Beschleunigte Stilllegung von Altsystemen

1. Beschleunigte Stilllegung von Altsystemen Carolin Treu / SAP Consulting12. Juni 2013

2. Agenda Warum brauchen Sie eine ILM Strategie? • Business Driver für ILM • Was ist ILM Systemstillegung mit SAP NetWeaver ILM und SAP LT • Überblick zum Prozess • Speed Demo Wie ein konkretes Projektvorgehen aussehen könnte • Projektvorgehensweise • Implementierungsansatz

3. Warum brauchen Sie eine ILM Strategie?

4. Herausforderungen des Informationsmanagements Ineffiziente, papiergebundene Prozesse Große und komplexe Systemlandschaften Stark ansteigendes Datenvolumen Informationen über Applikationen und Systeme verteilt Informationen werden nicht gemäß gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt und oft zu früh gelöscht oder zu lange gespeichert Zunehmende Anforderungen an eine revisionsfähige Datenverwaltung

5. Datenaufbewahrungsfristen “Langzeit bedeutet in der Regel länger als 10-15 Jahre – ein Zeitraum, über den mehrere Migrationen durchgeführt werden und Daten potentiellen Risiken ausgesetzt sind” ― SNIA: 100 Year Archive Requirement Survey “ “ “ “80% der Teilnehmer gaben an, dass bestimmte Daten im Unternehmen über 50 Jahre aufbewahrt werden müssen; 68% gaben an, dass Daten über 100 Jahre aufbewahrt werden müssen” ― SNIA: 100 Year Archive Requirement Survey “Datenbankinformationen (strukturierte Daten) wurden das größte Risiko zugesprochen wenn es um Datenverlust geht.” ― SNIA: 100 Year Archive Requirement Survey Quelle:SNIA: 100 Year Archive Requirement Survey, January2007

6. Systemstillegung mit SAP NetWeaver ILM und SAP LT

7. SAP ILM Ein Effizienter Weg um Altsysteme zu Verwalten • TCO Reduzierung, Erhaltung der Reporting Funktionalität • Konsolidierung mehrerer Altsysteme in ein zentrales Repository (Retention Warehouse) • On-Demand Zugriff auf die Daten aus den Altsystemen • Anwendung von Aufbewahrungsregeln • Akzeptanz durch Wirtschaftsprüfer SAP und Non-SAP • SAP BW and BOBJ Reporting SAP Document Access by Open Text SAP NW ILM Retention Warehouse

8. Stilllegungsprozess mit SAP LT Vorbereitung Datenextraktion Daten- archivierung Daten-transfer Regel-basierte Ablage On-Demand Datenbereit-stellung • SAP Legacy Applikationen SAP LT SAP NW ILM 3) Archivierung 1) Selektion 1) Selektion 4) Transfer 2) Extraktion 5) Ablage 6) Bereitstellung SAP • BW Daten-speicherung NON-SAP WORM-ähnlihce Ablage

9. Speed Demo

10. Regelspezifische Aufbewahrung Information Retention Manager (IRM) Datenarchivierung (CDE) Objektspezifisches Regelwerk Regelermittlung Zu welcher Regel passt das Objekt? Welche Eigenschaften müssen angewendet werden? ADK Datei DE01, US01, .. RP: keine SD: 1998,1999,… Regelspezifische Aufsplittung ADK Datei A BuKr: DE01 RP: 10 Jahre SD: 31.12.1999 ADK Datei B BuKr: DE01 RP: 10 Jahre SD: 31.12.1998 ADK Datei C BuKr: US01 RP: 7 Jahre SD: 01.03.1999

11. Technische Voraussetzungen und Systemaufbau Altsystem SAP NW ILM RW System SAP LT Replication Server Archivdateien Staging Area Altdaten DBVerbindung RFCVerbindung • Installation: • DMIS 2011_1_731 Add-on • Minimum Support Pack Level: SP04 • Installation: • Min. SAP ERP 6.0 EhP6 • ILM-zertifiziertes Ablagesystem (WORM) • Konfiguration: • Erzeugung eines DB Benutzers für eine sekundäre DB Verbindung mit entsprechender Berechtigung • Konfiguration: • Aktivierung der Business Function für ILM • Separater BW Mandant • Verbindung zum Ablagesystem • Einrichtung NWBC • Konfiguration: • RFC Verbindung zum Quellsystem • RFC Verbindung zum SAP NetWeaver ILM Retention Warehouse System • SAP NetWeaver ILM CDE Add-on Installation • Voraussetzung: • Es werden nur Verbindungen zu OS/DB Plattformen unterstützt, die für SAP NetWeaver 7.31 freigegeben sind (http://service.sap.com/pam)

12. Wie ein konkretes Projektvorgehen aussehen könnte

13. Projekt Lebenszyklus Systemstilllegung Scoping/Vorbereitung Planung Realisierung Go-Live Implementierungs-workshop • Review der momentanen Archivierungs- und Retentionstrategie • Wissenstransfer an IT Architekten • High-level Definition des Projektumfangs • Best Practice Implementierungsansatz • Planung technische Infrastruktur • High-level Roadmap zur Implementierung • Dokumentation der Ergebnisse (Project Charter) • Project Charter Abnahme Analyse • Durchführung einer Analyse des stillzulegenden Systems • Detaillierter Projektplan • Workshop um die Analyseergebnisse zu besprechen • Erstellung eines Business Blueprints: • Reporting-anforderungen • Aufbewahrungsfristen • SAP NetWeaver ILM/SAP LT Konfiguration der Systemlandschaft und Prozesse • Business BlueprintAbnahme Implementierung • Einrichtung SAP NetWeaver ILM/SAP LT Systemlandschaft • Wissentransfer an Key User • Customizing des SAP NetWeaver ILM /SAP LT systems • Durchführung Testlauf • Validierung der Datenqualität und -integrität in der Testumgebung • Abnahme Testlauf • Cut-over Produktivlauf • Datenübernahme in die produktive Systemumgebung • Validierung der Datenqualität und -integrität in der Produktivumgebung • Übergabe abgeschlossen • Projektabschluss Abschaltung des Altsystems

14. Implementierungsansatz mit SAP LT SAP NW ILM Altsystem SAP LT Replication Server Konvertierung & Ablage DEV & QUA Altdaten Datentransfer & Archivierung RFCVerbindung RFCVerbindung DBVerbindung Konvertierung & Ablage PROD Die Daten werden einmalig in den SAP LT Replication Server transferiert. Die Archivdateien werden einmalig mit dem Context Data Extractor erstellt (innerhalb des SAP LT Replication Server). Die Archivdateien werden in die Dev & QA Systemumgebung transferiert. Nach Entwicklung und Tests werden die selben Archivdateien in die produktive Systemumgebung übernommen.

15. Implementierungsservices für SAP NetWeaver ILM • HIGHLIGHTS: • Standardisierte Servicepakete und eine tool-gestützte Implementierung ermöglichen eine kurze Projektlaufzeit. • VORAUSSETZUNGEN: • Altsystem: OS/DB muss für SAP NetWeaver 7.31 freigegeben sein (http://service.sap.com/pam) • SAP LT System: DMIS Add-on 2011_1_731 / SP04 • ILM Retention Warehouse: Min. SAP ERP 6.0 EhP6 / ILM-zertifiziertes Ablagesystem • BW System / Mandant notwendig Verschiedene Servicepakete unterstützen bei der Stilllegung von SAP und/oder non-SAP Altsystemen. Die Servicepakete können individuell auf die Kunden- und Systemanforderungen angepasst werden. Die Pakete können Scoping- und Analyseaktivitäten, sowie detaillierte Planungs- und Implementierungsschritte enthalten. Highlight der Lösung Die wichtigsten Vorteile • SAP NetWeaver ILM und zugehörige Implementierungsservices bieten eine schnelle und flexible Möglichkeit SAP und nicht-SAP Altsysteme abzuschalten. Dabei können Anforderungen an die Datenaufbewahrung eingehalten, sowie Reportinganforderungen an die Altdaten erfüllt werden. Die Altsysteme können vollständig abgeschaltet werden. • Abschaltung Altsysteme • Tool-gestützte Analyse des Altsystems • Tool-basierte Projektvorgehensweise, Automatisierung, Dokumentation • Coaching-Ansatz möglich bei der Stillegung mehrerer Systeme

16. Zusammenfassung – 5 Punkte zum Mitnehmen • Es ist möglich, Altsysteme gesetzeskonform stillzulegen • SAP bietet dafür die passende Lösung mit SAP NetWeaver ILM und SAP LT (SAP & non-SAP Systeme) • Reporting auf die Daten aus den Altsystemen ist nach wie vor möglich • Eine kleine, zentrale Instanz löst mehrere Altsysteme ab und hilft Kosten für den Betrieb, Administration und Wartung zu sparen • Dedizierte Consulting-Services unterstützen eine schnelle Implementierung

17. Thank you Contact information: Carolin Treu SAP Consulting carolin.treu@sap.com +49 6227 7-43823