SISTEMA di CONTROLLO INTERNO

1. SISTEMA di CONTROLLO INTERNO si sostanzia in un insieme di direttive, procedure e tecniche atte a raggiungere i seguenti obiettivi: garantire l’attendibilità dei dati: corretta registrazione e rendicontazione delle operazioni verificare il rispetto delle procedure interne: sia amministrative che operative atte a garantire l’efficienza e l’efficacia della gestione identificare, prevenire e gestire i rischi e le frodi: a tutela del patrimonio aziendale garantire il rispetto delle norme di legge Bettina Campedelli - Revisione aziendale e sistemi di controllo

2. VALUTAZIONE del SISTEMA di CONTROLLO INTERNO la comprensione del sistema di controllo interno consente al revisore di: identificare la tipologia di errori potenziali valutare i fattori che incidono sul rischio di errori significativi determinare la natura, la tempistica e l’estensione delle procedure di revisione in risposta ai rischi identificati e valutati Bettina Campedelli - Revisione aziendale e sistemi di controllo

3. ELEMENTI del SISTEMA di CONTROLLO INTERNO il sistema di controllo interno è composto da: l’ambiente di controllo il processo per la valutazione del rischio adottato dall’impresa il sistema di informazione e di comunicazione, ovvero il sistema informativo e i processi di gestione correlati, rilevanti per l’informativa economico finanziaria e la comunicazione le attività di controllo il monitoraggio dei controlli Bettina Campedelli - Revisione aziendale e sistemi di controllo

4. SISTEMA di CONTROLLO INTERNO elementi del sistema controlli e principi CONTROLLI GENERALI contribuiscono a supportare lì’efficacia del controllo interno ai fini dell’affidabilità dell’organizzazione dell’azienda e del bilancio, senza riferirsi ad uno specifico saldo ambiente di controllo sistema di informazione e di comunicazione CONTROLLI SPECIFICI sono applicabili direttamente ai singoli flussi di transazioni e a saldi di bilancio attività di controllo processo di valutazione del rischio adottato dall’impresa PRINCIPI influenzano la realizzazione di un adeguato sistema di controllo, volto a prevenire, individuare e correggere i rischi ritenuti più critici e la continuità del monitoraggio del suo funzionamento monitoraggio dei controlli Bettina Campedelli - Revisione aziendale e sistemi di controllo

5. la valutazione del sistema di controllo interno • una valutazione positiva del SCI consente al revisore: • adottare un approccio di affidabilità del sistema relativamente alle transazioni ricorrenti • focalizzare la revisione sulle transazioni non ricorrenti • una valutazione negativa del SCI impone al revisore l’adozione di un approccio di sostanza che porta ad estendere le verifiche di detaglio Bettina Campedelli - Revisione aziendale e sistemi di controllo

6. valutazione del sistema di controllo interno comprensione degli elementi che compongono il sistema valutazione dei controlli generali e specifici e del sistema di controllo interno nel suo complesso valutazione positiva valutazione negativa system based approach substantive approach procedure di conformità per verificare l’effettiva e corretta applicazione dei controlli predisposti valutazione delle evidenze raccolte Bettina Campedelli - Revisione aziendale e sistemi di controllo

7. Lo schema di riferimento Controllo Interno Controllo esterno Controllo strategico Quadro dei controlli gestionali finalizzato al raggiungimento degli obiettivi di efficienza e di efficacia attraverso le politiche aziendali Controllo di gestione Controllo operativo

8. I controlli di primo livello • Il controllo strategico è finalizzato alla valutazione del conseguimento delle strategie definite e della loro attuale validità • Il controllo di gestione è l’azione di guida svolta dai manager per assicurarsi un impiego efficiente ed efficace delle risorse • Il controllo operativo consente di raggiungere i tre obiettivi del controllo interno mediante: • Supervisione del lavoro altrui • Separazione dei compiti e delle responsabilità • Verifiche preventive • Restrizioni comportamentali

9. SIC: lo schema di riferimento Controllo Interno Controllo esterno Controllo strategico Collegio Sindacale Introdotto con il c.c. del 1942, assume attualmente compiti di valutazione dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile, di conformità legale e, eventualmente, di controllo contabile Controllo di gestione Controllo operativo

10. Approfondimento: i tre organi di controllo endosocietario Con il d.lgs. 37/2004 possono essere adottati anche i modelli monistico e dualistico di governance che prevedono rispettivamente come organo di controllo endosocietario: • Il comitato per il controllo di gestione, nominato dal CdA e formato da amministratori privi di funzioni gestionali e con poteri simili a quelli dei sindaci; • Il consiglio di sorveglianza, composto da almeno 3 membri anche non soci, nominati dall’assemblea, che uniscono ai poteri dei sindaci, alcuni rilevanti poteri assembleari, come l’approvazione del bilancio, la nomina e la revoca dei membri del consiglio di gestione ed il loro compenso

11. SIC: lo schema di riferimento Controllo Interno Controllo esterno Controllo strategico Collegio Sindacale Attore introdotto in Italia nel 1939, per la revisione contabile volontaria, attualmente certifica i bilanci e l’adeguatezza dei sistemi di controllo amministrativo contabile in via obbligatoria per le società quotate, sim e assicurazioni Società di Revisione Controllo di gestione Controllo operativo

12. SIC: lo schema di riferimento Controllo Interno Controllo esterno Controllo strategico Collegio Sindacale Società di Revisione Controllo di gestione Internal Auditing Svolge un controllo di II livello per la verifica del rispetto delle procedure e del funzionamento dei controlli di I livello. Raccomandato dal codice di autodisciplina Controllo operativo

13. SIC: lo schema di riferimento Controllo Interno Controllo esterno Controllo strategico Collegio Sindacale Comitato Controllo Interno Garantisce al CdA la presenza ed il corretto funzionamento di un sistema di controllo interno, si rapporta con l’IA e con la Società di Revisione. Raccomandato dal codice di autodisciplina Società di Revisione Controllo di gestione Internal Auditing Controllo operativo

14. SIC: lo schema di riferimento Controllo Interno Controllo esterno Controllo strategico Collegio Sindacale Comitato Controllo Interno Società di Revisione Controllo di gestione Internal Auditing OdV Ex 231 Introdotto con la 231/01, l’OdV implementa un sistema di controllo interno e ne garantisce il funzionamento, al fine di eliminare il rischio di sanzioni a carico della società previste dalla norma, derivante da azioni vantaggiose poste in essere dai dirigenti Controllo operativo

15. Approfondimentoil D. Lgs. 231/2001 • Il d.Lgs 231/01 introduce una responsabilità amministrativa (parapenale) in virtù della quale sono previste sanzioni in capo alla società a seguito di un insieme di reati compiuti a suo vantaggio da persone fisiche • I presupposti per la sanzione sono: • Un soggetto apicale compie un reato • Il reato è commesso nell’interesse o a vantaggio della società • Il reato è espressione della politica aziendale

16. La “clausola esimente” Presenza della “clausola esimente”, che evita l’applicazione della sanzione allorquando la società dimostri che: • L’organo dirigente ha adottato prima della commissione del reato modelli di organizzazione, gestione e controllo idonei a prevenire il reato stesso; • Un organismo vigila sul funzionamento e sull’osservanza del modello (Organismo di Vigilanza); • Le persone hanno commesso il reato eludendo fraudolentemente il modello; • Non c’è stata l’omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’OdV

17. Diffusione e composizione dell’OdV Graduale introduzione in gran parte delle aziende quotate e non quotate (circa metà di un campione di aziende dichiara di aver introdotto il modello 231). I Gruppi presentano un OdV per ogni legalentity Composizione: • Componenti Comitato Controllo Interno 39% • Internal Auditor 75% • Ufficio Legale 19% • Ufficio Personale 7% • Componenti Collegio Sindacale 18% • Consulenti Esterni 12% • Altro 28%

18. I risultati di una ricerca empirica • Nei primi anni la magistratura non si poneva il problema di analizzare il sistema di controllo, dal momento che le società non lo possedevano; • In un secondo momento, pur adottando i modelli organizzativi, la magistratura li riteneva non idonei; • Su 30 sentenze osservate, la clausola esimente è stata applicata una sola volta! • IN SOSTANZA SI E’ CONDANNATI SIA SE NON SI APPLICA IL MODELLO, SIA SE LO SI APPLICA.

19. SIC: lo schema di riferimento Controllo Interno Controllo esterno Controllo strategico Collegio Sindacale Comitato Controllo Interno Società di Revisione Controllo di gestione Internal Auditing OdV Ex 231 Introdotto con la 262/05, il DP dichiara l’adeguatezza e l’effettiva applicazione delle procedure, nonché la rispondenza del bilancio ai principi contabili ed alle risultanze delle scritture Controllo operativo DP Ex 262

20. Approfondimentola legge 262/2005 • La legge 262/05 modifica il TUF introducendo l’articolo 154 bis. Le successive modifiche attuate con il Dlgs 303/06 e Dlgs 195/07 hanno determinato l’attuale responsabilità personale a carico dei dirigenti degli uffici amministrativi e finanziari a garanzia dell’indipendenza e dell’efficacia delle relative funzioni. • La legge introduce la figura del “dirigente preposto (DP) alla redazione dei documenti contabili societari” per le società quotate

21. I compiti del DP • Attestare in una apposita relazione l’adeguatezza e l’effettiva applicazione delle procedure amministrativo-contabili; la relazione deve essere allegata al bilancio di esercizio, al consolidato ed alla relazione semestrale; • L’attestazione dovrà riguardare anche: • La corrispondenza dei documenti alle risultanze dei libri e delle scritture contabili • La rappresentazione veritiera e corretta offerta dal bilancio • La conformità ai principi contabili internazionali • La presenza nella relazione sulla gestione di un’analisi attendibile della situazione societaria e dell’andamento • La descrizione dei principali rischi cui la società ed il gruppo sono esposti

22. La compliance 262/05 nei gruppi societari Stante la necessità di rilasciare un’attestazione anche per il bilancio consolidato, all’interno dei gruppi societari con azioni quotate in borsa potranno essere adottate le seguenti soluzioni alternative: • Un coinvolgimento diretto del DP della controllante nella costruzione del bilancio delle controllate • Un coinvolgimento del DP della controllante limitato ai soli processi significativi delle controllate • L’implementazione di un sistema di attestazioni a catena in cui il DP della controllante attesta il bilancio consolidato sulla base di attestazioni dei DP delle controllate

23. Alcuni riscontri empirici • Survey su 106 società quotate • Tutte le società hanno nominato il DP • Nomina effettuata dal CdA • Nel 38% dei casi un mandato a tempo indeterminato • Nel 86% dei casi il DP si identifica con il CFO o con un Direttore Amministrativo I costi • Interventi di società di consulenza esterne (con costi spesso superiori ai 200.000 € • Incremento stipendio soggetto incaricato dal 10% al 20% • Stipulazione di polizze assicurative per le indennità da rischio legale

24. SIC: lo schema di riferimento Controllo Interno Controllo esterno Tribunale Ex 2409 c.c. Controllo strategico Collegio Sindacale Comitato Controllo Interno Società di Revisione Controllo di gestione Internal Auditing OdV Ex 231 Esperibile da un decimo dei soci (un ventesimo per le quotate) o dal collegio sindacale, può portare alla rimozione di amministratori e sindaci, ad ispezioni del tribunale ad un amministrazione giudiziaria Controllo Operativo DP Ex 262

25. Denuncia al Tribunale ex 2409 • Fondato sospetto di gravi irregolarità compiute dagli amministratori • Danni potenziali alle società • Esperibile denuncia da parte dei soci o dei sindaci Il tribunale • Non ordina l’ispezione se l’assemblea sostituisce amministratori e sindaci al fine di eliminare le violazioni • In caso contrario il tribunale avvia l’ispezione, potendo revocare gli amministratori e nominare un amministratore giudiziario

26. Alcune gravi irregolarità • Violazione di norme in materia assembleare (mancata convocazione, omesse le formalità di avviso) • Violazione di norme in materia di bilancio (occultamento di elementi attivi, ingiustificato aumento del passivo) • Conflitto di interesse (uso personale di beni della società) • Atti di gestione (assenza di razionalità economica)

27. SIC: lo schema di riferimento Controllo Interno Controllo esterno Tribunale Ex 2409 c.c. Controllo strategico Collegio Sindacale Comitato Controllo Interno Società di Revisione Controllo di gestione Internal Auditing OdV Ex 231 Consob Controllo Operativo DP Ex 262 Istituita con la L. 216/74, la Consob può convocare gli organi societari, limitare o sospendere gli scambi azionari, chiedere informazioni alla società, effettuare ispezioni e richiedere documenti, raccomandare principi di revisione, vigilare sulla correttezza del informazioni

28. Potenzialità e limiti del quadro descritto • Potenzialità • Introduzione della cultura del controllo in azienda • Completezza • Sinergie tra gli attori del controllo • Assoluta indipendenza degli organi di controllo esterno • Limiti • Ridondanza dei controlli • Conseguenti possibili inefficienze e conflitti interni • Stessa matrice del controllo, identificata nella maggioranza di assemblea o del CdA per la nomina degli organi di controllo interno

29. Limiti Conflitti e sovrapposizioni: • Comitato Controllo Interno e Collegio Sindacale • DP e Società di Revisione • DP e Internal Auditor • OdV e Internal Auditor • OdV e DP

30. Alcune soluzioni • Maggiore coordinamento attraverso: • Condivisione delle informazioni, degli strumenti e dei principi guida alla base dei diversi controlli grazie a: • Basi di dati comuni • Figure chiave inserite all’interno dei diversi organi di controllo • Flussi di reportistica • Partecipazione di tutti gli attori del controllo alle riunioni dei vari organi (es.: i sindaci partecipano alle riunioni dell’OdV) • Procedure di pianificazione degli audit che prevedono un ruolo attivo di tutti gli organi di controllo; • Coordinamento e sponsorship da parte dell’alta direzione, che migliora, più in generale, l’ambiente di controllo

31. I principali controlli oggetto di studio durante il corso Controllo Interno Controllo esterno Tribunale Ex 2409 c.c. Controllo strategico Collegio Sindacale Comitato Controllo Interno Società di Revisione Controllo di gestione Internal Auditing OdV Ex 231 Consob Controllo Operativo DP Ex 262