DOKUMENTACJA BIUROWA I JEJ RODZAJE OBIEG PISMA

1. DOKUMENTACJA BIUROWAI JEJ RODZAJEOBIEG PISMA

2. Dokument biurowy to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzonew toku pracy biurowej lub otrzymanez zewnątrz. • Akta spraw są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących określonej sprawy. Wyróżnia się m.in. tzw. akta spraw bieżącychoraz załatwionych.

3. Akta spraw bieżących to sprawy będące w toku załatwiania, wyczekujące na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia.Akta spraw załatwionych obejmują sprawy zamknięte, załatwione. • Dokumentacja biurowa obejmuje akta spraw bieżących, załatwionych oraz księgi, rejestry, kartoteki, dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp.

4. Podział pism ze względuna nadawcę i adresata • korespondencja przychodząca, zewnętrzna, czyli pisma otrzymywane; • korespondencja wychodząca, czyli pisma wysyłane; • korespondencja wewnętrzna, czyli pisma wewnętrzne.

5. Podział pism ze względuna treść zawartą w dokumencie • pisma i notatki służące do wymiany myślii przekazywania informacji; • protokoły służące do rejestracji stanu zdarzeń, czynności, dokonanych działań; • sprawozdania opisujące przebieg wypadkówlub zdarzeń, przedstawiających relacjęz faktycznego stanu rzeczy; • polecenia (w charakterze zarządzeń, okólników, regulaminów) określające czynności do zała-twienia i sposób ich wykonania.

6. Podział pism w zależnościod pilności sprawy • pisma zwykłe, które załatwiane są w terminach zwyczajowo przyjętychlub określonych odrębnymi przepisami; • pisma pilne przesyłane i załatwianew pierwszej kolejności; • pisma terminowe, które mają ustalony termin załatwienia.

7. Podział pism w zależnościod sposobu przesyłania • pisma przesyłane pocztą zwykłą; • pisma przesyłane jako polecone; • pisma przesyłane pocztą ekspresową, kurierską; • pisma przesyłane drogą lotniczą; • pisma przesyłane w postaci telegramów, telefaksów; • pisma przesyłane siecią komputerową.

8. Podział pism ze względu na zapewnienie tajemnicy • pisma jawne, tj. pisma nie zawiera-jące żadnej tajemnicy • pisma poufne, tj. pisma zawierające tajemnicę służbową; • pisma tajne, czyli pisma zawierające tajemnicę państwową.

9. Podział pism ze względu na charakter dokumentu • pisma, notatki i protokoły i inne dokumenty stanowiące korespon-dencję biurową; • wszelkie dokumenty stanowiące podstawę zapisów księgowych np. rachunki, faktury

10. OBIEG PISMA • Obieg pisma to droga od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej do momentu załatwienia sprawy i wysła-nia odpowiedzi • Punkty zatrzymań to komórki organiza-cyjne uczestniczące w obiegu pism np. kancelaria główna, sekretariaty komórek organizacyjnych, kierownicy komórek, pracownicy załatwiający sprawę

11. ZASADY WŁAŚCIWEGO OBIEGU PISMA • liczba punktów zatrzymania, przez które przechodzi podczas obiegu pismo, powinnabyć jak najmniejsza; • obieg pisma powinien być zgodnyz trybem załatwiania sprawy; • droga obiegu pisma powinna być jak naj-krótsza; • pismo powinno przechodzić przez dany punkt zatrzymania tylko jeden raz; • stosowaćśrodki techniczne, dla skrócenia czasu wykonywania czynności manipulacyjnych.

12. INSTRUKCJA KANCELARYJNA Instrukcja kancelaryjna to zbiór wewnętrznych przepisów regulujących: • zasady obiegu pism; • czynności sekretariatów w zakresie przyjmowaniai wysyłania pism; • tryb przesyłania i przydzielania pism do załatwienia; • tryb rejestracji pism i ich znakowania; • formy załatwiania spraw; • uprawnienia do podpisu; • zasady kontroli załatwionych spraw; • zasady przechowywania akt spraw bieżących i zała-twionych.