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Procedimiento general para la toma de muestras. Manual de calidad para el control de mercado Alejandro Salcedo Aznal. DIAGRAMA DE FLUJO. UNIDAD/PERSONA. FASES. Responsable Unidad. INICIO. Responsable inspección. Análisis viabilidad. no. si. Responsable unidad. Decisión Viabilidad.
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Procedimiento general para la toma de muestras. Manual de calidad para el control de mercado Alejandro Salcedo Aznal
DIAGRAMA DE FLUJO UNIDAD/PERSONA FASES Responsable Unidad INICIO Responsable inspección Análisis viabilidad no si Responsable unidad Decisión Viabilidad FASE PREPARACIÓN Archivo Inspectores FASE EJECUCIÓN Ejecución Toma Muestras Continúa... Actas Informes
DIAGRAMA DE FLUJO (cont.) Viene pág. Ant. Persona designada por resp. unidad Registro Almacenamiento Responsable almacén Acondicionamiento /Envío laboratorio Responsable inspección Comunicación interesado inspectores Recepción boletines Archivo no Decisión T.M. Procedimiento V.3 Evaluación resultados si R.insp y unidad R.Unidad
MOTIVOS PARA SELECCIÓN DE LAS MUESTRAS • RED DE ALERTA. • RESULTADOS DE CAMPAÑAS NACIONALES/AUTONÓMICAS CON O SIN ENSAYOS. • DENUNCIAS Y RECLAMACIONES. • NUEVAS NORMATIVAS. • NUEVOS PRODUCTOS. • OTROS ESTUDIOS DE MERCADO. • COLABORACIÓN CON OTRAS AUTORIDADES. • MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
Estudio de viabilidad • Efectuado por el técnico inferior al responsable de unidad • Antecedentes . • Carácter de la muestra (indicativa o reglamentaria) • Normativa aplicable • Posibilidades técnicas del análisis (Doc. Técn, de requerimientos laboratoriales)D.R.L. • Acondicionamiento y transporte de las muestras (ídem)D.R.L. • Medios materiales para la toma de muestras • Disponibilidad de personal • Coordinación con otras unidades • Estudio económico • Adecuación de fechas Decisión de viabilidad
PROCESO SELECCIÓN C. S. M. SOLICITUD PROPUESTAS SS.PP. (D.G.C.) Septiembre PROPUESTAS SS.PP. ANALISIS DE VIABILIDAD Análisis de la propuesta (D.G.C.) OPORTUNIDAD Octubre Propuesta D.G. TÉCNICA ANALÍTICA DE MERCADO Octubre REUNIÓN COORDINACIÓN ECONÓMICA NUEVA PROPUESTA D.G.C Propuesta CONSENSUADA. Noviembre Análisis de la propuesta (C.I.C.C.) NO SI ACEPTAC. D.G.C. CC.AA. Enero
PROCESO SELECCIÓN C. R. M. SOLICITUD PROPUESTAS SS.PP. (D.G.C.) Septiembre PROPUESTAS SS.PP. ANALISIS DE VIABILIDAD Análisis de la propuesta (D.G.C.) OPORTUNIDAD Octubre Propuesta D.G. TÉCNICA ANALÍTICA DE MERCADO Octubre REUNIÓN COORDINACIÓN ECONÓMICA NUEVA PROPUESTA D.G.C Propuesta CONSENSUADA. Noviembre Análisis de la propuesta (C.I.C.C.) NO ACEPTAC. Enero SI Elaborac. Protocolos D.G.C. CC.AA. PROTOCOLOS
ANALISIS DE VIABILIDAD DE LA PROPUESTA • CRITERIOS DE OPORTUNIDAD • VIABILIDAD ECONÓMICA • VIABILIDAD TÉCNICA • Competencial. • Analítica. • VIABILIDAD EN EL MERCADO • ¿Cómo? • ¿Dónde?
Preparación de la Toma de Muestras • Persona que la realizará • Cronograma de actuaciones • Revisión normativa • Estudio documental
Preparación de la Toma de Muestras II • Carácter de la T.M. • Medios de pago • Medio de locomoción y requisitos especiales de las muestras (D.R.L) • Material para la toma, el transporte y el acondicionamiento. • Documentos necesarios: • actas,documentos de abono • Criterios de selección de la muestra. Aleatorio o dirigido. • Criterios de selección del establecimiento. Aleatorio o dirigido. • Criterios de sustitución • Documentación a requerir al inspec. (facturas, albaranes) D.R.L.: Documentos de requisitos laboratoriales.
Preparación de la Toma de Muestras III • Conservación de la muestra (D.R.L.) • Laboratorio que realizará el análisis • Fecha y plazo para la remisión • Documento de ejecución.
Fase de ejecución I • A realizar por los inspectores • Siguiendo la orden de servicio
Fase de ejecución II • T.M. En presencia del compareciente siempre • Asegurarse que existe suficiente cantidad de producto • Cumplimentar etiquetas, precintos, bolsas y actas. • Firmas; caso negativa a la firma: Informar de su obligación y consecuencias de la negativa. De persistir: buscar testigos
Fase de ejecución III • Embalado, precintado, etiquetado,”lacrado” si es el caso y numerado de los ejemplares de la muestra. • Acondicionamiento para su transporte según el D.R.L. • A tener en cuenta el documento de formalización de ejemplar de muestra • Abono de las muestras. • Redacción del documento de la inspección. • Reflejar bien claro donde se depositan las muestras . • Reflejar en acta también, si se quiere que el compareciente presente documentación y cuando, así como las consecuencias de la no presentación.
Fase de ejecución IV • Lectura del acta • Solicitar alegaciones • Firma del acta; caso de negativa ídem a lo anterior. • Entrega de copias; también si se ha negado a firmar. • Despedida con corrección • Traslado de las muestras a la unidad.
Entrega de las muestras al mismo que realizó el estudio de viabilidad Si existiese alguna incidencia sobre lo establecido en la orden de servicio se hará saber en informe complementario. Cumplimentación de la orden de ejecución Datos del registro: Nº de registro Fecha Nº del acta Inspectores actuantes Nº ejemplares de la muestra Causa de la toma de muestras Producto y fecha de duración Fabricante, importador, envasador, con domicilio Establecimiento de la T.M. Y domicilio Características especiales del producto Documentos que acompañan al acta Fase de registro
Existirá un responsable Recepcionará la muestra y la orden de ejecución Colocará la muestra en el almacén Cumplimentará su parte de la orden de ejecución. Deposito provisional de las actas de T.M. El almacén dispondrá de cerradura; la llave la tendrá el responsable del Alm. Y el de la unidad. Registro de almacén: Nº registro Fecha registro. Producto Nº acta Ubicación Nec.conservación Nec. Acondicionamiento. Laboratorio destino Fecha para envío. Fase de almacenamiento
Fase de acondicionamiento y envio • Envío al laboratorio firmado por responsable de la unidad • Documento de envío normalizado
Fase de evaluación • Recepción de boletines analíticos. • Unión a la copia del acta de toma de muestras. • Estudio de resultados.
Orden de ejecución Orden de ejecución • Propuesta de la toma de muestra • Firmada por el Jefe de Servicio. • Estudio de viabilidad • Firmada por el técnico o jefe de sección. • Decisión de actuación. • Firmada por el Jefe de Servicio. • Instrucciones de ejecución. • Registro • Firmado por los inspectores. • Almacenamiento • Firmado por el responsable. • Acondicionamiento y envío al laboratorio. • Firmado por el responsable de los envíos.
