INTERREG III e smatasandi kontroll

1. Tartu, 15. september, 2006 Nele Ivask, Aita Saluneem, JoelKook Siseministeerium regionaalarengu osakond Interreg projektide järelevalve büroo INTERREG III esmatasandi kontroll

2. Üldpõhimõtted Protsessi kirjeldus • Projektipartner esitab aruande koos lisadokumentidega Siseministeeriumisse peale aruandeperioodi lõppemist • Siseministeerium menetleb aruannet vajadusel kuni 1,5 kuud või rohkem, kui viivituse tingivad projektipartnerist tulenevad asjaolud • Aruande kinnitamise järel saadab Siseministeerium vastavasisulise teate juhtpartnerile või sekretariaati, sõltuvalt kas tegemist on projektipartneri- või juhtpartnerorganisatsiooniga • Juhtpartner paneb aruande kokku misjärel selle kinnitab täismahus juhtpartneri audiitor või esmatasandi kontrolli eest vastutav isik • Juhtpartner saadab kinnitatud koondaruande sekretariaati • Sekretariaat vaatab aruande üle ja kinnitab selle misjärel tehakse selle alusel juhtpartnerile väljamakse • Juhtpartner kannab raha projektipartneritele vastavalt igaühe poolt deklareeritud kuludele

3. Üldpõhimõtted • Siseministeeriumisse saadetakse korrektne jasüstematiseeritud aruanne kõvade kaantega kausta vahel • Siseministeeriumil on välja töötatud kaks vormi: a) kulude loend ja b) tegevuste ja kulude kokkuvõte. Lisaks neile on välja töötatud ka esmatasandi kontrolli juhend (aruannete esitamise kord). Kulud peavad olema: - reaalselt tekkinud projekti abikõlblikkusperioodil ning makstud projekti aruandlusperioodi jooksul (v.a. palgamaksud, mis peavad olema tasutud hiljemalt aruande esitamise hetkeks) - otseselt seotud projekti taotlusvormivastavas tööpaketis toodud tegevustega - tõendatud vähemalt nii kulu tekkimist kui maksmist tõendavate dokumentidega, kuid sõltuvalt kululiigist ka täiendavate dokumentidega - raamatupidamises muudest asutuse kuludest selgelt eristatud (projektipõhine kuluarvestus), sh ka üldkulud - otstarbekadehk projektitegevuste elluviimiseks vajalikud - mõistlikud ehk mitte üle tavapärase hinnataseme - tehtud projekti eelarvest kinni pidades(esmatasandi kontrolli läbiviimisel on aluseks taotlusvormis toodud eelarvenumbrid) - leidnud üldjuhul aset programmi abikõlblikus piirkonnas

4. Üldpõhimõtted Kulud ei tohi olla: - seotud finantseeringutega muudest Euroopa Liidu toetustest - seotud trahvide, karistuste, kohtu- vms kuludega - seotud õigusalase, notariaalse,finants- või tehnilise ekspertiisigavõi raamatupidamis- ja auditeerimiskuludega, mida pole otseselt projektitegevuste elluviimiseks vajavõi mis pole otseselt seotud programmi sekretariaadi poolt esitatud nõudmistega • seotud avalik-õiguslik asutuste põhikirjalistesttegevustest tulenevate kohustustega • pangateenusteülekandetasud, v.a. projektipartnerite omavahelised rahvusvahelised projektitegevustega seotud ülekanded • ühe projektipartneri poolt teiselt partnerilt tellitud töö teostamise eest raha maksmine • ületada projektieelarves (taotlusvormis) ettenähtut kuluridade või tegevuste lõikes ilma vastava loa või märketa

5. Käibemaks On projektikulunaabikõlblikkui: • projektipartner ei ole käibemaksukohustuslane • projektipartner onkäibemaksukohustuslane, kuid tal puudub õigus projektiga seotud kuludelt käibemaksu riigilt tagasi taotleda (vajalik raamatupidaja vastavasisuline kinnitus viidetega käibemaksuseadusele ja projektikuludele, nt otsearvestuse ja proportsionaalse mahaarvamise segameetodit kasutades otsearvestuse osas) Muudel juhtudel ja nt ka siis, kui eelnenud kahes punktis pole võimalik 100%-liselt veenduda (nt proportsionaalse mahaarvamise meetodi kasutamisel), on käibemaks projektikuluna abikõlbmatu Tõenditena: Maksuameti kinnitus käibemaksukohustusluse osas ning vajadusel raamatupidaja kinnitus projektikulude kohta

6. Valuutakursid Iga projekt peab rakendama kõigi projektipartnerite jaoks ühtsetvaluutakursside arvestamise süsteemi. Igal projektil on erinevate valuutade kalkuleerimisel võimalus valida 3 erineva variandi vahel: - tehingu päeva kurss - aruandlusperioodi keskmine kurss - fikseeritud kuupäeva kurss(nt aruandlusperioodi viimase päeva kurss) Kursi kasutamine tuleb kohe projekti alguses kõigi partnerite vahel kokku leppida, sest juhtpartner peab metoodikast kohe esimese aruandega teavitama ka sekretariaati. Kursside arvutamisel tuleb meeles pidada – kõik kursierinevustest tingitud riskidkannab projektipartner Euro ja Eesti krooni kasutamisel on aluseks Eesti Panga ametlik fikseeritud kurss 15,6466. Teiste valuutade puhul tuleb kokku leppida ja kasutada keskpankade (soovitavalt Eesti Panga) vastavaid päeva- või keskmisi kursse

7. In-kind e. mitterahalised kulud Ainsaks mitterahaliseks abikõlblikukskuluks loetakse vabatahtlikku tasustamata töö tegemist projekti heaks, mis peab aga vastama reale tingimustele: - olema märgitud taotlusvormis ning ära toodud projekti eelarvereal“other” (muud kulud) eraldi jaotisena - selle osakaal kuludes ei saa mingil juhul olla suurem kui 25%projektipartneri poolt deklareeritavatest abikõlblikest kuludest - projekti heaks tasu eest tehtavat tööd ei saa vabast ajast tehtuna veel lisapanusena projekti kalkuleerida kui mitterahalist kulu, niisamuti ei saa mitterahalist kulu deklareerida projektipartneri enda palgalised töötajad - mitterahalise kuluna arvestatav tasuta töö ei saa olla kõrgema tasuga arvestatud kui oleksid tavaolukorras selle töö tasustamisel kantavad reaalsed rahalised kulud, s.t. lähtuma peab töö iseloomust, mitte nt seda tööd tegeva inimese tunnihinna “turuväärtusest” - mitterahaliste palgakulude tõendamisel tuleb täita tööajatabelit (töö sisu, sellele kulunud aeg, teostanud isikud ning töö arvestusliku maksumuse kalkulatsioon ja selle alused (nt. kui aluseks on miinimumpalga arvestamine, siis muid tõendusi pole vaja)

8. Eelarve muudatused • Eelarvet on üldjuhul lubatud muuta ühel korral projekti eluea jooksulsekretariaadilt selleks eelnevalt ametlikult luba küsides ning arvestades, et see muudatus ei tohi ületada 20%projekti elluviimiseks sekretariaadi poolt heaks kiidetud abikõlblikust eelarvest, s.t. arvestus selles osas peab kindlasti käima läbi projekti juhtpartneri ning sekretariaati teavitades • Juhul, kui eelarvemuudatust on taotletud, siis esitada taotlemisel esitatud muudatuste tabel ning sekretariaadi poolt saadetud kinnitus muudatuste aktsepteerimise kohta

9. Kulurida: Staff (tööjõukulud) -1- Töölepingu, töövõtulepingu, käsunduslepingu või avaliku teenistuse seadusealusel töösuhtes oleva isiku netotöötasu ning kõik kohustuslikud palgamaksud (sh kogumispensionikindlustus). Töösuhe peab olema fikseeritud kirjalikus vormis, näitama ära töötaja ülesanded projektiga seoses või olema otseselt seostatav projektiülesannete elluviimisega. Kui leping ei näita ära projektiülesandeid, peab need ette nägema asutuse/osakonna juht oma otsuse või käskkirjaga. Töölepinguga või avaliku teenistuse seaduse alusel osalise tööajaga töötamisel peab kindlasti pidama ka tööajatabelit projektiga seotud töötundide arvestamiseks ning teostatud tööde ülestähendamiseks. Tööpanuse arvutamise aluseks on keskmine töötunnihind koos palgamaksudega, mis arvutatakse töötaja põhipalgast kas igakuiselt või kogu aruandlusperioodi keskmisena. Töövõtuleping on konkreetselt piiritletud tulemuse saavutamiseks sõlmitud leping, mille lõpptulemusena üldjuhul töö tellijale allkirjastatud aktiga üle antakse.

10. Kulurida: Staff (tööjõukulud) -2- Kui töövõtu- või käsunduslepingu alusel ei ole töövõtjaks mitte füüsiline isik vaid FIE, AS, OÜ, MTÜ jne, siis on tegemist sisseostetud teenusega (ext. expertise kulu), kuna tööde eest esitatakse tellijale arve. Kui varem samas asutuses töötanud töötaja hakkab projektiga osaliselt oma tööajast tööle peab valmis olema vastama ka küsimusele kuhu kadusid varasemad tööülesanded, seetõttu on parem kui asutuse juht töölepingu lisas või otsuses (käskkirjas) ära märgib ka varasemate töökohustuste vähenemise/kadumise. Küsitavuse korral on tõendamise kohustus projektipartneril. Töölepingu või avaliku teenistuse seaduse alusel töötades ei ole abikõlblikud ületöötunnid, töötaminenädalavahetustel, riiklikel pühadel, oma puhkuse ajast või muul viisil, mis on vastuolus tööseadusandlusega (töö- ja puhkeaja seadus jms). Teatud juhtudel on eelnimetatud olukordades töötamine siiski abikõlblik, eeldusel, et selle eest on eraldi makstud (või saadud lisa vaba aega muul ajal), see oli vajalik projektitegevustest lähtuvalt, see oli lubatud lepingu või muu kahepoolse kokkuleppe alusel ning see ei olnud vastuolus tööseadusandlusega.

11. Kulurida: Staff (tööjõukulud) -3- Suurimad eksimused: • osalise tööajaga projekti heaks töötades deklareeritakse projekti kõrgemat töötunnitasu kui põhipalga alusel arvutades tuleb. • töötasu maksti välja aruandlusperioodi viimasele kuule järgnenud kuu alguses, s.t. töötasu läheb deklareerimisel järgmise aruandega (NB! lõpparuande esitamisel ei ole ükski projekti lõppkuupäeva järel tehtud kulu abikõlblik) • varem lugesime abikõlbmatuks ka töötasumaksud, mis polnud aruandlusperioodi lõpuks ära makstud, alates sellest suvest lubame deklareerida aruandlusperioodi lõpuks ära makstud töötasult kinni peetud ja arvestatud palgamaksud, kui suudetakse tõendada, et need on meile aruande esitamise hetkeks ära makstud (EMTA tõend) • projekti tööaega deklareeritakse oma puhkuse, pühade, nädalavahetuste ajast, mida tööandja pole tasustanud • puuduvad dokumendid (käskkiri, otsus), mis viitaksid töötaja osalisele (ja mis ulatuses) tööleasumisele projekti ülesannetega • lepingud on vormistatud ebakorrektselt (nt TLS § 26 lg 1) • lepingutes pole ära toodud tööülesannete kirjeldust/loetelu või puudub seostatus projektitegevustega • tööajatabelites kajastatud tööd ei anna ettekujutust tehtust või on reaalselt tehtud tööd teise iseloomuga või tehtud teises koguses

12. Kulurida: Administration (halduskulud) • otsesed projekti elluviimisega seotud halduskulud (direct overheads) • arvestuslikud projektiga seostatavad üldkulud (indirect overheads) - Esimesel juhul eeldame, et 100% üldkuluarvest või mingist kuluartiklist osteti projekti tarbeks ning selle seos projektiga on otsene ning kajastub samas ulatuses projektikuluna ka raamatupidamises. - Teisel juhul eeldame täpse kinnitatud (raamatupidaja, projektijuhi poolt) arvutuskäigu esitamist koos kontrollitavate andmetega (raamatupidamiskontode väljavõte, õiend), mille baasil leitakse protsent, mille ulatuses projekti üldkulusid kalkuleeritakse. Projektiga seostavad üldkulud peavad olema regulaarselt (igakuiselt) osutatavad üldpinna ja/või töötundide baasil jagatavad teenused (andmeside ja telefon, rent, kommunaalkulud). Üldjuhul eeldame arvestusse võetud üldkuluarvete koopiate esitamist, kuid lubame läbipaistva metoodika ja arvutuskäigu korral esitada ka raamatupidamisväljavõtte vastavatest kulukontodest, mis on suhestatud projekti tööaja ja üldpinnaga.

13. Kulurida: Ext. expertise (sisseostetud teenused) -1- • Lepingute ja arvetealuseltasutud kulud konkreetsete projektitegevustega seotud ülesannete elluviimiseks – nt uuringud ja analüüsid, tõlkimine ja projektijuhtimine (kui viimane on sisse ostetud). • Alltöövõtulepingute alusel tellitav teenus/töö peab olema loetletud taotlusvormi lisas IV.1. • Kindlasti peab ostmisel järgima riigihangete seadusest tulenevaid nõudeid. Väliseksperdi töötasu peab vastama tema päritolumaa ja vastava piirkonna hinnatasemele ning kvalifikatsioonile.

14. Kulurida: Ext. Expertise (sisseostetud teenused) -2- Projektipartnerid ei tohiüksteiseltallhanke korras tegevuste elluviimist või projektijuhtimist tellida. Sagedased eksimused: - Ei ole võetud hinnapakkumisi teistelt teenuse pakkujatelt - Teenuste ostmisel ei sõlmita lepinguid - Tellitud teenust on raske seostada taotlusvormiga - Erinevatelt teenuse pakkujatelt võetud hinnapakkumised ei ole omavahel võrreldavad

15. Kulurida: Travel and accommodation (sõidukulud) -1- • päevarahad(nii siseriiklikud kui välislähetused) • sõidukulud(ühistransport, lennuk, rong, buss, auto, põhjendatud juhtudel ka takso) • majutuskulud(ööbimine hotellis või muus majutusasutuses) NB! Projekti tegevustega seotud päevarahasid saab maksta vaidtöölepingu või avaliku teenistuse seaduse alusel töötavale inimesele NB!Töövõtu- või käsunduslepingu alusel projekti heaks töötavatele inimestele saab projektiga seotud sõidukulud abikõlblikuks lugeda vaid nendes lepingutes vastava märke tegemise korral

16. Kulurida:Travel and accommodation (sõidukulud) -2- • Lähetusi tõendavad koopiad korrektselt vormistatud otsusest/korraldusest/käskkirjast ja hiljem esitatavast lähetusaruannetest/kuluaruannetest • Lähetus – ja sõidukulud peavad olema välja makstud partneri poolt. • Välisriiki reisides on abikõlblikud ka reisikindlustuse kulud • Lähetuskulud peavad vastama kehtestatud piirmääradele, s.t. abikõlblikud on vaid maksuvabad hüvitised (vt töö- ja teenistuslähetuse määrused)

17. Kulurida: Travel and accommodation (sõidukulud) -3- Isikliku sõiduautokasutamine projektisõitudeks: a) koopia asutusesisesest korrast/juhatuse otsusest sõidu km hinna hüvitamise kohta (peab olema fikseeritud hind, mis ei saa ületada 4 EEK/km kohta) b) pangakontoväljavõte hüvitise väljamaksmise kohta c) koopia sõidupäevikust (sõidu eesmärk, alguspunkt, lõpp-punkt, kilometraaž, spidomeetri näit, auto mark, mudel, reg nr, omaniku nimi) d) koopia autojuhiloast e) koopia isikliku auto tehnilisest passist f) kui hüvitise saaja pole kasutatud auto omanik või märgitud kasutajaks, siis esitada ka koopia auto kasutamise volikirjast

18. Kulurida: Travel and accommodation (sõidukulud) -4- - Asutuse enda autokasutamine projektisõitudeks: kütusetšekkide või -arvete alusel, mõistlikus tavapärases koguses. Tšekid peaksid pärinema võimalusel sõiduga samast päevast või sellele vahetult eelnenud või järgnenud päevast ning olema raamatupidamislikult korrektselt vormistatud. NB! Kui projektitööd tehakse töövõtu- või käsunduslepingu alusel, siis sõiduauto kasutamine ja sõidukulud (aga ka muud võimalikud lisakulud) üldisemalt ei ole abikõlblikud, v.a. juhtudel, kui see küsimus on lepingus eraldi reguleeritud. - Majutuskuludpeavad olema tõendatud, majutusasutuse arve peab olema väljastatud asutuse nimele ning ära peab olema näidatud ka teenust kasutanud isikute arv ja nimed ning teenuse sisu ning kuupäev.

19. Kulurida: Travel and accommodation (sõidukulud) -5- Sagedasemad eksimused: - töövõtu – või käsunduslepingu alusel töötavale inimesele makstakse päevaraha; • töövõtu – või käsunduslepingu alusel töötavale inimesele kompenseeritakse sõidukulud kuigi lepingus seda toodud pole • puuduvad koopiad lennukite, laevade pardakaartidest • ei suudeta tõendada, et tekkinud sõidukulud olid majanduslikus ja muus plaanis kõige otstarbekamad • kulud ei ole projektiga seotud

20. Kulurida: Meetings and events (kohtumised ja üritused) -1- • Kohtumiste, ürituste organiseerimisega seotud kulud (ruumide ja seadmete rent, tõlge, trükkimine jne) • Sobiva ettevõtte või isiku valimisel tuleb järgida riigihankereegleid ning teenuse sisseostmisel tuleks võtta mitu hinnapakkumist ning need aruandele lisada • Makstakse välja lepingute ja arvete alusel

21. Kulurida: Meetings and events (kohtumised ja üritused) -2- • Kui ürituse raames deklareeritakse kulusid toitlustamisele (kohvipaus, lõuna vms), siis peab see kajastuma ka päevakavas. • Nii toitlustamise kui ürituste korraldamisega seotud muud arved peavad olema detailsed (inimeste arv, ürituse nimi, toimumise kuupäev, projekti nimi). • Kompleksteenuse puhul on arvel maksumused teenuseliikide kaupa.

22. Kulurida: Meetings and events (kohtumised ja üritused) -3- • Üritustega seotud lektorite tasud tuleb kanda external expertise kulureale. • Üritustega seotud reisikulud tuleb kanda Travel and accommodation kulureale. Sagedased eksimused: • Puudulik dokumentatsioon – lepingud, arved, hinnapakkumised puuduvad või ei ole aktsepteeritavas vormis (arvete sisu liiga üldine). • Puuduvad projektiürituste kinnitatud korrektsed registreerimislehed/osalejate nimekirjad, päevakavad, osalejate nimekirjad.

23. Kulurida: Promotion (reklaam) Ajaleheartiklid, -reklaamid, brošüürid, telesaated, uudiskirjad jms trüki- või avaldamiskulud, mis ei seondu konkreetse ürituse või seminariga (viimastel juhtudel tuleb kulu kajastada "kohtumised ja üritused" kulurea all). Kulusid tõendavad lepingud, arved ning maksmist tõendavad dokumendid ning koopiad ilmunud artiklitest või viited ilmunud allikatele. Järgida tuleb riigihangete reegleid ning head tava.

24. Kulurida: Investments (investeeringud) • Investeeringud on suuremad ostud, ehitus- ja remonditööd, mida teostatakse vastavalt lepingutele ning esitatud arvetele ning vastavalt taotlusvormis ära toodud täpsustatud eelarvejaotisele. • Investeeringute tegemisel tuleb järgida riigihankereegleid!

25. Kulurida: Other (muud kulud) • Siia alla kantakse projekti tegevuste elluviimiseks otseselt vajalikud muud kulud, mis ei sobi teiste kuluridade alla. • Taotlusvormis peab olema täpsustatud, millised kulud selle kulurea alla kantakse ning seal kehtestatud limiitidest tuleb ka kinni pidada! • NB! Sellel kulureal näidatakse taotlusvormis ka mitterahalisi ehk in-kind kulusid Sagedasem eksimus: • Aruandesse deklareeritud kulu ei kajastu taotlusvormi eelarves

26. Üldised eksimused ja probleemid • deklareeritakse projektiga otseselt mitteseotud kulusid • deklareeritud kulud ei ole makstud projektipartnerite poolt • deklareeritud on kulud, mida pole asutuse poolt perioodi jooksul välja makstud (palgad, töötajale kulude kompenseerimine) • projektikulud pole raamatupidamises muudest asutuse kuludest eristatud • dokumentatsiooni puudumine või puudulikkus- lepingud, tööajatabelid, maksmist tõendavad dokumendid • ebaselged arvutuskäigud (palgakulud, üldkulud, proportsionaalne arvutamine) • vastuolud tööajatabelites, nende puhtalt matemaatiline ehk reaalsusele mittevastav täitmine • töövõtulepingute alusel makstakse päevarahasid või hüvitatakse muid kulusid, mida lepingus sätestatud pole • pardakaartide, piletite jms puudumine • eratranspordi kasutamisel ebapiisav dokumentatsioon

27. Üldised eksimused ja probleemid • projektiga seostamata inimeste palga- või sõidukulude projekti kandmine (lepingute, ametlike otsuste puudumine ning seostamatus projektitegevustega ehk nende rolliga projektis) • kulud deklareeritakse valede kuluridade alla • käibemaksu abikõlblikkus on ebaselge (käibemaksukohustuslane) • valuutakursside arvestamise osas puuduvad kokkulepped • deklareeritakse ebaotstarbekaid ehk projekti elluviimiseks otseselt mittevajalikke, põhjendamatult kalleid või proportsionaalselt suuri kulusid • arved ei vasta seaduses toodud nõuetele või ei ole sisult piisavalt täpsed (eriti ürituste korraldamisega seoses) • riigihangete seaduse hea tava mittejärgmine (hinnapakkumised, esitamata deklaratsioonid) • teenuste sisseostmisel ei sõlmita lepinguid (eriti ettekanded jms) • sularahas arveldamise kohta ebapiisav dokumentatsioon • originaaldokument ja koopia erinevad, ebakorrektne vormistus

28. Esmatasandi kontrolliks vajalikud dokumendid Ainult esimese aruandega (juhul kui nendes muutusi pole): • koopia struktuuritoetuslepingust (subsidy contract) • koopia partnerluslepingust (partnership agreement) • koopia projekti heakskiidetud taotlusvormist (application form) • koopia töölepingutest/töövõtulepingutest • raamatupidamisväljavõte projektipõhisest kuluarvestusest • käibemaksukohustuslase/mittekohustuslase kinnitus Maksuametist • kilomeetri maksumuse hüvitamise kord, muu asutusesisene arveldamiste kord • valuutakursside arvutamise metoodika projektis

29. Esmatasandi kontrolliks vajalikud dokumendid Igakordselt: • finants- ja tegevusaruanne (financial report, activity report või progress report), kahes allkirjastatud eksemplaris • kinnitused (Maksuametist, raamatupidajalt, asutuse/osakonna juhilt) • kuludokumentide loend (Exceli tabelina) • koopiad algdokumentidest (arved, tšekid, piletid, pardakaardid, lepingud) • palgalehed • maksmist tõendavad dokumendid – pangakonto väljavõtted või pangakinnitusega maksekorraldused, kassaorderid, avansi- ja kuluaruanded, Maksuameti saldoteatis palgamaksude osas) • muud dokumendid ja tõendid (päevakavad, registreerimislehed, lähetuskorraldused, lähetusaruanded, sõidupäevikud, hinnapakkumised, riigihanke deklaratsioonid, meediakajastused, lingid, viited, fotod või muud tõendid teostatud töödele)

30. Esmatasandi kontrolliks vajalikud dokumendid Kohapealse kontrolli korral: • tagada projektijuhi ja raamatupidaja kohalolek • teostatakse raamatupidamise väljatrükk projektikuludest • raamatupidamise sisekorra eeskiri • projektikausta olemasolu • originaaldokumentide olemasolu • tööajatabelite olemasolu ja vastavus varem deklareeritule ja üldnõuetele • riigihanke läbiviimise täisdokumentatsiooni olemasolu • teostatud tööde, ostetud asjade ja osutatud teenuste olemasolu ja tõendid • arvestuse aluseks olevate ruumide ja vahendite kontroll

31. Siseministeerium Täname tähelepanu eest! Kontakt: Siseministeerium regionaalarengu osakond Interreg projektide järelevalve büroo Pikk 61, Tallinn 15065 http://www.sisemin.gov.ee ***************************************** nele.ivask@sisemin.gov.ee aita.saluneem@sisemin.gov.ee joel.kook@sisemin.gov.ee tel: +372 612 5101 / +372 612 5126 / +372 612 5232 faks: +372 612 5101