2.51k likes | 5.24k Views
Proje Yönetimi . Leman Turkoglu, PMP Proje Yonetim Danismani. Leman Turkoglu. Egitim 1998 PMP (Project Management Professional - PMI ) 1988-1989 North Sydney Technical College - ‘Systems Analysis and Design 1981-1984 Boğaziçi Üniversitesi Bilgisayar Programlama
E N D
Proje Yönetimi Leman Turkoglu, PMP Proje Yonetim Danismani
Leman Turkoglu Egitim • 1998 PMP (Project Management Professional - PMI) • 1988-1989 North Sydney Technical College - ‘Systems Analysis and Design • 1981-1984 Boğaziçi ÜniversitesiBilgisayar Programlama • 1974-1981 Üsküdar Amerikan Lisesi Çalışma Hayatı: • Haziran.2009 Serbest - Proje Yonetim Danismani ve Proje Yoneticisi • 2002- 2009 Yapi ve Kredi Bankasi A.S. - Teknoloji Koordinatoru, Program Yoneticisi, Cozum Yoneticisi, Proje Yoneticisi • 2000- 2002 SunGard Business Integration Zurih,Isvicre - Proje Yoneticisi • 1997- 2000 Yapi ve Kredi Bankasi A.S. - Y2K Program Yoneticisi, Proje Ofisi Yoneticisi, Proje Yoneticisi • 1996-1997 Siemens NixdorfTurkiye – Finans Sektoru Bolum Muduru • 1991- 1996 Yapi ve Kredi Bankasi A.S. - Otomasyon Bolumu Bireysel Bankacilik Birim Yoneticisi • 1989- 1991 State Bank of N.S.W. Sydney,AUSTRALIA - Sistem Analist • 1987- 1989 Electricity Commission of N.S.W., Sydney, AUSTRALIA Analist Programci • 1986-1987 Sibernetik Sistemler - Analist Programci, Egitmen • 1985- 1986 Elsan AS. Analist Programci • 1984- 1985 Dogus Holding Programci
Gündem • Proje • Projenin Temel Unsurlari • Proje organizasyonu ve Temel roller • Proje evreleri • Proje Yonetimi • Proje Yonetim Surecleri • Yontemler • Araclar • Program ve Program Yonetimi • Kaynak bilgi • Soru/Cevap
PROJE NEDİR ? • Belirli kaynakları tüketerek bir ürün, hizmet veya belirli bir sonucun elde edilmesine yönelik olarak; • belirli bir zaman diliminde , • özgün ve ilk olarak • geçici Olarak gerçekleştirilen faaliyetlerden olusan bir girisimdir. • Proje Tipleri • Sosyal ve kültürel projeler • Sivil toplum geliştirme projeleri • Kültür projeleri • AR-GE ve yenilik projeleri • Bilimsel projeler • Araştırma projeleri • Geliştirme projeleri • INOVASYON – yenilik projeleri
PROJELERİN ÖZELLİKLERİ • Bir ihtiyaçtan doğmalı ve bu ihtiyacı karşılamayı hedeflemelidir. Problemler hedeflere, hedefler faaliyetlere dönüştürülür. PROBLEMLER HEDEFLER FAALİYETLER 6
Proje’nin Temel Unsurları ZAMAN Maliyet / Kaynak PROJE KAPSAMI (Çıktılar) KALİTE
Projeorganizasyonu ve Temel Roller Kurumiçi Bölüm/Birimler Altyükleniciler Proje Yönlendirme Kurulu Kurum/Proje Üst Yönetimi Müşteri / Kullanıcılar Diğer Kurumlar Proje Diğer Projeler Bilişim Teknolojileri Denetçiler (Kalite güvence, Güvenlik vb) Tedarikçiler Proje Ekibi Proje Paydaşları
Projeorganizasyonu ve Temel Roller Proje Yönlendirme Kurulu Üst düzey yöneticiler ve Proje Yöneticisinden oluşur. Projenin ilerleyişini izler, gerektiğinde destek sağlar, gerektiğinde kararları alır, başarısını değerlendirir. Proje Sponsoru Proje için gereken finansmanı sağlar Projedeki önemli kararlara imza atar Önemli sorun ve risklerin çözümünde destek olur Proje Sahibi Projede günlük bazda alınması gereken kararları verir Günlük bazdasorun ve risklerin çözümünde destek olur
Projeorganizasyonu ve Temel Roller Proje Yöneticisi :Bir projeyi mümkün olan en yüksek üretkenlik, en düşük belirsizlik ve risk ile yürütmek üzere görevlendirilir. Projeyi zamanında bütçe dahilinde ve üzerinde anlaşılan şartlara göre teslim etmek üzere projeyi sevk ve idare edecek kadar hem sorumluluk, hem de yetki sahibi olmalı, üst yönetim tarafından desteklenmelidir. Proje ekibinin; hangi niteliklere sahip kişilerden oluşacağını belirler, görev ve sorumluluklarını bildirir, ekibin gerekli kaynaklara ulaşmasını ve gerekli eğitimi almasını sağlar, proje ile ilgili görevlerini yerine getirmelerini sağlar, ekibini hedeflere ulaşmak için motivasyon, cesaret ve yönlendirmeyi sağlar.
Projeorganizasyonu ve Temel Roller Proje Ekibi Ortak bir amacı ve hedefi paylaşırlar. Birlikte ve yardımlaşarak hedefe yönelik çalışırlar. Projenin belirli işlerini yerine getirerek amaç ve hedeflere erişmek üzere taahhütlerde bulunurlar. Çeşitli disiplin ve inanıştaki insanlar aynı ortak çaba üstündeodaklanırlar. Proje yöneticisine, projeye bağlılık ve inançları tamdır. Takım ruhu ve yüksek morale sahiptirler. 11
Proje Yönetimi Nedir? Belirli bir amacın gerçekleştirilmesi için tamamlanması gereken işlerin Planlanması, Organizasyonu, Uygulanması İzlenme ve kontrol edilmesi sürecidir.
PROJE YÖNETİMİNİN YARARLARI Amaçlara ve hedeflere ne zaman ve nasıl ulaşılacağını önceden belirler. Zaman planlaması yapılmasını zorunlu kılar. Maliyet önceden belirlenir. Kaynaklar önceden belirlenir. Kullanılacak teknoloji belirlenir. Kontrol sisteminin kurulmasını sağlar. Belirli bir iş bölümü yapılmasını sağlar. Proje üyelerini çok yönlü geliştirir.
Proje Evreleri nelerdir ? İzleme ve Kontrol Raporlama Gözden geçirme Başlatma Süreci Bitirme Süreci Kapanış Planlama Başlangıç Proje Değerlendirme
Proje Yönetimi Bilgi Alanlari Başlatma Süreci Bitirme Süreci Butunlesik Proje Yönetimi Proje Kapsam Yönetimi Proje Zaman Yönetimi Proje Maliyet Yönetimi Proje Kalite Yönetimi Proje İnsan Kaynakları Yönetimi Proje İletişim Yönetimi Proje Risk Yönetimi Proje Tedarik Yönetimi
Proje Yönetim Süreçleri Bütünleşik Proje Yönetimi Proje Kapsam Yönetimi Proje Zaman Yönetimi • Proje Berat Dokümanını Hazırla • Proje Yönetim Planını Hazırla • Projeyi Yürüt ve Yönet • Projeyi İzle ve Kontrol Et • Değişiklikleri Yönet • Projeyi /Fazı Kapat • Talepleri toparla • Kapsamı Tanımla • İş Kırılım Yapısını Çıkar(WBS) • Kapsamı Doğrula • Kapsamı Kontrol Et • Etkinlikleri Tanımla • Etkinlikleri Sırala • Etkinlik Kaynaklarını Belirle • Etkinlik Sürelerini Belirle • İş Programını Geliştir • İş Programını KontrolEt Proje Maliyet Yönetimi Proje Kalite Yönetimi Proje IK Yönetimi • Maliyetleri Belirle • Bütçeleyi Belirle • Maliyeti Kontrol Et • Kalite Planını Hazırla • Kalite Planını Uygula • Kaliteyi KontrolEt • İK Planını Hazırla • Proje Takımını Oluştur • Takımı Geliştir • Takımı Yönet Proje İletişim Yönetimi Proje Risk Yönetimi Proje Tedarik Yönetimi • Paydaşları Belirle • İletişim Planını Hazırla • Bilgiyi Paylaş • Paydaş Beklentilerini Yürüt • Performansı Raporla • Risk Yönetimini Planla • Riskleri Tanımla • Niteliksel Risk Analizini Uygula • Niceliksel Risk Analizini Uygula • Riski Önlemlerini Planla • Riskleri İzle ve Kontrol Et • Tedarik Planını Hazırla • Tedarikçileri Bul • Tedarik Kontratlarını Yürüt • Tedarik Kontratını Kapat
Proje Yönetim Süreçleri - Bütünleşik Proje Yönetimi • Projelerde Bütünleştirme Yönetimi, projenin çeşitli bileşenlerinin doğru olarak koordine edilmesini sağlamaya yönelik süreçleri içerir. • Proje Duyurusunu (Berat Dokümanı) Hazırla (başlangıç) • Proje Yönetim Planını Geliştir (plan) • Proje Uygulamasını Yönet (uygulama) • Proje İşlerini İzle ve Kontrol Et (izleme ve kontrol) • Değişiklikleri Yönet (izleme ve kontrol) • Projeyi/Fazı Kapat (kapanış)
Proje Yönetim Süreçleri -Kapsam Yönetimi • Projede istenen ve üzerinde anlaşılan tüm aktivitelerin (daha eksik ya da fazla değil ) proje içinde başarı ile tamamlanması yönetimi • Talepleri Toparla (Plan) • Kapsamı Tanımla (Plan) • İş Kırılım Yapısını Çıkar(WBS) (Plan) • Kapsamı Doğrula (Kontrol) • Kapsamı Kontrol Et (Kontrol)
Proje Yönetim Süreçleri - Zaman Yönetimi • Projenin belirlenen zaman planına uymasının sağlanması yönetimi • Etkinlikleri(Aktiviteleri) Belirle(Plan) • Etkinlikleri Sırala (Plan) • Etkinlik Kaynaklarını Belirle(Plan) • Etkinlik Sürelerini Belirle(Plan) • İş Programını Geliştir(Plan) • İş Programını Kontrol Et (Kontrol)
Proje Yönetim Süreçleri - Maliyet Yönetimi • Projenin belirlenen ve onaylanan bütçe planına uymasının sağlanması yönetimi • Maliyetleri Tahminle (Plan) • Bütçeyi Belirle (Plan) • Maliyeti Kontrol Et (İzleme ve Kontrol)
Proje Yönetim Süreçleri - Kalite Yönetimi • Projenin belirlenen ihtiyaçlara cevap verecek ve kullanıcı memnuniyetini sağlayacak şekilde sonuçlanması yönetimi • Kalite Planını Hazırla (Plan) • Kalite Planını Uygula (Uygulama) • Kaliteyi Kontrol Et (İzleme ve Kontrol)
Proje Yönetim Süreçleri - İnsan Kaynakları Yönetimi • Projedeki tüm insanların proje ile birlikte verimli bir biçimde yönetilmesi ( tüm paydaşlar-sponsorlar, kullanıcılar, kişisel katkıda bulunan herkes ) • İnsan Kaynakları Planını Hazırla (Plan) • Proje Ekibini Oluştur (Uygulama) • Ekibi Geliştir (Uygulama) • Ekibi Yönet (Uygulama)
Proje Yönetim Süreçleri - İletişim Yönetimi • Projede zamanında ve gerektiğinde proje bilgilerini toplamak, yaymak, saklamak, düzenlemek gibi aktivitelerin yönetimi • Paydaşları Belirle (paydaşları açıkla)(başlangıç) • İletişim Planını Hazırla (plan) • Bilgiyi Paylaş (uygulama) • Paydaş Beklentilerini Yönet (uygulama) • Performansı Raporla (izleme ve kontrol)
Proje Yönetim Süreçleri - Risk Yönetimi • Projede karşılaşılabilecek riskleri tanımlama, analiz etme ve cevaplama yönetimi • Risk Yönetimini Planla (risklerin ne olduğunu bilmeye gerek yok)(plan) • Riskleri Belirle (plan) • Niteliksel Risk Analizini Uygula (plan) • Niceliksel (sayısal) Risk Analizini Uygula (plan) • Risk Önlemlerini Planla (plan) • Riskleri İzle ve Kontrol Et (izleme ve kontrol)
Proje Yönetim Süreçleri - Tedarik Yönetimi • Projede ihtiyaç olan ve alınması gerekli mal ve hizmetlerin tedarik edilme yönetimi • Tedarik Planını Hazırla (plan) • Tedarikçileri Bul (uygulama) • Tedarik Kontratlarını (sözleşmelerini) Yürüt (izleme ve kontrol) • Tedarik Kontratını Kapat (kapanış)
Proje Yönetimi Bilgi Alanlari Başlatma Süreci Bitirme Süreci Butunlesik Proje Yönetimi Proje Kapsam Yönetimi Proje Zaman Yönetimi Proje Maliyet Yönetimi Proje Kalite Yönetimi Proje İnsan Kaynakları Yönetimi Proje İletişim Yönetimi Proje Risk Yönetimi Proje Tedarik Yönetimi
PROJE BAŞLATMA SÜRECİ • Proje Yöneticisini Ata • Proje Duyurusu Oluştur Projenin başladığının ve proje yöneticisinin atandığının organizasyona duyurulduğu dokümandır. En az; • Proje Adı, • Proje Tanımı, • Proje Yöneticisi ve yetkilerini • Proje onay mercilerini içerir. Proje Yöneticisi tarafından hazırlanır. Proje Sponsor’u tarafından imzalanır. • Proje Paydaşlarını Belirle
PROJE PLANLAMA SÜRECİ (1) • Proje Yönetim Planını Hazırla (Bütünleşik Yönetim) • Proje Yonetim Plani asagidakileri icerir : • Kapsam Bildirimi, • Kapsam Yönetim Planı, • Kalite Yönetim Planı, • Risk Yönetim Planı, • Proje Planı, • Proje Maliyeti, • Kaynak Yönetim Planı, • Kritik Başarı Faktörleri • Proje Kapsamı ile ilgili Talepleri Topla (Proje Kapsam Yönetimi)
PROJE PLANLAMA SÜRECİ (2) • Kapsamı Belirle ( Kapsam) • Projenin kapsamının belirlendiği doküman en az asagidakilerin belirlenmesini sağlar. • Proje Amaçları • Ön Maliyet Tahmini, • Proje Kabul Kriterleri (proje çıktılarının neler olacağı ve bu çıktıların kabul kriterleri), • Hedefler, kısıtlar, varsayımlar • Ana iş Kalemleri ve Kilometre Taşları • İş Kırılım Yapısını Çıkar (Kapsam) • Aktiviteleri Tanımla (Zaman) • Projenin Ana İş Kalemlerinin detaylandırılmasıdır. Her aşamada aktiviteler ve çıktılar netleştirilir. • Aktivite süreleri tahmin edilir. • Başlangıç ve Bitiş zamanları Belirlenir. • Proje ekibiyle birlikte yapılır. • Kullanılan Yöntemler: • Deneyimli kişilerin görüşü • Benzer Tahminleme
PROJE PLANLAMA SÜRECİ (3) • Aktiviteleri Sırala (Zaman) Aktiviteler arası ilişkiler belirlenir.Proje ekibiyle birlikte yapılır. • Kullanılan Yöntemler: • Başlangıç Bitiş İlişkisi, • Bitiş Bitiş İlişkisi, • Başlangıç Başlangıç İlişkisi • Aktivitelere Kaynakları Ata (Zaman) • Aktivite Sürelerini Belirle (Zaman) • İş Programını Geliştir (Zaman) • Maliyetleri Tahminle (Maliyet) • Aktivitelerin maliyetleri tahminlenirken kaynak maliyeti ve malzeme maliyetinin hesaplanması ile projenin maliyetinin tahminlenmesi. • Kesin maliyetlerin konulması • Kullanılan Yöntemler: • Benzer Tahminleme • Uzman görüşü..
PROJE PLANLAMA SÜRECİ (4) • Bütçeyi Belirle (Maliyet) • Kaliteyi Planla (Kalite) • Proje ve Ürün kalitesinin ve kalitenin ölçümleme standartlarının belirlenmesi. • Proje kabul kriterlerinin, kalite kontrol metodlarının belirlenmesi. Kullanılan Yöntemler: • Kıyaslama, fayda/maliyet analizi ,v.b • İK Planını Geliştir (İnsan kaynağı) • İletişimi (İletişim Yöntemlerini) Planla (İletişim) • İletişim matrisi oluşturma, bilginin dağıtımının nasıl yapılacağının belirlenmesidir. Kullanılan Yöntem: • Proje Paydaşlarının (İsim, Soyisim, e-mail, telefon) • Ortam (Yazılı, sözlü,e-mail), • Dağıtım sıklığı (Haftalık, aylık, günlük),
PROJE PLANLAMA SÜRECİ (5) • Risk Yönetimini Planla (Risk) • Proje varsayımlarından ve aktivitelerden belirlenen pozitif ve negatif risklerin tanımlanmasıdır. • Negatif Riskler: • Riskten Kaçınma, • Risk Azaltma, • Riski Transfer etme, • Riski Kabul etme • Pozitif Riskler(Fırsatlar): • Yararlanma, • Paylaşma, • Geliştirme • Riski Kabul etme Kullanılan Yöntem: • Uzman Görüşü, • Anket düzenleme, • Grup içi fikir jimnastiği • Planların gözden geçirilmesi, • Teknik spesifikasyonları okuma • Ekip toplantıları
PROJE PLANLAMA SÜRECİ (6) • Riskleri Belirle (Risk) • Risk Kategorileri • Dışsal kestirilemeyen • Yönetmelik değişmesi • Dışsal kestirilebilen • Pazarda oluşan riskler • İçsel teknik olmayan • Yönetimin duyarsızlığı, beceriksizliği • Teknik • Tasarım kaynaklı, teknik şartname kaynaklı • Yasal • Sözleşme, diğer yasal uygulamalar • Risk Önlemlerini Planla(Risk) • Tedarik Yönetimini Planla (Tedarik)
UYGULAMA SÜREÇLERİ Proje Ekibini Belirle Ekibe Gerekli Yetkinlikleri Kazandır Ekibi Yönet Kaliteyi Güvence Altına Al (kalite denetimleri) Bilgiyi Paylaş Paydaş Beklentilerini Yönet Tedarik Sözleşmelerini Yap Proje Uygulamasını Yürüt ve Yönet
İZLEME VE KONTROL • Kontrol ve Değerlendirme, projedeki sapmaların azaltılması işlevini görür. • Değerlendirme belirli aralıklarda ve proje bitiminde yapılır. • Degerlendirme toplantilari; • Projenin belirli aşamalarında yapılır. Proje seyrini gözden geçirmek, proje hedeflerinin gözardı edilmemesini sağlayacak önlemler almak amacıyla yapılır. • Proje ile ilgili tüm kilit personel bir araya gelir. • Proje geniş bir bakış açısı ile ele alınır. • Projede değişiklik yapılması, yaptırımlar uygulanması gerekebilir. • Degisiklik istekleri; • Proje ile ilgili değişiklik istekleri olabilir. • Değişiklik yönetimi, Projenin gerçekleştirilmesi sırasında yada sistemin tümünün ya da elemanlarının işlevsel/ fiziksel özelliklerindeki herhangibir değişimin değerlendirilmesinin proje ile uyumu sağlanarak yapılır.
İZLEME VE KONTROL • Degisiklik kontrol sistemi ; • Değişiklik isteği açık olarak tanımlanır. Dayandığı nedenler belgelenir. • Değişikliğin proje çıktılarına olası etkileri incelenir. • Değişiklik isteği onaylanır. • Değişiklik proje planına eksiksiz olarak aktarılır. • Ürünü etkiliyor ise projenin tüm süreçlerine yansıtılır. • Değişikliğin maliyet,risk,kalite ve personel unsurları üzerindeki etkisi dikkate alınır. • Bu sorumluluk proje yöneticisine aittir. • Değişiklik istekleri için Değişiklik Kontrol Kurulu kurulması önerilir. • Bu kurul, ilgili üyelerin bulunduğu, küçük ve hızlı karar alacak yapıda olmalıdır. • Risk Izleme ve kontrol ; • Varsayımların geçerliliği, • Risk durumunun değişip, değişmediğinin izlenmesidir. • Kalan risklerin yönetilmesi, • İkincil risklerin yönetilmesidir. • Catisma Yonetimi • Problem Çözümü, • Uzlaşma, • Yatıştırma, • Çekilme, • Zorlama.
PROJE KAPANIŞI YENI PROJELER Proje dokümanlarının toplanması, Öğrenilmiş derslerin çıkarılması, Ekibin Dağıtılması Proje Tedarik Sözleşmelerinin Sonlandırılması.
Proje Yönetiminde Kullanılan Araçlar Proje Yönetiminin her aşamasında bilgisayar destekli araçlar, teknikler ve yöntemler kullanılır. En Temel Teknikler ve Araçlar: İş Kırılım Ağaçyapısı (Work Breakdown Structure, WBS) Çubuk Diyagramlar(Gantt Şeması) CPM PERT MS Project, excel gibi ürünler Raporlar
İş Kırılım Ağaç Yapısı Projede yapılması gereken tüm işlerin proje ekibi tarafından en ince detaylarına kadar çıkarılmış, hiyerarşik bir dökümüdür. Alt alta liste halinde: A Projesi 1.Proje aktivitesi 1.1. Alt Aktivite 1.1.1. İş adımı 1.1.1.1. İş alt adımı
İş Kırılım Ağaç Yapısı Project X Level 1 Faz 1 Faz 2 Alt proje Level 2 Çıktı Çıktı Level 3 Alt proje Çıktı Level 4 x x X: İş paketi
Kritik Yol (CPM) Kritik yol, projenin hesaplanmış bitiş tarihini belirleyen bir seri iştir. (Ya da tek bir iş). Kritik yol üzerindeki son iş tamamlandığında proje de tamamlanmış olur. Kritik yol en uzun yoldur. Kritik yol üzerindeki işler ve atanan kaynaklar projenin zamanında bitmesi için belirleyicidir. 43
Proje Planının yapılması ve izlenmesi sırasında cevaplanması gereken sorulardan bazıları Tüm proje ne zaman sonuçlanacaktır ? Projedeki kritik işlemler ve aktiviteler hangileridir? Sürelerinde küçük sapmalar olsa bile projenin bitiş tarihini etkilemeyecek işlemler ve faaliyetler ? Projenin belirlenen bir tarihte bitme olasılığı nedir ? Herhangi bir günde proje kontrol altında mıdır ?
ARA HEDEF(MİLESTONE)Çizgeleri Ara hedefler proje içindeki özel noktaları ve aşılmış işleri gösterir işarettir. () Bu işaretler süre ve kaynak göstermez. Ara hedeflerdir. Bir GANTT çizgesinde, birkaç ara hedef tanımlanarak projenin izlenmesine yarar sağlaması önerilir.
DEĞERLENDİRME TOPLANTILARI Projenin belirli aşamalarında yapılır. Proje seyrini gözden geçirmek, proje hedeflerinin gözardı edilmemesini sağlayacak önlemler almak amacıyla yapılır. Proje ile ilgili tüm kilit personel bir araya gelir. Proje geniş bir bakış açısı ile ele alınır. Projede değişiklik yapılması yada yaptırımlar uygulanması gerekebilir.
Riske Karşı Planlama Dört adımdan oluşur : 1. Riskleri ortadan kaldırmaya/azalmaya yönelik planlama, 2. Risk planının yürütülmesi, 3. Proje sonuçlarının değerlendirilmesi, 4. Alınan önlemler ile proje sonuçlarının belgelenmesi
PROGRAM NEDİR ? Başlatma Süreci Başlatma Süreci Başlatma Süreci Başlatma Süreci Bitirme Süreci Bitirme Süreci Bitirme Süreci Bitirme Süreci Proje n Proje 3 Proje 2 Proje 1 Tek bir hedefe yönelik olarak koordineli bir biçimde yönetilen projeler bütünüdür.
Ornek Uygulama Gelistirme Program ADIMLARI Program ve Risk Yönetimi Uygulama Aşaması Strateji Belirleme&Planlama Analiz Birim Testleri İş kararları ön-analizi İş Kararlarının kesinleştirimi Sistem EntegrasyonTestleri Proje Organizasyonu Test Senaryolarıhazırlama Test Stratejilerinin Belirlenmesi Kod gözden geçirmeleri Test OrtamlarıHazırlık Kullanıcı Kabul testleri Toplu Kullanıcı Kabul testleri Proje Planlama Araçların ve off-shore geliştirme ortamlarının hazırlanması Dış dünya Testleri Plan ve Bütçe Onayı Üretime geçiş Beklenmeyen Durum Planlaması Bütçe Onayı