Auktoritetsarbete på Kungl. biblioteket

1. Auktoritetsarbete på Kungl. biblioteket Arbetets organisation 2008-06-09

2. Kungl. bibliotekets auktoritetsgrupp • Övergripande organ för auktoritetsarbete på KB • Organiseras av den bibliografiska funktionen på Nationell samverkan • 3 underställda arbetsgrupper, bemannade av de katalogiserande enheterna på KB: • Personnamn • Institutionsnamn • Uniforma titlar • Ansvarig för Svenska ämnesord ingår i auktoritetsgruppen • Auktoritetsgruppen drar upp riktlinjer för arbetsgruppernas arbete • Beslutar om var prioriteringar ska göras • Nationell referensgrupp för auktoritetsfrågor inplanerad

3. Kungl. bibliotekets auktoritetsgrupp forts. • Rapporterar till KB:s bibliografiska råd. Frågor av strategisk art förs till detta eller, vid nationella angelägenheter, till Expertgruppen för LIBRIS samkatalog. • Gruppens sammansättning och protokoll presenteras under ”För bibliotek” på KB:s webbplats • Auktoritetsgruppen kommer att planera och hålla i seminarier och workshops för att vidmakthålla intresset och förståelsen för auktoritetsarbete.

4. Auktoritetspraxis • Kungl. bibliotekets auktoritetspraxis är en samling riktlinjer för hur auktoritetsarbete ska bedrivas i LIBRIS samkatalog. • Utarbetad av dåvarande BUS, men underhålls numera av Auktoritetsgruppen och dess arbetsgrupper. • Innehåller riktlinjer för personnamn, institutionsnamn och uniforma titlar. Riktlinjerna för uniforma titlar är dock inte fullständiga ännu. • Kommer att utgöra en av delkomponenterna i den framtida Katalogisatörens verktygslåda. • Auktoritetsdatabasen: Separat auktoritetsdatabas innehållande samtliga auktoritetsposter ur LIBRIS.

5. Att arbeta i Voyager • Behöver man alltid göra auktoritetspost?Svar: Nej!Om personen/institutionen enbart förekommer under en enda form behövs ingen auktoritetspost. • Auktoritetspost görs för att föra samman olika namnformer på samma individ och för att hänvisa i index mellan de olika delarna av efternamnet i de fall personen har dubbla efternamn.Detsamma gäller institutioner. • Viktigast är att enbart en och samma namnform förekommer i index. Uppnår man detta utan auktoritetspost behöver man inte skapa någon heller. • Maskinella batchinläsningar kan skapa problem. Andra former än de i Sverige auktoriserade kommer in i basen. Ännu ej riktigt klart hur vi ska hantera dessa.

6. Att arbeta i Voyager, forts. Städning av index. Fyra sätt: • Manuell städning av bibliografiska poster. Lämplig om det inte finns så många poster att rätta (under ca 25) och om namnformen inte varierar. • Enkel rättning av existerande auktoritetspost med påföljande global ändring (fler än 25 poster). • Skapande av ny auktoritetspost – om flera namnformer finns. • Skapande av tillfällig auktoritetspost.Lämplig i de fall då det finns flera olika sviter av samma person/institution och den korrekta redan är auktoriserad. • Gör en auktoritetspost på den namnform som ska ändras. Spara posten. Ändra därefter till rätt namnform i den nyskapade auktoritetspostens 1XX-fält • Gör ett par andra ändringar i postens Leader enligt instruktioner i Auktoritetspraxis • När Global ändring gått igenom makuleras den tillfälliga posten – av den som gjort den!

7. Att arbeta i Voyager, forts. • Ändring i auktoritetspost • Posten ställs på kö för Global ändring • Listan över globala ändringar kontrolleras av de som har behörighet för detta. • När ändring godkänts automatkorrigeras alla bibliografiska poster som har samma namnform som auktoritetspostens fält 1XX i sina fält 1XX, 6XX, 7XX och 8XX. • OBSERVERA dock! Om namnformen innehåller tillägg, såsom underindelningar till ämnesord, titlar etc. ändras den inte per automatik i dessa uppslag. • När den globala ändringen är körd och klar bör posterna kontrolleras så att alla ändringar gått igenom. De som av någon anledning inte gått igenom rättas manuellt. • Vid ett färre antal poster (under ca 25) är det oftast enklast att rätta allt manuellt.

8. Att arbeta i Voyager, forts.

9. Att arbeta i Voyager, forts. • Efter korrigerad auktoritetspost och genomförd Global ändring kan det se ut så här i namnfilen för Vonnegut, Kurt:#a Vonnegut, Kurt, #d 1922-2007#a Vonnegut, Kurt, #d 1922- #x analys och tolkning#a Vonnegut, Kurt, #d 1922-. #t Slaughterhouse five • De namnformer som har en ”efterföljare” måste städas manuellt:#a Vonnegut, Kurt, #d 1922-2007#a Vonnegut, Kurt, #d 1922-2007 #x analys och tolkning#a Vonnegut, Kurt, #d 1922-2007. #t Slaughterhouse five

10. Att arbeta i Voyager, forts. • Dubbla auktoritetsposter i LIBRIS • Vid konverteringen av databasen till nya LIBRIS skapades automatgenerade auktoritetsposter från de 9XX-hänvisningar som tidigare låg i de bibliografiska posterna i gamla LIBRIS. Posterna känns igen på att: • Fält 035 ‡9 innehåller nummer av typen (LIBRIS)A----. • Fält 008 har datum 011206 • Inmatchade auktoritetsposter från gamla LIBRIS, s.k. LA-poster.44.000 inlästa personnamnsposter, som inte gick att dubblettkontrollera mot index. Posterna känns igen på att: • Fält 035 ‡9 innehåller nummer av typen (LIBRIS)99----. • Fält 005 har datum 20021218 • Tillfälliga dubbla auktoritetsposter skapas för städning. Ska tas bort när städning är klar. • Andra dubblettposter, ofta skapade genom missar av katalogisatören.

11. Att arbeta i Voyager, forts. Meddelanderrutiner • Ändringar som innebär nytt huvuduppslag meddelas alltid! T.ex. ändrat efternamn eller byte från officiell namnform på institution till mer populär. • Sammanförande av olika namnformer till en och samma meddelas också. • Mindre förändringar av typen tillägg av särskiljande element, såsom födelse- eller dödsår, meddelas INTE! • Att auktoritetspost skapats behöver inte meddelas om inte ändringen innebär en förändring av namnform för de bibliografiska posterna.

12. Att arbeta i Voyager, forts. Hur meddela? • Enstaka bibliografiska poster: CXZ-listan enligt LIBRIS instruktioner. • Ändring av auktoritetsposter: Använd istället MARC21-listan. Adressen är marc21kat-l@listserv.kb.se. Skicka meddelandet direkt när auktoritetsposten är rättad. Vänta inte tills den globala ändringen slagit igenom.I raden subject/ämne/rubrik anges: NAMNÄNDRING: [Det aktuella namnet]. Skriv en kortfattad redogörelse för de åtgärder som gjorts. • Exempel på meddelande om personnamn:NAMNÄNDRING: Schnittke, Alfred, 1934-1998Auktoritetspost skapad för Schnittke, Alfred, 1934-1998. Poster utan årtal och med efternamnsvarianterna Sjnitke och Šnitke förberedda för ändring. • Exempel på meddelande om institutionsnamn:NAMNÄNDRING: Sverige. Riksdagens revisorerAuktoritetsposten för Riksdagens revisorer förberedd för global ändring (tillägg överordnat Sverige). • Som sagt! Smärre ändringar och meddelanden om att t.ex. bara en auktoritetspost skapats: Meddela ej!