Hebben mee de voorbije jaren de grote projecten gerealiseerd. • Er zal dus massaal moeten opgeleid worden de komende jaren.  Kennis verdwijnt

13. Observaties

14. Observaties Hoge jobrotatie: • De gemiddelde werknemer zal in de toekomst 4 tot 5 maal van job veranderen. • Permanent zal er getraind worden binnen de bedrijven. • Heeft impact op algemene opleidingskost. We gaan ons anders moeten organiseren.  Kennis verdwijnt

15. Observaties

16. Observaties • Voorbije jaren focus op Lean, kostenbeheersing. • Eerste slachtoffer training en opleiding. • On the job training, buddy coaching, peterschap • Kennis verwatert heel snel naar een pure knoppenkennis. Het 'hoe' blijft, het 'waarom' (proceskennis) verdwijnt.  Kennis verarmt

17. Observaties

18. Observaties Lean: • Besparen op transportkosten  nieuwe technologieën en nieuwe werkvormen (videotraining, e-learning, gamification, …) • Vlucht naar systemen, dikwijls IT-gerelateerd. • Pas op voor de hype van het moment. • Tool ≠ Doel  Kennis wordt gereduceerd tot een IT-gegeven

19. Observaties

20. Observaties • Bij het opstarten van projecten wordt er veel en goed gedocumenteerd. • Er is geen visie op beheer en onderhoud. • Key-users krijgen na het project promotie, andere functie. • Laatste versie staat op mijn C-schijf. • Bij twijfel aan kwaliteit van bepaalde elementen, wordt integriteit van het totaal in vraag gesteld.  Initiële kennis wordt niet onderhouden

21. Strategie en visie Rollen en profielen Wat nu? Bedrijfsprocessen Kennis Medewerkers Competenties

22. Strategie en visie • Begin met een goede analyse. Wat zijn de pijnpunten, waar liggen jullie uitdagingen. • Breng alle elementen in kaart. Opleidingsnoden, documentatieomgeving, bestaande kennis. • Ontwikkel een visie en strategie. • Bepaal eerst de doelen die je wil bereiken, dan pas de manier waarop je ze gaat bereiken. • Pak dit gefaseerd aan. • Strategie mag niet enkel focussen op het nu, maar moet ook een oplossing aanbieden voor morgen. Beheer, onderhoud,… • Trap niet in de valkuil door alles te laten reduceren tot een tool!

23. Formeel leren

24. Formeel leren • Gestructureerd en gepland aanbieden van kennis. • Top-down benadering (helicopter view), inzoomen op: bedrijfsprocessen, flows, toepassingen, taken en handelingen, detailgegevens. • Actie van kennisoverdracht wordt aangestuurd door bedrijf. • Via klassikale training, e-learning, business games, coaching, video tutorials, simulaties, …

25. Informeel leren

26. Informeel leren Informeel leren • Op de werkplek. • Actie van kennisoverdracht wordt aangestuurd door medewerker. • Juist genoeg informatie. • Gemakkelijk te vinden en direct beschikbaar. • Mogelijkheid om indien nodig in te zoomen tot op procesniveau.

27. Demo Uitgangspunten • 1 Kennisdatabank • Meerdere applicaties documenteren • Single point of information • Zowel formeel als informeel • Verschillende toegangen tot systeem zowel rol- als proces gebaseerd • Gelinkt aan document management systeem, LMS,…

28. Demo Kennisdatabank Kennisobjecten formeel informeel helpdesk Documentatie set

29. Demo

30. Formeel

31. Informeel F1 - Help

32. Informeel

33. Vragen Voor meer info of advies: • Wij zijn de volledige dag bereikbaar op onze VOV-stand • Je kan ons nadien bereiken via: Telefoon: +32 (0)9 344 00 53 Fax: +32 (0)9 344 51 53 E-mail: info@globalservices.be

34. Hartelijk dank voor uw aandacht.