Základní dokumenty

1. Nejčastější pochybení při administraci Monitorovacích zpráv se žádostí o platbu, monitorovacích hlášení a monitorovacích zpráv o zajištění udržitelnosti Ústí nad Labem, 25.9.2013 Bc. Miroslava Štefanová, Mgr. Alena Michálková

2. Základní dokumenty Příručka pro příjemce (dále jen PPP) Příručka pro příjemce Příloha č.1 Pravidla způsobilých výdajů Příručka pro příjemce Příloha č.14 Příručka pro vytváření monitorovacích zpráv, hlášení a žádostí o platbu v aplikaci IS Benefit 7 Externí metodické pokyny(dále jen ExtMP)

3. Monitoring projektu Monitorovacíhlášení (dálejen MH),monitorovacízprávy se žádostí o platbu (dálejen MZ se ŽoP) a monitorovací zprávy o udržitelnosti projektu (dále jen MZoU)jsouzákladnímzdrojemdat pro věcné, finanční a procedurálnímonitorování v průběhurealizaceprojektu. Předkládání MH, MZ se ŽoP a MZoU: webováaplikace IS BENEFIT7 a v listinnépodoběÚzemnímuodborurealizaceprogramu osobně nebo poštou v řádném termínu. Varovná hlášení: Příjemce je o termínu předkládání informován e-mailem, který je automaticky rozesílán ze systému Monit7+ 20 pracovních dní před termínem předložení.

4. Monitorovací hlášení a časté chyby příjemců Nedostatečný popis realizace za sledované období Chyby v dosažené hodnotě indikátorů Popisy výběrových řízení, stavy výběrových řízení, nesoulad mezi popisy výběrových řízení v monitorovacím hlášení a skutečností , názvy výběrových řízení v MH se liší s názvy skutečně vyhlášených výběrových řízení, chybí popis všech výběrových řízení včetně všech uzavřených dodatků

5. Monitorovací hlášení a časté chyby příjemců Chyby ve finančním plánu, chyby v záložce prioritní téma – částka ke Smlouvě/dodatku někdy není aktualizována dle dodatku. Fotodokumentace je nedostatečně doložena (třeba dvě černobílá foto, ze kterých není patrno, kde vůbec vznikla) Nedoloženy originály ani ověřené kopie zápisů z kontrolních dnů

6. Monitorovací hlášení a časté chyby příjemců • Chyby v objednávkách doložených s Monitorovacím hlášením či zprávou • Oslovení méně než tří dodavatelů • Na objednávce chybí místo a doba plnění • Na objednávce chybí závazek dodavatele k plnění stanovených pravidel – umožnění zaměstnancům poskytovatele dotace, Ministerstvu pro místní rozvoj ČR, Ministerstvu financí ČR atd.

7. Monitorovací zpráva a časté chyby příjemců • Popis realizace projektu za sledované období • - není vyplněn popis realizace • - popsaná realizace není v souladu s doloženými přílohami • Přehled uskutečněných kontrol ve sledovaném období • - přehled není kompletní • Změny v projektu • - přehled není kompletní nebo je uvedeno chybné datum nahlášení • na ŘO • Indikátory • - chybně vyplněná dosažená hodnota indikátoru

8. Monitorovací zpráva a časté chyby příjemců • Výběrová řízení • - chybně vyplněný stav výběrového řízení • - nejsou doplněny dodatky ke smlouvě • - je chybně vyplněná cena • - nesouhlasí vyplněná data zahájení/ukončení výběrového řízení • Rovné příležitosti • - uskutečněná opatření vyjmenovaná v tomto bodě nejsou dále v • přílohách monitorovací zprávy doloženy (fotodokumenace, zápisy)

9. Monitorovací zpráva a časté chyby příjemců • Publicita • - uskutečněná opatření vyjmenovaná v tomto bodě nejsou dále v • přílohách monitorovací zprávy doloženy (fotodokumentace, zápisy) • Rozpočet etap • - přesouvání financí mezi etapami/položkami bez včas nahlášené • změny • - při přesouvání financí do další etapy přesunout nejen položku bez • DPH, ale i k ní příslušné DPH, které je v jiné položce

10. Žádost o platbu a časté chyby příjemců • Částky na žádosti o platbu neodpovídají částkám v rozpočtu • nebo na soupisce účetních dokladů • Žádost o platbu není finálně uložená v IS BENEFIT 7

11. Soupiska účetních dokladů a časté chyby příjemců • Chybné DUZP, chybné datum úhrady či zdanitelného plnění, chybné IČO dodavatele • Neshoda výše výdajů mezi soupiskou účetních dokladů a žádostí o platbu • Opomenutí přiložení elektronické verze soupisky k žádosti o platbu

12. Účetní doklady a častá pochybení • Účetní doklady neobsahují veškeré povinné náležitosti dle PPP, zejména podpisy příjemce i dodavatele na faktuře nebo akceptačním protokole • Doklady nejsou označeny číslem projektu • Předložené doklady musí odpovídat zápisům v soupisce účetních dokladů, případné dělení faktury do více etap nutno označit písmenem D

13. Ostatní dokumenty a častá pochybení • Fotodokumentace nedostatečně doložena • Plnění indikátorů vždy doložit např. partnerskými smlouvami, projektovou dokumentací, prezenčními listinami atd. • Nezpůsobilé výdaje mají být placeny také ze zvláštního účtu projektu, stejně tak mají být zahrnuty v účetnictví na oddělenou analytiku projektu