TEORI ORGANISASI DAN ADMINISTRASI

1. TEORI ORGANISASI DAN ADMINISTRASI KELOMPOK 7 • Mei DwiCiptaAyu L • (125030200111179) • VikeCynthiasari M • (125030207111040) • Tiara PutriUsmany • (125030200111061) • FirdiPurtanto • (125030202111010)

3. Ukuran organisasi Ukuran organisasi (organization ) adalah pembahasan mengenai besar kecilnya organisasi serta apa dan bagaimana dampak nya terhadap pegelolaan organisasiUkuran organisasi lazimnya di definisikan sebagai jumlah total anggota organisasi (total number of employes) namun ada beberapa persoalan disini (ribbins, 1990: 151) :1 tidk semua anggota organisasi bersifat tetap atau permanen.banyak organisasi yg dewasa ini mempekrjakan orang-orang secara kontrak.Selain itu banyak pula organisasi yg memiliki karyawan paruh waktu (part time)2 terkait dengan dampak-dampak ukuran organisasi terhadap pengelolaan, ada persoalan lin yg perlu di cermati.sekala besar kecilynya ukuran organisasi teryata bisa berbeda sekali anatra satu bidang industri dengan bidang industri yg lain nya Dalam hal ini biasanya kita perlu melihat kembali apa alasan kita menggunaka ukuran organisasi sebagai tolok-ukur atau variable? Artinya pertimbangan tentag tujuan analisis sangat bepengaruh di sini.lebih jauh,kita perlu memiliki komparasi data yg baik untuk bisa menggunakan ukuran organisasi sebagai suatu variable dalam studi organisasi yang kita lakukan

4. Ukuran organisasi dan kompleksitas struktur • Kompleksitas struktur di artikan sebagai derajat diferensiasi yang terdapat didalam organisasi • ( Robbins, 1990:83 ). Dalam hal ini,kita perlu membedakan tiga jenis diferensiasi, yaitu ; • Diferensiasi horizontal,yaitu derajat pemisahan di antar unit-unit dalam organisasi (biasanya di ukur dari banyaknya unit dalam organisasi,misalnya divisi atau departemen) • Difirensiasi vertikal,yaitu kedalaman hierarki organisasi (biasanya diukur dari jumlah level organisasi) dan • Diferensiasi spasial,yaitu derajat persebaran lokasi geografis dari fasilitas dan personel suatu organisasi • Beberapa contoh organisasi berdasarkan tingkat kompleksitasnya adalah sebagai berikut :

5. 1 .Organisasi yg sangat kompleks; diferensiasi horizontal,vertikal,dan spasial tinggi contohnya adalah perusahaan-perusahaan multinasional,konglomerat,dan badan-badan pemerintah 2. Organisasi yg sangat sederhana; diferensiasi horizontal,vertikal, dan spasial sangat rendah. Contohnya adalah sebagian besar UKM (Usaha Kecil dan Menengah) 3.Organisasi yg berada di antara kedua ekstrem di atas,universitas biasanya memiliki diferensiasi vertikal yg rendah,diferensiasi spasial yg kecil atau tidak ada sama sekali,tetapi memiliki diferensiasi horizontal yg tinggi.tentara adalah sebaliknya,memiliki diferensiasi vertikal yg tinggi tetap diferensiasi horizontal yg rendah

6. Formalisasi diartikan sebagai derajat sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam suatu organisasi di standardisasi. Ukurannya adalah banyaknya aturan-aturan tertulis (written regulations) di mana anggota organisasi harus mematuhinya. Terlepas dari hal tersebut,menurut Robbins (1990; 95-7), tujuan atau manfaat formalisasi adalah ; Konsistensi dan kesragaman,yaituuntuk mencapai output-output yang tidak berubah kuwalitas nya Meningkatkan koordinasi. untuk tugas-tugas yg membutuhkan koordiasi tinggi di antara anggota organisasi, formalisasi merupakan salah satu cara yg efektiv dan biasa di pakai organisasi Penghematan biaya secara ekonomis. Buku-buku manual pekerjakan di berbagai perusahaan besar biasanya dibuat untuk menghemat biaya. Jika organisasi megalami pertumbuhan jumlah anggota yg cukup banyak,maka pengelola organisasi akan memerlukan upaya kontrol yg lebih besar. Ukuran organisasi dan formalisasi

7. Ukuran organisasi dan sentralisasi Ukuran organisasi dan sentralisasi Sentralisis merupakan suatu dimensi organisasi yg lebih sulit dan lebih banyak di perdebatkan ketimbang dua dimensi yg telah di bahas sebelumnya. Sentralisasi berkait dengan wewenang pengambilan keputusan.jika wewenang pengembalian keputusan terkonsnsentrasi di pucuk pimpinan atau lapisan atas organisasi,maka organisasi tersebut di sebut sentralistik jika sebaliknya,di mana wewenang pengambilan keputusan terbesar di lapisan bawah,maka organisasi tersebut di sebut desentralisis Menurut Hacth ( 1997 ; 168 ), kesulitan dalam megukur tingkat sentralisasi adalah terletak pada beragamnya jenis keputusan di dalam organisasi itu sendiri. Artinya, suatu organisasi bisa bersifat sentralisis dalam satu hal, dan desentralisis dalam hal lain.

8. Sebab-sebab mengapa organisasi yg besar membutuhkan desentralisasi menurut Robbins ( 1990;111), adalah sebagai berikut : Kapasitas pengelolaan informasi manusia terbatas. 0rganisasi membutuhkan respons yg cepat. Keputusan dapat di ambil dengan informasi yg lebih rinci dan lengkap. Motivasi pekerja dapat di tingkatkan dengan desentralisasi. Desentralisasi memberi peluang pemblajaran. Sebab-sebab mengapa organisasi yg besar membutuhkan desentralisasi menurut Robbins ( 1990;111), adalah sebagai berikut :

9. Berkaitan dengan hubugan antara ukuran organisasi dan sentralisasi,penelitian-penelitian organisasi pada umumnya belum memberikan kesimpilan yg eksak. Menurut Robbins (1990 ; 160) kita baru memiliki kesimpulan yg pasti tentang hubungan ukuran organisasi dan formalisasi. Namu dari kesimpulan ini,menurut Robbins,kita bisa menarik sebuah logika ; aturan-aturan dan prosedur formal memungkin kan pengelola organisasi untuk mendelegasikan pengambilan keputusan sekaligus memastikan bahwa keputusan-keputusan yg di ambil sejalan dengan keinginan pengelola organisasi.dengan perkataan lain,ukuran organisasi akan meningkatkan desentralisasi, sejalan dengan meningkatnya formalisasi

10. Ukuran organisasi dan birokrasi Tiga karakteristik struktur yang telah di jelaskan (kompleksitas,firmalisasi, dan sentralisasi) tampak nya merupakan karakterisik-karakterisik pokok untuk membedakan satu organisasi dengan organisasi lain nya. Tentu saja, karakteristik struktur tidak hanya tiga itu,masih ada sejumlah karakteristik lain ( akan di bahas bab 7 tentang struktur organisasi). Namaun ke tiga karakteristik ini cukup untuk membedakan tiga tipe organisasi, yaitu organisasi organik,mekanistik, dan birokratik (Hatch, 1997: 170) Hal yang menarik disini bahwa birokrasi dapat mengembangkan kompleksitas dan formalisasi yang tinggi seklaigus mempertahankan satu tingkat sentralisasi yang rendah Hal yang patut di catat di sini adalah birokrasi tidak harus di indentik dengan organisasi peerintahan.karakteristik birokrasi bisa mucul pada organisasi publik maupun organisasi bisnis.secara umum birokrasi adalah suatu tipe organisasi yang muncul pada fase tertentu daam daur keidupan organisasi dikarenakan adanya sebab sebab tertentu yang melatarbelakanginya.mengenai hal ini akan di jelaskan lebih rinci pada bagian berikut ni:

11. Komponen administratif Berkaitan dengan ukuran organisasi ada sejumlah penelitian mennarik mengenai apayang di sebut dengan komponen administratif (administrative componen).hal ini ada kaitanya dengan birokrasi khusunya birokrasi pemerintahan sebagai di jelaskan berikut ini : Jika kita menggunakan pemikiran rantai nilai (value- chain)Porter,maka aktifitas –aktifitas organisasi pada dasarnya dapat di bedakan menjadi dua : Aktivitas –aktivitas pokok (primary activities) yang menciptakan nilai Aktivitas –aktivitas pendkung (suprot activities) yang di butuhkan agar organisai mampu menjalankan Aktivitas –aktivitas pokok.

12. Aktivitas –aktivitas pendukung meliputi infra struktur organisasi, sumberdaya manusia, pengembangan teknologi dan persediaan (procurement). Hukum parkinson ini mengandung suatu implikasi penting bahawa organisai –organisasi pemerintahan cenderung memperbesar ukuranya (dalam arti menambah jumlah pegawai) meskipun kuwatitas pekeraan di lakuukan mungkin tidak bertamabah gejala ini bisa di sebut sebanagi over – bureaucracy karena pertambahan pegawai tersebut biasanya tidak untuk mendukung berbagai aktifitas pokok yang menciptakan nilai melaikan sekedar komponon administratif

13. Konsep Birokrasi Max weber sebangai pelopor gagasan ini mengajukan modal birokrasi sebagai suatu alternatif terhadap organisasi pemerintahan zaman pra industri ia melihat gejala umum dari organisasi –organisasi pemerintahan di masa pra industri adalah meraalelanya nepotisme serta penyala gunaan kekuasaan oleh tuan tuan tanah dan kau bangsawan (feodalisme) untuk itu waber mengajukan suatu modal birokrasi yang rasional,efesien, dan netral inilah yang ia sebut sebagai tipe ideal yaitu suatu gagasan yang menjadi pedoman untuk memperbaiki birokrasi patrimonial yang ada sebelumnya Karakteristik birokrasi yang di banyangkan oleh Weber adalah suatu organisasi yang sistematis di mana berbagai tujuan dan sasaran jelas dan posisi jabatan tersusun secara piramidal berdasarkan jenjang outoritas yang teratur tidak seperti birokrasi patrimonial didalam irokrasi ideal tersbut outoritas atau wewenang tidak melekat pada orang melaikan pada posisi

14. Selengkapnya tetang ciri –ciri birokrasi sebangai sebuah tipe ideal adalah sebagai berikut (Robbin,1990:310): Devinision of labour (pembaian kerja) Well-defined oauthority hierarcy (jenjang outoritas yang jelas) High fomalization (fomalisasi tinggi) Impersonal nature( bersifat impersonal) Employement decisions based on mert(keputusan berdasarkan presentasi ) Career track for employees (jenjang karir bagi para pegawai) Distinict separation of membres organizational and personal lives (pemisahan kehidupan pribadi dan organisasi)

15. Jadi konsep awal birokrrasi pada dasarnya memang tidak membatasi kecenderunagngan membengkaknya komponen adminitratif hal ini beralaku pada organisasi bisnis maupun pemerintah beasanya organisasi bisnis tidak memilih pola birokrasi bukan karena alasan alasan normatif mealikan karena dipaksa oleh suatu dorongan utuk mengeja evesiensi dan evektifitas. Perusahaan perusahaan manufaktur raksasa cenderung lebih memilih model organisasi mekanistik daripada birokrasi Tampaknya birokrasi memiliki wajah ganda :disatu sisi merupakan satu cara yang efektif untuk mengendalikan organisasi yang besar, tetapi disis lai mengandung beberapa permasalahan yang barangkali tidak tebayangkan oleb weber sebelumnya sebelumnya telah di singgung sedikit engenai sisi negaif dari birokrasi dalam praktek sehari hari organisasi

16. Beikut ini adalah kelemahan kelemahan birokrasi secara lebih terperinci (Robbins 1990:314-8) Goal displacement (penghilang tujuan) artinya peraturan dan prosedur di jalankan tetapi tujuan tujannya tidak terlalu di perhatikan apakah tercapai atau tidak. Inappropriate application of rules and regulations ( ppenerapan aturan aturan dan prosedur secara berlebihan atau tidak tepat ) Employee alienation ( ketersaingan pegawai ) Concentration of power ( pemutusan kekuasaan ) Non- member frustration ( keluhan pengguna )

17. Fase perkembangan kehidupan organisasi Ahli organisasi amerika larry greiner (1972) merupakan penggagas awal konsep ini. Gagasan greiner sebenar nya sederhana, bahwa organisasi-organisasi pada umumnya mengalami suatu proses perkembangan sejalan dengan waktu dan bertambahnya ukuran organisasi itu sendiri. Seoerti makhluk hidup,organisasi dapat di bayangkan mengalami proses pertumbuhan dari masa kelahiran,kanak-kanak,remaja,hingga akhirnya dewasa. Greiner menyebut masing-masing fase sebagai fase entrepreneurial, kolektivitas,delegasi, formalisasi,dan kolaborasi

18. Krisis Kepemimpinan Krisi otonomi FaseDelegasi FaseEntrepreneruial FaseKolektivitas Krisis Kontrol De-differensiasiatau Post-industislism? FaseKolaborasi FaseFormalisasi Krisis Pembaharuan Krisis birokratik

19. Fase Entrepreneurial Fase ini di mulai ketika organisasi di dirikan biasanya ukuran organisasi masih kecil, dalam arti angota angotanya masih sedikit dan pengelola organisasi dengan mudah mengntrol aktivitas aktivitas organisasi Pada fase ini biasanya pemilik sekaligus pengelola. Selain itu , fase ini di cirikan oleh kreatifitas yang tinggi dan tujuan yang ambigu di mana organisasi seolah seolah masi mencari bentuk.pada fase ini tidak sedikit yang gagal. Seperti contoh banyak perusahaan kecil yang tutup atau berhenti menjalankan usaha pada fase ini

20. Fase Kolektifitas Jika krisis ini berhasil di lewati maka organisasi masuk ke fase kolektofitas artinya organisasi melai di perjelas struktur dan fungsi fungsi nya. Visi misi organisasi tidak lagi ambigu melainkan telah di klarifikasi secara lebih jelas arah dan tujuannya.akan tetapi komunikasi dan struktur dalam organisasi secara umum masih bersifat inforal. Kreativitas dan inovasi masih menjadi ciri yang dominan.

21. Fase delegasi Fase berikutnya jika krisis otonomi bisa di pecahkan, maka organisasi masuk pada fase delegasi. Di sini organisasi mulai mendelegasikan keputusan-keputusan kebawah. Struktur organisasi mulai di formalisasi dengan aturan aturan dan prosedur yang lebih formal dengan tujuan mempertahan kan efisiensi dan stabilitas organisasi.

22. Fase formalisasi Krisis ini melahirkan bentuk organisasi yg lebih formal lagi, di mana sistim perencanakan akunting,informasi,dan pelaporan formal mulai di terapkan. Dengan perkataan lain pada fase ini cara cara kontrol birokratik mulai di terapkan.dengan melakukan standardisasi terhadap berbagi aktivitas maka organisasi dapat di kontrol secara lebih efisien dan efektiv. Sampai pada suatu ketika,kontrol birokratik yang makin detail dan rumit menyebabkan gejala over bureaucray atau birokrasi yang berlebihan. Krisis inilah yang menyebabkan birokrasi mendapat nama jelek,sebagaimana dijelaskan di atas.pada hal yang salah sebenarnya bukan birokratik di jalankan secara efektif

23. Fase kolaborasi Jika krisis tersebut bisa dilewati dengan slamat maka organisasi akan menuju fase kolaborasi. Pada fase ini organisasi mencoba mengatasi cara kerja birokrasi yang terlalu rasional dan impernasional dengan mengembangkan kerja tim. Tugas-tugas yang telah terpecah-terpecah dalam di ferensiasi yang rumit di satukan kembali dalam gugus gugus pekerjaan yg dikelola oleh tim.dengan demikian,aturan-aturan dan prosedur yg tidak efisien dapat dikurangi dan organisasi sekali lagi dapat bekerja secara efektif

24. Beberapa catatan kritis tentang daur kehidupan organisasi di berikan oleh Robbins (1990:21-22) sebagai berikut. Tidak semua organisasi melewati kelima fase tersebut Fase fase pertumbuhan organisasi tidak harus bersifat kronologis Fase penuruan (decline) atau bahkan kematian,bisa terjadi pada organisasi.