La Loi Informatique et Libertés et la CNIL, Quels risques pour la collectivité ?

1. La Loi Informatique et Libertés et la CNIL,Quels risques pour la collectivité ? Centrede Gestion de l’Oise Réunion du 5 février 2013 CDG 60

2. Centre de gestion de l’Oise Qu’est-ce que la Loi Informatique et Libertés ? Quels sont les risques pour la collectivité en cas d’infraction à la Loi Informatique et Libertés ? Comment de conformer à la Loi Informatique et Libertés ?

3. Introduction • I – La CNIL, garante de la bonne gestion des données personnelles A – Historique de la CNIL B – Les différentes missions de la CNIL C – Les mots clés de la Loi Informatique et Libertés D – Que dit la Loi Informatique et Libertés ? • II – Données personnelles et collectivités locales A – Les 5 règles d’or de la protection des données personnelles B – La collecte des données personnelles par une collectivité : les formalités à remplir C – La sécurité des données personnelles • III – Le Correspondant Informatique et Libertés, un facteur de sécurité juridique pour les collectivités A – Les avantages de la désignation d’un CIL B – Les avantages du CIL mutualisé C – Exemple pratique d’un audit des fichiers réalisé en collectivité

4. Introduction Partie 1 : La CNIL, Garante de la bonne utilisation des données personnelles

5. I – La CNIL, garante de la bonne utilisation des données personnelles A – Historique de la CNIL Elément déclencheur : le projet « SAFARI » et la crainte d’un fichage général de la population par l’administration Deux conséquences directes : - Le vote de la Loi Informatique et Libertés, destinée à règlementer l’utilisation des données personnelles par les entreprises, administrations, collectivités, etc ; - La création de la CNIL, 1ère AAI chargée de veiller à l’application de la Loi Info et Libertés et notamment à ce que l’informatique ne porte atteinte ni à l’identité humaine, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles et publiques

6. I – La CNIL, garante de la bonne utilisation des données personnelles • B – La CNIL, composition et missions • - Une AAI composée de 17 membres (magistrats, parlementaires, hauts fonctionnaires, etc,) ; • - Dotée d’une présidente, Isabelle Falque-Pierrotin ; • - Les membres de la CNIL ne reçoivent d’instruction d’aucune autorité ; • - Budget : 13 millions d’euros / an ; • - Services : 160 personnes • - Dotée de plusieurs missions : conseil au gouvernement, mission de règlementation, de contrôle et de sanction

7. I – La CNIL, garante de la bonne utilisation des données personnelles B – La CNIL, composition et missions Les chiffres clés de la CNIL en 2011 : 1969 délibérations adoptées ; 93 avis sur des normes prises par le gouvernement ; 151 contrôles relatifs à la vidéo protection ; 65 mises en demeure ; 13 avertissements ; 5 sanctions financières ; 2 relaxes.

8. I – La CNIL, garante de la bonne utilisation des données personnelles C – Les mots clés de la Loi Informatique et Libertés • Donnée à caractère personnel : • Toute information relative à une personne physique ; • Identifiée ou susceptible de l’être, directement ou indirectement ; • Par référence à un numéro d’identification ou non ; • Exemples concrets : nom, adresse, mais aussi données de géo localisation, nombre de personnes au foyer, etc.; • Dans certains cas, même les adresses IP peuvent être considérées comme des données personnelles ;

9. I – La CNIL, garante de la bonne utilisation des données personnelles C – Les mots clés de la Loi Informatique et Libertés • Traitement : • Toute opération de collecte, enregistrement, organisation, conservation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication, rapprochement, interconnexion, etc.; • Fichier : • Tout ensemble structuré et stable de données à caractère personnel accessibles selon des critères déterminés

10. I – La CNIL, garante de la bonne utilisation des données personnelles C – Les mots clés de la Loi Informatique et Libertés • Responsable de traitement : • L’autorité, l’organisme, le service qui détermine les finalités du traitement et les moyens nécessaires à sa mise en œuvre ; • C’est la personne morale représentée par le représentant légal de l’organisme : le président de l’EPCI, le maire de la commune, etc. ;

11. I – La CNIL, garante de la bonne utilisation des données personnelles D – Que dit la Loi Informatique et Libertés ? • Le droit d’information ; • Le droit d’opposition ; • Le droit d’accès ; • Le droit de rectification ;

12. II – La gestion des données personnelles par les collectivités locales Partie 2 : La gestion des données personnelles par les collectivités locales

13. II – La gestion des données personnelles par les collectivités locales A – Les 5 règles d’or de la protection des données personnelles • Finalité du traitement ; • Pertinence des données ; • Conservation limitée des données ; • Obligation de sécurité ; • Respect des droits des personnes à l’information ;

14. II – La gestion des données personnelles par les collectivités locales A – Les 5 règles d’or de la protection des données personnelles • Finalité du traitement : • Les données donnés sont collectées pour une finalité déterminée, explicite et légitime ; • La finalité ne doit pas être trop vague ; • Si changement de finalité, alors obligation de re déclarer le traitement ; • Le détournement de finalité est pénalement sanctionné ;

15. II – La gestion des données personnelles par les collectivités locales A – Les 5 règles d’or de la protection des données personnelles • Pertinence des données : • Interdiction de collecter les données sensibles qui font apparaitre, directement ou indirectement, les origines raciales ou ethniques, opinions politiques ou religieuses, l’appartenance syndicale ou la vie sexuelle ; • Interdiction de traiter les infractions, condamnations ou mesures de sûreté, sauf exceptions ;

16. II – La gestion des données personnelles par les collectivités locales A – Les 5 règles d’or de la protection des données personnelles • Conservation limitée des données : • Les données ne peuvent être conservées dans les fichiers au-delà de la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie ; • A l’issue de cette durée, les données doivent être archivées, anonymisées ou effacées dans des conditions très précises ; • L’archivage constitue un bon moyen de se conformer à la Loi Info et Libertés

17. II – La gestion des données personnelles par les collectivités locales A – Les 5 règles d’or de la protection des données personnelles • Obligation de sécurité : • Le responsable de traitement doit veiller au respect de l’intégrité et de la confidentialité des données ; • Les données ne peuvent qu’être communiquées qu’à des destinataires légitimes et précisément identifiées ainsi qu’aux personnes autorisées à en connaitre en application d’un texte législatif ou règlementaire ; • Les mesures de sécurité physique et logique doivent être adaptées à la nature des données et aux risques adaptés à la nature des données ; • Une DSI, ainsi que le CIL, peuvent être des bons moyens pour se conformer à la Loi Info et Libertés ;

18. II – La gestion des données personnelles par les collectivités locales A – Les 5 règles d’or de la protection des données personnelles • Respect des droits à l’information : • Obligation d’informer l’administré, lors du recueil de l’information, des finalités du traitement, de leurs droits d’accès, d’opposition et de rectification de leurs données personnelles ; • Toute personne peut, directement auprès du responsable du traitement, avoir accès à l’ensemble des informations la concernant ; • Délai de réponse de l’administration = 2 mois ;

19. II – La gestion des données personnelles par les collectivités locales B – La collecte des données par une collectivité : les formalités à remplir 1 – La collecte des données par la collectivité : La collectivité doit faire figurer plusieurs mentions obligatoires sur son formulaire, notamment : - Le caractère obligatoire ou facultatif des réponses ; - Les droits d’accès, de rectification et d’opposition aux données personnelles ; A défaut d’une telle mention, possibilité de se voir infliger une amende (Art. 625-10 du code pénal).

20. II – La gestion des données personnelles par les collectivités locales B – La collecte des données par une collectivité : les formalités à remplir 1 – La collecte des données par la collectivité : Dans l’idéal, mentionner une phrase type : • « * : Champ facultatif • Conformément à la Loi Informatique et Libertés, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition au traitement de vos données personnelles. Vous pouvez exercer ce doit auprès du responsable du traitement en envoyant un courrier à la mairie ou un mail à l’adresse suivante : ----@----. »

21. II – La gestion des données personnelles par les collectivités locales B – La collecte des données par une collectivité : les formalités à remplir 2 – Les formalités préalables : • Plusieurs types de formalités préalables en fonction de la nature et de la finalité du traitement : • La déclaration de conformité, Article 9 Loi Info et Libertés ; • La demande d’autorisation, Article 25 Loi Info et Libertés ; • La demande d’avis, Article 27 Loi Info et Libertés ;

22. II – La gestion des données personnelles par les collectivitésII – La gestion des données personnelles par les collectivités B – La collecte des données par une collectivité : les formalités à remplir 2 – Les formalités préalables : En réalité, plusieurs solutions en fonction du fichier : • Soit le fichier relève du régime de la déclaration normale, donc obligation de déclarer le fichier auprès de la CNIL ; • Soit une norme a été prise pour exonérer certains fichiers de l’obligation de déclaration : exemple, autorisation unique pour les fichiers de personnel ; • Ou la collectivité a pris un CIL et celui-ci a réalisé son fichier des fichiers : exonération de déclaration à la CNIL ; • Soit le fichier comporte d’autres informations que celles mentionnées dans l’autorisation unique : demande d’avis ou situation illégale au regard d’autres dispositions et donc possible infraction;

23. II – La gestion des données personnelles par les collectivités B – La collecte des données par une collectivité : les formalités à remplir 2 – Les formalités préalables : • Un exemple : les fichiers relatifs aux agents : • On va présumer une obligation de déclaration du fichier relatif aux agents ; • Application de l’article 8 de la Loi Info et Libertés ; • Application de la délibération du 9 décembre 2004 décident la dispense de déclaration des traitements de gestion des rémunérations mis en œuvre par l’Etat, les collectivités locales, etc. et absence d’obligation de déclaration dudit fichier ; • Cette norme énumère la liste des données personnelles pouvant être recueillies s’agissant d’un fichier relatif aux agents de la collectivité ; • En cas de recueil de données personnelles supplémentaires, illégalité du fichier et/ou nécessité de demander l’autorisation de la CNIL ;

24. II – La gestion des données personnelles par les collectivités B – La collecte des données par une collectivité : les formalités à remplir 2 – Les formalités préalables : • D’autres exemples possibles : • Mise en place de téleservices ; • Vidéo surveillance ; • Vidéo protection ; • Fichiers relatifs aux attestations d’accueil ; • Fichiers relatifs aux missions de police administrative de la police municipale ; • Fichiers relatifs aux missions de police judiciaire de la police municipale ; • VisDGI ; • Etc.

25. II – La gestion des données personnelles par les collectivités • C – La sécurité des données personnelles • Article 34 Loi Info et Libertés : « Le responsable du traitement est tenu de prendre toutes précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu'elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès. Des décrets, pris après avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, peuvent fixer les prescriptions techniques auxquelles doivent se conformer les traitements mentionnés au 2° et au 6° du II de l'article 8. »

26. C – La sécurité des données personnelles • Article 35 Loi Info et Libertés : «Les données à caractère personnel ne peuvent faire l'objet d'une opération de traitement de la part d'un sous-traitant, d'une personne agissant sous l'autorité du responsable du traitement ou de celle du sous-traitant, que sur instruction du responsable du traitement. Toute personne traitant des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement est considérée comme un sous-traitant au sens de la présente loi. Le sous-traitant doit présenter des garanties suffisantes pour assurer la mise en œuvre des mesures de sécurité et de confidentialité mentionnées à l'article 34. Cette exigence ne décharge pas le responsable du traitement de son obligation de veiller au respect de ces mesures. Le contrat liant le sous-traitant au responsable du traitement comporte l'indication des obligations incombant au sous-traitant en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données et prévoit que le sous-traitant ne peut agir que sur instruction du responsable du traitement. »

27. II – La gestion des données personnelles par les collectivités • C – La sécurité des données personnelles C’est une obligation de moyens : le responsable de traitement est tenu de mettre en place des mesures nécessaires à la sauvegarde des informations détenues par la collectivité, comme : • Anonymiser certaines données à caractère personnelles ; • Supprimer certaines informations ou données : • Mettre en place un algorithme ; • Mettre en place des mots de passe renouvelés régulièrement ; • Mettre à jour les anti virus ; • Mettre en place des campagnes de sensibilisation des agents ; • Infos stockées sur un serveur externe ; • Fermer les armoires à clef ; • Etc.

28. Les voies de recours judiciaires Partie 3 : Le Correspondant Informatique et Libertés, Un facteur de sécurité juridique pour les collectivités

29. III – Le CIL, un facteur de sécurité pour les collectivités • A –Les avantages à désigner un CIL : • Le CIL est un intermédiaire entre la CNIL et la collectivité ; • Il dispose de compétences juridiques et informatiques ; • Il peut être désigné en interne ou être mutualisé

30. III – Le CIL, un facteur de sécurité pour les collectivités • A –Les avantages à désigner un CIL : • Un vecteur de sécurité juridique : il fait bénéficier la collectivité d’une présomption de légalité ; • Un accès personnalisé aux services de la CNIL ; • Une source de sécurité informatique ; • La preuve d’un engagement éthique et citoyen ; • Un facteur de simplification des formalités administratives ; • Un outil de valorisation du patrimoine informationnel ;

31. III – Le CIL, un facteur de sécurité pour les collectivités • B – Les avantages à désigner un CIL mutualisé : • Vous bénéficiez de l’appui d’un expert au sein de votre collectivité ; • C’est un facteur de réduction des coûts ; • Vous bénéficiez d’un interlocuteur privilégié pour toutes vos problématiques quotidiennes ; • Le CIL mutualisé dispose d’une expérience très riche en se rendant dans plusieurs collectivités

32. III – Le CIL, un facteur de sécurité pour les collectivités • C – Un exemple pratique d’audit des fichiers réalisé en collectivité

33. Le service juridique du Centre de Gestion • Le service juridique du Centre de Gestion : • Assistance juridique (consultation juridique, assistance en contentieux) • Organisation de réunions d’information sur des thèmes d’actualité déterminés par les collectivités • Veille juridique et intervention en collectivité pour (re) mise à niveau d’agents • Newsletters juridiques mensuelles

34. Les services du Centre de Gestion • Les autres services du Centre de Gestion : • Droit Social du Secteur Public • Prévention des risques • Mission remplacement et recrutement territorial • Archives • Paie à façon • Prestations Ressources Humaines • Le Correspondant Informatique et Libertés mutualisé (CIL) • Le Service d’Archivage Electronique (SAE)

35. MERCI POUR VOTRE ATTENTION Je reste disponible pour toute question : Jonathan PORCHER 03.44.10.18.29 06.48.78.79.34 j.porcher@cdg60.com