PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ EĞİTİMİ

1. PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ EĞİTİMİ Eylül 2013

2. AJANDA • Gün • Proje Döngüsü Yönetimi • Proje Grup Çalışmaları • Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı ve Planlama • Proje Grup Çalışmaları • 2. Gün • Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı ve Planlama • Proje Grup Çalışmaları • Toplumsal Kalkınma Hibe Programı Tam Başvuru Hazırlama Eğitimi • 3. Gün • Toplumsal Kalkınma Hibe Programı Tam Başvuru Hazırlama Eğitimi • Toplumsal Kalkınma Hibe Programı Bütçe Hazırlama eğitimi

3. EĞİTİMDEN BEKLENTİLER????

4. Mantıksal Çerçeve Yaklaşamını özümseyerek Toplum Kalkınması Hibe Programına , kaliteli hazırlanmış, uygulanabilir ,projeler ile başvurmak • Başvuru Rehberi 22. Sayfadaki Değerlendirme çetveli

5. Belirli bir yerde, belirli bir zaman ve bütçe çerçevesinde, bir başlama ve bitiş noktasına sahip, hedeflenen belirli amaçlara ulaşılmasını sağlayacak olan faaliyetler topluluğudur. Proje nedir?

6. 1. Kapsam Kalite (yeni) Risk (yeni) 2. Bütçe 3. Zaman Projelerde 3 Kısıt • Üç Kısıtlama (Triple Constraints) + 2 Yeni • Projelerde 3 ana kısıt, Triple Constraints: • Belirlenen hedeflere ve şartnamaye uygun sonuçlara • Hedeflenen zaman aralığında • Öngörülen bütçe çerçevesinde ulaşarak faaliyetlerin tamamlanması

7. PROJE DÖNGÜSÜ Birproje fikrininortaya çıkmasından projenin tamamlanmasınakadar geçen süre içindeki tüm aşamalar.

8. Proje Yönetim Döngüsü Nedir? Mantıksal çerçeve yaklaşımı temeline dayanan, proje ve programların hazırlanması, uygulanması ve değerlendirilmesinde kullanılan bir yöntem ve sistematik bütünüdür.

10. Projeye ilişkin fikirlerin ortaya konması ve tasarlanması Proje Fikrinin Belirlenmesi Projenin teknik açıdan detaylı olarak tasarlanması Proje Fikrinin Analiz Edilmesi Projenin tutarlılığının, bütünselliğinin ve işlevselliğinin değerlendirilmesi ve teklifin yazılması ve bütçenin planlanması Projenin Planlanması Finansman sağlayacak kurum/ kuruluşlar tarafından projenin değerlendirilmesi ve finansmanın sağlanması Projenin Finansmanı Proje teklifinde öngörülen faaliyetlerin hayata geçirilmesi Projenin Uygulanması Projenin uygulanması sırasında ve proje bitiminde elde edilen sonuçların değerlendirilmesi Projenin İzleme ve Değerlendirmesi

11. Neden Proje Yönetim Döngüsü? • Mevcut durumun yetersiz analizi • Projelerin hedef gruplarla ilgili olmaması • Stratejik çerçevenin belirsizliği • Risklerin yeterince dikkate alınmaması • Kısa vadeli bakış açısı • Geçmiş deneyimlerin yeni projelerde dikkate alınmaması • Faaliyet tabanlı uygulama ve planlama • Doğrulanabilir olmayan proje çıktıları • Yetersiz proje dokümanları

12. PDY Temel İlkeleri • Proje Döngüsü Aşamaları- yapılandırılmış ve paylaşılan karar alma • Paydaş Odaklılık- karar alma süreçlerine paydaşların dahil edilmesi • Mantıksal Çerçeve Planlaması – kapsamlı ve sürekli analizler • Sürdürülebilirlik – sağlanan faydanın kalıcılığının temini • Bütünsel Yaklaşım- dikey bütünsellik ve standartlaştırılmış dokümanlar

13. MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI

14. Proje Döngüsü Yönetimi: Kurum tarafından tanımlanan uygulama ve karar alma sürecidir Mantıksal Çerçeve yaklaşımıProje Yönetme Method ve araçları

15. MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI Proje analiz, planlama ve uygulama aracı: • Farklı seviyelerdeki hedefler arasındaki sebepsel ilişkiyi kurar • Hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının kontrol eder • Proje kontrolü dışında kalan ve başarıyı etkileyecek riskleri dikkate alır

16. MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI • NEDEN: Projenin neden gerçekleştirildiği (Projenin Kapsamı) • NE: Projenin neyi başarmasının beklendiği (Projenin Kapsamı ve Göstergeler) • NASIL : Projenin bunu nasıl başaracağı (Faaliyetler ve Araçlar) • HANGİ:Projenin başarısı için hangi dışsal faktörlerin önemli olduğu (Varsayımlar) • NEREDE:Projenin başarısının değerlendirilmesi için gerekli bilginin nereden bulunacağı (Doğrulama Kaynakları) • HANGİ:Projeyi uygulamak ,için hangi araçların gerekli olduğu (Girdiler) • NE KADAR:Projenin maliyetinin ne kadarolacağı (Bütçe) • HANGİ: Projenin başlayabilmesi için hangi unsurların yada şartların gerçekleştirilmesinin gerektiği(Ön koşullar)

17. Proje Genel Hedefi Projenin Amacı • Sonuçlar • Faaliyetler Objektif Olarak Doğrulanabilir Göstergeler Müdahale Mantığı-Projenin Kapsamı Doğrulama Kaynakları Varsayımlar • Araçlar • Maliyet Ön-koşllar

18. ANALİZ AŞAMASI PLANLAMA AŞAMASI Projeden olumlu /olumsuz ve doğrudan /dolaylı olarak etkilenecek grupların belirlenmesi Paydaş Analizi Mantıksal Çerçeve Matrisi Proje yapısının tanımlandığı, içsel mantığının test edildiği, hedeflerin ölçülebilir terimlerle tanımlandığı tablonun oluşturulması Sorun Analizi Sorunların belirlenmesi ve aralarında neden-sonuç ilişkisinin kurulması Belirlenen sorunlardan hareket ederek hedeflerin belirlenmesi Hedef Analizi Faaliyet Planlaması ve Bütçe Faaliyetlerin sırasının, birbirleriyle olan bağlarının, zamanlamalarının ve sürelerinin belirlenerek planlanması Strateji Analizi Hedeflerin gerçekleştirilmesi için olası stratejilerin belirlenmesi Faaliyet planından hareket ederek olası giderlerin belirlenerek bütçenin hazırlanması

19. Projeler ve Faydalanıcıları Paydaş Analizi Nihai Faydalanıcılar Hedef Grup Proje Desteği

20. Adım1: Paydaş (İlgili Taraflar) Analizi Niçin Yapılır? • Şahısları, grupları ve organizasyonları projeyle ilgilerine göre belirlemek • Bunların proje için önemli olan beklentilerini, katkılarını, risk unsurlarını tanımlamak • Uygun Hedef ve stratejilerin seçimine katkıda bulunur • Farklı grupların ihtiyaçların belirlenmesine katkıda bulunur (i.e azınlıklar,engelliler) • Potansiyel catışmaları ve risklerin belirlenmesinde yardımcı olur Paydaşlar Kimlerdir? • Proje ile ilişkisi olan kişiler, gruplar, kurumlar ya da işletmeler. • Paydaşlar, doğrudan ya da dolaylı biçimde proje sürecinden ve sonuçlarından olumlu ya da olumsuz biçimde etkilenecek olanlardır. • Birincil ve İkincil Paydaşlar Kimlerdir? Paydaş Analizi

21. Paydaş Analizi Paydaş Analizi Paydaşlar Analizi • Proje ile bir bağı olan kişileri, grupları, örgütsel yapıları tanımlar, • Proje açısından önemli olabilecek grupların ve kişilerin çıkarlarını ve beklentilerini tanımlar. Paydaşlar Analizi için yapılması gerekenler • Temel grupları/kişileri tanımla • Sınıflandır (yararlanıcılar, uygulayıcılar, vs) • Karakteristik özelliklerini belirle ve analiz et • Proje açısından sonuçları tanımla

22. Paydaşlarını Katılımı • Projelerin sosyal, ekonomik ve politik gerçeklere yaklaştırılmasını sağlar • Sahiplenme duygusunu arttırır • Projenin ilgilililiğini verimliliğini ve sürdürülebilirliğini arttırır • Yerel Kapasitenin güçlendirilmesini sağlar • Sivil Toplum ve demokratik süreçlerin gelişimine katkıda bulunur. Paydaş Analizi

23. Terminoloji: • Paydaşlar: Projenin doğrudan veya dolaylı, olumlu ya da olumsuz olarak etkilediği ya da etkilendiği bireyler veya kurumlar (potansiyel yandaş, destekçiler; potansiyel karşıtlar, projeden zarar görme riski taşıyanlar; etkin proje tarafı olabilecek gruplar) • Yararlanıcılar: Projenin uygulanmasından bir şekilde yarar sağlayanlar • Hedef grup(lar): Projenin amacı seviyesinde projeden olumlu yönde etkilenecek grup veya oluşumlar • Nihai yararlanıcılar: Toplum veya sektör seviyesinde, uzun vadede projeden yarar sağlayacak olanlar • Proje ortakları: Projeyi uygulayanlar Paydaş Analizi

24. Paydaş Analizi • Eş Başvuru Sahibi (Co-applicant) • Proje teklifini başvuru sahibi ile birlikte sunan ve bu hibe çağrısı özelinde mutlaka olması gereken ortak kuruluştur. • Özellikleri: • Proje faaliyetleri kuruluşun görev, yetki ve faaliyet alanı içerisinde olmalı • Projenin hazırlığına ve yönetimine katılabilir, hibeden yararlanabilir. • Hibe Rehberinde Başvuru Sahibi için belirtilen koşulların tümüne sahip olmalıdır.

25. Bağlı Kuruluşlar (Affiliated entities) • Proje uygulaması için bir araya gelen tüzel kişiliklerin oluşturmuş oldukları yapı. • Projeden bağımsız olarak sermaye veya yasal açıdan başvuru sahibi ile bağlantısı olan yapılar • Özellikleri: • Hibe Rehberinde Başvuru Sahibi için belirtilen koşulların tümüne sahip olmalıdır. • Projenin hazırlığına ve yönetimine katılabilir ve gerekli koşulları sağlaması halinde harcamaları proje bütçesinden karşılanabilir. Paydaş Analizi

26. Paydaş Analizi İştirakçiler (Associates) Uygunluk kriterlerini karşılamayan kuruluşlar da projeye, projenin güvenilirliğini ve sürdürülebilirliğini artırmak amacıyla, iştirakçi olarak katılabilirler. Ancak; proje dahilindeki harcırah ve seyahat masrafları dışında hibeden yararlanamazlar.

27. Paydaş Analizi Alt Yükleniciler (Contractors) Satın alma kuralları çerçevesinde mal ve hizmet alımı yapılacak olan kuruluşlardır. Eş başvuru sahipleri ve bağlı kuruluşlar alt yüklenici olamaz.

28. Bu aşamada kendimize sormamız gereken sorular: Değiştirmek istediğimiz, istemediğimiz ya da sorun olarak gördüğümüz şey nedir? Bu sorunun kaynağı nedir? Sorunlar arasında neden-sonuç analizi yapıldı mı? SORUN ANALİZİ Sorun Analizi

29. Sorun Analizi Tanım: Var olan bir durumun olumsuz yönlerini belirler ve belirlenen sorunlar arasındaki “neden-sonuç” ilişkisini kurar. Amaç: Paydaşların öncelik verdiği ve aşmak istediği gerçek dar boğazların belirlenmesi.

30. Sorun Analizi • Sorun Ağacının Oluşturulması Adımları: • Paydaşların önceliği olan sorunlar konusunda beyin fırtınası yapılması • Belirlenen sorunlardan bir başlangıç sorunu (temel sorun) seçilmesi • Başlangıç sorunuyla ilgili olan sorunların aranması • Neden-sonuç hiyerarşisinin oluşturulmaya başlanması • Başlangıç sorununa doğrudan etki eden sorunlar aşağıya yazılır • Başlangıç sorunun doğrudan etkisi olan sorunlar yukarı yazılır • Tüm diğer sorunlar aynı şekilde yerleştirilmesi. Eğer iki ya da daha fazla neden birleşerek bir sonuç doğuruyorsa aynı seviyeye yerleştirilir. • Sorunların neden-sonuç oklarıyla birleştirilmesi • Şeklin gözden geçirilmesi ve geçerliliğin onaylanması

31. Sorun Analizi Tamamlanan sorun ağacı var olan olumsuz durumun özet bir resmini çizer. Birçok açıdan sorun analizi, proje tasarımının en kritik aşamasıdır ve takip eden diğer analizlere de yön verir.

32. SORUN AĞACI • SONUÇLAR • NEDENLER

33. Sorun Ağacı ile Sorun Analizi ANA SORUN SONUÇ ALT SORUN 2 ALT SORUN 1 NEDEN KÖK SORUNLAR

34. Problem Ağacı– Örnek Neden Sonuç İlişkisi Oluşturulması SONUÇ Geleneksel Yöntemle avlanan balıkçıların gelirlerinin azaltılması Balık Stoklarındaki Azalma Avlanan Balıkların fiyatlarının düşük olması NEDEN İşlenmiş Balık Kalitesinin kötü olması Balıkların Doğal Yaşam Ortamının Bozulması Yasal Olmayan avıcıl ık Pazarlara Ulaşımdaki Güçlükler

35. Sorun Ağacı – Nehir Kirlenmesi Özellikle yoksul aileler ile 5 yaş altı çocuklar arasında suyla bulaşan hastalıkların sık görülmesi Nehir suyu kalitesinin bozulması Fabrikalarda arıtılan atık su çevre standartlarına uymuyor Nehire çok miktarda katı atık atılıyor Birçok konut ve fabrika atık sularını doğrudan nehre bırakıyor Nehri kirletenler kontrol edilmiyor Yerel halk, atık dökmenin tehlikesinin bilincinde değil Mevcut yasal düzenlemeler, atık suyun doğrudan deşarjını önlemek için yetersiz kalıyor Konutların %40’ı ve fabrikaların %20’si kanalizasyon şebekesine bağlı değil İl Çevre Müdürlüğü etkili değil ve sanayicilerle yakın bağlantı içinde Halkı bilgilendirme / eğitim programları yetersiz Çevre kirliliği siyasi ve sosyal öncelikler arasında değil Yerel yönetimde kötü planlama ve yetersiz düzeyde yatırım

36. Hedef Analizi • Tanım: • Belirlenen sorunlar aşıldığında gelecekte oluşacak durumu tanımlayan, • Hedefler hiyerarşisini doğrulayan ve • Araç- amaç ilişkilerini şekille gösteren yöntemsel bir yaklaşımdır. • Sorun ağacındaki olumsuz durumlar olumlu edinimler olarak ifadelendirilir ve çözümlere dönüştürülür. • Olumlu edinimler aslında hedeflerdir ve araç-amaç hiyerarşisi gösteren hedefler ağacıyla temsil edilir.

37. Hedef Analizi • Temel Adımlar: • Sorun analizindeki tüm olumsuz durumları istenen ve gerçekçi olarak ulaşılabilen olumlu durumlar olarak yeniden formüle edin • Hiyerarşinin geçerliliği ve tamam olmasından emin olmak için araç-amaç ilişkilerini kontrol edin • Gerekirse; • Cümleleri yeniden düzenleyin • Bir üstteki hedefin elde edilmesinde gerekli ise yeni hedefler ekleyin • Önemsiz veya uygun olmayan hedefleri silin

38. HEDEFLER ANALİZİ Hedef Analizi • AMAÇLAR • ARAÇLAR

39. Hedef Analizi Tamamlanan hedef ağacı gelecekte gerçekleşmesi istenen durumun özet bir resmini çizer. Hedef ağacının en temel gücü, potansiyel proje hedeflerinin analizini açıkça belirlenmiş öncelikli sorunlara dayandırmasıdır.

40. Hedef Ağacı – Nehir Kirlenmesi Özellikle yoksul aileler ile 5 yaş altı çocuklar arasında suyla bulaşan hastalıkların azalması Nehir suyu kalitesinin iyileşmesi Atık su arıtımı çevre standartlarına uygun Nehre atılan katı atık miktarının azalması Atık suyu doğrudan nehre bırakan konut ve fabrika sayısının azalması Kirleticiler etkili biçimde kontrol ediliyor Halk, atık dökmenin tehlikeleri konusunda daha bilinçli Atık suyun direkt deşarjını önlemekte etkili yeni yasal düzenlemeler oluşturulması Konutların ve Fabrikaların daha büyük bir yüzdesi kanalizasyon şebekesine bağlı Çevre Koruma Kurumu, daha etkili ve geniş bir paydaşlar kitlesinin çıkarlarına daha duyarlı Halkı bilgilendirme / eğitme programları oluşturulması Kirleticiler etkili biçimde kontrol ediliyor Yerel yönetimde daha iyi planlama oluşturulması. Maliyet geri kazanım mekanizmaları

41. Strateji Analizi Hedef ağacındaki aynı türden hedef kümelerine stratejiler denir. Nasıl Yapılır? • Hedef ağacından arzu edilmeyen hedefler elenir • Bir proje oluşturacak olası alternatif stratejiler ortaya konur • Bir veya birden fazla strateji seçilir • Belirlenen kriterlere (maliyet, aciliyet, politik durum vb.) göre optimum stratejinin hangisi olduğunu konusunda değerlendirme yapılır • Projeyi oluşturacak stratejiye karar verilir • Proje Genel Amacı ve Proje Amacı net olarak ifade edilerek, projenin kapsamı belirlenir

42. Strateji Seçiminde Dikkate Alınacak Kriterler: Aciliyet Maliyetler Mevcut Kaynaklar, Potansiyel ve Kapasiteler Diğer Projeleri Tamamlayıcılık Farklı Paydaşların Bakış Açıları Verimlilik ve Etkinlik Eşitsizliklerin (Kadın-Erkek) Giderilmesine Katkısı Politik ve Sosyal Kabul Edilebilirlik / Yapılabilirlik Faydaların Gerçekleşme Zamanı Strateji Analizi

43. Strateji Analizi • Sorulacak Sorular: • Belirlenen tüm sorunlar veya hedeflere mi yönlenmeli yoksa birkaçı seçilmeli mi? • Üzerinde faaliyet gerçekleştirilebilecek olumlu fırsatlar nelerdir? • Yararların sürdürülebilirliğini sağlayacak ve istenen sonuçlara taşıyacak müdahale birleşimi nedir? • Projenin yerel sahiplenilmesi en iyi şekilde nasıl desteklenir? • Olası farklı müdahalelerin uygulanmalarındaki sermaye ve maliyetler nelerdir? • Hangisi en maliyet etkin seçenek? • Hedeflenen grupların ihtiyaçlarını en olumlu şekilde etkileyecek strateji hangisi? • Olası olumsuz etkiler nasıl bertaraf edilir?

44. Strateji Analizi • Bu aşama, birçok açıdan, en zorlayıcı aşamadır. • Çok sayıda bilginin sentezlenmesi ve sonrasında da en iyi uygulama stratejisinin belirlenmesini içerir. • Pratikte farklı paydaş çıkarlarını, politik talepleri ve kaynak olup olmaması gibi pratikteki kısıtları dengeleyecek şekilde bir dizi uzlaşma yapılması gerekir. • Eğer farklı müdahale seçeneklerinin değerlendirilmesi aşamasında üzerinde anlaşılan bir dizi ölçüt/kriter varsa strateji analizi kolaylaşır.

45. Strateji Ağacı ile Strateji Analizi Belirlenen Strateji

46. Özellikle yoksul aileler ile 5 yaş altı çocuklar arasında suyla bulaşan hastalıkların azalması Hedef Ağacı’ndan Strateji Analizi’ne Nehir suyu kalitesinin iyileşmesi Atık suyu doğrudan nehre bırakan konut ve fabrika sayısının azalması Atık su arıtımı çevre standartlarına uygun Nehre atılan katı atık miktarının azalması Atık suyun direkt deşarjını önlemekte etkili yeni yasal düzenlemeler oluşturulması Konutların ve Fabrikaların daha büyük bir yüzdesi kanalizasyon şebekesine bağlı Kirleticiler etkili biçimde kontrol ediliyor Halk, atık dökmenin tehlikeleri konusunda daha bilinçli Çevre Koruma Kurumu, daha etkili ve geniş bir paydaşlar kitlesinin çıkarlarına daha duyarlı Halkı bilgilendirme / eğitme programları oluşturulması Kirleticiler etkili biçimde kontrol ediliyor Yerel yönetimde daha iyi planlama oluşturulması. Maliyet geri kazanım mekanizmaları PROJE DIŞI SEÇİLEN STRATEJİ

47. Strateji’den Mantıksal Çerçeve’ye... Özellikle yoksul aileler ile 5 yaş altı çocuklar arasında suyla bulaşan hastalıkların azalması GENEL HEDEF Nehir suyu kalitesinin iyileşmesi PROJE AMACI Atık suyu doğrudan nehre bırakan konut ve fabrika sayısının azalması Atık su arıtımı çevre standartlarına uygun Nehre atılan katı atık miktarının azalması SONUÇLAR FAALİYETLER Atık suyun direkt deşarjını önlemekte etkili yeni yasal düzenlemeler oluşturulması Konutların ve Fabrikaların daha büyük bir yüzdesi kanalizasyon şebekesine bağlı Kirleticiler etkili biçimde kontrol ediliyor Halk, atık dökmenin tehlikeleri konusunda daha bilinçli Çevre Koruma Kurumu, daha etkili ve geniş bir paydaşlar kitlesinin çıkarlarına daha duyarlı Halkı bilgilendirme / eğitme programları oluşturulması Kirleticiler etkili biçimde kontrol ediliyor Yerel yönetimde daha iyi planlama oluşturulması. Maliyet geri kazanım mekanizmaları PROJE DIŞI SEÇİLEN STRATEJİ

48. Analiz aşamasında elde ettiğimiz verileri planlama sürecinde, mantıklı bir çerçeveye oturtmamız gerekir. Planlama süreci, projemizin hangi kaynaklarla, hangi sürelerde, kimler tarafından yapılacağını ortaya koyar. PLANLAMA SÜRECİ

49. ANALİZLERDEN PLANLAMAYA Paydaş, sorun, hedef ve strateji analizlerinin sonuçları mantıksal çerçevenin hazırlanmasına temel oluşturur. Tanım: Mantıksal Çerçeve Tablosu/Matrisi (MÇM) dört kolon ve dört sıradan oluşan, proje planının temel öğelerini özetleyen bir tablodur. Kaynak gereklilikleri (girdi) ve maliyetlerin (bütçe) belirlenmesinde temel oluşturur.

50. Mantıksal Çerçeve • Temel Öğeler: • Projenin hedefler hiyerarşisi (Proje Tanımı veya Müdahale Mantığı) • Projenin başarısına etki edebilecek temel dışsal etmenler (Varsayımlar) • Projenin başarımlarının nasıl izleneceği ve değerlendirileceği (Göstergeler ve Doğrulama Kaynakları)