Modèle de l'analyse et de la planification des immobilisations (MAPI)

1. Modèle de l'analyse et de la planification des immobilisations (MAPI) Direction des programmes d’immobilisations/Direction de l'analyse et de la responsabilité financières Ministère de l’Éducation

2. Objectif • Suivre les projets d'immobilisations • Évaluer les implications financières des nouveaux projets d'immobilisations • Détermination de l'admissibilité au financement OOF à long terme • Budget d'immobilisations / à des fins de prévisions

3. Groupe de travail du comité de planification et financement des immobilisations • Formé en juin 2012 pour donnerdes orientations à l’équipe de l'Analyse et de la Planification des immobilisations pour le développement de la version # 2 du MAPI. Au fur et à mesure que le projet avance, le groupe de travail sera impliqué pour aider à élaborer une vision à long terme qui inclut la compatibilité multi-système et l'automatisation des processus. • Représenté par 11 conseils scolaires de l’ensemble de la province, le groupe de travail comprend des représentants de la finance, des installations et de la planification. • Le groupe s’est réuni deux fois au cours de l'été, pour discuter du MAPI existant, des améliorations possibles et des exigences du processus. • La version #2 du MAPI a été testée par le groupe de travail.

4. Nouveautés de la version 2 • L’onglet, échéancier de la dette, a été supprimé. • La modification et l’ajout du formulaire de demande auprès de OOF. • Un calendrier des produits d’aliénations futurs a été ajouté pour suivre les écoles et les bâtiments administratifs séparément. • Des modifications ont été apportées aux onglets situation financière, admissibilité des projets et matrice des débentures. • Clarification de la terminoligie utilisée dans le modèle (Ex: non pris en charge versus financement pris en charge par le conseil).

5. Processus • Date de lancement prévue pour la Version#2 du MAPI pour tous les conseils scolaires : début octobre. • Soumission en fin d’année • Doit être renvoyé au ministère avant le 14 décembre 2012. • Le modèle doit être mis à jour pour refléter les états financiers au 31 août 2012. • Nouveau cette année: la soumission doit inclure la demande auprès de l’OOF pour l’offre des débentures de mars 2013. • Soumission lors des demandes d’autorisation pour aller de l’avant • Lorsqu’un conseil demande une approbation pour aller de l’avant avec un appel d’offre pour un ou plusieurs projets, le conseil doit renvoyer au ministère un MAPI mis à jour. • Ce MAPI doit inclure les informations sur les projets en question ainsi qu’une mise à jour de leurs détails financiers selon la soumission la plus récente du SIFE.

6. Un guide d’instruction du MAPI sera mis en ligne sur le site de la direction de l'analyse et de la responsabilité financières. Il expliquera en détails comment compléter le MAPI pour la soumission annuelle et pour les soumissions en cours d’année lors des demandes d’approbations pour aller de l’avant/en appel d’offre avec un projet d’immobilisations. • Votre analyste principale des immobilisations et vos agents des finances sont disponibles pour vous aider à compléter le MAPI. • Le Groupe de travail du comité de planification et financement des immobilisations se rencontrera à l’automne pour continuer d'œuvrer à l'amélioration du processus.