TEORI MANAJEMEN DAN ORGANISASI dr.Adib A.Yahya,MARS 5 FEBRUARI 2011

1. TEORI MANAJEMEN DAN ORGANISASI dr.AdibA.Yahya,MARS 5 FEBRUARI 2011

2. Pengertian Manajemen • Harold Koontz & O’ Donnel dalam bukunya yang berjudul “Principles of Management” mengemukakan, “Manajemen adalah berhubungan dengan pencapaian sesuatu tujuan yang dilakukan melalui dan dengan orang-orang lain”. • George R. Terry dalam buku dengan judul “Principles of Manajemen” memberikan definisi: “ Manajemen adalah suatu proses yang membedakan atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan dan pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.” • James A. F. Stoner, menyatakan bahwa “Manajemen adalah seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang-orang”.

3. Pengertian manajemen dapat dilihat dari tiga pengertian : 1. Manajemen sebagai suatu proses2. Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia 3. Manajemen sebagai ilmu ( science ) dan sebagai seni

4. manajemen sebagai suatu proses • 1. Encylopedia of the social science, yaitu suatu proses dimana pelaksanaan suatu tujuan tertentu dilaksanakan dan diawasi. • 2. Haiman, manajemen yaitu fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain, mengawasi usaha-usaha yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan • 3. Georgy R. Terry, yaitu cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan melalui kegiatan orang lain.

5. Manajemen sebagai kolektivitas • yaitu merupakan suatu kumpulan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. • Kolektivitas atau kumpulan orang-orang inilah yang disebut dengan manajemen, sedang orang yang bertanggung jawab terhadap terlaksananya suatu tujuan atau berjalannya aktivitas manajemen disebut Manajer.

6. Manajemen sebagai suatu ilmu dan seni • bagaimana aktivitas manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip dari manajemen. • Chaster I Bernard dalam bukunya yang berjudul The function of the executive, bahwa manajemen yaitu seni dan ilmu, juga Henry Fayol, Alfin Brown Harold, Koontz Cyril O’donnel dan Geroge R. Terry. • Marry Parker Follett menyatakan bahwa manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

7. Fungsi Manajemen • George R. Terry. dia menyebutkan bahwa fungsi manajemen terdiri dari:a. Planning (Perencanaan)b. Organizing (Pengorganisasian)c. Actuating (Penggerakkan)d. Controlling (Pengawasan).  • Harold Koontz dan Cyril O’Donnel membagi fungsi manajemen menjadi:a. Planning (Perencanaan)b. Organizing (Pengorganisasian)c. Staffing (Penyusunan Pegawai)d. Directing (Pembinaan Kerja)e. Controlling (Pengawasan).  

8. Henry Fayol mengemukakan bahwa fungsi manajemen terdiri dari: a. Planning (Perencanaan)b. Organizing (Pengorganisasian)c. Commanding (Pemberian Komando) d. Coordinating (Pengkoordinasian)e. Controlling (Pengawasan). Lyndall F. Urwick menambahkan pendapat Henry Fayol dengan Forecasting (Peramalan), sehingga urutannya menjadi: a. Forecasting (Peramalan)b. Planning (Perencanaan)c. Organizing (Pengorganisasian)d. Commanding (Pemberian Komando)e. Coordinating (Pengkoordinasian) f. Controlling (Pengawasan)

9. Luther Gullick membagi fungsi manajemen menjadi: a. Planning (Perencanaan)b. Organizing (Pengorganisasian)c. Staffing (Penyusunan Pegawai)d. Directing (Pembinaan Kerja)e. Coordinating (Pengkoordinasian)f. Reporting (Pelaporan)g. Budgeting (Anggaran).  

10. Prinsip Manajemen • Pembagian kerja yang berimbangDalam membagi-bagikan tugas dan jenisnya kepada semua kerabat kerja, seorang manajer hendaknya tidak bersifat pilih kasih atau pilih bulu, melainkan harus bersikap sama baik dan memberikan beban kerja yang berimbang. • Pemberian kewenangan dan rasa tanggung jawab yang tegas dan jelasSetiap kerabat kerja atau karyawan hendaknya diberi wewenang sepenuhnya untuk melaksanakan tugasnya itu dengan baik dan mempertanggung jawabkannya kepada atasan langsung. • DisiplinDisiplin ialah kesedian untuk melakukan usaha atau kegiatan nyata (bekerja sesuai dengan jenis pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya) berdasarkan rencana, peraturan dan waktu (waktu kerja) yang telah ditetapkan. • Kesatuan perintahSetiap karyawan atau kerabat kerja hendaknya hanya menerima satu jenis perintah dari seorang atasan langsung (mandor/kepala seksi/kepala bagian), bukan dari beberapa orang yang sama-sama merasa menjadi atasan para karyawan/kerabat kerja tersebut.

11. Kesatuan arahKegiatan hendaknya mempunyai tujuan yang sama dan dipimpin oleh seorang atasan langsung serta didasarkan pada rencana kerja yang sama (satu tujuan, satu rencana, dan satu pimpinan). • Mendahulukan kepentingan umum di atas kepentingan pribadiKetika seseorang sedang bekerja sebagai kerabat kerja, maka semua kepentingan pribadi harus dikesampingkan/diabaikan atau disimpan dalam hati. • PenggajianPemberian gaji dan cara pembayarannya hendaknya diusahakan sedapat mungkin bisa memuaskan. • Pemusatan wewenang (sentralisasi)Wewenang atau kewenangan untuk menentukan kebijaksanaan umum hendaknya dipegang oleh administrator (sentralisasi/dari pusat). • Jenjang jabatan (hierarki)Para karyawan harus tunduk dan taat kepada mandor, para mandor harus tunduk dan taat kepada kepala seksi (manajemen tingkat rendah), para kepala seksi harus tunduk dan taat kepada kepala bagian (manajemen tingkat menengah) dan para kepala bagian harus tunduk dan taat kepadaadministrator (manajemen tingkat atas). • Tata tertibDi dalam tata tertib terdapat perintah dan larangan, perizinan dan berbagai peraturan lainnya yang menjamin kelancaran pekerjaan segenap kerabat kerja tanpa kecuali.

12. KeadilanSegenap karyawan harus dianggap sama pentingnya dan sama baiknya serta kalau terjadi perselisihan antar mereka tidak boleh ada yang dibela, melainkan harus dilerai melalui musyawarah dan mufakat berdasarkan rasakekeluargaan. • Pemantapan jabatanSetiap pejabat atau karyawan hendaknya tidak sering diubah-ubah tugas dan jabatannya. • PrakarsaPrakarsa atau inisiatif yang timbul di kalangan kerabat kerja hendaknya mendapat penghargaan/sambutan yang layak. • Solidaritas atau rasa setia kawanRasa setia kawan biasanya muncul berkat kerja sama dan hubungan baik antar kawan. Hal ini hendaknya dimanfaatkan untuk kepentingan-kepentingan yang positif, konstruktif dan rasional.

13. MANAJEMEN RUMAH SAKIT

14. Peter Drucker onHospital Management • 1. “The four hardest jobs in America (not necessarily in order) are: President of the United States, a university president, a hospital CEO, and a pastor.” • 2. “Health care is the most difficult, chaotic, and complex industry to manage today.” • 3. “The hospital is altogether the most complex human organization ever devised.”

15. KARAKTERISTIK RUMAH SAKIT • KOMPLEKSITAS • POWER VS AUTHORITY • DECISION MAKING : KOALISI MEDIS & MANAJERIAL • PERAN PROFESIONAL • KOORDINASI

16. TANTANGAN MANAJEMEN RS • MENYEDIAKAN PELAYANAN YANG TERJANGKAU,TEPAT DAN BERMUTU • KEUNIKAN RS : - PADAT KARYA - PADAT MODAL - PADAL TEKNOLOGI - PADAT PAKAR - PADAT MASALAH

17. SIFAT OPERASIONAL RS • SCHEDULED • URGENT • EMERGENCY

18. ARAH PENGEMBANGAN MANAJEMEN RS • DESENTRALISASI • PATIENT ORIENTED • QUALITY IMPROVEMENT

19. TEORI ORGANISASI

20. ORGANISASI • Organisasi merupakan entitas yang memungkinkan masyarakat mencapai hasil-hasil tertentu, yang tidak mungkin dilaksanakan oleh individu-individu yang bertindak secara sendiri (Gibson, et.al., 1985) • Organisasi merupakan sebuah sistem yang terdiri dari aneka macam elemen atau sub sistem, dengan subsistem manusia mungkin merupakan subsistem terpenting, dan masing-masing sub sistem saling berinteraksi dalam upaya mencapai sasaran-sasaran atau tujuan-tujuan organisasi yang bersangkutan (Winardi, 2003)

21. CIRI UMUM ORGANISASI • Sebuah organisasi senantiasa mencakup sejumlah orang • Orang-orang tersebut terlibat satu sama lain dengan satu atau lain cara, artinya mereka semua berinteraksi • Interaksi tsb selalu dapat diatur atau diterangkan dengan jenis struktur tertentu • Masing-masing orang di dalam organisasi memiliki sasaran-sasaran pribadi; beberapa diantaranya merupakan alasan bagi tindakan-tindakan yang dilakukannya

22. KLASIFIKASI ORGANISASI • Organisasi pelayanan (service organizations) • Organisasi ekonomi (economic organizations) • Organisasi religius (religious organizations) • Organisasi perlindungan (protective organizations) • Organisasi pemerintah (government organizations) • Oganisasi sosial (social organizations)

23. ALASAN MENGAPA ORANG MEMBENTUK ORGANISASI 1. Alasan sosial (social reasons), manusia berorganisasi karena membutuhkan dan menikmati kepuasan sosial yang diberikan organisasi, misalnya organisasi olahraga 2. Alasan material (material reasons), melalui bantuan organisasi, manusia dapat melakukan 3 macam hal yang tidak mungkin dilakukakannya sendiri, yaitu : (a) memperbesar kemampuannya (b) menghemat waktu yang diperlukan untuk mencapai sesuatu sasaran (c) menarik manfaat dari pengetahuan generasi- generasi sebelumnya 3. Efek sinergistik organisasi

24. JENIS-JENIS ORGANISASI 1. LEADER-ORIENTED ORGANIZATION : - Putusan selalu oleh pemimpin - Pengabdian dan kepatuhan anggota diperlukan 2. PATRIARCHAL (LEADERSHIP) ORGANIZATION : - Hubungan pimpinan-anggota seperti hubungan antara Bapak-Anak ----> perlindungan. - Selalu memerlukan restu / persetujuan pemimpin, meskipun putusan dibuat oleh anggota. 3. BUREAUCRACY : - Diatur oleh suatu struktur tertentu. - Beroperasi sesuai seperangkat peraturan / ketentuan tertentu. - Tanpa menghubungkan denagn pemimpin atau pemegang kekuasaan tertentu.

25. 4. DEMOCRATIC ORGANIZATION :- Anggota mempunyai hak bersuara. - Keputusan diambil secara bersama. - Pemimpin tunduk pada keputusan bersama. - Pemimpin memberi arahan, tidak memberi perintah.

26. TAXONOMI ORGANISASI • Tujuan organisasi • Filosofi dan TataNilai • Komposisi Anggota • Struktur Organisasi • Teknologi • Lingkungan Fisik • Lingkungan Sosial dan Budaya • Ciri-ciri Waktu

27. TAXONOMI ORGANISASI Variabel-variabelnya adalah : 1. TUJUAN (Objectives and Goals) : a. Tujuan organisasi vs Tujuan individu : konggruen atau konflik b. Tujuan organisasi bisa formal atau informal. c. Tujuan wajib (mandatory) vs Tujuan tambahan (voluntary, optional) d. Sifat tujuan : Jauh vs Dekat (Remoteness). Masalah persepsi. e. Polarisasi : Apakah ada tertentangan antar tujuan-tujuan yang ada f. Tujuan tunggal vs Tujuan ganda/jamak. Terlalu sedikit atau terlalu banyak dilihat dari jumlah anggota. g. Apakah konflik dengan tujuan organisasi lain. h. Tujuan jangka pendek vs Jangka panjang.

28. b. Diferensiasi : - Jumlah tingkatan dalam organisasi (Sedikit atau banyak) - Adakah Sub-group dalam setiap tingkatan. 2. FILOSOFI DAN TATA NILAI : a. Pengendalian perilaku. b. Nilai yang dijunjung anggota. 3. KOMPOSISI ANGGOTA : a. Pendidikan b. Kemampuan intelektual c. Ciri kepribadian d. Hubungan sosial : kerjasama, bantu-mambantu, persaingan, permusuhan, klik, dll. e. Keragaman Motivasi f. Status dan jenjang yang dimiliki. 4. STRUKTUR ORGANISASI :a. Jumlah anggota, fasilitas (Size)

29. c. Cara Pengendalian anggota : - sesuai perilaku standar - Pengendalian terpusat vs terbagi - Rentang kendali : berapa orang dikendalikan oleh setiap pengawas. - Sanksi apa untuk pengendalian (negatif atau positif) - Fleksibilitas pengendalian. d. Struktur Peranan : Apakah punya peranan-2 yang secara resmi dibagikan. - Partisipasi anggota. 5. TEHNOLOGI : a. Fungsi apa yang harus dilakukan. b. Apa jasa atau produk yang dihasilkan. c. Apa fasilitas yang tersedia. d. Kompleksitas teknologi.

30. 6. LINGKUNGAN FISIK : a. Keisolasian sosial. b. Keterbatasan komunikasi. c. Mobilitas anggota. d. Stres yang diakibatkan. 7. LINGKUNGAN SOSIAL DAN BUDAYA : a. Apakah sesuai atau bertentangan dengan tata nilai dari organisasi. b. Bagaimana nilai-2 dan tujuan-2 disekitarnya. 8. CIRI-CIRI WAKTU : a. Usia organisasi. b. Lama partisipasi dalam organisasi. c. Jangka waktu pencapaian tujuan organisasi.

31. STRUKTUR ORGANISASI • adalah mekanisme formal untuk pengelolaan organisasi • menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan, diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian, atau posisi-posisi, maupun orang-orang yg menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi • struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja

32. FAKTOR-FAKTOR YANG MENENTUKAN PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI 1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya 2. Teknologi yang digunakan 3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi 4. Ukuran organisasi

33. UNSUR-UNSUR STRUKTUR ORGANISASI 1. Spesialisasi tugas sejauh mana suatu tugas dibagi menjadi pekerjaan yang terpisah-pisah 2. Departementalisasi dasar yang digunakan untuk mengelompokkan secara bersama pekerjaan-pekerjaan yang sama 3. Rantai komando garis yang menjelaskan siapa yang melapor pada siapa dari seluruh struktur organisasi dari atas sampai bawah

34. 4. Rentang kendali jumlah individu yang menjadi tanggung jawab seorang manajer 5. Koordinasi kegiatan prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan kerja dalam organisasi 6. Sentralisasi dan desentralisasi letak wewenang pengambilan keputusan dalam organisasi 7. Formalisasi tingkat penggunaan peraturan dan keputusan untuk mengelola pekerjaan

35. BENTUK STRUKTUR ORGANISASI • Dalam implementasi strategi maka langkah pertama adalah menyesuaikan struktur organisasi dengan strategi yang dipilih • Perubahan lingkungan memungkinkan organisasi merubah struktur organisasinya dari waktu ke waktu Bentuk struktur organisasi ada 6 yaitu : • Struktur Fungsional • Struktur Divisional Produk • Struktur Divisional Geografis • Struktur Unit Usaha • Struktur Matrik • Struktur Horisontal

36. STRUKTUR FUNGSIONAL DIREKTUR/PIMPINAN PUNCAK Keuangan Operasional SDM Pemasaran Pembelian Pabrikase Rekayasa Kontrol Riset Distribusi Promosi Kualitas Pasar

37. STRUKTUR DIVISIONAL PRODUK DIREKTUR UTAMA DIR KEUANGAN DIR OPERASI DIVISI KULKAS DIVISI POMPA AIR DIVISI TELEVISI Personalia Akuntansi Teknik Pemasaran Operasi/Produksi

38. STRUKTUR DIVISIONAL GEOGRAFIS DIREKTUR UTAMA MAN UMUM MAN UMUM MAN UMUM MAN UMUM JATIM JATENG SUMATERA KALIMANTAN TEKNIK PRODUKSI PEMASARAN

39. STRUKTUR UNIT USAHA DIREKTUR UTAMA DIR KEUANGAN DIR OPERASI MANAJER MANAJER MANAJER SBU-1 SBU-2 SBU-3 DIV-A DIV-B DIV-C DIV-A DIV-B DIV-C DIV-A DIV-B DIV-C

40. STRUKTUR ORGANISASI MATRIK PRESIDEN DIREKTUR MANAJER MANAJER MANAJER MANAJER MANAJER KEUANGAN PRODUKSI SDM PEMASARAN R&D MANAJER STAF STAF STAF STAF STAF PROYEK-A KEUANGAN PRODUKSI SDM PEMASARAN R&D MANAJER STAF STAF STAF STAF STAF PROYEK-B KEUANGAN PRODUKSI SDM PEMASARAN R&D MANAJER STAF STAF STAF STAF STAF PROYEK-C KEUANGAN PRODUKSI SDM PEMASARAN R&D

41. STRUKTUR HORIZONTAL Manajer Proses-C Manajer Proses-D WAKIL Manajer DIREKTUR Proses-E Manajer Proses-A WAKIL PRESIDEN DIREKTUR DIREKTUR Manajer Manajer Proses-B WAKIL Proses-F DIREKTUR Manajer Proses-G

42. TERIMAKASIH