Initiation à Access: Mode d’emploi & Fonctions principales

1. Initiation à Access: Mode d’emploi & Fonctions principales TD MSI 2ème Année GI

2. Plan • Access ? • Quelques définitions • Les objets de base • L’aide intégrée

3. Access • Un logiciel du package Microsoft Office • Système de Gestion de Bases de Données Relationnelles “SGBDR”

4. Quelques définitions • Base de données : ensemble de données structurées gérées par ordinateur (BDD ou Data Base) • Les logiciels qui gèrent les BDD SGDBR (Access, MySQL, SqlServer, Oracle)

5. Avant de commencer … • Une analyse complète du projet • Identification des besoins • Conception de la base (modèle relationnel)

6. Par où commencer ? A partir du modèle relationnel : • Création des tables et des liens • Prototypage fonctionnel : tests (modèle relationnel) + saisie de données • Définition des requêtes et des interfaces utilisateurs (formulaires, états) • Améliorations (macros, sécurisation,…) • Prototypage fontionnel : tests (interfaces, sécurisation …) • Améliorations éventuelles • Livraison

7. Les objets de base • Les tables • Les requêtes • Les formulaires • Les états • Les pages • Les macros • Les modules

8. Les tables • Créer une table • Déclarer ses attributs (champs) + spécifier leurs domaines (types de données) • Déclarer la cléprimaire de la table • Déclarer les liens entre tables

9. Les tables -- Créer une table + champs Aide pour la création Types de données Propriétés du champ

10. Les tables – Définir la clé primaire Clé primaire? Un ou plusieurs champs pour identifier les enregistrements dans la base d’une manière unique. La valeur de la clé primaire est obligatoire et elle est unique (deux clients ne peuvent pas avoir le même numéro). Le numéro du client

11. Les tables –Définir les liens entre tables

12. Les tables --Définir les liens entre tables Comment ? Pour relier deux tables, il faut qu’il existe dans chacune des tables un champ en commun (qui dans l’une est défini comme clé primaire et dans l‘autre comme clé étrangère). Ex : pour la relation entre les tables Clients et Commandes c’est le numéro de client (Num-client) qui apparaît dans les deux tables (ces champs n’ont pas nécessairement le même nom, mais des domaines compatibles)

13. Les tables –- Prototpage fonctionnel Remplir les tables Vérifier les contraintes sur les champs (type de données, attribut obligatoire …) et les contraintes sur les liens entre tables (intégrité référentielle) Deux façons de faire : 1. Saisie : mode ‘feuille de données’

14. Les tables –- Prototypage fonctionnel 2. Import de données : • Vérifier la structure (cohérence de la table) • Vérifier les types de données à intégrer

15. Les requêtes Comment ? Access fournit un outil graphique pour créer les requêtes. Un code SQL est automatiquement généré et peut être modifié. Les étapes à suivre pour créer une requête: • Choisir les tables • Sélectionner les champs nécessaires • Spécifier les conditions

16. Champ Table Tri Affichage Critère(s) Code SQL Les requêtes

17. Les requêtes --Exemples Exemple n° 1: La liste des clients (Nom + Numéro) ayant passé au moins une commande Mode SQL Résultat Mode graphique

18. Les requêtes --Exemples Exemple n° 2: La liste des commandes en préparation (condition sur ‘statut’) et leurs montants (=>sous-requête pour le calcul du montant de la commande) Condition “en_preparation”

19. Les requêtes --Exemples Exemple n° 3: La liste des clients n’ayant passé aucune commande !  Modifier la jointure au niveau requête

20. Les requêtes --Exemples Exemple n° 4: La liste des clients ayant commandé un produit X le mois dernier • Jointure entre les tables, • Input pour la référence de l’article, • Condition sur la date (mois et année)

21. Les requêtes --Exemples Exemple n° 5: Mettre à jour les montant des commandes en cours: • Calcul du montant de chaque commande en cours. • Créer une table intermédiaire Montant de chaque commande. • Mettre à jour la table Commande.

22. Les requêtes --Exemples • Calcul du montant de chaque commande en cours. • Calcul du montant (utiliser la table LigneCMD) • Les commandes en statut préliminaire ou prête

23. Les requêtes --Exemples • Création de la table intermédiaire “Table_Inter_Montant”. SELECT Calcul_Montant_Commande.Montant_CDE, Commande.[Num-CMD] INTO Table_Inter_Montant FROM Commande INNER JOIN Calcul_Montant_Commande ON Commande.[Num-CMD] = Calcul_Montant_Commande.[Num-CMD];

24. Les requêtes --Exemples • Mettre à jour le champ “Montant” de la table “Commande” UPDATE Commande INNER JOIN Table_Inter_Montant ON Commande.[Num-CMD] = Table_Inter_Montant.[Num-CMD] SETCommande.Montant = Table_Inter_Montant.Montant_CDE;

25. Les requêtes Autres points : • Eviter les doublons  Distinct • Les champs calculés  utiliser les formules (sum, avg, min…) • Le tri des valeurs dans un champ  méthodes de tri

26. Les formulaires ? • Inteface Homme Machine (IHM) • Accès aux tables en lecture et écriture • Rajouter et/ou supprimer des données • Editer des données existantes • Access offre un outil graphique pour créer les formulaires => 2 modes : manuel / avec un assistant

27. Les formulaires -- exemples Formulaire permettant de voir, par personne, les produits achetés Résultat à 2 niveaux intégrant 2 requêtes.

28. Les formulaires -- exemples utilisation : 1) on choisit le produit, 2) on appuie sur le bouton, 3) le CA du produit apparaît dans une fenêtre Formulaire visualisant le Chiffre d’Affaires d’un produit sélectionné en appuyant sur un bouton

29. Les formulaires -- exemples

30. Les formulaires – Création • Tables, requêtes • Utiliser les liens pour afficher des données issues de tables différentes (Commande et produits associés, Commande et client associé) • Formulaire (Commande) – Sous formulaire (Ligne-commande) • Formulaire (Commande) appelant un autre formulaire (Clients) • Afficher résultats de requêtes - Attention à la synchronisation (les 2 formulaires doivent avoir un champ commun)

31. Sous- formulaires Les formulaires -- Exemples Formulaire principal

32. Les formulaires – Création (assistant) …Suivez le guide, en fonction des questions que vous voulez poser aux données

33. Les formulaires– Création (assistant) Ex : Inscription d’une nouvelle commande pour un client Mode assistant : façon simple mais les résultats sont parfois décevants => pas de personnalisation

34. Les formulaires– Création (manuel) • Choisir la table/requête • Sélectionner les champs à rajouter au formulaire • Ajouter des boutons, du texte, des images…

35. Les formulaires -- Exemples Barre d’outils : • Ajouter des boutons (aide sur les fonctionnalités) • Listes de valeurs • Intégrer des sous –formulaires • Images, mise en forme … Menu contextuel : • Les propriétés du champs (format, valeur par défaut …) • Développer des évènements (VBA)

36. L’aide sous Access ! Recherche par mot clés Exemples de code…