Systém refundácie výdavkov v Programe cezhraničnej spolupráce SR-AT

1. Systém refundácie výdavkov v Programe cezhraničnej spolupráce SR-AT

2. Zmluva o poskytnutí finančného príspevku zo ŠR • Podpis do 2 mesiacov od podpisu Zmluvy o poskytnutí FP z ERDF • Podklady pred podpisom Zmluvy: - potvrdenie Sociálnej poisťovne o nedoplatkoch; - potvrdenie Daňového úradu o nedoplatkoch; - potvrdenie/-a zo zdravotnej/-ých poisťovne/-í o nedoplatkoch; - doklad o pridelení DIČ; - doklad o zriadení účtu; - výpis z registra trestov štatutárneho zástupcu (zástupcov)

3. Zmluva o poskytnutí finančného príspevku zo ŠR • účel zmluvy: spolufinancovanie Určených aktivít Projektu realizovanými slovenskými partnermi prostredníctvom štátneho rozpočtu SR • priama spojitosť zmluvy s Dohodou o spolupráci • úprava všeobecných povinností, prevodu a prechodu práv a povinností, vysporiadania finančných vzťahov, účtovníctva, platieb...

4. Pravidlá minimálnej pomoci Príklady pomoci: • prenájom nehnuteľného majetku z projektu za cenu nižšiu, ako je trhová cena, • poskytovanie poradenských služieb bezplatne alebo za čiastočnú úhradu • poskytovanie školení bezplatne alebo za čiastočnú úhradu

5. Pravidlá minimálnej pomoci • Oznamovacia povinnosť poskytovateľa pomoci – partnera projektu a príjemcu pomoci – tretieho subjektu (účastníka aktivity): zákon č. 231/1999, § 22: - do 30 dní od ukončenia štvrťroka, v ktorom bola pomoc poskytnutá

6. Obsah prvostupňovej kontroly • Kontrola verejného obstarávania • Administratívne overenie účtovných dokladov, ktoré sú zasielané spolu so zoznamom deklarovaných výdavkov a vystavenie osvedčenia o oprávnenosti výdavkov • Kontrola na mieste

7. Predpoklady pre vykonanie administratívneho overenia • Monitorovacie správy • Zoznam výdavkov spolu s prílohami (účtovné doklady, výpisy z účtovníctva) • Povinnosť prijímateľa viesť analytické účtovníctvo pri podvojnom účtovníctve alebo slovné a číselné označenie projektu v účtovnom zápise pri jednoduchom účtovníctve

8. Monitorovacie obdobie a správa • Monitorovacie obdobie sa medzi projektovými partnermi musí zhodovať a musí nadväzovať na predchádzajúce • Monitorovacia správa – popísať plnenie aktivít (etáp) projektu v zmysle tabuľky 2.5 „Prehľad jednotlivých etáp projektu, aktivít, harmonogramu realizácie a zapojenia partnerov do projektu“ projektovej žiadosti

9. Prílohy finančnej správy • Predkladať originály dokladov k výdavkom uskutočneným v rámci monitorovacieho obdobia (nestačí kópia overená prijímateľom) • Telefón, energie..., doklad z ERP, výpis z bankového účtu – postačuje kópia overená štatutárom (Výnimka) • Doklady zoradiť podľa poradia vo Finančnej správe a vyznačiť úhrady vo výpise z bankového účtu • Výdavok = úhrada finančných prostriedkov!!!

10. Analytické účtovníctvo • V zmysle zákona 528/2008 Z. z. v z.n.p. • Podvojné účtovníctvo • Hospodárske stredisko pre projekt • Špeciálne analytické účty pre projekt

11. Kategórie výdavkov 1. Interné náklady organizácie zahŕňajúce: • 1.1 Mzdy, odvody a súvisiace dane • 1.2 Prevádzkové náklady (režijné náklady) • 1.3 Cestovné náklady 2. Externé náklady zahŕňajúce: • 2.1 Náklady na tovary • 2.2 Náklady na služby 3. Investície zahŕňajúce: • 3.1 Investície • 3.2 Stroje a zariadenia • 3.2 Stavby

12. Personálne výdavky • výplatná listina (mzdový list) alebo obdobný interný dokument; • pracovná zmluva a iné druhy zmlúv (napr. dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o brigádnickej práci študentov); • výkaz (mesačný) platieb do Sociálnej poisťovne; • výkaz (mesačný) platieb do zdravotných poisťovní • hlásenie (štvrťročné) – daň zo závislej činnosti • pracovný výkaz (timesheet); • dokument potvrdzujúci úhradu (miezd, odvodov, daní a pod.)

13. Najčastejšie nedostatky personálnych výdavkov • Dohoda o pracovnej činnosti – max. 10h/týž. • Dohoda o vykonaní práce – • max. 350 h/ročne • práca vymedzená výsledkom • Podpis dohody min. 1 deň pred začiatkom vykonávania práce • Hospodárnosť a efektívnosť, napr. zvýšenie hodinovej sadzby z dôvodu vykonávania práce pre projekt • Uviesť identifikáciu projektu • Duplicita (práce na rôznych projektoch/HPP)

14. Prevádzkové náklady • Energie: zmluva, faktúra (harmonogram platieb), výpočet zodpovedajúcej časti súvisiacej s realizáciou projektu (ak je to relevantné), doklad potvrdzujúci úhradu; • Telekomunikačné služby: faktúra s príslušnými prílohami, výpočet zodpovedajúcej časti súvisiacej s realizáciou projektu (ak je to relevantné), doklad potvrdzujúci úhradu; • Prenájom (priestorov, zariadení): zmluva, faktúra (ako bola vystavená), výpočet zodpovedajúcej časti súvisiacej s realizáciou projektu (ak je to relevantné), doklad potvrdzujúci úhradu; • Spotrebné materiály, pomôcky: doklad potvrdzujúci úhradu, (faktúra); • Poplatky/platby, ktoré priamo súvisia s realizáciou projektu, napr. medzinárodné finančné transakcie, poplatky za bankový účet VP/HCP, overenie dokumentov a pod.;

15. Cestovné • Cestovný príkaz • Doklad o preprave (cestovný lístok) • Záznam o prevádzke motorového vozidla, kópia TP, doklad o nákupe PHM, Výpočet výdavkov • Správa zo služobnej cesty • Doklad o ubytovaní a zaplatení ubytovania • Doklad o úhrade diét a ubytovania

16. Externé výdavky - služby • Zmluva (objednávka) • Dokumentácia k verejnému obstarávaniu • Faktúra • Doklad o úhrade • Doklad o prevzatí výstupu • Výstupy – štúdie, letáky, brožúry, prezentácie atď • Pracovný výkaz (príkazná alebo mandátna zmluva) • Ďalšie doklady

17. Ďalšie doklady • Likvidačný list/“košieľka“ • Súpis vykonaných prác – položkovitý rozpočet musí byť k dispozícii v elektronickej forme • Prezenčná listina – strava a ubytovanie • Rozpis stravovacích položiek • Bibliografia (experti) • Dodatočne vyžiadané podporné doklady

18. Externé výdavky – tovary • Zmluva (objednávka) • Dokumentácia k verejnému obstarávaniu • Faktúra • Doklad o úhrade • Doklad o dodaní/prevzatí • Zaradenie do evidencie • Spôsob výpočtu odpisov a odpisový plán ( > 1700€ HIM alebo 2400 € NIM), pozor na súbor hnuteľných vecí • Účtovný zápis o zaúčtovaní odpisov

19. Faktúra • Náležitosti v zmysle zákona o DPH • Identifikácia projektu – na faktúre • Vykonanie predbežnej finančnej kontroly v zmysle zákona č. 502/2001 Z. z. v platnom znení • Zaúčtovanie dokladov • analytické účtovníctvo • slovným a číselným označením projektu v účtovnom zápise • Doklad o úhrade alebo pri platbe hotovosti VPD • (zmluva, objednávka) • Ďalšia a podporná dokumentácia

20. Investície • Zmluva • Dokumentácia k verejnému obstarávaniu • Doklad o dodaní/prevzatí • Zaradenie majetku do evidencie • Faktúra • Doklad o úhrade • Fotodokumentácia, vzorky databáz, software, atď

21. Publicita • Informačná tabuľa (investičné projekty) • Informačná tabuľa, plagát s logom programu pri stretnutiach, seminároch... • Logo programu a informácia o podpore z ERDF (publikácie, webová stránka, CD, brožúry) • Logo programu a vlajka EÚ na propagačných predmetoch

22. Špecifické druhy oprávnených nákladov • Daň z pridanej hodnoty (DPH) nie je oprávneným výdavkom, ak ju skutočne a s konečnou platnosťou neplatí (neznáša) partner (platiteľ prikladá podklady pre výpočet dane) • Platca má nárok na odpočet ak má príjem (nemusí byť zisk) z ekonomickej činnosti • Poplatky - finančné poplatky a náklady na záruky (bankové) sú oprávnenými nákladmi.

23. Oprávnené poplatky v prípade príspevku z ERDF na realizáciu programu • poplatky za medzinárodné finančné transakcie; • bankové poplatky za otvorenie a správu bankového účtu, ak si realizácia projektu vyžaduje otvorenie osobitného bankového účtu; • náklady na záruky poskytnuté bankou alebo inou finančnou inštitúciou v takej miere, ako to požadujú vnútroštátne právne predpisy príslušnej krajiny alebo Spoločenstva; • poplatky za právne poradenstvo, notárske poplatky, ak súvisia priamo s projektom a ak sú nevyhnutné pre jeho realizáciu.

24. Predmet výkonu kontroly na mieste • Overenie skutočného dodania tovarov, vykonania prác alebo poskytnutia služieb • Overenie súladu realizácie projektu so zmluvou o poskytnutí FP • Reálnosť monitorovacích správ • Kontrola účtovníctva • Overenie prípadných príjmov z projektu • Dodržanie pravidiel publicity • Odstránenie nedostatkov zistených pri predchádzajúcich kontrolách (ak je aktuálne)

25. Overenie skutočného dodania tovarov, vykonania prác alebo poskytnutia služieb • Overovanie originálov dokladov, ktoré nie sú súčasťou dokumentácie zasielanej so zoznamom deklarovaných výdavkov (stavebný denník) • Vizuálne overenie fakturovaných stavebných prác • Zaradenie do majetku (pridelenie inventarizačného čísla)

26. Výnosy Výnosy sú príjmami, ktoré projekt dosiahne z predaja, prenájmu, služieb, poplatkov alebo iných podobných činností. Takýmito príjmami môže v kontexte programu byť: • predaj brožúrok alebo služieb; • poplatky za účasť alebo zápisné; • dary a sponzoring pre projekt alebo pre partnera v prípade, že sa týkajú aktivít projektu spolufinancovaných programom sa budú považovať za výnosy.

27. Neoprávnené výdavky • akékoľvek náklady zaplatené pred alebo po uplynutí doby oprávnenosti, ako to stanovuje zmluva o poskytnutí NFP; • kúpa (obstaranie) pozemku; • kúpa (obstaranie) nehnuteľného majetku; • kúpa hnuteľného majetku, ktorý priamo nesúvisí s projektom; • reprezentačné položky; • nezaplatené časti faktúr; • neuplatnené zľavy; • úroky z dlžných súm; • dane a clá vo všeobecnosti, okrem napr. nerefundovateľnej dane z pridanej hodnoty; • pokuty, finančné sankcie a výdavky na súdne spory; • náklady splatných (splácaných) úrokov, prečerpanie úveru; • poplatky pri výmene mien a kurzové straty; • rezervy na budúce straty alebo iné prípadné záväzky v budúcnosti; • provízie a dividendy, vyplatenie zisku;

28. nákup obchodného podielu a akcií obchodovaných na burze cenných papierov; • platy štátnych zamestnancov, ak to súvisí s ich každodennými činnosťami a povinnosťami vyplývajúcimi zo zákona; • honoráre za účasť na zasadaniach; • výdavky na bývanie; • jednorazové kultúrne podujatia (výstavy, festivaly), pokiaľ nepredstavujú trvalú spoluprácu alebo pracovný pomer; honoráre za umelecké činnosti; • nepeňažné príspevky; • paušálne platby; • subdodávateľské činnosti zvyšujúce náklady prevádzky bez pridanej hodnoty; • subdodávateľské zmluvy, v rámci ktorých je platba stanovená ako percentuálny podiel z celkových nákladov prevádzky (činnosti), pokiaľ takúto platbu neodôvodní vedúci partner alebo jeho partneri s ohľadom na skutočnú hodnotu vykonanej práce alebo poskytnutých služieb; • akékoľvek výdavky účtované tretím stranám a ktoré tak neznáša vedúci partner alebo jeho partneri; • akékoľvek služby, obstarávanie alebo stavebné práce priamo nesúvisiace s projektom; • výdavky, ktoré priamo nesúvisia s vedúcim partnerom alebo jeho partnermi (okrem Fondu malých projektov); • akékoľvek formy dvojitého financovania sú neoprávnenými výdavkami (napr. výdavky, ktoré už boli uhradené z fondov EÚ) • Hotovostné výdavky nad limit (500€/deň alebo 1 000€/mesiac)

29. Verejné obstarávanie • Directive 2004/18/EC of the European Parliament and of the Council • Zákon č. 25/2006 Z. z. v platnom znení • Nariadenia v Implementačnom manuáli pre zákazky s nízkou hodnotou (kap. 2.7)

30. Rozdelenie zákaziek a postupov

31. Zmena zákona o VO • Zákon č. 58/2011 Z. z. • ZRUŠENIE ZADÁVANIA PODLIMITNÝCH ZÁKAZIEK PODPRAHOVÝM POSTUPOM §7 – ods. 1(určenie limitov podľa výšky poskytnutého príspevku – ERDF + ŠR) • Zverejňovanie zmlúv - §47a Občianskeho zákonníka

32. Princípy verejného obstarávania • Rovnaké zaobchádzanie • Nediskriminácia uchádzačov alebo záujemcov • Transparentnosť • Hospodárnosť a efektívnosť

33. Kontrola dokumentov z procesu VO • Pred zverejnením – oznámenie a súťažné podklady (nadlimitné a podlimitné zákazky) • Pred uzatvorením zmluvy medzi prijímateľom a dodávateľom – kópia kompletnej dokumentácie vrátane ponúk (nadlimitné, podlimitné a podprahové zákazky) • Kontrola spolu so zoznamom deklarovaných výdavkov – zákazka s nízkou hodnotou

34. Podklady pre nadlimitné a podlimitné zákazky – pred podpisom zmluvy Min. 20 dní pred podpisom zmluvy s dodávateľom: • Oznámenie o vyhlásení • Súťažné podklady • Zápisnice z vyhodnotenia splnenia podmienok účasti a z vyhodnotenia ponúk • Hodnotiace hárky členov komisie • Ponuky uchádzačov, žiadosti záujemcov o účasť • Návrh zmluvy s úspešným uchádzačom

35. Podklady pre podprahové zákazky – pred podpisom zmluvy Min. 20 dní pred podpisom zmluvy s dodávateľom: • Zverejnenie výzvy • Súťažné podklady • Zápisnica z vyhodnotenia splnenia podmienok účasti a z vyhodnotenia ponúk • Oznámenie neúspešným uchádzačom

36. Po podpise zmluvy s dodávateľom (nad-/podlimitná a podprahová) • Zmluva (originál, resp. overená alebo osvedčená kópia) • Link na zverejnenú zmluvu • Oznámenie o výsledku/Informácia o uzatvorení zmluvy Do 20 dní po podpise zmluvy s vybratým dodávateľom

37. Nedovolené rozdelenie predmetu obstarávania • V zmysle metodických usmernení ÚVO: „Významnú úlohu pre proces VO, stratégie pre uzavretie zmluvy zohráva poznanie možností trhu, možností jednotlivých dodávateľov a p.“ • Rozlišovať služby a práce

38. Podklady pre zákazky s nízkou hodnotou • Pre zákazky nad 5000 € je povinné: • Doručenie 3 ponúk • Ponuky a prípadne zápisnica z prieskumu trhu • Zmluva s vybratým uchádzačom • Pre zákazky pod 5000 € sa odporúča dodržiavať

39. Nákup od organizácie v pôsobnosti žiadateľa • Napr. obec a jej Technické služby, VÚC a internát školy v jej pôsobnosti. • Organizácia v pôsobnosti nesmie vytvoriť zisk na zákazke • Treba dokladovať skutočné náklady (kalkulačný vzorec a daňové doklady) • Nestačí interná faktúra

40. Kontakty • Ing. Milan Krajčo • 02/58317532; milan.krajco@build.gov.sk • Ing. Lucia Lehocká • 02/58317276; lucia.lehocka@build.gov.sk • Ing. Lenka Uličná • 02/58317479; lenka.ulicna@build.gov.sk