Netwerk organisatiebeheersing 30 september 2010 Aanpak ‘opmaken van een HR beleidsplan’

1. Netwerk organisatiebeheersing 30 september 2010Aanpak ‘opmaken van een HR beleidsplan’ FalkeMeyers - AgO HR Beleidsplan

2. Agenda • HR beleid: wat en waarom? • Opstarten • Kernuitdagingen HR bepalen • Van kernuitdagingen naar doelstellingen • Operationaliseren ahv processen en projecten • Opvolgen en bijsturen HR Beleidsplan

3. 1. HR beleid: wat en waarom? • Wat? • Gerichte keuzes op vlak van HR, in lijn met organisatiedoelstellingen • Waarom? • HR processen, projecten en acties integreren waar mogelijk • Op een transparante en consistente manier omgaan met het menselijk kapitaal in de organisatie • Tijd en middelen op het vlak van HR efficiënt en effectief inzetten HR Beleidsplan

4. 2. Opstarten

5. 2. Opstarten • Proces is even belangrijk als resultaat • Nuttige vragen bij intake • Wat is de aanleiding voor de vraag? Wat zijn eventuele huidige knelpunten? • Waarom is er een aparte HR strategie nodig? • Wat zal er gebeuren met het HR beleidsplan, hoe zal dit gebruikt worden? • Wat wil je bereiken? Wat is richtinggevend genoeg (plan moet toelaten om beslissingen te nemen)? Wat is het gewenste niveau van detail!? • Wat is de termijn voor het HR beleidsplan? • Wie zal betrokken worden en op welke manier? Belanghebbenden, stuurgroep? • Wie zijn de sleutelfiguren? Wie wil dit echt? • Wat ligt er al van informatie? (missie, visie, organisatiestrategie, BOV) • Praktisch: projectfiche  laten valideren! • Opdrachtgever • Situering van het project • Doelstellingen van het project • Resultaten van het project • Projectstructuur • Projectplan (stappen + timing per betrokkene) HR Beleidsplan

6. 3. Kernuitdagingen bepalen

7. 3. Kernuitdagingen HR bepalen • Wat? • Via trend/omgevingsanalyse op 3 niveaus (maatschappij, Vlaamse overheid, entiteit) bepalen wat de grootste uitdagingen zijn voor de organisatie en de vertaling hiervan maken op vlak van HR • Resultaat? • Beknopte samenvatting van richtinggevende factoren voor HR (1A4) • Wie? • Optioneel: werksessie met operationeel leidinggevenden (basis voor omgevingsanalyse op entiteitsniveau) • Werksessie met stuurgroep (input voorbereid door projectgroep) HR Beleidsplan

8. Maatschappelijk Maatschappelijk Organisatie Trends Organisatie HR HR Trendanalyse maatschappij (SD Worx) • De Demografische ontwikkeling • The future war for talent • Het duurzaamheidsdenken • De technologische ontwikkeling • Impact op infoverstrekking & verwerking • Impact op communicatie • De X-Y generation • Impact op leiding geven • Impact op flexibiliteit • De veranderbereidheid van leidinggevenden en medewerkers (Leadership) • De relatie tussen duurzaamheid en future competenties • Leeftijdsbewust talent management • Future competences geïntegreerd in competentiemanagement • Change-agent • Performantie & Meetbaarheid van HR impact • Engagement van medewerkers

9. Een turbulente organisatiecontext en het groeiend belang van ‘sterk leiderschap’ Aftocht van de organisatiemens en opkomst van de autonome professional Een wijzigende waardenset brengt drie verschillende generaties op eenzelfde werkvloer. De nieuwste generatie beweegt zich veel onafhankelijker in organisaties 9 HR Beleidsplan

10. Trendanalyse Vlaamse overheid (Bronnen: regeerakkoord 2009-2014, Managementcode, pact 2020 (VIA), SBOV, SOPO agenda) • Efficiëntiewinsten op apparaatskredieten en loonkredieten • Inzetten op daadkrachtig management (responsabilisatie) • Investeren in talent en engagement • Noodzaak aan mobiliteit en inzetbaarheid • Competentiegericht werven • Meten = Weten • Voorbeeldfunctie als moderne werkgever (‘employer of choice’ zijn, focus op talent management, integere, transparante en professionele werving, beloningsbeleid) • Inzetten op diversiteit • Inzetten op duurzaam personeelsbeleid (inzetbaarheid maximaliseren) • Inzetten op kwaliteitsvol leidinggeven • Aandacht voor waardegebonden competenties • Aandacht voor positief arbeidsklimaat en kwaliteit van de arbeid HR Beleidsplan

11. Trendanalyse – agentschap of departement • Missie • Visie • Strategische doelstellingen • Personeelsbevraging • BUE/BUA • Personeelsbestand: demografische gegevens (uitstroom, M/V verdeling, leeftijdsverdeling,…) • Eventueel resultaten werksessies operationeel lg • … HR Beleidsplan

12. Omslaganalyse • Bepaal de grootste omslag die moet gemaakt worden door de organisatie • Wat zijn de grootste uitdagingen voor de organisatie, rekening houdend met de omgevingsfactoren? Uitdaging: alle neuzen in dezelfde richting. Een helder vertrekpunt op organisatieniveau Tip: confronteren indien niet helder. HR Beleidsplan

13. A4 kernuitdagingen HR • Wat is er nodig op vlak van HR om de omslag voor de organisatie succesvol te realiseren? • Formuleer activiteiten (gebruik zelfstandig naamwoord + werkwoord) • Formuleer waarom dit HR beleid ertoe bijdraagt dat de omslag succesvol wordt gerealiseerd (argumentatie) Uitdaging: Focus! HR Beleidsplan

14. 4. Van kernuitdagingen naar doelstellingen

15. 4. Van kernuitdagingen naar doelstellingen • Wat? • Kernuitdagingen van HR via een impactanalyse op verschillende HR domeinen (brede blik) en een kloofanalyse doorvertalen naar een beperkt aantal HR doelstellingen. Deze zullen richtinggevend zijn voor HR processen en projecten. • Resultaat? • Beperkt aantal HR doelstellingen die de grote lijnen van het HR beleid bepalen en zorgen voor een effectieve en efficiënte aanpak van de HR kernuitdagingen • Wie? • Werksessie met stuurgroep (input voorbereid door projectgroep) HR Beleidsplan

16. Hoe werk georganiseerd wordt Hoe medewerkers geselecteerd worden Hoe medewerkers beloond worden Functies & competenties Hoe medewerkers ontwikkeld worden Hoe prestaties beheerd worden Impactanalyse per HR domein • Beschrijf de impact van de HRuitdagingen op de verschillende HR domeinen die zijn opgelijst (wat is er nodig op ieder domein?) HR Beleidsplan

17. Voorbeeld resultaat impactanalyse

18. Kloofanalyse als basis voor HR doelstellingen • Wat gebeurt er al op de verschillende HR domeinen? • Wat ontbreekt? Wat is minder relevant? • Focus kiezen: beperkt aantal strategische HR doelstellingen formuleren. • Tip: rationeel (haalbaarheid)-emotioneel (motivatie) scoren van verschillende opties HR Beleidsplan

19. Voorbeeld rationeel-emotioneel scoren HR Beleidsplan

20. Hoe strategische doelstellingen formuleren? • Werk met volzinnen • Schrap overbodige en ambigue woorden • Biedt de formulering een duidelijk antwoord op : • wat moet er veranderd worden? • wat moet ik doen om dit te veranderen? • wat zie ik als het veranderd is? • Een strategische doelstelling heeft een impact van 3 tot 5 jaar en is daardoor globaler (overkoepelender) geformuleerd • Vb: Verdubbeling van de personeelstevredenheid over de kwaliteit van leidinggeven (tov 2010) ten laatste in 2013 • Een operationele doelstelling heeft een impact van maximum 1 jaar en is concreet geformuleerd met een criterium in waaraan je duidelijk kan zien dat de doelstelling gerealiseerd is. • Vb: Alle afdelingshoofden en teamhoofden hebben een individueel ontwikkelingsplan in 2011 Uitdaging: ambiguïteit vermijden. Krijg scherp ‘wat’ er moet veranderen en ‘hoe’ dit zal vastgesteld worden. Zorg dat niet alles onder één doelstelling geschoven wordt HR Beleidsplan

21. 5. Operationaliseren ahv processen&projecten HR Beleidsplan

22. 5. Operationaliseren ahv processen&projecten • Wat? • HR doelstellingen koppelen aan processen en projecten (verder uitwerken van kloofanalyse) en verantwoordelijkheden bepalen • Resultaat? • Gevalideerde lijst met prioritaire HR processen en projecten + verantwoordelijken. Overzicht van minder prioritaire HR activiteiten • Wie? • Werksessies (ca 2) met operationeel leidinggevenden + projectgroep • Validatie door stuurgroep HR Beleidsplan

23. De strategiecascade Missie Visie Strategische Doelstellingen Operationele Doelstellingen Processen / Projecten Strategische Doelstelling 1 Operationele Doelstelling 1.1 Project 1.1.1 • Voorrang • Budget • Team Proces 1.1.1 • Voorrang • Budget • Team Operationele Doelstelling 1.2 Project 1.1.2 • Voorrang • Team • Budget Operationele Doelstelling.. Stragegische Doelstelling 2 Project 2.1.1 • Voorrang • Budget • Team Operationele Doelstelling 2.1 Proces 2.1.1 • Voorrang • Budget • Team Operationele Doelstelling 2.2 Project 2.1.2 • Voorrang • Team • Budget Operationele Doelstelling.. HR Beleidsplan

24. 5. Operationaliseren ahv processen&projecten Hoe zullen we slagen in de doelstellingen? (tussenliggende ambitieuze maar haalbare stappen) Koppel de resultaten van de kloofanalyse aan de HR processen en projecten en bepaal verantwoordelijkheden Wees zo concreet mogelijk: SMART operationaliseren (eerste aanzet indicatoren) HR Beleidsplan

25. Kritische evaluatie van operationalisatie • Evalueer aan de hand van SMART criteria • Analyseer of alle programma’s, processen en projecten een bijdrage leveren aan een doelstelling • Analyseer of alle doelstellingen behaald kunnen worden met de bestaande programma’s, processen en projecten • Validatie door de stuurgroep! HR Beleidsplan

26. 6. Opvolgen en bijsturen HR Beleidsplan

27. 6. Opvolgen en bijsturen • Wat? • HR beleidsplan ‘levend’ maken in de organisatie (Plan-do-check-act) via communicatie-acties, inbouwen in reguliere werking: rapportering en actualisatie • Resultaat? • HR beleid als dynamisch en gedragen instrument • Wie? • Projectgroep en leidinggevenden HR Beleidsplan

28. 6. Opvolgen en bijsturen • Opvolgen van HR beleid: • Regelmatig rapporteren • Strategisch niveau • Operationeel niveau • Organisatieoverkoepelend: communicatieacties • Via indicatorenset: • Wat zullen we zien als we tevreden zijn?/Hoe zal je succes vaststellen? • Wanneer zullen we de doelstelling behaald hebben (M) – KPI’s? • Bijsturen van HR beleid: • Wanneer strategische focus van de organisatie wijzigt. Integreren in BOV, ondernemingsplanning HR Beleidsplan

29. Vragen? • Bedankt! • Contact: AgO - Falke Meyers falke.meyers@bz.vlaanderen.be 02 553 53 90 HR Beleidsplan