Unidad IV

1. Unidad IV Tareas Contables y Administrativas

2. Cuenta, Folio y Voucher Cuenta Es un formulario donde se registra la información financiera y se acumula y totaliza. Hay cargos y pagos, los cargos se asientan como débito y los pagos como crédito. • Una cuenta de un huésped es un registro de transacciones financieras que ocurren entre el huésped y el hotel. • Cuenta corriente son cuentas de empresas se registran las transacciones de empresa, agencias, líneas aéreas, con las que el hotel tiene acuerdos especiales.

3. Folio • Es el registro de todas las transacciones que afectan el equilibrio de una sola cuenta. Cuando se genera una cuenta, se genera automáticamente un folio con base cero. Se ingresan los consumos y al momento de check out el folio vuelve a cero y se compensan todos los gastos contra el método de pago. • Folio del huésped: es la cuenta asignada a un individuo o hab. Y suele coincidir con el Nº de habitación. • Master folio es la cuenta asignada a mas de una persona generalmente utilizada para grupos. Las cuentas pueden tener mas de un folio

4. Voucher Es un comprobante o vale que emiten las agencias de viajes y que entregan a los clientes que han comprado el alojamiento en los hoteles de su preferencia, luego que han recibido de ellos el pago. Este comprobante tiene que se entregado en el hotel y servirá de comprobante que el huésped ya ha pagado el servicio de alojamiento.

5. Cuentas Es un formulario donde se registra la información financiera y es acumulada y totalizada Hay cargos y pagos. Los cargos se asientan como débitos y los pagos como créditos.

6. Caja y Fondo de caja Es un subdepartamento de recepción. Funciones básicas Cobro facturas , Recepción de recaudación, Pagos a terceros, Prestamos a clientes, Cambio de divisas, Fondo de caja Es la suma de dinero en efectivo con la que se abre la caja de cada turno y permite atender los movimientos del departamento. Debe ser recibido y entregado en cada turno con los controles y formularios que el hotel establezca como procedimiento.

7. Funciones del cajero • Recibir y entregar la caja en cada turno, comentando las novedades. • Cada operación efectuada debe ser registrada. • Emitir el listado de control de caja. • Conocer sobre las formas de pago admitidas en el hotel. • Cumplir con los procedimientos contables establecidos en cada hotel. • Rendir las facturas emitidas en el turno. • Rendir comprobantes de pagos realizados en el turno.

8. Auditor Nocturno Además de cumplir con las mismas tareas de los otros turnos, se ocupa de efectuar el cierre diario y su auditoria. Este procedimiento suele hacerse a la 1, 2 AM El cierre diario de operaciones se efectúa en forma automática consiste de una serie de pasos secuenciales. A medida que se van concretando, el sistema informático, va emitiendo listados e informes sobre las operaciones que se realizan en cada punto de venta. El proceso comienza con la carga automática de alojamiento a las hab ocupadas. Todos estos informes con controlados primero por el auditor y luego se entrega a el sector de finanzas para su control.

9. Tareas del auditor nocturno • Revisar los estados de cuenta de los huéspedes y verificar los créditos. • Controlar la correcta aplicación de tarifas y los folios según quien paga. • Verificar las noches gratis, descuentos, cortesía, recargos. • Verificar la existencia de vouchers. • Controlar los ticket emitidos por sectores del hotel y guardarlos en los folios correspondientes. • Controlar cuentas maestras. • Emitir listados de no show, e informar • Preparar check in del día siguiente.

10. Presupuesto y Forecast En todo hotel se hace un presupuesto de gastos e ingresos para el año siguiente. Se realiza por sectores, el de recepción va junto a housekeeping y lavandería. Cada sector estudia necesidades, gastos comunes y extraordinarios, necesarios para el año siguiente, lo cotiza y calcula la inflación según datos económicos del país. Ejemplo- Comunes: papelería, llaves de Hab, material de uso diario. En este caso el gtecalcula lo utilizado este año y aplica la inflación. Extraordinarios: compra o actualización de un sistema nuevo, compra de un carro de bell boys o doorman, uniformes. Todos estos pedidos se presentan en el presupuesto y se espera la aprobación o no para organizar su compra durante el año.

11. Forecast Su significado es el una previsión a 10 días. Es la proyección de una tendencia, identifica tendencias de un mercado. El presupuesto es un base de referencia para que puedas ejecutar un plan. Es un plan de gastos y costos a incurrir en un período determinado. Forecast es tendencias en base a promedios.