УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТИ ПО ОПЕРАТИВНА ПРОГРАМА “ОКОЛНА СРЕДА 2007 – 2013”

1. ЕВРОПЕЙСКИ СЪЮЗ ЕВРОПЕЙСКИ ФОНД ЗА РЕГИОНАЛНО РАЗВИТИЕ КОХЕЗИОНЕН ФОНД НАЦИОНАЛНА СТРАТЕГИЧЕСКА РЕФЕРЕНТНА РАМКА 2007 – 2013 УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТИ ПО ОПЕРАТИВНА ПРОГРАМА “ОКОЛНА СРЕДА 2007 – 2013” РЕШЕНИЯ ЗА ПО-ДОБЪР ЖИВОТ

2. ОРГАНИ, АНГАЖИРАНИ ВЪВ ФИНАНСОВОТО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛА НА ОП “ОКОЛНА СРЕДА” • Управляващ орган(дирекция “КПОС”, МОСВ); • Сертифициращ орган(дирекция “Национален фонд”, МФ); • Одитиращ орган(дирекция “ОСЕС”, МФ); • Орган за получаване на плащанията от ЕС (дирекция “Националенфонд”, МФ); • Междинно звено(дирекция “ФЕСОС”, МОСВ); • Орган за извършване на плащания към бенефициентите (дирекция “ФЕСОС”, МОСВ); • Вътрешен одит(Звено за вътрешен одит, МОСВ); • Бенефициенти.

3. СХЕМА НА ПОТОКА ОТ ИНФОРМАЦИЯ И ПЛАЩАНИЯ ПО ОП “ОКОЛНА СРЕДА” Европейска Комисия 7.Междинно/ окончателно плащане 7. Искане за плащане, сертификат и декларация за р-ди към EК 1. Аванс Сертифициране Сертифициращ орган - д-я “Национален фонд” Орган за получаване на плащания от ЕК - д-я “Национален фонд” 6. Искане за ср-ва; д-д по сертиф-я; декларация за допустимите р-ди и прогнози за плащане - ниво ОП. Верификация 3-то ниво УО за ОПОС - д-я “КПОС” в МОСВ 8. Лимит Верификация 2-ро ниво 5. Искане за средства; д-д за вериф-я; декларация за доп.р-ди; прогнози за плащания - ниво мярка. 9.Разпределение на лимит МЗ за ОПОС - д-я “ФЕСОС” в МОСВ 4. Искане за средства; доклади за напредък - ниво проект. 10.Плащане към бенефициента Вериф. 1-во ниво Бенефициент по ОПОС Движение на документите 3. Изплащане на фактури 2. Фактури Изпълнител Движение на плащанията

4. Бенефициента отговаря за ежедневното техническо, административно и финансово управление на проектите, одобрени за финансиране; • Създава система за добро финансово управление и контрол на ниво проект, която включва: • Ясно определяне и разделение на отговорностите във връзка с изпълнението на проекта; • Поддържане на адекватна счетоводна система за всички транзакции по проекта, одобрен за финансиране; • Създаване на условия за поддържане на адекватна одитна пътека на ниво проект и съхранение на документацията за проекта; • Наличие на процедури за гарантиране на точността и допустимостта на разходите по проекта; • Наличие на процедури за предотвратяване, разкриване и коригиране на нередности и за възстановяване на неправомерно платени суми на ниво проект. ЗАДАЧИ НА БЕНЕФИЦИЕНТА ПО ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ НА ОП “ОКОЛНА СРЕДА” (1)

5. Осъществява проверки на място за извършените строителни дейности/предоставените услуги/извършените доставки; • Попълва контролни листа за резултатите от извършените (1) документални проверки и (2) проверки на място; • Въз основа на проверката на констатациите от проверката, бенефициентът изготвя доклад от проверката на място • Разплаща се с изпълнителите със собственисредства/ предоставен аванс; • Подготвя ежемесечно: • Искане за средства на ниво проект; • Месечен доклад за напредък, включващ, доклад за проведените документални проверки и проверки на място и установените през месеца нередности; • Представя подготвените документи на МЗ в два екземплярав срок до 1-во число на месецапо пощата/куриер/лично. ЗАДАЧИ НА БЕНЕФИЦИЕНТА ПО ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ НА ОП “ОКОЛНА СРЕДА” (3)

6. Име и номер на проекта; • Информация за бенефициента (вкл. име, адрес, банкова сметка); • Дата на одобрение на проекта (дата на Решението на МОСВ за финансиране на проекта); • Дата на сключване на договора за финансиране на проекта между МОСВ и Бенефициента; • Месец, за който се отнася искането за средства; • Общ размер на направените разходи по проекта за съотв. месец, вкл.: • общ размер на допустимите разходи, които следва да се възстановят на бенефициента (вкл. Европейско и национално съ-финансиране); • общ размер на недопустимите разходи(разходите, които не могат да бъдат възстановени по ОП “Околна среда”); • Списък на съпровождащата документация (фактури, платежни нареждания и др.); • Име, длъжност и подпис на лицето изготвило и лицето одобрило искането за средства; • Дата на изготвяне на искането за средства и печат на бенефициента; КАКВО СЪДЪРЖА ИСКАНЕ ЗА СРЕДСТВА НА НИВО ПРОЕКТ

7. СЪДЪРЖА СЛЕДНАТА ИНФОРМАЦИЯ: • Вид разход; • Номер на фактура; • Дата на издаване на фактура; • Дата на плащане; • Форма на плащане; • Наименование на дейността/стоката/услугата, която е фактурирана; • Стойност на декларираните разходи по всяка фактура и всяко разходно перо, вкл.: • Размер на допустимите разходи по всяка фактура и всяко разходно перо (в т.ч. ЕС и национално съ-финансиране); • Размер на недопустимите разходи по всяка фактура и всяко разходно перо.; СЪДЪРЖАНИЕ НА ЗАЯВЕНИТЕ ЗА ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ РАЗХОДИ КЪМ ИСКАНЕТО ЗА СРЕДСТВА

8. ДОПУСТИМИТЕ РАЗХОДИ СЛЕДВА ДА ОТГОВАРЯТ НА СЛЕДНИТЕ УСЛОВИЯ : • да са извършени срещу съответните разходооправдателни документи (фактури и/или други документи с еквивалентна доказателствена стойност); • да са действително извършени и платени през периода за допустимост на разходите – 01.01.2007г. - 31.12.2015г. • да са извършени според принципите за добро финансово управление; • да са отразени в счетоводната и данъчната документация на бенефициента и да могат да се проследят въз основа на ефективно функционираща одитна пътека; • да са базирани на единични цени, които не надвишават фиксираните в договора за обществена поръчка цени; • да не са финансирани по друг проект, програма или схема, финансирана от публични средства, средства от националния бюджет и/или от бюджета на ЕО. • да са извършени в парична форма; • те трябва да отговарят на всички общи изисквания за допустимост по Постановление № 249 за допустимост на разходите ДОПУСТИМИ РАЗХОДИ

9. Всички декларирани разходи са извършени единствено във връзка с изпълнението проект <…………>; • Всички декларирани разходи са извършени в съответствие с договор за финансиране на проект <…………>, сключен между бенефициента и МОСВ; • Всички декларирани разходи са допустими съгласно изискванията на (1) Регламентите на ЕС и (2) Националните правила за допустимост на разходите; • Извършени са необходимите проверки на фактурите, представени от изпълнителите; • Всички строителни дейности/продукти/услуги са извършени/доставени в съответствие с изискванията на договор за финансиране на проект <……………>, сключен между Бенефициента и МОСВ; • Спазени са изискванията по отношение на одитната пътека; • Документацията по проекта се съхранява в съответствие с Наръчника за ОП “Околна среда”; • По отношение на декларирането разходи: • Не са установени нередности, или; • Установени са нередности, докладвани в съответствие с изискванията. СЪДЪРЖАНИЕ НА ДЕКЛАРАЦИЯ ЗА ВЕРИФИКАЦИЯ НА БЕНЕФИЦИЕНТА

10. ЗАДАЧИ НА МЗ ПО ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ НА ОП “ОКОЛНА СРЕДА” (1) • Получава ежемесечно съответната документация от бенефициента; • Осъществява проверки на 100% от предоставената от бенефициента документация (в т.ч. върху представените фактури), включително: • Формална проверка; • Проверка за допустимост; • Проверка за достоверност; • Осъществява проверки на място върху проекти ; • Обобщава получената от бенефициента документация на ниво процедура;

11. ЗАДАЧИ НА МЗ ПО ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ НА ОП “ОКОЛНА СРЕДА” (2) • Подготвя ежемесечно: • Искане за средства на ниво процедура; • Доклад за верификация на ниво процедура; • Декларация за допустимите разходи на ниво процедура; • Финансов отчет на ниво процедура (при липса на искане за средства). • Представя горепосочените документи на УО до 1-во число на следващия месец; • Осъществява разплащане с бенефициента въз основа на лимит разпределен от УО на ОПОС. • Срок за разплащане – 10 работни дни от разпределяне на лимит.

12. ЗАДАЧИ НА УО ПО ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ НА ОП “ОКОЛНА СРЕДА” (1) • Получава ежемесечно съответните документи от МЗ; • Осъществява документални проверки върху извадка от получената документация от МЗ. • При необходимост, осъществява проверки на място върху: • проекти/бенефициенти • работата на МЗ; • Поддържа информация за всички проведени верификации и за резултатите от тях; • Обобщава информацията от получените от МЗ документи на ниво приоритет и на ниво ОП;

13. ЗАДАЧИ НА УО ПО ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ НА ОП “ОКОЛНА СРЕДА” (2) • Подготвя ежемесечно: • Искане за средства на ниво ОП; • Доклад по сертификация на ниво ОП; • Декларация за допустимите разходи на ниво ОП; • Финансов отчет на ниво ОП (при липса на искане за средства) • Представя документите на СО до 15-то число на съответния месец; • Представя на СО до 31 януари на годината прогноза за исканията за плащане по ОП за текущата и следващата финансова година; • Представя при поискване от СО и друга информация във връзка с финансовото управление и плащанията в определените за това срокове.

14. Установяване на писмени процедури във връзка с изпълнението на проекта; • Ясно определяне и разделение на задачите и отговорностите във връзка с изпълнението на проекта; • Система за вътрешен контрол на ниво проект, преди одобрението/оторизирането на разходи и документи вкл. попълване на контролни листа; • Установяване и поддържане на адекватна одитна пътека на ниво проект; • Установяване на правила за регистрация, съхранение и архивиране на документите свързани с изпълнението на проекта; • Обучение на служителите ангажирани в изпълнението на проекта, в частност по отношение на нередности. ПРЕДОТВРАТЯВАНЕ НА НЕРЕДНОСТИ – ЗАДЪЛЖЕНИЯ НА БЕНЕФИЦИЕНТА

15. РЕГИСТРИРАНЕ НА НЕРЕДНОСТИ – ЗАДЪЛЖЕНИЯ НА БЕНЕФИЦИЕНТА • Осигуряване на регистрацията/вписването на всички подозрения за нередности и разкрити нередности на ниво проект; • Поддържане на досиета за нередности, които включват: • доклади за нередности; • документи за извършени разследвания; • кореспонденция касаеща нередността; • информация за съдебни процедури; • Поддържане на регистър за нередности, който включва: • информация за нередността (номер, проект, лице/орган, разкрил нередността); • развитие на случая; • финансова информация (платени суми; подлежащи на плащане суми; суми за възстановяване; възстановени суми; лихви)

16. Предварителен контрол, осъществяван от Агенцията по обществени поръчки съвместно с Управляващите органи/ Междинните звена по оперативните програми върху процедури за обществени поръчки, чиито стойности са равни или по-високи от предвидените по чл. 45 а на ЗОП /чл.69 от Директива 2004/17/ЕО и чл. 78 от Директива 2007/18/ЕО/, и които се финансират със средства от европейските фондове. АГЕНЦИЯТА ПО ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ: • осъществява контрол върху съответствието с изискванията на ЗОП на решенията за откриване, обявленията и документацията за възлагане на обществени поръчки и • участва с наблюдатели в заседанията на оценителната комисия, които наблюдатели подготвят доклад за законосъобразността на работата при избор на изпълнител по ЗОП НОВИТЕ ИЗМЕНЕНИЯ НА ЗОП В КОНТЕКСТА НА ОПЕРАТИВНА ПРОГРАМА “ОКОЛНА СРЕДА 2007 – 2013” (1)

17. Съгласно чл. 20а, ал. 3 от ЗОП УО/МЗ: • осъществява контрол за съответствие на техническите спецификации от документацията със специфичните изисквания на съответните нормативни актове, както и за съответствие с одобрения проект по оперативната програма – предварителен доклад • участва с експерти като членове в комисиите за провеждане на обществени поръчки • съгласува проекта на решението за избор на изпълнител на обществена поръчка • Предварителният доклад се изготвя от външни експерти, които се определят с обществена поръчка от УО/МЗ на оперативната програма. Експертът подготвил доклада участва като член или консултант в комисията за провеждане на процедурата по ЗОП • В случай, че в докладите на наблюдателя на АОП или на представителя на УО/МЗ са направени констатации за незаконосъобразност, те включват и препоръки за тяхното отстраняване • При неизпълнението им, УО отказва финансиране на съответния проект НОВИТЕ ИЗМЕНЕНИЯ НА ЗОП В КОНТЕКСТА НА ОПЕРАТИВНА ПРОГРАМА “ОКОЛНА СРЕДА 2007 – 2013” (2)

18. МОНИТОРИНГ И ДОКЛАДВАНЕ – ОЦЕНКА НА РИСКА Извършва се от Отдел “МД” в УОвъз основа на определени рискови фактори и специфични особености на проектите: стойност на проектите и % искана безвъзмездна помощ; сложност на проектите – едно-, дву- или многокомпонентност; вид на проектите - включени мерки (ТП или инфраструктура); получени точки от оценителната комисия; вид на препоръките от доклада за капацитета; Доклад за оценка на риска от УО - определя: мерките за повишаване на капацитета за управление; процентния и финансов риск и нивата на риска – ниско, средно и високо; честота на проверките на място (on the spot checks) – един-, два- или четири пъти годишно; необходимост от включване на експерт от Междинното звено в оценителните комисии; Заключенията от доклада за оценка на риска се включват в Договора за безвъзмездна финансова помощ – раздел II “Специални права и задължения” на Приложение 1 “Специални условия”

19. МОНИТОРИНГ И ДОКЛАДВАНЕ – ДОКЛАДИ И ПРОЦЕДУРИ ПО ДОКЛАДВАНЕ • ОБРАЗЦИ НА МЕСЕЧНИ ДОКЛАДИ – ПРИЛОЖЕНИЯ КЪМ ДОГОВОРА: • месечни, тримесечни, годишни и окончателни доклади за изпълнение; • СЪДЪРЖАНИЕ НА ДОКЛАДИТЕ: • общи данни – N на доклада, проект, приоритетна ос, данни за контакт; • описание на извършените дейности и постигнат напредък по индикатори (където е приложимо); • актуализация на плановете за възлагане на обществени поръчки; • финансово изпълнение на проектите – разплатени и планирани средства; • мерки за информация и публичност; • списък на извършени проверки и одити; • ПРОЦЕДУРА ПО ДОКЛАДВАНЕ: • Бенефициентът изготвя докладите за напредък на ниво проект след осъществяване на планираните дейности за съответния период (извършване на услуги и/или доставки, реализиране на етапи от плана за обществени поръчки, разплащане с изпълнители и др.) и пълната им проверка, по нареждане на ръководителя на Бенефициента; • заедно с доклада за напредък на ниво проект, Бенефициентът подготвя искане за средства на ниво проект, доклади и контролни листа от верификации; • документите се предават запроверка на вътрешния контрол на Бенефициента и за одобрение от ръководителя на Бенефициента; • ръководителят на Бенефициента одобрява документите и подписва писмо до Ръководителя на Междинното звено;

20. МОНИТОРИНГ И ДОКЛАДВАНЕ – СЪХРАНЕНИЕ НА ДОКУМЕНТИ НА НИВО ПРОЕКТ • Бенефициентът задължително поддържа собствен архив за проектите, съгласно указанията (приложение) в Договора за безвъзмездна финансова помощ; • Бенефициентът задължително определя отговорен служител за работа с архива; • чрез договорите за възлагане Бенефициентът задължава изпълнителите да поддържат свой собствен архив; • за всеки отделен проект Бенефициентът задължително води отделно досие; името на досието задължително съдържа номера на проекта; • като обособени части в досиетата по проекти се отделят: • документи по обществени поръчки; • документи по държавни помощи; • документи по нередности; • документи по публичност и информация; • задължително разработване на процедури за достъп; осигуряване на задължителен достъп за дирекции “ФЕСОС”, “КПОС” и упълномощени национални и европейски контролни и одитиращи органи; • срок на съхранение – 3 години след приключване на ОПОС или 3 години след частично приключване на съответния проект (чл.88 и 90 от Регламент 1083/2006)

21. ЕВРОПЕЙСКИ СЪЮЗ ЕВРОПЕЙСКИ ФОНД ЗА РЕГИОНАЛНО РАЗВИТИЕ КОХЕЗИОНЕН ФОНД НАЦИОНАЛНА СТРАТЕГИЧЕСКА РЕФЕРЕНТНА РАМКА 2007 – 2013 ДИРЕКЦИЯ “КОХЕЗИОННА ПОЛИТИКА ЗА ОКОЛНА СРЕДА”WWW.OPE.MOEW.GOVERNMENT.BG OPE@MOEW.GOVERNMENT.BG