Prozessidentifikation und Prozessclusterung zur Schaffung von Transparenz

1. Prozessidentifikation und Prozessclusterung zur Schaffung von Transparenz bei der Reorganisation öffentlicher Verwaltungen Internationales Rechtsinformatik Symposion IRIS 2006, Wien

2. Universität Münster und ERCIS

3. Ganzheitlicher Problemlösungsansatz • Wirtschaftsinformatik • Betriebswirtschaftslehre • Informations-, Telekom- munikations und Medien- recht (ITM) • Angewandte Informatik und Quantitative Methoden

4. Prof. Dr. Jörg Becker Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Informationsmanagement • E-Government • Modernisierung öffentlicher Verwaltungen • Prozessmanagement • Vorgehensmodelle, Methodik, WFMS-Einsatz • Referenzmodellierung • Konfigurative, komponentenbasierte Referenzmodelle • Data Warehousing • Modellierung von Führungsinformationssystemen • Handels-H-Modell • Architektur für Handelsinformationssysteme • Internetökonomie • Modellierung hybrider Informationssysteme

5. ERCIS - assoziierte Mitglieder Dänemark, Kopenhagen Copenhagen Business School Department of Informatics Australien, Brisbane Queensland University of Technology Centre for Information Technology Innovation Schweiz, St. Gallen Universität St. Gallen Institut für Wirtschafts-informatik Niederlande, Enschede Telematica Instituut USA, New Jersey Stevens Institute of Technology Wesley J. Howe School of Technology Management Österreich, Wien ec3 - eCommerce Competence Center Großbritannien, Manchester The University of Manchester Manchester Business School Polen, Danzig Uniwersytet Gdański - University of Gdansk Department of Information Systems Irland, Dublin University College Dublin Department of MIS Spanien, Madrid Universidad Politécnica de Madrid Facultad de Informática Finnland, Turku Turun Kauppakorkeakoulu - Turku School of Economics and Business Administration Institute for Information Systems Science Deutschland, Münster ERCIS-Headquarter Universität Münster Italien, Mailand Università Cattolica del Sacro Cuore Institute of Enterprise Economy Slovenien, Maribor Univerza V Mariboru – University of Maribor Faculty of Organizational Sciences

6. PICTURE - Basisdaten • SIXTH FRAMEWORK PROGRAMME • PRIORITY 2: INFORMATION SOCIETY TECHNOLOGIES • Fokus: ICT Research for innovative government • Instrument: Specific Targeted Research or Innovation Projekt – STREP • Laufzeit: 3 Jahre

7. Agenda • Wer sind wir ? • Die PICTURE Methode • Problemstellung • Lösungsansatz • Vorgehensweise • Aufwand & Nutzen

8. ? Ausgangssituation der Kommunen Quelle: Budäus, Schwiering 1999

9. Fokus auf Back-Office-Reorganisation

10. Geschäftsprozesse im Back Office

11. PICTURE – Problemstellung PROBLEM Reorganisations - entscheidungen in Öffentlichen Verwaltungen Entscheider n o i t - a s s i n n o r l a i e a t g l i a l r t e o s n i i e t e n n R t e a o t r g o p e r P d o n e e R z t u n t i o N e i t o h a r k t e i n h s e i c i R m s u n g U r A

12. Lösungsansatz

13. Dokument / Information geht ein postalisch formgebunden Email … Konzept der Prozessbausteine

15. Konzept der Funktionsbausteine • Funktionsbündel – Basistechnologien • Analyse von „Basistechnologien“ • Herstellerunabhängig • Matching der Technologien mit den Prozesskomponenten • Idee: Splitte Basistechnologien zu Funktionsbündeln auf

16. Konzept zur Auswertung • Auswertung Beispiel Auswertungsregel: Nutzen Funktionsbündel Teilprozessattribute Prozesskomponenten Dokument / Information geht ein Monetäres Einsparpotential formgebunden Unterschrift erforderlich Persönliche Anwesenheit nicht erforderlich Web-Interface + Digitale Signatur Schnellere Bearbeitung +  Dateneingabe in die EDV Fehlervermeidung

19. PICTURE – Projektplan

20. Nutzen • Ganzheitliche Erfassung aller Prozesse („360° - Blick“ ) • Sinnvolle Strukturierung und Gruppierung von Prozessen mit ähnlichen Merkmalen • Eine Reorganisation kann effektiver und effizienter als bisher durchgeführt werden, da • Wirtschaftlichkeit der Maßnahmen nachgewiesen werden kann, • durch einheitliches Vorgehen Transparenz unter beteiligten Akteuren herrscht und • Risikominderung durch umfangreichere Information erreicht werden kann. • Vereinfachte Entscheidungssituation durch Kosten- und Wirtschaftlichkeitsberechnung. • Langfristige Strategie zur Umsetzung von Reorganisationsmaßnahmen, insb. im Rahmen der Einführung von Basiskomponenten (sog. eGovernment-Masterplan).

21. Fragen und Diskussion

22. Nächste Schritte • 1. Evaluation: Universitätsverwaltung (bis März) • 2. Evaluation: Flächendeckende Anwendung in der Stadt Münster (März bis September) • 3. Parallel laufendes EU-Projekt ab Februar

23. Teilnehmende Partner