Implementação de e-Learning na Empresa: Planejamento para o Sucesso

1. Implementação de e-Learning na Empresa: Planejamento para o Sucesso Lúcio Teles e Julia Itani 3º Seminário Nacional de Educação a Distância ABED São Paulo – 17 de Abril de 2005

2. Agenda de Trabalho

3. 09:30 Agenda de trabalho 09:35 Apresentação 10:00 Mini-Curso 11:15 Coffee Break 12:00 Trabalho em Grupo: Parte 1 12:30 Almoço 14:00 Mini curso 15:30 Coffee Break 15:40 Trabalho em Grupo: Parte 2 16:10 Apresentação dos Planos de Implementação 16:30 Conclusões 17:00 Encerramento

4. Iniciando a implementação do e-learning na empresa 1 – Iniciando a implementação do e-learning na empresa 2 – Itens a serem considerados: recursos e obstáculos 3 – Crie uma estratégia de implementação 4 – A Gestão do Projeto de implementação 5 – Conteúdo: formato e modelo de capacitação 6 – Tecnologia: Use um LMS 7 –Faça um trabalho de convencimento junto a todos 8 – Conecte e-learning: compatibilidade digital 9 – Capacite participantes para uso de e-learning 10 – Meça resultados utilizando indicadores 11 – Compare com outras empresas relevantes 12 – Faça um plano a longo prazo 13 – Faça uma avaliação e apresente resultados 14 – Conclusão e encerramento

5. 1. Iniciando a implementação do e-learning na empresa Análise Interna • Experiências anteriores • Conhecimentos em Informática • Infra-estrutura • Recursos Financeiros • Diretoria comprometida

6. 2. Itens a serem considerados: recursos e obstáculos • Análises de Necessidades • Stakeholders • Infra-estrutura • Tecnologia • Conteúdo • Custo • Usuários • Missão da Empresa x e-learning • Implementação • Níveis de e-learning

7. 3. Crie uma estratégia de implementação • Múltiplas estratégias de implementação: ângulo da implementação • Análise de necessidades • Objetivos e fases do plano de implementação • Infraestrutura (definir em detalhe: interna ou externa – tecnologia, serviços de computação) • Selecione o conteúdo e depois a tecnologia • “Venda” o conceito de e-learning para cada um dentro da empresa • Implemente em toda a empresa • Compartilhe estratégia com stakeholders e obtenha feedback • Meça os benefícios: que indicadores utilizar • Compare e aprenda com outras companhias

8. Análise • Planejamento • Desenvolvimento • Implementação • Validação e Correções 4. A gestão do projeto de implementação Gerencie: • Prazo • Custos • Stakeholders • Fornecedores • Equipe • Riscos • Relatórios • Cronograma

9. Gerenciando um Projeto de Implementação de e-learning

10. Que elementos são gerenciados?

11. As fases de um projeto

12. Elementos chaves de um projeto Prazos realistas não são obtidos com facilidade. Prazo Escopo Custo Especificação, detalhes, parâmetros do projeto. Orçamento previsto, custos de produção.

13. Documentações • Documento de escopo do projeto (briefing do projeto ou Plano Instrucional). • Avaliação de possíveis riscos (tanto de falha quanto de oportunidades). • Diagrama de rede (WBS)– fluxo de atividades • Cronograma • Plano de Gerenciamento de Qualidade - parâmetros • Plano de Controle de Mudanças • Plano organizacional – papéis, funções e responsabilidades • Documento de solicitação de fornecedores

14. Fases do Projeto

15. Identificação de necessidades de aprendizagem. Definição de objetivos instrucionais. Definição do Público-alvo Levantamento de limitações. Fases do Projeto

16. Fases do Projeto Planejamento Instrucional

17. Fases do Projeto Desenvolvimento de arquivos e materiais.

18. Capacitação Ambientação Turmas Piloto Fases do Projeto

19. Fases do Projeto Avaliação Acompanhamento Revisão Manutenção

20. Fases do Projeto Fase Inicial de um Projeto Conceito do Projeto Pesquisa do Projeto Refinamento do conceito do Projeto Esclarecimento do conceito do Projeto Escopo do Projeto Estudo de viabilidade do Projeto Plano do Projeto

21. Etapa 1 - Análise • Objetivos / objetivos realistas. • Público-alvo: idade, sexo, nível de formação, conhecimentos, profissão, desejos, classe social, para identificar suas capacidades, necessidades de aprendizagem, motivações, objetivos. • Local de treinamento • Horário • Conhecimentos em informática. • Pré-avaliacão / pré-teste • Infra-estrutura tecnológica e recursos humanos e financeiros

22. Etapa 2 - Design • Objetivos de aprendizagem são transcritos no roteiro do curso (storyboard). • Hierarquia: objetivo geral e diversos objetivos específicos. • Como se pretende atingir os objetivos instrucionais do curso? • Que estratégias instrucionais serão utilizadas, a partir dos objetivos? • Como será o mapa, a estrutura e a seqüência, estruturação e o seqüenciamento do conteúdo (módulos, tópicos, unidades)? • Quais produtos e atividades, e em que mídias, devem ser produzidos para apresentação do conteúdo?

23. Etapa 3 – Desenvolvimento • Produção de materiais digitais • Animações, ilustrações, imagens, áudio e vídeo, • Alterações

24. Etapa 4 - Implementação Na implementação, a LMS é colocada em um servidor e são realizados os testes de funcionamento: pré-login, pós-login, banco de dados, ferramentas de comunicação, armazenamento, transferência etc. Se a plataforma estiver funcionando conforme previsto, os materiais produzidos na fase anterior, são implantados dentro da LMS. Ao final, são realizados diversos testes, a partir de computadores com diferentes configurações e de locais distintos.

25. Fases do Projeto • Revisão das estratégias instrucionais • Ferramenta produzida. • Correção de erros, problemas e inconsistências detectados na fase da implementação são corrigidos. • Etapa deve ocorrer durante o projeto todo.

30. 5. Conteúdo: formato e modelo de capacitação • Quem aprende? • Aprendizado formal e informal • Colaboradores, Clientes, Fornecedores etc. • Criação de cursos: pronto, interno ou externo. • Modelo pedagógico • Apoio do gestor-tutor • Obrigatoriedade • Eventos motivadores

31. 6. Tecnologia: Use um LMS • LMS comercial • LMS código aberto • Funcionalidades • Usuários • Gestor • Administradores • Objetos de aprendizagem

32. 7. Faça um trabalho de convencimento junto a todos • Marketing e-learning internamente na empresa • Eventos para atrair a atenção • Prêmios motivadores • Newsletter

33. 8. Conecte e-learning: compatibilidade digital • Intranet • E-mail • Hardware: impressoras • Sistemas de Comunicação Interna • Front-End • WebSite

34. 9. Capacite participantes para o uso de e-learning • Utilize modelos que combinem: aprendizagem individual e colaborativa • Híbrido (blended) e 100% online • Avaliação • Qualidade do treinamento • Usuários • Conteúdo formal e informal

35. 10. Meça os resultados utilizando indicadores • Freqüência de acesso pelos usuários • Notas das Avaliações • Taxas de Desistência • Feedback dos usuários

36. 11. Compare com outras empresas relevantes • Melhores Práticas • Benchmarking • Conferência e seminários • Websites • Indicadores de Sucesso

37. 12. Faça um plano a longo prazo • Implementação em toda empresa • Plano Estratégico – 2 a 3 anos • Integração com outros setores da empresa • Recursos humanos, SAC, etc.

38. 13. Faça uma avaliação e apresente resultados • Estatísticas do usuário • Entrevistas • Casos de sucesso

39. 14. Conclusões e fechamento • O planejamento detalhado de elearning é necessário para uma implementação exitosa. • O instrumento: plano de implementação que inclua todas as variáveis discutidas aqui. • O primeiro passo é ter a aprovação da diretoria e elaborar o plano. • Enfatizar a qualidade do conteúdo, não a qualidade da tecnologia (secundária). • Ligar-se a um grupo de apoio fora da empresa para compartilhar idéias e comparar resultados. • Boa sorte e muito sucesso na implementação!

40. Trabalho em grupo

41. Trabalho em grupo • Grupos de 4 pessoas • Quem implementará? • Discussão sobre o caso da empresa. • 1ª Parte (12hs às 12:30hs) - Discussão e anotaçõe sobre os próximos 7 itens Orientar cada item a um tipo de ação. Por exemplo, se se constata que a empresa não está preparada para para implementar elearning, o que deve ser feito para gerar esta preparação? 5. 2ª parte (15:40hs às 16:10hs) - Os grupos se reúnem para completar o plano e discutem items 8 ao 14. Assim cada grupo vai elaborar um plano de implementaçao para a companhia que esteja mais próxima a iniciar este processo. 6. (16:10hs às 16:30hs) - Cada grupo terá 5 minutos para apresentar o plano de implementação.

42. Dimensões a serem discutidas na elaboração de um plano de implementação de e-learning

43. Dimensões a serem discutidas na elaboração de um plano de implementação de e-learning A Empresa A empresa está preparada para receber e-learning? Experiências anteriores. Existe uma cultura de inovação na empresa? Como esta implementação se enquadra com a missão da empresa?

44. Dimensões a serem discutidas na elaboração de um plano de implementação de e-learning Os Colaboradores Aonde será iniciada a implementação elearning? Num departamento, em toda a empresa? Os funcionários estão interessados, abertos a esta iniciativa? Como eles terão acesso ao elearning? Na empresa, em casa?

45. Dimensões a serem discutidas na elaboração de um plano de implementação de e-learning A Diretoria A direção do departamento/empresa está ativamente promovendo elearning? Se toda a direção não está embarcada nesta, como obter apoio?

46. Dimensões a serem discutidas na elaboração de um plano de implementação de e-learning Os Custos Existe um orçamento para a implementação de elearning? O orçamento é suficiente? A direçao da empresa esta motivada a fazer o investimento?

47. Dimensões a serem discutidas na elaboração de um plano de implementação de e-learning O Conteúdo Quem cria o conteudo: internamente (capacitadores atuais?), externamente (consultores), ou cursos já criados? Como o curso(s) será administrado? Se necessita contratar instrutores?

48. Dimensões a serem discutidas na elaboração de um plano de implementação de e-learning A Tecnologia Que tecnologia será utilizada para elearning? Quem estará a cargo da tecnologia: internamente ou provedor externo? Como os funcionarios poderão acessar o sistema?

49. Dimensões a serem discutidas na elaboração de um plano de implementação de e-learning A Avaliação • Necessidade da avaliação: dados que demonstrem sucesso

50. Dimensões a serem discutidas na elaboração de um plano de implementação de e-learning O Gestor Quem são os membros do grupo gestor? Estão todos comprometidos com o projeto?