Projekta īstenošanas un pārskatu sagatavošanas prasības Centrālās Baltijas jūras reģiona Interreg IV A programmas iet

1. Projekta īstenošanas un pārskatu sagatavošanas prasībasCentrālās Baltijas jūras reģiona Interreg IV A programmas ietvaros Valsts reģionālās attīstības aģentūra Gunta Bērziņa Ilze Zīverte 26.01.2012

2. Izdevumu veidi • BL1 Biroja un īres izmaksas • BL2 Personāla izmaksas • BL3 Ceļojumi un naktsmītnes • BL4 Ārpakalpojumi • BL5 Aprīkojums • BL6 Investīciju izmaksas • BL7 Citas attiecināmās izmaksas • BL8 Ieguldījumi natūrā • BL9 Projektu ieņēmumi Visiem izdevumiem ir jābūt veiktiem saskaņā ar projekta Pieteikuma formu (Application Form) un Finansēšanas līguma (Subsidy Contract) pielikumu Nr.6 (Annex VI)

3. (1) BL1 Biroja un īres izmaksas Biroja un īres izmaksām ir jābūt tieši saistītām ar projekta ieviešanu un jāatbilst sekojošiem nosacījumiem: • Jābūt nepieciešamām projekta ieviešanā un samērojamām ar projekta aktivitātēm (nedrīkst iepirkt krājumus) • Jābūt pamatotām ar izrakstītiem rēķiniem vai citiem atbilstošiem grāmatvedības dokumentiem

4. (2) BL1 Biroja un īres izmaksas (Office and rent costs) Biroja un īres jeb administratīvās izmaksas iedalās: • Tiešās (piem., kopēšanas, pasta izdevumi, kancelejas izdevumi u.c.) • Netiešās (VP/PP ikmēneša maksājumu daļa par komunālajiem pakalpojumiem, informācijas tehnoloģiju pakalpojumiem u.c.)

5. (3) BL1 Biroja un īres izmaksas Netiešajām administratīvajām izmaksām: • Jābūt aprēķinātām proporcionāli, saskaņā ar skaidru un pamatotu netiešo izmaksu aprēķina metodi • Par aprēķina bāzi tiek rekomendēts izmantot projektā iesaistītā personāla skaitu un/vai darba laiku, un/vai projektam izmantoto biroja telpu platību

6. (4) BL1 Biroja un īres izmaksas 1. līmeņa kontrolei iesniedzamie dokumenti: • samaksu apliecinošie dokumenti (bankas kontu izdrukas vai bankas apstiprināti maksājumu uzdevumi par faktiski veiktajiem maksājumiem, čeki u.c.) • noslēgtie līgumi, t.sk. patapinājuma līgumi • rīkojumi par resursu patēriņa limitiem (mēneša telefona sarunas) • apstiprināta projekta netiešo administratīvo izmaksu aprēķināšanas metodika

7. (1) Personāla izmaksas (Personnel costs) Ietilpst VP/PP darbinieku izmaksas, kuri strādā pamatojoties uz noslēgto • Darba līgumu • Vienošanos par brīvprātīgā darba veikšanu Attiecināmās izmaksas: • Izmaksātā darba alga • Pārskaitītie nodokļi (IIN, DŅ un DD Soc.nod.) Piemaksas, t.sk. par virsstundu darbu, prēmijas, dāvanas, kompensācijas u.c. izmaksas tiek uzskatītas par neattiecināmām!

8. (BL2) Personāla izmaksas Pamatojoties uz darba līgumu, amata aprakstu vai darba uzdevumu, personāls var veikt šādas funkcijas: • Projekta vadība • Projekta īstenošana Gadījumā, ja projekta vadības vai projekta īstenošanas pakalpojumu sniedz ārpakalpojums, izmaksas attiecināmas uz BL4!

9. (3) Personāla izmaksas Darbinieks nodarbināts vairākos projektos

10. (4)Personāla izmaksas Tikai konkrētā projektā nodarbinātajam personālam papildus darba algai attiecināmās izmaksas ir: • Proporcionāli projektā nostrādātajam laikam izmaksātā atvaļinājuma nauda • Slimības nauda

11. (5) Personāla izmaksas Nepilna darba laika projektā nodarbinātajam personālam: • Jāizvairās no dažādu stundas likmju piemērošanas viena darba līguma ietvaros • Darba līgumā vai amata aprakstā jābūt skaidri nodalītiem darba pienākumiem pamatdarbā un uz projektu • Uz projektu nedrīkst attiecināt pamatdarba izmaksas

12. (6) Personāla izmaksas Brīvprātīgā darba (in kind) izmaksas: • Ar brīvprātīgā darba veicēju ir jānoslēdz līgums/vienošanās • Aprēķinot brīvprātīgā darba izmaksas, par pamatu jāņem LR normatīvajos aktos noteiktā minimālā stundas tarifa likme • Par brīvprātīgo darbu ir jāpilda darba laika uzskaites lapa • Darbinieks, kas strādā iestādē, pamatojoties uz darba līgumu, nevar veikt darbu bez atlīdzības kā brīvprātīgais darbinieks projekta ietvaros

13. (7) Personāla izmaksas • Šajā budžeta līnijā nav attiecināmas uzņēmuma līgumu izmaksas • Darba algai jābūt samērojamai ar speciālista atalgojumu iestādē un darba tirgū • Darba laika uzskaites lapā detalizēti jānorāda projekta ietvaros nostrādātās stundas un paveiktās aktivitātes • Projekta ietvaros nostrādātajām stundām jābūt samērojamām ar projekta aktivitātēm attiecīgajā periodā • Šajā BL nav attiecināmas Publisku personu un atvasinātu publisku personu izmaksas, kas rodas to pamatfunkciju izpildes rezultātā un rastos neatkarīgi no projekta īstenošanas

14. (8) Personāla izmaksas 1.līmeņa kontrolei iesniedzamie dokumenti: • Darba līgumi (t.sk. amata apraksti par darbu projektā un iestādē) • Vadības rīkojumi, lēmumi vai koplīgumi, kas ietver informāciju par projektā iesaistītajām personām • Darba laika uzskaites lapas: • par darbu projektā (Time sheet) • par darbu iestādē (tikai daļēja laika darbiniekiem) • Darbinieku personīgo kontu izdrukas (algas kartiņas) • Samaksu apliecinošie dokumenti (bankas kontu izdrukas vai bankas apstiprināti maksājumu uzdevumi par faktiski veiktajiem maksājumiem u.c.)

15. (1) BL3 Ceļojumi un naktsmītnes (Travel and accommodation) Uz projekta izdevumiem var attiecināt šādus izdevumus: • Dienas naudu • Transporta izdevumus • Ceļojuma apdrošināšanu • Naktsmītņu izdevumus Ceļa un uzturēšanās izdevumus sedz tām personām, kuras ir tieši nodarbinātas projekta ietvaros! Ceļa un uzturēšanās izdevumi ir attiecināmi uz projektu, ievērojot MK noteikumu Nr.969 prasības!

16. (2) Ceļojumi un naktsmītnes Nav attiecināmas šādas izmaksas: • Izmaksas, kas pārsniedz LR normatīvajos aktos noteiktās robežas • Ceļojumi biznesa klasē, ja vien nav skaidri pierādījumi, ka tas ir visekonomiskākais attiecīgā ceļojuma veids • Taksometru, privātā vai iestādes transporta izmaksas, ja ir pieejams sabiedriskais transports • Projekta darbinieku ikdienas transporta izmaksas, pārvietojoties no mājām uz biroju un atpakaļ

17. (3) Ceļojumi un naktsmītnes • Komisijas maksa par naudas pārvedumiem LR • Procentu maksājumi, valūtas konvertācijas izmaksas, u.c finanšu izmaksas Izdevumi uz projektu jāattiecina tajā valūtā, kādā iestādei izdevumi radušies!

18. (4) Ceļojumi un naktsmītnes Ja transporta nomas gadījumā viena pakalpojuma sniedzēja līdzīgu pakalpojumu izmaksas ir virs 500 EUR, lūdzam skatīt prezentācijas sadaļu «Iepirkumi»!

19. (5) Ceļojumi un naktsmītnes 1.līmeņa kontrolei iesniedzamie dokumenti: • Rīkojums par darbinieka nosūtīšanu komandējumā • Sākotnējais izdevumu aprēķins, avansa maksājums • Ceļazīme, maršruta lapas • Darbinieka komandējuma atskaite (t.sk. Pasākuma programma) • Samaksu apliecinošie dokumenti (maksājuma uzdevumi, bankas konta izdrukas, čeki, biļetes u.c) • Pamatojums par taksometra, privātā vai iestādes transporta izmantošanu

20. (6) Ceļojumi un naktsmītnes 1.līmeņa kontrolei iesniedzamie dokumenti: Ja projekta ietvaros projekta partnera transporta līdzeklis tiek nodots darbiniekam, progresa pārskatam jāpievieno: • Rīkojums par iestādei piederoša transportlīdzekļa nodošanu konkrētajam darbiniekam • Maršruta lapas Ja projektā tiek izmantots personīgais transporta līdzeklis, tam jābūt ekonomiski pamatotam un progresa pārskatam jāpievieno: • Patapinājuma līgums/ nomas līgums • Maršruta lapas

21. (1) BL4 Ārpakalpojumi(External expertise) Izmaksu veidi: • Pētījumi • Tulkošanas pakalpojumi • IT pakalpojumi projekta mājaslapu veidošanai • Ēdināšanas pakalpojumi • Publicitātes pasākumi, u.c. (ārpakalpojumi, kas ir paredzēti BL4 Pieteikuma formā un Annex VI)

22. (2) BL4 Ārpakalpojumi • Ēdināšanas izmaksas: • pusdienu izmaksas ir attiecināmas tikai pilnas dienas (minimums 6 h) pasākumos, īsākos pasākumos attiecināmas tikai kafijas pauzes izmaksas • vakariņu izmaksas ir attiecināmas tikai īpaši pamatotos gadījumos (piemēram, projekta atklāšanas vai noslēguma seminārs) • ēdināšanas pauzēm jābūt norādītām pasākumu dienas kārtībā Ēdināšanas izmaksām jābūt paredzētām Pieteikuma formā un Finansēšanas līguma pielikumā Annex VI !

23. (3) BL4 Ārpakalpojumi Nav atļauts slēgt līgumus ar: • projektu partneriem un citām Vadošā partnera/ Projekta partnera struktūrvienībām • iestādes darbiniekiem, kas jau ir nodarbināti projektā

24. (4) BL4 Ārpakalpojumi • līmeņa kontrolei iesniedzamie dokumenti: • Samaksu apliecinošie dokumenti(maksājuma uzdevumi, bankas konta izdrukas, čeki u.c.) • Darījumu apliecinošie dokumenti (rēķini, pieņemšanas- nodošanas akti u.c.) • Starpposmu/ gala rezultātus apliecinošie dokumenti • Uzņēmuma (pakalpojuma) līgumu kopijas • Līgumcenas izmaksu kalkulācija (tāmes) • Iepirkuma dokumenti • Dokumenti, kas apliecina publicitātes prasību ievērošanu (foto)

25. (1)BL5 APRĪKOJUMS(equipment) • Izmaksu veidi: • IT aprīkojums • Digitālās kameras • Projektori • Mobilie tālruņi • Biroja mēbeles, u.c. • (aprīkojums, kas ir paredzēts BL5 Pieteikuma formā un Annex VI) • Aprīkojums jāiegādājas projekta sākuma posmā!

26. (2)BL5 APRĪKOJUMS • Ja vienas vienības cena ir vienāda vai lielāka par 1500 EUR ( bez PVN), attiecināms ir tikai nolietojums • Nolietojumu sāk aprēķināt ar nākamo mēnesi, kas seko iegādes mēnesim • Nolietojuma periods nedrīkst būt īsāks par LR normatīvajos aktos noteikto

27. (3)BL5 APRĪKOJUMS • līmeņa kontrolei iesniedzamie dokumenti: • Samaksu apliecinošie dokumenti (maksājuma uzdevumi, bankas konta izdrukas, čeki u.c.) • Darījumu apliecinošie dokumenti (rēķini, pieņemšanas- nodošanas akti u.c.) • Nolietojuma aprēķināšanas metodika, pamatlīdzekļu uzskaites kartiņas • Līgumu kopijas • Līgumcenas izmaksu kalkulācija (tāmes) • Iepirkuma dokumenti • Dokumenti, kas apliecina publicitātes prasību ievērošanu (foto)

28. (1) BL6 Investīciju izmaksas(Investments) • Izmaksu veidi: • Preču iegāde • Celtniecības vai remontdarbi • (investīcijas, kas ir paredzētas BL6 Pieteikuma formā un Annex VI) Investīciju lietošanas mērķis nevar tikt mainīts projekta laikā, kā arī 5 gadus pēc projekta pabeigšanas!

29. (2) BL6 Investīcijas • līmeņa kontrolei iesniedzamie dokumenti: • Samaksu apliecinošie dokumenti (maksājuma uzdevumi, bankas konta izdrukas, čeki u.c.) • Darījumu apliecinošie dokumenti (rēķini, pieņemšanas- nodošanas akti u.c.) • Starpposmu/ gala rezultātus apliecinošie dokumenti • Līgumu kopijas • Līgumcenas izmaksu kalkulācija (tāmes) • Būvprojekti, būvatļaujas • Iepirkuma dokumenti • Dokumenti, kas apliecina publicitātes prasību ievērošanu (foto)

30. (1) BL7 Citas attiecināmās izmaksas(Other direct costs) Izmaksu veidi: • Informācijas un publicitātes pasākumu izmaksas • Pasākumu telpu noma u.c. (izmaksas, kas ir paredzētas BL7 Pieteikuma formā un Annex VI )

31. (2) BL7 Citas attiecināmās izmaksas • līmeņa kontrolei iesniedzamie dokumenti: • Samaksu apliecinošie dokumenti (maksājuma uzdevumi, bankas konta izdrukas, čeki u.c.) • Darījumu apliecinošie dokumenti (rēķini, pieņemšanas- nodošanas akti u.c.) • Starpposmu/ gala rezultātus apliecinošie dokumenti (raksti, plakāti, video ieraksti u.c.) • Uzņēmuma (pakalpojuma) līgumu kopijas • Līgumcenas izmaksu kalkulācijas (tāmes) • Iepirkuma dokumenti • Dokumenti, kas apliecina publicitātes prasību ievērošanu (foto)

32. (1) BL8 Ieguldījumi natūrā(In kind contributions) Izmaksu veidi: • Zemes nodrošinājums • Nekustamā īpašuma nodrošinājums • Aprīkojuma vai izejmateriālu nodrošinājums (tikai gadījumos, ja tas ir paredzēts BL8 Pieteikuma formā un Annex VI) Ieguldot zemi un nekustamo īpašumu ir nepieciešams neatkarīga sertificēta vērtētāja novērtējums par izmaksu pamatotību! Neapmaksāts brīvprātīgais darbs tiek iekļauts BL2!

33. (1)BL9 (Projekta ieņēmumi)(Incomes) • Projekta īstenošanas laikā visi projekta ieņēmumi ir jāuzrāda Projekta progresa pārskatā, par attiecīgo summu tiks samazināts ERAF finansējums

34. (1)Publiskais iepirkumsProgrammas prasības: Jāievēro stingrākie nosacījumi, kas šajā gadījumā ir Programmas nosacījumi!

35. (2)Publiskais iepirkums • Ja paredzamā līgumcena sasniedz LR iepirkumu normatīvajos aktos noteikto līgumcenas slieksni, ir jāpiemēro LR normatīvajos aktos noteiktās prasības • Papildus informāciju par iepirkuma procedūrām lūdzam skatīt Iepirkumu uzraudzības biroja mājaslapā www.iub.gov.lv Ja ir nepareizi piemērota iepirkuma procedūra, par neattiecināmām izmaksām ir uzskatāma nevis starpība starp iepirkuma slieksni un līgumcenu, bet līgumcena pilnā apmērā!

36. (3)Tirgus izpēte sākot no 1500 EUR: • Līdzīgi kā PIL 8¹ pantā: sagatavo nolikumu, iepirkuma tehnisko specifikāciju, piedāvājumu piedalīties konkursā izsūta vismaz 3 pretendentiem, ja ir mājaslapa, publicē sludinājumu mājaslapā, informāciju apkopo un dokumentē protokolos • Kopā ar atskaiti iesniedz: iepirkuma nolikumu, tehnisko specifikāciju, uzaicinājumus piedalīties konkursā, piedāvājumus, iepirkuma protokolus un aizpildītu veidlapu Supportdocumentforpurchases

37. (4)Palīgtabula iepirkumiem (sākot no 500 EUR bez PVN): Veidlapu var atrast: http://www.vraa.gov.lv/lv/intterreg_1_limene_fin_kontrole/Interreg_IV_A/

38. (1) Neattiecināmās izmaksas: • Izklaides izmaksas (tajā skaitā telpu dekorēšana, piemēram, ziedi) • Izmaksas, ja nav ievērotas publicitātes prasības • PVN, ja tas ir atgūstams LR normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā • Aprīkojuma/ iekārtu kārtējie un kapitālie remonti • Izmaksas, kas saistītas ar preču iegādi uz nomaksu • Operatīvais vai finanšu līzings • Izmaksas, kas saistītas ar sponsorēšanu • Maksājumi politiskām vai reliģiskām aktivitātēm, biedru nauda • Komisijas nauda par naudas pārvedumiem LR

39. (2) Neattiecināmās izmaksas: • Procentu maksājumi, valūtas konvertācijas izmaksas un citas izmaksas, izņemot maksājums par atsevišķa konta atvēršanu un uzturēšanu projektā mērķiem • Zaudējumu kompensācijas • Līgumsodi, tiesu izmaksas • Neparedzēti maksājumi • To pakalpojumu un piegāžu izmaksas, kas sniegtas starp struktūrvienībām tā paša projekta partnera organizācijā • Pakalpojumu un piegāžu izmaksas, kas sniegti, pamatojoties uz apakšlīgumiem starp projekta partneriem un saistītām personām atbilstoši LR nodokļu un nodevu reglamentējošiem normatīvajiem aktiem

40. Paldies par uzmanību! Jautājumi?! Kontaktinformācija: Gunta Bērziņa Tālr.Nr.67350639 gunta.berzina@vraa.gov.lv Ilze Zīverte Tālr. Nr.67350642 ilze.ziverte@vraa.gov.lv