Dépôts institutionnels en Communauté Française de Belgique

1. Dépôts institutionnels en Communauté Française de Belgique Comité de pilotage 15 septembre 2006

2. Plan • Coordination • Etat d’avancement de l’Académie Wallonie-Bruxelles • Etat d’avancement de l’Académie Wallonie-Europe • Etat d’avancement de l’Académie Louvain

3. Coordination • Catalogue commun en BICfB • Rédaction du plan de travail • Organisation d’une réunion GT1 • Les trois Académies ont annoncé avoir implémenté les spécifications communes pour la compatibilité OAI • Plans d’implémentation 2006 • Deux plans reçus • Communication au sein du partenariat

4. Etat d’avancementAcadémie Wallonie-Bruxelles

5. AWB : plan d’implémentation 2006 6 grands axes: • Finaliser la base de la plate-forme (DISpace 1.0.) • Services à valeur ajoutée locaux (notamment une fonction de sortie automatique du CV) • Tester le DI (encodage courant avec les chercheurs et tests utilisateurs finaux)

6. AWB : plan d’implémentation 2006 • Continuer à remplir le DI (encodage rétrospectif des CVs des autorités) • Promouvoir le DI au sein de la communauté universitaire • Assurer la viabilité du DI (business plan)

7. AWB : DISpace 1.0. • Gros travail de programmationréalisé • Création des formulairesd'encodage • avec champs obligatoires et optionnels • incluant les métadonnées décrites au préalable de façon structurée et très précise (avec traitement du statut de la référence et des versions)

8. AWB : DISpace 1.0 • Fichiers d’autorité : • Noms d’auteur: sélection automatique et tri pour les auteurs ULB ; ajout de nouveaux noms d’auteur hors ULB • Titres de périodiques • Système d'authentification : • Construction basée sur le numéro de matricule • A remplacer ultérieurement par un système basé sur le mot de passe de l'adresse email ULB

9. AWB : DISpace 1.0 • Module de mise à jour et de suppression des items par les auteurs • Dialogue avec Romeo (en cours) • Interface de recherche : DISpace compatible SRW-SRU (bug à corriger) • site Web technique : http://bib3.ulb.ac.be/RDIB/DISpace/technical.html

10. AWB : services à valeur ajoutée • Sortie automatique des publications pour le CV • Application « CV Recherche » de la Cellule Recherche permettant au chercheur d’encoder toutes les données nécessaires au FNRS et à l’ULB. • Les Bibliothèques s’occupent de la partie « publications » • Création d’un premier format de référence bibliographique ULB, inspiré de la norme Z44-005 • Mappings entre métadonnées de DISpace, CV-type de l’ULB et formulaires à remplir au FNRS • Accord avec la Cellule Web pour la construction d’un outil d’exportation des données

11. AWB : services à valeur ajoutée • Formulation de propositions concrètes à construire sur base de DISpace • Bibliographie académique en ligne, listes envoyées sur le site Web de l’auteur, dans l’inventaire de la recherche,… • En attente de décision des autorités • Chargement du contenu dans Repec(pour l'économie) : échanges avec Thomas Krichel • Tests de remplissage automatique dans DISpace : prise de connaissance des logiciels BiBteX, Endnote, Reference Manager et Refworks.

12. AWB : remplissage du dépôt • Encodage des publications des autorités: • 18 CVs communiqués • 15 CVs encodés (2.100 références) par des bibliothécaires dans une base de données Access conçue à cet effet • Ajout d’autorités : ISBN/ISSN/Titre uniforme + matricules des auteurs ULB • En ce moment : recherche des fichiers (Romeo, Web, auprès des professeurs)

13. AWB : promotion • Accords avec plusieurs unités de recherche pour les tests • Nouvelle version des politiques intégrant des propositions concrètes à construire sur base de DISpace. • Lettres aux éditeurs : 40 politiques envoyées à Romeo

14. Etat d’avancementAcadémie Wallonie-Europe

15. AWE : plan d’implémentation Rédaction du plan d’implémentation pour l’année 2006 => 6 grands axes : A. Améliorations des fonctionnalités de l’interface B. Remplissage • Finalisation pour les deux premiers groupes cibles • Traitement des publications des autorités et de 2 nouveaux groupes • Objectif: + de 500 publications en texte complet fin 2006

16. AWE : plan d’implémentation • Implémentation et développement des services à valeur ajoutée D. Traitement des aspects juridiques • Mise en place d’un suivi des politiques d’éditeurs en matière de dépôt • Protection juridique de l’institution et du chercheur E. Finalisation des politiques • Finalisation de la définition des responsabilités • Analyse de la viabilité du projet • Elaboration d’une politique institutionnelle F. Promotion et mise en place d’une stratégie de communication

17. AWE : développements techniques • Traduction française de l'interface • Analyse des développements réalisés par l’AWB et de leur application au répertoire de l'Académie Wallonie-Europe • Installation du crosswalk BICfB pour la consultation fédérée de DSpace (en attente résultats des tests ULB) • Automatisation de l’identification des dépositaires (LDAP) : analyse des éléments techniques et fonctionnels

18. AWE : poursuite du remplissage • Publications des 2 premiers groupes-test(Cerm et Cyclotron - ULg) • ajout des mots clés auteurs, des mots clés et catégories du Web of Science • finalisation du fichier excel d’import avec mentions éditeurs obligatoires • recherche de versions fulltext via le web et transmission pour traitement OCR • contacts avec les deux groupes cibles pour la mise en place d’une fourniture systématique des nouvelles publications et méthodologie de suivi pour le remplissage prospectif.

19. AWE : poursuite du remplissage • Publications du 3ème groupe-test (Service d’Entomologie fonctionnelle et évolutive – FSAGx) • Contacts initiaux • Encodage des 608 publications du service dans un fichier intermédiaire de traitement • Vérification des autorisations de dépôt en cours • Récupération des tirés à part du service (1998-2005) et dépôt sur serveur ftp de 527 pdf

20. AWE : services à valeur ajoutée • Proposition de classification en fn du public ciblé en cours d’analyse • Sélection d’harvesters potentiellement intéressants – inscription en cours • Elaboration d’une proposition de catégorisation thématique du répertoire

21. AWE : aspects juridiques • Proposition de courrier à destination des éditeurs pour obtenir leurs politiques • Contacts pris avec les responsables du projet Sherpa afin d’incrémenter leur base de données • Réunions internes avec spécialiste ULg pour analyse des questions légales (en vue rencontre avec services juridiques ULg)

22. AWE : finalisation des politiques • Réflexions et rédactions de propositions pour : • Les étapes à suivre pour déposer un document • Le rôle des différents acteurs dans le processus de dépôt et de validation • La catégorisation des personnes habilitées à déposer dans le répertoire • La mise en place d’un dépôt obligatoire

23. AWE: promotion du répertoire • Document d’information et de sensibilisation des chercheurs • Aide (ébauche) • En lien avec le projet, le Recteur de l’ULg a donné via son blog, son point de vue sur le mouvement du Libre Accès.

24. Etat d’avancement Académie Louvain

25. AL : aspects techniques • Amélioration du processus de soumission • Métadonnées définies en interne • Formulaire de soumission Web pour Working Papers (UCL, FUNDP) • Séparation de la mise en forme et des textes pour permettre des traductions et des personnalisations • Corrections de données présentes • Traduction partielle des interfaces

26. AL : aspects techniques • Amélioration des interfaces de recherches • Résolution de problème de diacritiques • Mise en place d’un portail web avec une interface similaire au portail de BOREAL • Traduction partielle des interfaces • Développements • mise à jour de VITAL 2.1 • hiérarchisation des objets existants dans les collections ad hoc (Thèses FUNDP, Working Papers UCL, Thèses UCL, Test)

27. AL : aspects techniques • choix de la structure des Handles (URI identifiants uniques) • mise en place d'un script de veille pour vérifier le statut des applications (Apache, Fedora, Vital...) et signaler leur indisponibilité éventuelle sous forme de mail. • mise en route d'un service SRU/SRW • possibilité d'exporter les données aux formats METS et FOXML. • tests réalisés pour la manipulation d'objets multimédia • Mapping pour l’exposition des données selon les spécifications communes adoptées par le BICfB et premiers tests effectués

28. AL : services à valeur ajoutée • Indexation des données pour les moteurs de recherche • Mise en œuvre de pages spéciales pour les robots indexeurs

29. AL : politiques et déploiement • Politiques et procédures de soumission précisées • Déploiement général défini • Phase 1 (2006 – 2007): • entités supplémentaires approchées • Peut-être : numérisation et dépôt des publications de quelques personnalités • Phase 2 (2007 – ) : • généralisation du service et extension à des collections non-textuelles. • Phase 3: • Obligation du dépôt pour tous les articles de périodiques (à l’exception des Romeo blancs)