Toiminnan kuvaaminen kehittämisen lähtökohtana

1. Toiminnan kuvaaminen kehittämisen lähtökohtana Minna Käkelä 2005 Minna Käkelä 24.11.2005

2. Prosessit – mitä ja miksi? • Laadunvarmistustyö yliopistossa • Johtaminen • Opetus • Tutkimus • Hallinto- ja tukipalvelut Kun tunnistamme prosesseja, itse asiassa etsimme yhteisiä nimityksiä työkokonaisuuksille joita teemme joko asiakkaillemme tai toinen toisillemme sisäisesti Minna Käkelä 24.11.2005

3. Prosessien kuvaamisen hierarkiaa • Kirjallisuudessa esiintyvä käsitteistö on hyvin kirjavaa • Yksiköittäin on olennaista päästä käsitteistä yksimielisyyteen; mitä nämä prosessikäsitteet tarkoittavat juuri meillä? • Ydinprosessi (tuottaa lisäarvon asiakkaalle, organisaatiolla n. 3 – 8 kpl, esim. palveluiden kehittämisprosessi tai tilausprosessi) • Tukiprosessi (ydinprosesseja tukevat sisäiset toiminnot, esim. henkilöstövoimavarojen johtamisen prosessi) • Pääprosessi (keskeiset toiminnot, jotka muodostavat ydin- ja tukiprosessit) • Osaprosessi (edellisten osia) • Tehtävät (edellisten osia) Minna Käkelä 24.11.2005

4. Miksi prosesseja kannattaa tutkia? Minna Käkelä 24.11.2005

5. Prosessien kuvaamisen hierarkiaa, esimerkki Tarkoituksenmukainen prosessihierarkiatasomäärää ja prosessien nimitykset joudutaan miettimään tapaus kerrallaan Ydinprosessi: Henkilöstön hyvinvoinnin varmistaminen Pääprosessi: Työyhteisöjen kehittämishankkeiden toteuttaminen Osaprosessi: Rahoituksen hakeminen Yksittäinen työtehtävä: Hakemuksen kirjoittaminen Minna Käkelä 24.11.2005

6. Asiakkaat Resurssit Johtamisprosessi Tuotekehitysprosessi Koulutuksen tuottamisen prosessi Kehittämishankeprosessi Prosessit Ydinprosessit • Ydinprosessit esitetään prosessikarttana (esim. KOTU) • Prosessikartta esittää organisaation/yksikön tärkeimmät toiminnot ”makrotasolla” • Lisäksi voidaan esittää käsikirja, joka kertoo ydinprosessien osaprosessit ja vastuut niissä • Lisäksi prosessikarttaan on hyvä merkitä tukiprosessit, jotka ovat tarpeellisia ydinprosessien kannalta Henkilöstöhall. Tietohall. Virastomestari Markkinointi Tukiprosessit Proj.hall. ja laatu Taloushall. Yleishall. Minna Käkelä 24.11.2005

7. Prosessien tunnistaminen • Tiimityö erittäin suositeltavaa • Ryhmässä jäsenet, joita prosessi oikeasti koskettaa (prosessin kehittämisryhmä) • Esim. seinälapputekniikka apuna • Keltaisten lappujen avulla kuvataan organisaation toimintaympäristö; mitä järkeviä kokonaisuuksia yhteisponnistuksin teemme täyttääksemme tarkoitustamme? Tästä saamme esille ydinprosessimme. Sitten pohditaan millaisia keskeisiä sisäisiä toimintoja ydinprosessimme tarvitsevat. Näin tunnistamme tukiprosessit. Minna Käkelä 24.11.2005

8. Prosessien tunnistaminen Prosessien tunnistamisessa auttavia kysymyksiä: • Missä prosesseissa toteutamme yksikössämme ydintoimintojamme? • Miksi me olemme olemassa, mitä tehtävää täyttämässä? • Mihin olemme menossa, millainen on pitkän tähtäimen suunnitelmamme? • Keitä ovat keskeiset asiakkaamme ja sidosryhmämme ja mitä ovat heidän odotuksensa meitä kohtaan? • Mitä ovat tuotteemme ja palvelumme ja miten saamme ne aikaan? • Millaisia sisäisiä palveluja tarvitsemme tuottaaksemme näitä palveluja? • Mitä resursseja tarvitsemme tämän kokonaisuuden tuottamisessa? Minna Käkelä 24.11.2005

9. Prosessien sisällön määrittely eli nykytilan analysointi • Vaikein työn vaihe on aloittaminen  • Näkemys nykytilasta on tärkeää; saavutetaan yhteinen ymmärrys nykytilasta ja rakennetaan yhteistä kieltä • Vaihe on erittäin tärkeä, ja siihen perustuvat myöhemmät kehittämistoimet • Prosessikuvaukset ovat aina yksinkertaistuksia • Prosessien määrittelyssä kannattaa aina pohtia, mikä kuvaamisen tarkkuus on järkevä • Auttavia kysymyksiä ovat esimerkiksi: • Mikä prosessissa toistuu? • Mitä vaiheita siinä on? • Ketkä osallistuvat? • Mitä syötteitä prosessi tarvitsee? • Mitä siinä syntyy? • Mitä resursseja tarvitaan? • Mitä päätöksentekotilanteita esiintyy? Minna Käkelä 24.11.2005

10. Ydinprosessi 3. Ydinprosessi 4. Ydinprosessi 1. Ydinprosessi n. Ydinprosessi 2. Alkaa Alkaa Alkaa Alkaa Alkaa Päättyy Päättyy Päättyy Päättyy Päättyy Ydinprosessien tunnistaminen Miten vastaamme asiakkaidemme ääneen? TÄRKEITÄ KYSYMYKSIÄ Missio; miksi olemme olemassa? Mistä meille maksetaan? Visio; mihin olemme pyrkimässä? Tunnista ydinprosessinne Prosessien nimeämisessä auttaa kysymys: mikä on prosessin tarkoitus? Minna Käkelä 24.11.2005

11. Prosessien mallintaminen • Ydinprosessia (tai tukiprosessia) sitten lähdetään purkamaan pienemmiksi ja pienemmiksi osakokonaisuuksiksi • Prosessikaaviot (ja vuokaaviot) • Kuvaukset eroavat toisistaan kuvaustekniikasta riippuen • Hyvä prosessikuvaus: • sisältää prosessin kannalta olennaiset asiat; henkilöt, järjestelmät, asiakkaat, tavarat, tiedon, tehtävät • esittää tapahtumien väliset riippuvuudet • auttaa ymmärtämään kokonaisuutta ja henkilöstön roolia • edistää yhteistyötä • antaa mahdollisuuden toimia joustavasti tilanteen mukaan Minna Käkelä 24.11.2005

12. Prosessin räjäytystekniikka Tehtävät Prosessin purkaminen osaprosesseiksi Osaprosessit Pääprosessit Ydinprosessit Minna Käkelä 24.11.2005

13. Ruotokaavio apuna selvittämässä prosessin sisältöä Osaprosessi tai tehtävä Prosessin nimi Ruotokaaviota voidaan käyttää apuna prosessien purkamisessa pienemmiksi kokonaisuuksiksi, jopa tehtävätasolle saakka. Tapahtumajärjestyksestä ei tässä vaiheessa kannata vielä välittää, ne vasta pohditaan prosessikaaviota laadittaessa. Minna Käkelä 24.11.2005

14. Prosessikaavio • Yksinkertainen kuvaus – kuka, mitä milloin tekee? • 10 – 20 vaihetta sopiva määrä/prosessi • Prosessikaaviolla voidaan kuvata eritasoisia prosesseja • Kuvataan vain vaiheet, jotka lisäävät arvoa, liikuttavat työtä eteenpäin tai aiheuttavat viiveen • Kuvataan työn tyypillinen kulku (mahd. poikkeamat erillisissä ohjeissa) • Sisältää roolit, vastuut ja reitit prosessissa • Kuvaus näyttää yksinkertaiselta; sen luominen on kaikkea muuta • Symboleina nuolia ja suorakulmioita, kronologinen eteneminen • Prosessikaavion lisäksi esitetään jokaisesta prosessista vielä yhteenvetotiedot ja tekstitiedot Minna Käkelä 24.11.2005

15. Tilaus- ja toimitusprosessi, prosessikaavioesimerkki Minna Käkelä 24.11.2005

16. Prosessikaavio, KOTU Minna Käkelä 24.11.2005

17. Minna Käkelä 24.11.2005

18. Prosessin yhteenvetotiedot Yksittäisten prosessien yhteenvetotiedot (1*A4) • Prosessin nimi • Tarkoitus • Prosessin kehittäjä (kuka on vastuussa prosessista ja sen kehittämisestä) • Asiakkaat • Keskeiset inputit ja resurssit • Tuotokset • Prosessin alku ja päätös • Menestystekijät • Mittarit • Palautteet ja niiden hyödyntämismenettely Minna Käkelä 24.11.2005

19. Prosessin tekstitiedot • Esitetään prosessin vaiheittain • Kirjallinen selitys jokaisesta vaiheesta; • Tehtävä • Vastuu • Kuvaus tehtävästä • Tietojen hallinta • Poikkeavat tilanteet • Kriittiset tekijät • Esimerkki Minna Käkelä 24.11.2005

20. Prosessin nimeäminen • Kannattaa pohtia tarkasti, sillä prosessin nimi on viestintäväline • Nimeäminen on myös strateginen valinta • Jos se tuottaa arvoa asiakkaalle, nimeä hänen perspektiivistään • ”Mikä on prosessin tarkoitus?” –kysymys auttaa • Esim. Ratkaisun toimittaminen, osaamisen kehittäminen Minna Käkelä 24.11.2005

21. Prosessin omistajan vastuut • Vastuu prosessin ja sen osaprosessin ylläpidosta ja kehittämisestä • Olla prosessin edustajana päättämässä johtoryhmässä • Vetää prosessin kehitysprojektin ohjausryhmää, jos sellainen nimetään ko. prosessille • Valita ja ohjata prosessin kehityshankkeita ja hankkia kehitystyölle tarvittavat resurssit • Määritellä prosessissa toimiville tiimeille pelisäännöt • Hoitaa suhteet viranomaisiin ja muihin tarpeellisiin tahoihin • Varmistaa, että prosessiin kuuluvien eri funktioiden rajapinnoissa ei synny ongelmia Minna Käkelä 24.11.2005

22. Käytännön vinkkejä • Prosessien kuvaaminen kannattaa aloittaa paperille • Tietotekniikka hyvä viimeistelyapuväline sitten, kun prosessi on jo hahmotettu ja kuvattu paperille • Prosessin nimeäminen; viestinnällistä roolia kannattaa miettiä; kenelle prosessi tuottaa jotakin? Prosessin nimen tulee kuvata sitä, mitä siinä suoritetaan. • Prosessien kuvaamisen tasoa tulee arvioida; ei liian tarkka eikä yksityiskohtiin menevä. • Prosessikuvaus kannattaa testata läpi; onko se totuudenmukainen? • Kuka prosessin omistaa? Kenen on vastuu prosessin kehittämisestä edelleen? Minna Käkelä 24.11.2005

23. Kun prosessi on kunnossa… • Prosessilla on omistaja, joka vastaa sen toimivuudesta ja kehittämisestä • Prosessin rajapinnat ulkoisiin asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin ovat selvät • Prosessin sisäiset rajapinnat eri osastojen välillä ovat selvät • Prosessin ohjaukseen liittyvät politiikat, menettelyohjeet, standardit, asetukset, määräykset ym. ovat soveltuvia, sopivia ja hyvin dokumentoitu ja ymmärrettäviä • Prosessin kriittiset menestystekijät ja mittarit ovat käytössä prosessin ohjaamista ja jatkuvaa parantamista varten • Prosessin kaikki tuotokset on määritelty ja testattu asiakkaiden todellisten vaatimusten mukaisiksi • Prosessin toimittajat ja yhteistyökumppanit osallistuvat prosessin kehittämiseen • Prosessin resurssit on suunnattu lisäarvoa tuottaviin vaiheisiin • Prosessissa korjaustyön, uudelleen tekemisen, valitusten ym. negatiivisten asioiden määrä on minimoitu • Prosessin päämäärät ja tavoitteet on asetettu parhaiden käytäntöjen asettamien haasteiden mukaisesti Minna Käkelä 24.11.2005