Netwerk organisatiebeheersing 23 april 2012

2. Netwerk organisatiebeheersing 23 april 2012 Opvolging aanbevelingen Mark Vandersmissen

3. Evolutie aanpak opvolging aanbevelingen • Opvolging opdracht per opdracht - 1 tot 2 jaar na oplevering • Administratieve opvolging: rapportering svz door entiteiten gecombineerd met opvolging opdracht per opdracht • Nu: continue opvolging door IAVA o.b.v. streefdata • 3 opvolgingsmomenten (frequentie nog te evalueren, wordt in 2012 zo toegepast) • Aanbevelingen met streefdatum t.e.m. 31/03/XX • Aanbevelingen met streefdatum t.e.m. 31/07/XX • Aanbevelingen met streefdatum t.e.m. 31/12/XX

4. Overleg Auditcomité Vlaamse Administratie – kern Vlaamse Regering (07/12/11) • Aandachtspunt • De realisatiegraad is een belangrijk knipperlicht voor het auditcomité • Gebeurt er iets met de auditvastellingen en aanbevelingen (anders is audit maat voor niets) • Huidige realisatiegraad kan beter (64% in september 2011) • Wordt er rekening mee gehouden bij de (mandaat)evaluaties ? • Afspraak • Rapporteren aan functioneel bevoegde minister hoe werd omgegaan met de IAVA-aanbevelingeni.k.v. de jaarlijkse evaluatie • Faciliteren door IAVA via SVZ opvolging aanbevelingen ook aan ministers te communiceren

5. Beslissing VR van 30/03/12 – Jaarlijkse evaluatie leidend ambtenaren De Vlaamse Regering … • stemt in met de verplichting dat iedere leidend ambtenaar, in het kader van de jaarlijkse evaluatie, aan zijn/haar functioneel bevoegde minister(s) moet rapporteren over de wijze waarop werd omgegaan met de aanbevelingen uit de verschillende audits van IAVA en dit vanaf de evaluatie over het werkjaar 2012; • stemt in met de verplichting dat iedere leidend ambtenaar, in het kader van de jaarlijkse planning, aangeeft op welke wijze zij zullen omgaan met de aanbevelingen uit de verschillende audits van IAVA en dit vanaf hun planning over werkjaar 2012; • geeft aan de leidend ambtenaren de verplichting, zoals vermeld in beslispunt 6, bij voorkeur realiseren via het ondernemingsplan 2012.

6. Beslissing VR van 30/03/12 – Jaarlijkse evaluatie leidend ambtenaren • Ondersteuning door IAVA • Via jaarlijkse algemene rapportering (beleidsgerichte rapporten) • Via opvolgingsrapport met actuele stand van zaken realisatiegraad aanbevelingen (3 per jaar voor 2012)

7. Opvolgingsrapporten • Inhoud • Stand van zaken huidig opgevolgde aanbevelingen • Vorige stand van zaken en nieuwe na opvolging – realisatiegraad • In cijfers en grafisch met opgevolgde aanbevelingentabel in bijlage • Voorbeeld Voorbeeld rapportering opvolging

8. Opvolgingsrapporten • Rapporten worden vanaf 24/04/12 verstuurd • Niet alle entiteiten krijgen een opvolgingsrapport, enkel diegene die in de opvolgingsronde zitten • Informeer jullie management • Structuur is niet definitief - wordt geëvalueerd o.b.v. reacties • Management en ankerpunten • Ministers • Auditcomité

9. Mogelijke evoluties • Aantal punten die nu ter discussie voorliggen: • Realisatiegraad over rollende periode of per jaar i.p.v. volledige historiek • Aanduiding tijdigheid van de realisatie van de aanbeveling (2de of 3de opvolging) • Herformuleren van aanbevelingen - actualiseren • Omvang van de aanbeveling (strategisch versus operationeel) • … • Moet wel beknopt, overzichtelijk en toegankelijk blijven !

10. Jaarlijks rapport • Synthese van de opvolging van dat jaar • Hangt samen met project risicomanagement • Risico-overview • Belangrijke evoluties • Knipperlichten

11. Ondersteuning lijnmanagement • Rapportering IAVA kan gebruikt worden door LA om te rapporteren over de wijze waarop met aanbevelingen is omgegaan (input jaarrapport) • Mogelijkheid om bijkomende duiding te geven bij de IAVA-analyse • Vertrekbasis voor planning – input voor jaarplanning • Hoe omgaan met aanbevelingen kan onder koepel van generieke doelstelling verhoging van de maturiteit geplaatst worden