1 / 20

تهران ساختمان آرشيو ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران 14مرداد 1388

اسناد الكترونيكي. تهران ساختمان آرشيو ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران 14مرداد 1388. Record تعريف. حقايق و وقايع ثبت شده براي استفاده يا ارجاعات بعدي.

clara
Download Presentation

تهران ساختمان آرشيو ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران 14مرداد 1388

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. اسناد الكترونيكي تهران ساختمان آرشيو ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران 14مرداد 1388

  2. Record تعريف • حقايق و وقايع ثبت شده براي استفاده يا ارجاعات بعدي. • يادبود، حقيقت، گواه، شاهد، موثق بودن و داراي اهميت قانوني. حقايق يا شرايطي كه در قالب دانش و شواهد نوشته و نگهداري شود. • Record • كار چاپي يا نوشته اي كه داراي طبيعتي رسمي و قانوني باشد، كه ممكن است به عنوان شاهد و گواه به كار رود، • اطلاعات يا داده اي كه بر رسانه اي قرار گرفته است، كه داراي مندرجات، متن و ساختار است، و به عنوان گسترشي از ذهن آدمي به كار رود و يا قابليت شمارش را به تصوير بكشد؛ • داده يا اطلاعاتي كه توليد شده و يا دريافت شده در قالب يك فعاليت شخصي يا سازماني و به منظور حفاظت كنار گذاشته شده باشد، تا به عنوان شاهدي براي ارجاعات آينده و فعاليتهاي بعدي به كار رود. • Record معاني كاملاً مجزا و مهمي در كتابداري و علم اطلاع رساني دارد. در آرشيو و مديريت اسناد اساساً به مدركي كه از بعضي از سازمان­ها بيرون آمده كه حقايف و مطالبي را به شكل رابطي حفظ مي كند، باز مي گردد. فهرست نويسها ركورد را داده اي مي­دانند كه مربوط مي­شود به يك مدرك يا بخشي از فهرست يا مدخل ديگر. • سابقه/پيشينه: مدركي كه توسط يك آژانس، سازمان و يا فرد در اجراي وظايف قانوني يا قراردادهاي كاري، توليد يا دريافت شده و نگهداري مي‌شود. (A Glossary for Archivist) .

  3. تعريف سند • آنچه كه بدان اعتماد كنند؛ مدرك، مستند؛ نوشته اي كه قابل استناد باشد؛ مهر و امضاي قاضي و حكم و فرمان پادشاهي و چك و دست نوشته و مكتوبي كه بدان اختيار شغل و ملكي را به كسي بدهند.(فرهنگ فارسي معين) • نوشته اي كه در مقام دعوي يا دفاع قابل استناد باشد. (مادة 1284 قانون مدني) • گاهي به مطلق دليل (اعم از نوشته و لفظي ) گفته مي‌شود. در اين صورت مرادف مدرك است و در همين معني عبارت (سندكتبي) استعمال شده است. نوشته اگر براي تعيين وام يا طلب باشد، آن را تمسك – سند دين – سند طلب مي‌نامند. • روات يك حديث را در اصطلاحات علوم راجع به فقه، سند مي‌گويند. (ترمينولوژي حقوقي، دكتر محمد جعفر جعفري لنگرودي) • سند عبارت است از نامه، گزارش، نقشه، تصوير ومواردي نظير آن صرف نظر از شكل ظاهر آنها كه به وسيلة يك سازمان و يا جانشين آن در تعقيب وظايف و يا در زمينة امور مربوط به عنوان سوابق مثبته در انجام وظايف، چگونگي خط مشي، تصميمات، روشها، عمليات و ديگر فعاليت ها و يا به مناسبت ارزش اطلاعاتي محتوي آنها ايجاد و دريافت و نگاهداري شده و يا داراي ارزش نگهداري باشد. (مديريت اسناد، مهدي وزير نيا) • به اطلاعاتي كه توسط يك سازمان و يا يك فرد به موجب الزام قانوني يا فعاليت كاري به عنوان شواهد و مدارك، توليد ، دريافت و نگهداري شده اند سند مي گويند ISO 15489 • و ...

  4. انواع تقسيم بنديهاي اسناد • بر اساس ماهیت و شكل • اسناد متنی (مكتوب) • اسناد غیر متنی(غير مكتوب) • بر اساس نحوه توليد • اسناد سنتي • نوشتاري (طومارها، مکاتبات اداری) • ترسيمي (مانند نقشه) • ديداري و شنيداري (عکس، اسلاید، انواع نوارهای صوتی و تصویری) • ريزنگاره‌ (میکروفیلم، ميكروفيش، ...) • گرافيكي (پوستر) • اسناد الكترونيكي • و شكلهاي آينده

  5. انواع ...: ادامه • موارد ديگر • از نظر منشاء: دولتي/حكومتي، بخش خصوصي، فردي؛ • از نظر چرخه حيات: جاري، نيمه جاري، راكد؛ • از نظر ارزش:اداري،آرشيوي؛ • از حيث اعتبار قانوني (ماده 1286قانون مدني): سند رسمي (اسنادي که در اداره ثبت اسناد واملاك، يا در دفاتر اسناد رسمي و يا نزد ساير مامورين رسمي (شناسنامه) تنظيم شده باشد( و عادي؛ • از نظر درجه حساسيت: عادي، محرمانه، خيلي محرمانه، سري، بكلي سري؛ • از لحاظ محتوا و موضوع: اداري، مالي، علمي و فني، قانوني، تاريخي، فرهنگي، سياسي، نظامي، اقتصادي،عمراني. • در كتاب تاريخ شناسي: اقتصادي و اجتماعي، فرهنگي، سياسي و اسناد شخصي • و ...

  6. تعريف سند الكترونيكي • اسناد مكاتبه شده و نگهداري شده بوسيله تجهيزات الكترونيك (AS 4390) • هر گونه اطلاعات كه بوسيله يك يا در درون يك شكل خاص كه تنها توسط يك كامپيوتر قابل پردازش باشد (NARA) • سندي رقمي كه به وسيله رايانه قابل اداره كردن، انتقال يا پردازش باشد (IRMT) • سندي كه بر روي محملي الكترونيك نگهداري شود و بشود به راحتي به آن دسترسي يافت يا آن را تغيير داد (ARMA International) • رکوردهای ذخیره شده در یک شكل که فقط یک کامپیوتر می تواند آن را پردازش كند. California Department of Gen. Services Procurement • سوابقي که برای کاربری، انتقال و یا پردازش توسط یک کامپیوتر دیجیتال مناسب است.ICA • به اطلاعاتي كه با استفاده از رايانه در محيط مجازي توليد، بهره برداري و نگهداري مي‌شود و يا استفاده از آنها بدون رايانه امكان پذير نيست، سند الكترونيك گفته مي‌شود.

  7. سند الکترونیکی رکوردی است که می تواند توسط یک کامپیوتر manipulated دستکاری، منتقل و یا پردازش شود. اين ركورد: • بر روي يك حامل مغناطیسی یا نوری (از جمله نوار مغناطیسی، نوار كاست، ديسكت، سی دی، دي وي دي و دیسک سخت) نوشته شده • در کد دودویی binary code ضبط شده • براي دسترسي نيازمند رايانه (سخت افزار و نرم افزار) است • به راحتي قاتبل دستكاري است (به روز شدن، از بين رفتن و ...)

  8. انواع اسناد الكترونيكي • محيط ساختار نيافته Words, Power Points, Spread Sheet etc. • محيط داراى ساختار : پايگاه داده ها • محيط شبكه • تقسيم بندي عمومي تر • مدارک ساده: با یک نوع نرم افزار، فرمت و شکل تولید می شود. مانند مدارک تولید شده در برنامه های اداری، پست های الکترونیکی، متون، عکس و صدا و ... • مدارک مرکب: با بیش از یک برنامه اجرائی تولید شده و به شکل یک مدرک و سند واحد عرضه می گردد، مانند صفحات وب، پست های الکترونیکی و طرحهای گرافیکی و ...

  9. تفاوتهاي اسناد سنتي و اسناد الكترونيكي

  10. تفاوتها ....: ادامه

  11. تفاوتها ....: ادامه

  12. چرخه حيات اسناد سنتي و الكترونيكي اسناد الكترونيكي اسناد سنتي چرخه حيات اسناد • پايگاه اطلاعاتي • ديسك، سي دي • كاغذ ، فيلم • حامل و مدياي ثابت ايجاد (توليد / دريافت) استفاده • پايگاه اطلاعاتي • e-Mail • Web • نگهداري در مخزن الكترونيكي • سيستم ثبت • نگهداري در مخزن نگهداري • تكميل شده هنگامي كه نياز به نگهداري اسناد در مدت زمان بيشتري نيست تعيين تكليف • تعيين تكليف در مرحله ایجاد انتقال به آرشيو • شكل فيزيكي • دستي • همراه با ابرداده (متاديتا) و امنیت • الكترونيكي • شكل فيزيكي • نگهداري در مخازن حفظ و نگهداري • همراه با ابرداده و امنیت امحاء • به صورت فيزيكي • الكترونيكي و دستي استفاده مجدد

  13. تعريف مديريت اسناد • مديريت اسناد استفاده از روشهاي برنامه‌ريزي شده‌اي است كه براي دستيابي به كارايي و صرفه‌جويي، بر مراحل توليد، سازماندهي، نگهداري استفاده و بازيابي و تعيين تكليف پرونده‌ها نظارت دارد؛ براي مطمئن ساختن اين نكته كه اسناد غير ضروري توليد و نگهداري نشود و اسناد با ارزش حفظ شود و قابل استفاده ( در دسترس) باشد. • مديريت اسناد حوزه‌اي از مديريت مسئول در كنترل سيستماتيك و كارآمد بر ايجاد، دريافت، استفاده و نگهداري و تعيين تكليف اسناد است و شامل فرايندهايي براي دريافت و نگهداري اطلاعات بديهي در مورد فعاليتهاي شغلي و معامله در شكل اسناد استISO 15489

  14. مديريت اسناد الكترونيكي چيست؟ • با توجه به تعريف مديريت اسناد، مي توان گفت مديريت اسناد الكترونيكي استفاده از روشهاي برنامه‌ريزي شده ‌براي دستيابي به كارايي و صرفه‌جويي، در مراحل توليد، سازماندهي، نگهداري استفاده و بازيابي و تعيين تكليف اسناد است، براي مطمئن ساختن اين نكته كه اسناد غير ضروري توليد و نگهداري نشود و اسناد با ارزش حفظ شود و قابل استفاده باشد. • اجراي اصول مدیریت اسناد براي اسناد الکترونیکی که بر روی دیسک، نوار و یا هر شکلی از رسانه های مغناطیسی و یا نوری قرار دارد(ARMA)

  15. چگونه اسناد الكترونيكي را مديريت مي كنيم؟ اشاره • توليد: چه روشها و استانداردهايي مورد استفاده قرار مي گيرد؟ • ارزشيابي: چه چيزي، چه زماني و در چه شكلي براي نگهداري انتخاب مي شود؟ • سازماندهي: چگونه توصيف مي شود؟ • نگهداري: كجا؟ به چه شكل؟ تحت چه مسئوليت چه كسي؟ • دسترسي: عامل كنترل كننده؟ شكل بازيابي؟ • انتقال : كي و چگونه؟ • امحاء: كي و چگونه؟

  16. طراحي سيستم؟ • نگهداري سيستم: زمان مهاجرت اطلاعات؟ • به كارگيري استانداردها و رويه ها: كدام؟ • EROS: UK • InterPARES: North America • VERS: Australia • SPIRT (Australia) • DIRKS (Australia) • e-SPARK (Malaysia) • …

  17. مزايا و معايب اسناد الكترونيكي مزايا: • دسترسي آسان • كاهش فضا و هزينه هاي نگهداري • بازيابي موثر و سرعت و سهولت انجام امور • كاهش كاغذ بازي در ادارات • مديريت زمان • مديريت مطلوب بر عملكرد سازمان • توزيع گسترده تحت شبكه • امكان ارسال و دريافت همزمان چند پيام • رقابت بيشتر • كنترل بهتر • به روز رساني آسان • كاهش هزينه‌هاي اداري، تجهيزات اداري و نيروي انساني • …

  18. معايب : • ريسك پذيري بالا از منظر ازبين رفتن اطلاعات (بايگاني مجازي) • محرمانگي: • سهولت دستكاري اسناد • تخريب اسناد حمله ويروسي • دسترسي به اطلاعات محرمانه و امنيت شبكه / هكرها: استفاده شخصي و انتشار بدون هماهنگي • حفظ و نگهداري- مركب • مهاجرت پر خرج اما ضروري (نوسازي و به روز رساني) • دلسرد كردن بازديدكنندگان واقعي • فرسودگي و تغيير تجهيزات • وابستگي به تكنولوژي

  19. ½ Magnetic Tapes • 5 1/4” Floppy Discs • 3 1/2” Diskettes • Compact Discs/CD ROM • DVD • Thumb Drives/Pen Drives • ????

  20. تغيير • از كاغذ به سند الكترونيك • از سوابق به اطلاعات • از آنالوگ به ديجيتال (0101010101) • از شكل فيزيكي (واقعي) به مجازي • از رسانه به محتوا • از پشت جبهه به خط مقدم (تغيير موقعيت) • از آرشيويست به مدير اسناد (يا هر دو نقش در يك قالب) • از درگير شدن دير هنگام در امور مربوط به سند تا مداخله از ابتدا • از مديريت ناقص تا كامل بر چرخه حيات اسناد • تعريف دگربارة مسئوليتها، سياستها و واژگان تخصصي

More Related