ASPEK MANAJEMEN dan ORGANISASI

1. ASPEK MANAJEMENdan ORGANISASI

2. FungsiManajemen

3. PERENCANAANPENDEKATAN DALAM PERENCANAAN • PendekatanAtas-Bawah(Top-Down). • Pimpinan organisasi mengintruksikan unit organisasi di bawahnya hanya melaksanakan hal-hal yang telah direncanakan. Untuk perusahaan yang menganut sistem desentralisasi (penyebaran kewenangan), pimpinan puncak memberikan pengarahan dan petunjuk kepada pemimpin cabang atau sejenisnya untuk menyusun rencana yang pada tahapannya akan ditinjau dan dikoreksi oleh pimpinan puncak sebelum disetujui untuk direalisasikan. • Pendekatan Bawah-Atas (Bottom-Up). • pemimpin puncak memberikan gambaran situasi dan kondisi yang dihadapi organisasi termasuk mengenai misi, tujuan, sasaran, dan sumber daya yang dimiliki. Selanjutnya memberikan kewenangan kepada manajemen di tingkat bawahnya untuk menyusun perencanaan.

4. Pendekatan Campuran. • Kombinasi (campuran) di antara keduanya walaupun dengan persentase yang relatif. Dengan pendekatan ini pemimpin memberikan petunjuk perencanaan organisasi secara garis besar sedangkan perencanaan detailnya diserahkan kepada kreativitas unit perusahaan di bawahnya dengan tetap mematuhi aturan yang ada. • Pendekatan Kelompok. • perencanaan dibuat oleh sekelompok tenaga ahli dalam perusahaan. Contohdalam perusahaan dibentuk semacam biro atau bagian khusus seperti Biro Perencanaan. Contoh yang ada di pemerintahan adalah Bappenas (Badan Perencanaan dan Pembangunan Nasional).

5. PENGORGANISASIAN • Proses yang berkaitandenganpengaturankegiatandansumberdaya agar dapattercapaisasarankelompoksecaraefisien. • Menyusunstrukturorganisasisesuaidenganasas-asas organisasi yang berlaku. • Setelah dilakukan pengkajian berdasarkan aspek-aspek ini, hendaknya diakhiri dengan suatu rekomendasi, berupa hasil studi yang menyatakan bahwa rencana pengorganisasian dapat diterima atau tidak.

6. ASAS-ASAS ORGANISASI • Asas-asas organisasi merupakan pedoman yang secara maksimal hendaknya dilaksanakan agar didapatkan struktur organisasi yang baik sehingga aktivitas organisasi dapat berjalan dengan efisien. • 9 FaktorAsas-asasorganisasi: • Perumusan Tujuan Organisasi • Departementalisasi; aktivitasmenyusunsatuan-satuan (unit-unit) organisasi yang diperlukandalamrangkamelaksanakanfungsi yang ada • Pembagian Kerja; penetapan aktivitas terhadap masing2 fungsi • Koordinasi; keselarasan antar unit untuk menghindari konflik • Pelimpahan Wewenang;penyerahansebagianhakuntukmengambilkeputusan yang diperlukan agar tugassertatanggungjawabtetapdapatdilaksanakandenganbaikolehseorangpejabatkepejabat yang lain • Rentang Kendali; jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin • Jenjang Organisasi;tingkat-tingkatsatuanorganisasi yang didalamnyaterdapatpejabat, tugassertawewenang • Kesatuan Perintah, tiap-tiappejabatdalamorganisasihendaknyahanyamendapatperintahdanbertanggungjawabkepadaseorangatasantertentu • Fleksibel; mudah diubah untuk disesuaikan dengan perkembangan yang terjadi

7. STRUKTUR ORGANISASI

8. Jenis-jenisStruktur/DesainOrganisasi • Product • Area • Function • Customer • Matrix

9. 1. Product Design • Perusahaan mengklasifikasikan sumber dayanya berdasarkan masing-masing produk/business unitnya. • Cocok untuk perusahaan yang memiliki bisnis unit yang berbeda dan segmen pasar yang berbeda. • Contoh : Astra International

10. 1. Product Design CEO Automotive Agribisnis Finance

11. 1. Product Design + Kelebihan: • Lebih fokus dan terarah • Lebih responsif terhadap perubahan pasar • Kelemahan : • Duplikasi fungsi manajemen • Sulit untuk menjalin hubungan antar divisi produksi

12. 2. Area Design • Perusahaan membuatdesainorganisasiberdasarkanlokasi /area pemasaran. • Contoh : • PT KA

13. 2. Area Design CEO DaopsI DaopsII DaopsIII

14. 2. Area Design • Kelebihan • Respon yang lebih cepat terhadap perkembangan di daerah. • Analisa pemasaran yang lebih terfokus berdasarkan karakteristik daerah. • Kekurangan : • Inefisiensi biaya karena terdapat duplikasi fungsi

15. 3. Functional Design • Perusahaan membuat desain organisasi berdasarkan fungsi umum perusahaan. • Contoh: divisi HRD, divisi keuangan, divisi pemasaran, dll.

16. 3. Functional Design • Kelebihan • Standarisasi kompetensi dalam suatu divisi • Mudah mengidentifikasi apabila terdapat konflik antar divisi • Kekurangan • Hanya cocok untuk organisasi yang memiliki unit bisnis atau segmen pasar yang homogen.

17. 3. Functional Design CEO Div. Keuangan Div. SDM Div. Pemasaran

18. 4. Customer Design • Perusahaan membuat desain organisasi berdasarkan karakteristik pelanggannya yang membutuhkan strategi khusus untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. • Contoh: Hero supermarket dengan gerai Hero dan Giant

19. 4. Customer Design CEO Segmen market Kelas A Segmen market Kelas B

20. 5. Matrix Design • Perusahaan mengadopsi dua bentuk desain organisasi, misal product dan area desain. • Contoh : Bank Mandiri

21. 5. Matrix Design CEO Consumer Banking Small Business Micro Banking Commercial Banking Corporate Banking Kanwil I Kanwil II

22. PENGGERAKAN (ACTUATING) • Aspek Leadership; • mengarahkandanmempengaruhisumberdayamanusia agar maubekerjauntukmencapaitujuan • Staffing • Right men on the right job

23. PENGENDALIAN (CONTROLLING) Fungsipokokpengendaliantersebutadalah: • Mencegahterjadinyapenyimpangan-penyimpanganataukesalahandenganmelakukanpengendaliansecararutindisertaiadanyaketegasan-ketegasandalampengawasan, yaknidenganpemberiansanksi yang semestinyaterhadappenyimpangan yang terjadi. • Mendinamisasikan organisasi. Dengan adanya pengawasan diharapkan sedini mungkin dapat dicegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan, sehingga setiap unit organisasi selalu dalam keadaan bekerja secara efektif dan efisien. • Mempertebal rasa tanggung jawab. Dengan adanya pengendalian/pengawasan yang rutin, setiap unit organisasi berikut karyawannya dapat selalu mengerjakan semua tugas yang diberikan dengan benar sehingga, kesalahan dalam pelaksanaan tugas akan kecil kemungkinannya untuk muncul. Jika tindakan yang salah tidak dapat dihindari, laporan tertulis mengenai penyimpangan itu wajib diberikan. Dengan cara-cara seperti ini, diharapkan tanggung jawab terhadap pekerjaan makin la­ma makin tebal.