Modtagne kolli kontrolleres og optælles dagligt.

1. Hospitalsenheden VestVareindlevering Modtagne kolli kontrolleres og optælles dagligt. Er der beskadigelse eller mistanke om dette tages der forbehold for modtagelse på udleveret fragtbrev – eller modtagelse nægtes, hvorefter varen returneres med vognmanden – kopi af fragtbrev arkiveres til senere afklaring af forholdene. Centraldepot/ansvarlig Varen modtages i centraldepotet. 1 Fragtbrev modtages - kontrol 2 Sortering af varen 1 5 Kolli sorteres i modtagerorden Centraldepot: Pakken åbnes og det kontrolleres om følgeseddel er i overensstemmelse med leveret kvantitet. a. Det faktiske leverede registreres i ILM lagersystem samme dag. b. Der udskrives modtagerseddel som vedlægges varen for senere at lægge varen på anvist location (lagerplads) 2 3 5 7 Sterilcentral Herning Centraldepot Fritekst varer (afsnit) Skaffevarer Varer til sterilcentralen leveres direkte til sterilcentralen dagligt. 4 6 8 Modtagekontrol i ILM Modtagekontrol i ILM Varen registreres i ILM via følgeseddel - Ingen direkte kontrol 3 6 Sterilcentralen: Pakken åbnes og det kontrolleres om følgeseddel er i overensstemmelse med leveret kvantitet. a. Det faktiske leverede registreres i ILM lagersystem samme dag. b. Der udskrives modtagerseddel som vedlægges varen for senere at lægge varen på anvist location (lagerplads) Centraldepot: Øvrige varer til afsnit: Følgeseddel findes, evt. åbnes pakken. Varen modtages i ILM via ordren. Varen leveres herefter til afsnit dagligt uden yderligere kontrol. 9 *Ved mangler/fejl, se fejlprocedurebeskrivelse Varer leveres dagligt på afsnit 4 7 – 8 - 9 Revideret den 27.03.09

2. Hospitalsenheden VestVareindlevering - fejlprocedurebeskrivelse Ved overlevering/fejllevering vurderes leverancen, om/hvis man ønsker at fastholde leverancen. Søg på varenr./refnr. Her fremgår ordrenr. Hvis den ikke findes, kontakt leverandør. Ved mangler/fejl Hvis en følgeseddel passer til vare/leveringsantal. Ordrenummeret er fejl på følgesedlen. Ordren varemodtages på det rigtige ordrenummer og det rigtige ordrenummer noteres på medsendte følgeseddel og sendes til ILM-team. Revideret den 27.03.09

3. Hospitalsenheden VestVareudlevering – Centraldepotet Holstebro 1 Plukkeseddel (udskrives per rum) Plukkeseddel for ønsket udleveringsdag udskrives dagligt kl. 07.00. Der dannes automatisk plukkeseddel for afsnit, der har depotdag pågældende dag (varetur).Plukkeseddel udskrives pr. lager i locationsorden. Plukkeseddel indeholder også sterilvarer. Der udskrives både nye og gendannede plukkesedler. Følgeseddel udskrives og vedlægges varerne, for eventuelt kontrol for varemodtager (afsnit). 2 Varen pakkes og fremfindes 2 3 Plukkeseddel tilbagemeldes til ILM 1 4 Varen fremfindes i henhold til plukkeseddel. Varerne køres på plads klar til udlevering i henhold til varetur. 4 Følgeseddel udskrives og vedlægges varen 2 5 Plukkeseddel tilbagemeldes/registreres i ILM i henhold til faktiske fremfundne varer. Hvis ikke fuld leveret, vurderes fastholdelse af rest leveringen. Sendes med vognmand. 5 Varen udleveres til afsnit efter aftale 3 6 6 Varelevering Lemvig Fredag Revideret den 27.03.09

4. Hospitalsenheden VestVareudlevering – Centraldepotet Herning Plukkeseddel for ønsket udleveringsdag udskrives dagligt kl. 14.00. Der dannes automatisk plukkeseddel for afsnit, der har depotdag pågældende dag (varetur).Plukkeseddel udskrives pr. lager i locationsorden. Der udskrives både nye og gendannede plukkesedler. Følgeseddel udskrives og vedlægges varerne, for eventuelt kontrol for varemodtager (afsnit). 1 Plukkeseddel (udskrives per rum) 7.30 Plukkeseddel for drikkevarer 2 Varen pakkes og fremfindes 1 4 3 Plukkeseddel tilbagemeldes til ILM Varen fremfindes i henhold til plukkeseddel. Varerne køres på plads klar til udlevering i henhold til varetur. 4 2 5 Følgeseddel udskrives og vedlægges varen Plukkeseddel tilbagemeldes/registreres i ILM i henhold til faktiske fremfundne varer. Hvis ikke fuld leveret, vurderes fastholdelse af restleveringen Sendes med vognmand. 5 Varen udleveres til afsnit efter aftale 3 6a/6b 6a 6b Varelevering Tarm-Ringkøbing onsdag Varelevering Anker Fjord Hospice onsdag Revideret den 27.03.09

5. Hospitalsenheden VestVareudlevering – Brikrekvirering Centraldepotet Holstebro 1 Plukkeseddel Brik (udskrives per rum) Plukkeseddel udskrives dagligt kl. 07.00. Der dannes automatisk plukkeseddel for den/de afd. som har depotdag pågældende dag (varetur).Plukkeseddel udskrives pr. lager i locationsorden. Plukkeseddel indeholder også sterilvarer. Plukkeseddel vil evt. indeholde restordre fra sidste depotdag. Plukkeseddel tilbagemeldes/registreres i ILM i henhold til faktiske fremfundne varer. Hvis ikke fuld leveret, vurderes fastholdelse af restleveringen 2 Varen pakkes og fremfindes 3 Følgeseddel udskrives og vedlægges varerne, for eventuelt kontrol for varemodtager (afdelingen). 3 Plukkeseddel tilbagemeldes til ILM 1 4 Varen fremfindes i henhold til plukkeseddel. Varerne køres på plads klar til udlevering i henhold til afdelingens varetur. 4 Følgeseddel udskrives og vedlægges varen 2 5 5 Varen udleveres til afsnit efter aftale Revideret den 27.03.09

6. Hospitalsenheden VestVareudlevering - Sterilcentralen 1 Plukkeseddel Sterilcentralen Plukkeseddel for alle afsnit udskrives alle hverdage kl. 09.00 Plukkeseddel udskrives pr. lager i locationsorden. Der udskrives både nye og gendannede plukkesedler. Plukkeseddel tilbagemeldes/registreres i ILM i henhold til faktiske fremfundne varer. Hvis ikke fuld leveret, vurderes fastholdelse af restleveringen 2 Varen pakkes og fremfindes 3 Følgeseddel udskrives og vedlægges varerne, for eventuelt kontrol for varemodtager (afsnit). 3 Plukkeseddel tilbagemeldes til ILM 1 4 Varen fremfindes i henhold til plukkeseddel. Varerne køres på plads, klar til udlevering i henhold til varetur. 4 Følgeseddel udskrives og vedlægges varen 2 5 5 Varen udleveres til afsnit efter aftale Revideret den 27.03.09

7. Hospitalsenheden VestVareudlevering - praksislægerne 1 Registreres i ILM Bestilling fra almen praktiserende læger indtastes eller skannes i ILM, ud fra bestillingsliste m/stregkoder Varen fremfindes i henhold til plukkeseddel. 3 2 1 Plukkeseddel tilbagemeldes/registreres i ILM i henhold til faktiske fremfundne varer. Hvis ikke fuld leveret, vurderes fastholdelse af restleveringen Plukkeseddel (udskrives per rum) Plukkeseddel udskrives en gang pr. måned d. 20. Der dannes automatisk plukkeseddel for den/de praksislæger som kan rekvirere varer til næstfølgende måned.Plukkeseddel udskrives pr. lager i locationsorden. Plukkeseddel indeholder også sterilvarer. Der udskrives både nye og gendannede plukkesedler. Indeholder evt. restordre fra sidste leverance 3 4 Varen fremfindes og pakkes Følgeseddel udskrives og vedlægges varerne, for eventuelt kontrol for varemodtager (lægepraksis). 4 5 Plukkeseddel tilbagemeldes til ILM Varerne køres på plads klar til udlevering i henhold til aftale med praksislægerne inden 5 dage i ny måned. Varerne bliver afhentet af vognmand i henhold til aftale 5 Følgeseddel udskrives og vedlægges varen 2 6 6 Varen udleveres til lægerne efter aftale Revideret den 27.03.09

8. Hospitalsenheden VestAkut udlevering – Centraldepot/Sterilcentral Der mødes personligt op for udlevering/afhentning af varer. 1 Personligt fremmøde fra afdelingen 1 2 Varen udleveres omgående (ingen følgeseddel) Varen udleveres omgående uden registrering i ILM 2 2 3 Registrering foretages efterfølgende (ingen plukkeseddel) Registrering foretages efterfølgende. Der udskrives ikke plukkeseddel/følgeseddel 3 3 Revideret den 27.03.09

9. Hospitalsenheden VestVarebestilling fra afdelinger til Centraldepotet og Sterilcentralen 2 3 4 7 Fra katalog HEV vælges: Antal Vare Leveringsdag i henhold til depotdag Indkøbsvogn Reservation til lager Plukkeseddel 2a 6 Kvikordre Kontakt til lager udenfor normal leveringsdag Kvik ordre Normal levering Brikker skannes 1 Intern varekatalog 5 Afsnit Varenummer Mængde Ønsket leveringstid Rekvirent kontakter depotet for udlevering Udleveres Fast leveringsrutine I ILM vælges varer ud fra HEV-varekatalog eller ud fra tidligere varebestillingsliste De ønskede varer + mængde indtastes. Bestilling skal udføres senest i henhold til depot-dag. Vælg evt. nyt lager, hvis varen ikke er tilgængelig. Varen lægges i indkøbsvognen. Kvikordre ligger udenfor normal leveringsdag. Udfyldes som til ”indkøbsvogn”.Lager kontaktes for udlevering af varen. Brik-bestilling dannes ud fra skanning af brikken. 1 2 2a 6 Revideret den 27.03.09

10. Hospitalsenheden VestFritekstvare Accepteret 1 2 3 Afvis Retur til rekvirent Fritekst Indkøber Må varen købes ekstern 4 Kan tilrettes i ILM-indkøb Rekvirent Accepteret Bestilles Accepteret Ordre lukkes 5 6 7 Cockpit ILM-Indkøb Anvisning Indkøbsordre til levering Fritekstvarer: Afdelingen Søg: Tekst Varekatalog Mængde enhed Pris – ca. pris Leveringsdato Eks.: Præference levering Alternativ leveringsadresse Bestillere laver i ILM en fritekstordre. Der skal opgives så mange oplysninger som muligt. Leverandørnavn, leverandørvarenummer, varetekst, varekategori, pris ILM -Indkøb Bestillingen går til ILM-indkøb (pt. flg. personer: Knud-Erik Christensen (tlf. 6015), Hans Jørgen Knudsen (tlf. 6017) eller Finn Boel-Pedersen (tlf. 6010) Bestillingen afvises eller godkendes i ILM-indkøb. Ved godkendelse skal alle obligatoriske oplysninger være udfyldt: varelinie, pris, leverandør og kategori skal være korrekt udfyldt, for at sikre fakturamatch. ILM-indkøb slutgodkender, hvorefter bestillingen sendes til leverandør. 2 4 6 Bestillingen sendes efter godkendelse til anvisning hos den/de personer, som anviser for den pågældende afdeling. Bestillinger afgivet inden kl. 10.00 behandles så vidt muligt samme dag. Anviseren Ved afvisning går bestillingen retur til afdelingen for yderligere oplysninger eller besked om, at varen skal bestilles på en anden måde. 1 3 5 7 Revideret den 27.03.09

11. Hospitalsenheden VestFakturabehandling Faktura går i fakturapulje for det enkelte afsnit. Er der ikke match. Hvad er årsagen? 1 Faktura indlæses i ØS2000 2 Tjek for match 1 4 JA NEJ Faktura tjekkes i systemet om der er overensstemmelse til den afgivne ordre. Undersøg årsagen til, at varen ikke er varemodtaget. 3 4 OK Faktura betales Der skal foretages manuel behandling af faktura 4a 2 4a Manglende varemodtagelse Er der match går fakturaen direkte til betaling Der tillades en afvigelse på prisen per konto (f.eks. Kontorartikler, lægelige artikler) på kr. 100. (Dog maks. 100%) Undersøg hvad årsagen til prisforskellen er, aftaleændring, anslået pris, fejlfakturering. 4b Prisfejl 3 4b Revideret den 27.03.09