Manejo Integrado de Sistemas de Gestión

1. Manejo Integrado de Sistemas de Gestión Fecha: Julio 2010

2. Objetivo General del Tema Dotar a los Directivos de la ONN del conocimiento básico necesario para poder orientar a terceros sobre el manejo integrado de sistemas, cuyos requisitos están especificados en normas nacionales e internacionales,en el marco de la gestión global de la organización.

3. Gestión Empresarial Decreto 281 Comité Ejecutivo del Consejo de Ministro Establece las características, las principales normas técnicas y de actuación, los diferentes procedimientos, las facultades delegadas a empresas y organizaciones superiores de dirección y enmarcamientos que se establecen en el desarrollo para la implantación del sistema de dirección y gestión (SDG). Capítulo I Generalidades El proceso de perfeccionamiento empresarial tiene como objetivo garantizar la implantación del SDG en las empresas estatales y organizaciones superiores de dirección que logren un significativo cambio organizativo al interior de las mismas y gestionar integralmente los sistemas que la componen.

4. Gestión Empresarial Decreto 281 Comité Ejecutivo del Consejo de Ministro Capítulo I Generalidades (Continuación) “El presente reglamento es el instrumento de dirección para que las empresas estatales y organizaciones superiores de dirección, puedan de forma ordenada, realizar las transformaciones necesarias con el objetivo de lograr la máxima eficacia y eficiencia en su gestión integral”.

5. Gestión Empresarial Decreto 281 Comité Ejecutivo del Consejo de Ministro Artículo 85.Características generales del sistema de organización empresarial. Las empresas y la organización superior de dirección al diseñar sus sistemas la organización general tendrán en cuenta las siguientes recomendaciones: 3. Las empresas son un sistema integral donde cada uno de los sistemas componentes deben asegurar el cumplimiento de la misión de la empresa con la mayor integralidad. Ninguno de los sistemas componentes de las empresas es más importante que otro, todos por igual deben funcionar con calidad, eficacia y eficiencia para lograr que la empresa tenga el más alto reconocimiento social.

6. Gestión Empresarial Decreto 281 Comité Ejecutivo del Consejo de Ministro Artículo 251 Gestión de la Calidad es el conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una empresa en lo relativo a la calidad, está integrada en la gestión global de la empresa e influye en todas las actividades que tienen lugar en la misma. Nota. Ver además los artículos 4, 47, 164, 166

7. Manejo Integrado de Sistemas / SDG Sistema de Organización General NC-ISO 9001 Sistema de Métodos y Estilos de Dirección Sistema de Atención al Hombre Sistema de la Producción de Bienes y Servicios NC-ISO 14001 Sistema de Gestión de la Calidad Sistema de Gestión Ambiental Sistema de Gestión del Capital Humano NC 18001 Sistema de Gestión de la Innovación Sistema de Planificación Sistema de Contratación Económica NC 3001 Sistema de Contabilidad Sistema de Control Interno NC-ISO 22000 NC 136 Sistema de Relaciones Financieras Sistemas de Costo Sistema de Precio NC-ISO 27001 Sistema Informativo Sistema de Mercadotecnia Nuevas NC Sistema de Comunicación Empresarial

8. Implementación de SIG • Definición preliminar del Alcance de SIG • Diagnóstico de la organización acorde al alcance previsto ~ • Preparación del Personal~ • Planificación de la integración • Diseño (Definición de las interrelaciones de los Procesos y elaboración de la documentación necesaria) ~ • Implantación y Monitoreo ~ • Formación de Auditores Internos ~ • Auditoría interna del SIG~ • Revisión y mejora del SIG~

9. Comunicación • De la Dirección a los empleados. • En los diferentes niveles y funciones. • De los empleados a la Dirección. • Se debe reconocer que el método de comunicación y el lenguaje empleado deben ser adecuados a las necesidades de la fuerza de trabajo y tener lugar de modo que puedan comprender con facilidad la información que se les brinda. (NC–PAS 99:2008)

10. Preparación del Personal

11. A P C H Proceso de Integración • Desarrollo del Plan • Beneficios / Dificultades • Análisis del contexto • Selección del nivel de integración • Elaboración del plan de integración • Contar con apoyo de la alta dirección Evaluación de la Eficacia Seguimiento y Mejora Implantación del Plan

12. DIFICULTADES BENEFICIOS ECONÓMICOS. (Pe. Ahorro en los costos, optimización del tiempo y recursos asignados a los sistemas ). REQUIERE MAYOR NIVEL DE FORMACIÓN PERDIDAS DE CLIENTES. EVITA DUPLICIDADES. SIMPLIFICA AL MÁXIMO LA GESTIÓN DE TODOS LOS SISTEMAS. RESISTENCIA AL CAMBIO. MINIMIZA LA DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS. DIFICULTADES DEL PROCESO DE INTEGRACIÓN. SIMPLIFICA LAS FASES DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN. USO INCORRECTO DE RECURSOS REQUIERE UNA INVERSIÓN INICIAL ASOCIADA AL DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DE CADA SISTEMA Y/O LA INTEGRACIÓN DE ESTOS (Pe. Capacitación, consultoría, diseño y desarrollo de sistemas, adquisición de recursos). MEJORA LA COMUNICACIÓN. SOCIALES. (Pe. Incrementar la capacidad de la organización para gestionar el conocimiento y para dar respuesta a todos los grupos de interés: clientes, trabajadores, proveedores y a la propia sociedad en lo relativo a la calidad y medio ambiente). Dificultades y Beneficios

13. Desarrollo sistemas independiente / Integro Integro todo o parte Integro política / Manual único / Defino para los procesos críticos responsabilidades y funciones de los sistemas de gestión involucrados / Integro la gestión y documentación de algunos procesos comunes a los sistemas Determino además la secuencia e interacción de los procesos, así como su gestión, revisión y mejora sistemática teniendo en cuenta los requisitos de cada sistema Extiendo la integración para todos los procesos involucrados en el alcance del SIG previsto Amplío el alcance del SIG Toma de Decisiones

14. Niveles de Madurez del Desempeño (UNE 66174:2005)

15. Niveles de Madurez del Desempeño (NMD) (UNE 66177:2005)

16. Excelencia en la Gestión

17. Evaluación de los Niveles de Madurez del Desempeño Elemento Clave Nivel de madurez hacia el éxito sostenido ( Tabla A.1) Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Nivel 5 Elemento 1-2 (Gestión) N N El nivel de madurez actual de los elementos individuales de la organización es el nivel más alto obtenido completo, sin que haya espacios vacíos en los criterios. Elemento 3 (Estrategia y política) Elemento 4 Recursos Elemento 5 Procesos Elemento 6-7 (Seg. y Medición) Elemento 8-9 (Mejora, Innovación y aprendizaje) • Comprender y satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas, • Realizar el seguimiento de los cambios en el entorno de la organización, • Identificar posibles áreas de mejora e innovación, • Definir y desplegar estrategias y políticas, • Establecer y desplegar objetivos pertinentes, • Gestionar sus procesos y sus recursos, • Demostrar confianza en las personas, guiándoles hacia una motivación, un compromiso y una participación mayores • Establecer relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores y otros aliados N (NC ISO 9004:2008) N

18. Capacidad y experiencia para abordar el proceso de integración. • Competencia del personal • Estructura / Organización* Riesgo Complejidad Madurez Alcance Selección del Nivel de Integración Determinar los riesgos que tiene la integración para la organización Selección Necesidades y expectativas a satisfacer con el SIG (actuales y a medio plazo) Sistemas de gestión de la organización para dar respuesta

19. Objetivos Recursos Acciones Análisis previo Plazos Responsables Planificación de la Integración

20. Diseño y Documentación

21. 1. Identificar los clientes/ partes interesadas y sus requisitos. 4. Identificar posibles exclusiones 3. Confirmar el alcance del SIG. 2. Definir productos / servicios dentro del alcance del SIG /. 8. Estudiar relaciones clientes, proveedores y partes Interesadas. 7. Determinar procesos necesarios, secuencia e Interacción. 6. Analizar barreras y fuerzas favorables. 5. Formular propuesta de política del SIG. 10. Estudio del entorno de la organización y sus cambios y riesgos asociados. 9. Estudio de leyes, regulaciones y normas. 11. Identificar y evaluación de aspectos , impactos y riesgos. 12. Definir política, objetivos, metas y programas de mejora del SIG. 14 Disponibilidad de recursos. (Tamaño y estructura de la organización) 13. Identificar criterios y métodos. 15. Confirmar exclusiones. Planificar / Documentar el SIG. Diseño y Documentación del SIG

22. Identificar los Clientes, Partes Interesadas y Requisitos

23. Requisitos .Tipos Requisitos del cliente y de otras partes interesadas. Requisitos legales y reglamentarios. Requisitos propios de la organización.

24. Requisitos Legales- Ambientales EMISIONES A LA ATMÓSFERA GENERACIÓN DE RUIDO GENERACIÓN DERESIDUOS CONSUMO DE MATERIAS PRIMAS FILTRACIONES VERTIDOS A LAS AGUAS Interacciones con el Medio Ambiente AFECTACIÓN AL SUELO

25. Requisitos Legales- Ambientales Emisiones – Vertidos - Ruidos

26. Requisitos Legales- Ambientales Emisiones – Vertidos - Ruidos

27. NORMAS REGLAMENTARIAS • REQUISITOS DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO PARA LA PROTECCIÓN DE LOS TRABAJADORES. • LIMITACIONES O PROHIBICIONES QUE AFECTARÁN A LAS OPERACIONES, PROCESOS Y EXPOSICIONES LABORALES: REQUISITOS ESPECIALES Y CONDICIONES. • PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN DE RIESGOS: MÉTODOS-GUÍA DE ACTUACIÓN PREVENTIVA. • MODALIDADES DE ORGANIZACIÓN, FUNCIONAMIENTO Y CONTROL DE LOS SERVICIOS DE PREVENCIÓN. • MEDIDAS PREVENTIVAS EN TRABAJOS ESPECIALMENTE PELIGROSOS. • PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN DE ENFERMEDADES PROFESIONALES. Requisitos Legales- SST

28. Normativas Aplicables a SGICH (Ejemplos)

29. Determinar los Procesos Necesarios Secuencia e Interacción

30. Comunicación Interna/ Externa Planificación y Mejora Revisión del SIG y Análisis de Datos Planificación Estratégica Distribución Fabricación Marketing Diseño Satisfacción del cliente Comercialización Rotulado Identificación y Evaluación de AMA Identificación y Verificación de Requisitos legales Planes de emergencia y capacidad de respuesta Gestión de Residuos Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos Gestión de Aguas Control de Documentos y Registros Evaluación Proveedores Competencia Concientización del Personal Mantenimiento Compras Limpieza Auditoría Internas Acciones Correctivas y preventivas Control de No Conformidades Identificación y Trazabilidad Ejemplo: Procesos Identificados

31. Ejemplo: Procesos Identificados Comunicación Interna/ Externa Planificación y Mejora Revisión del SIG y Análisis de Datos Planificación Estratégica Distribución Fabricación Marketing Diseño Satisfacción del cliente Rotulado Comercialización Gestión de Residuos Planes de emergencia y capacidad de respuesta Identificación y Verificación de Requisitos legales Gestión de Riesgos Gestión de Aguas Gestión Energética Evaluación Proveedores Mantenimiento Competencia Concientización del Personal Control de Documentos y Registros Compras Limpieza Auditoría Internas Acciones Correctivas y preventivas Control de No Conformidades Identificación y Trazabilidad

32. Proceso Entradas Cemento Arena Recebo Agua Pintura… Operarios competentes Medios de protección… Salidas Piezas Restos de: Hormigón Agua sucia entre otros Proceso Mantenimiento Aspectos, impactos y riesgos, Identificar y priorizar los aspectos que podrían tener un impacto significativo; Decidir las medidas de control y aplicarlas. Incidentes de trabajo Derrames de grasas y pinturas

33. Identificación y Evaluación de Aspectos, Impactos y Riesgos.

34. CURSO PARA DIRECTIVOS DE LA ONN. CONCEPTOS. (cont.) Aspecto.- Característica de una actividad, producto o servicio que tiene o puede tener un impacto. Riesgo- Probabilidad de que ocurra un evento que tendrá un impacto en los objetivos. Impacto- Efecto en los compromisos y objetivos de la política de la organización, en sus partes interesadas, en la propia organización y/o en el medio ambiente. Planificación de Contingencias NC–PAS 99:2008

35. Consideración de los incidentes potencialmente graves que podrían afectar las operaciones de la organización y la formulación de uno o más planes para prevenir o mitigar los efectos y permitir que la organización trabaje lo más normalmente posible. CURSO PARA DIRECTIVOS DE LA ONN. CONCEPTOS. (cont.) Planificación de Contingencias NC–PAS 99:2008

36. Riesgo Un análisis de riesgos es un proceso complejo que debe abordarse siempre a través de una determinada metodología que permita estimar el riesgo de que se produzcan unas determinadas consecuencias que tendrán un impacto en los objetivos.

37. Identificación y Evaluación de Aspectos, Impactos y Riesgos Para cada proceso, las preguntas son: ¿Qué (aspecto) podría salir mal? ¿Cuál sería el efecto (impacto) si saliera mal? ¿Cuán probable es que suceda así?

38. Matriz para la evaluación de riesgos (NC-PAS 99:2008) Leyenda:

39. Matriz para la evaluación de riesgos Leyenda:

40. Consideraciones • Riesgo extremo, se requieren acciones inmediatas. • Riesgo alto, se necesita atención de la alta dirección. • Riesgo moderado, la responsabilidad de la dirección debe ser especificada. • Riesgo bajo, la gestión se realiza por medio de los procedimientos de rutina.

41. Definir Política, Objetivos, Metas y Programas de Mejora.

42. Política del Sistema Integrado de Gestión La alta dirección definirá la política de la organización con respecto a su sistema de gestión y garantizará que: • Sea apropiada a las actividades, productos y servicios de la organización; con la naturaleza, escala e impactos ambientales; a la naturaleza y magnitud de los riesgos de SST • Incluya el compromiso de cumplir todos los requisitos legales y de otro tipo a los que se suscribe la organización y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión; la prevención de la contaminación • Constituya un marco para establecer y revisar objetivos, • Se comunique a todas las personas que trabajan para la organización o en su nombre; • Se revise periódicamente para garantizar su idoneidad permanente. • Ser documentada

43. Política(s) en el marco de un Sistema de Gestión (Ejemplos) • Política de la Calidad • Política Ambiental • Política de Seguridad y Salud en el Trabajo • Política de Gestión de Capital Humano • Política de Empleo

44. Objetivos • La organización establecerá objetivos medibles, coherentes con la política que aplique, teniendo en cuenta: • Sus aspectos significativos • Obligaciones legales y otros requisitos aplicables • Su compromiso con la mejora continua • La organización establecerá, aplicará y mantendrá uno o más programas para alcanzar sus objetivos.

45. Objetivos de la Calidad Objetivos Responsable Fecha Recursos Recursos Objetivo 1 • Documentados Objetivo 2 Objetivo 3 • Establecidos en los • niveles y funciones • relevantes • Medibles y coherentes con la Política de la Calidad • Incluir aquellos necesarios para cumplir los requisitos del producto Objetivo 4 Objetivos de la Calidad (Ejemplo)

46. Objetivos Ambientales (Ejemplo) • En los niveles y funciones pertinentes • Medibles y coherentes con la política ambiental, incluidos los compromisos de prevención de la contaminación, el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y otros compromisos que suscriba la organización y con la mejora continua • Durante la revisión de los mismos tener en cuenta los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba, y sus aspectos ambientales significativos.

47. Objetivos de SST (Ejemplo) • La organización, para cada función y niveles pertinentes dentro de ella, debe establecer y mantener documentados los objetivos y metas del sistema de gestión de SST. • Al establecer y revisar sus objetivos, la organización debe considerar las normas y otros documentos legales; sus peligros y riesgos; sus opciones tecnológicas, sus requisitos comerciales, operacionales y financieros y las opiniones de las partes interesadas. • Los objetivos deben ser coherentes con la política de SST, incluido el compromiso de mejora continua.

48. Indicadores (Ejemplos) • Mejora del tiempo de prestación del servicio • Mejora de especificaciones del producto • Cantidad de materia prima o energía usada • Cantidad de emisiones • Residuos producidos por cantidad de producto terminado • Porcentaje de residuos reciclados • Inversión en protección ambiental • Número de incidentes / accidentes • Otros

49. Objetivos, Metas y Programas • Establecer uno o varios programas para alcanzar sus objetivos y metas. • Los programas deben incluir la asignación de responsabilidades para lograr sus objetivos y metas en las funciones y niveles pertinentes de la organización y medios y los plazos para lograrlos. • Se han de revisar de forma planificada, a intervalos periódicos y con la regularidad requerida. Nota. La meta es una declaración de lo que la organización espera lograr, pero no es esencial para su futuro (NC PAS 99:2008).

50. Objetivos • Reducir el nivel sonoro continuo equivalenteen 3dBA por debajo del nivel máximo permisible en los dormitorios del Bloque A (DP– 46 dBA / F.C 10.09.30---Resp. J´. Área Mtto.) • Reducir en un 5% por debajo del nivel permisible el nivel de ruido en la costa. (DP– 65 dBA / F.C. 11.12.15)---Resp. J´. Área Mtto.) • Eliminar las afectaciones auditivas por concepto de ruido en el PT-10. (F.C.11.02.15). Resp. J´. Área Mtto.) • Reducir la potencia sonora de la fuente Z.8.A en un 20%. (F.C.11.10.15). Resp.- J´. Área Mtto.)