Met CAF aan de slag in het OCMW BOOM

1. Met CAF aan de slag in het OCMW BOOM

2. Situering van het OCMW BOOM -OCMW -secretariaat -financiële dienst -sociale dienst -personeelsdienst (voor OCMW en WZC) -WZC -176 woongelegenheden -7 kamers kortverblijf -15 plaatsen DVC -25 serviceflats

3. Waarom aan de slag met CAF? -Behoefte aan een evaluatie van het volledige OCMW+ verplichting vanuit kwaliteitsdecreet voor de ouderenvoorzieningen. -Eind 2007: als voorbereiding cursus CAF aan het Instituut voor de Overheid: secretaris en kwaliteitscoördinator OCMW

4. Tijdspad CAF

5. Doelgroepen voor de zelfevaluatie • -oorspronkelijk was het de bedoeling om de CAF • met drie werkgroepen uit te voeren: • -1)Het managementteam (8 deelnemers) • -2)OCMW (8 deelnemers) • -3)WZC (14 deelnemers) evaluatie

6. Draaiboek zelfevaluatie • 1. 1ste Werkgroep, wie neemt deel? • managementteam (8 personen): • -secretaris OCMW • -kwaliteitscoördinator OCMW • -hoofd sociale dienst • -directeur rusthuis – WZC Den Beuk • -informaticus • -deskundige financiële dienst • -personeelsverantwoordelijke • -verantwoordelijke technische dienst • /preventieadviseur

7. Draaiboek zelfevaluatie 2. Data

8. Draaiboek zelfevaluatie • 3. Opleiding werkgroep (5 -19/2/2009) • -Voorstelling en info CAF • -Het doel en de aard van de zelfevaluatieprocedure • wordt uitgelegd. • -Het CAF wordt in een ruimer kader geplaatst. • -Hoe verhoudt het CAF zich t.o.v. BSC, EFQM? • -Afspraken binnen de groep: • Uiten van een eerlijke mening op basis van feiten • Vertrouwen t.o.v. elkaar! • -Individuele score  consensus

9. Draaiboek zelfevaluatie • 4. Voorbereiding vergaderingen • -Uitnodiging via outlook voor de vergadering. • -Elk teamlid krijgt vooraf per criterium een aantal • voorbeeldvragen die ze moeten lezen en hun • persoonlijke score aan moeten geven. Zij krijgen • ook de scoretabel voor de factoren en resultaten • met instructies hoe te scoren.

10. Draaiboek zelfevaluatie • 5. Verloop elke vergadering • -Elk criterium en bijhorende vragen worden voorgelezen. • -Brainstorming waardoor eerste spontane reacties(feiten) • loskomen. • -De persoonlijke scores worden naast elkaar gelegd en in • consensus wordt aan de hand van de aangebrachte feiten • een definitieve score bepaald. • -Secretaris noteert aangebrachte feiten en scores in excel.

11. Draaiboek zelfevaluatie • 6 .Na elke vergadering • De kwaliteitscoördinator bepaalt na de vergadering aan de hand • van de gegevens in excel een gemiddelde score en brengt deze • gegevens online in de officiële website van het CAF (EIPA).

12. Draaiboek zelfevaluatie • 7. Verloop slotvergadering • -Terugkoppeling van de zelfevaluatie en de resultaten naar • managementteam op 27/10/2009. • -Bepalen van verbeterpunten. • -Uitschrijven van de werkpunten in een tijdpad.

13. Bepalen van de verbeterpunten -Tijdens de laatste CAF-bijeenkomst zijn zowel de sterke punten als de verbeterpunten geïnventariseerd.(Totaal aantal verbeterpunten:78) -Door puntenrangschikking binnen het CAF zijn de prioritaire doelstellingen voor 2010 bepaald: 11 prioritaire doelstellingen vertaling naar het beleid

14. Van prioriteiten naar beleid -Voor de 11 prioriteiten wordt bepaald: -doelstelling -uitvoering, actieplan, wie, wat, hoe? -tijdspad van…tot…. • -communicatie + rapportering • -Toelichting eindrapport in januari 2010 voor OCMW-Raad. • -Goedkeuring prioriteitenlijst + aanpassing beleidsnota en • meerjarenplanning

15. CAF Doelstellingen vast item op agenda MAT (2x/maand) -Missie en visie VLOT koppelen aan competentieprofielen -Communicatie: opstellen charter toegankelijkheid ;elektronisch zorgdossier, efficiëntie verbeteren door intranet, e-loket.. -Dienstoverschrijdend denken bevorderen -Cultuurondersteunend werken: familiedag voor personeel organiseren, uitwisselen medewerkers tussen diensten..

16. CAF Doelstellingen vast item op agenda MAT( 2x/maand) -Afsprakennota MAT en politici: betere samenwerking -Bevraging cliënteel sociale dienst -Beschikbaarheid beleidsinformatie: efficiënt toegankelijk maken voor budgethouders -HRM module opstarten -Inventariseren samenwerkingsverbanden/partnerschappen -kwaliteitshandboek toegankelijker en gebruiksvriendelijker maken voor personeel

17. Moeilijkheden bij uitvoering zelfevaluatie managementteam • -samenstelling managementteam: 2/3 OCMW en 1/3 WZC. • ≠ werkwijzen, ≠belangen, ≠stadia in proces • → Probleem om consensus van score te krijgen door verschil WZC • en OCMW. • -vraagstelling soms te complex en te algemeen. • → soms moeilijk om voorbeelden uit eigen werksituatie te zoeken. • → scoren: wat juist scoren? Soms moeilijk te interpreteren. • -sommige voorbeeldvragen niet relevant voor onze organisatie.

18. Moeilijkheden bij uitvoering zelfevaluatie managementteam -Feiten en uitspraken worden soms te voorzichtig geformuleerd. -Opletten voor beïnvloeding. -Sterke begeleiding is nodig. -Goede opvolging tijdens de oefening noodzakelijk.

19. Tot slot……kritische kijk op het CAF • -Algemene indruk van CAF: niet eenvoudig door complexe • vraagstelling. • -Bedenking: vragen moeten aangepast worden vooraleer CAF kan • uitgewerkt worden door de groep basismedewerkers. • Deze problematiek was de reden waarom we voorlopig CAF enkel • uitgevoerd hebben met het managementteam. • -CAF aanzet om verbeterpunten op te nemen in de agenda van het • managementteam. Wordt bij elke vergadering opgevolgd.