TechNet Webcast Aufbau einer Wissensdatenbank mit Microsoft Office SharePoint Server 2007

1. TechNet WebcastAufbau einer Wissensdatenbank mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 Michael Greth Microsoft Most Valuable Professional MVP

2. Referent Michael Greth Microsoft Most Valuable Professional MVP Michael.Greth@SharePointCommunity.de

3. Live Meeting-Abstimmung Erfahrungen mit SharePoint 2007 Haben Sie Erfahrungen mit der neuen Version von SharePoint 2007? • RTM installiert • Beta Pilotprojekte • Aktive Teilnahme am Beta Test • Allgemein informiert • keine Dies ist eine Platzhalterfolie für die Anzeige in der Live Meeting-Konsole

4. Inhalt des Webcasts Grundsätzliche Überlegungen und Anleitungen für die Durchführung eines SharePoint-Projekts   Entwicklung eines exemplarischen Lösungskonzepts Basis konkrete Aufgabenstellung Aufbau einer dynamischen Wissensdatenbank Umsetzung mit SharePoint-Mitteln Schwerpunkte Dokumenten-Management Metadaten einfache Workflows

5. Agenda Was ist SharePoint? SharePoint als Lösungsplattform SharePoint Projekte Exemplarische Lösung Wissensdatenbank Analyse des Ist-Zustandes Umsetzung in SharePoint

6. Agenda Was ist SharePoint? SharePoint als Lösungsplattform SharePoint Projekte Exemplarische Lösung Wissensdatenbank Analyse des Ist-Zustandes Umsetzung in SharePoint

7. Was ist SharePoint? SharePoint ist auf dem Server, was Office auf dem Client istBill Gates SharePoint istheGlueJeff Teper Baukasten für Informationslösungen

8. Baukasten für Informationslösungen SPD/VSTO WSS Teamsite Projekt

9. Agenda Was ist SharePoint? SharePoint als Lösungsplattform SharePoint Projekte Exemplarische Lösung Wissensdatenbank Analyse des Ist-Zustandes Umsetzung in SharePoint Erweiterungsmöglichkeiten

10. SharePoint Products and TechnologiesWindows SharePoint Services 3.0 Plattform ServicesArbeitsbereiche, Mgmt, Sicherheit, Speicher, Topologie, Site Model Dokumente/Aufgaben/Termine, Blogs, Wikis, E-Mail-Integration, Project Management “lite”, Outlook Integration, Offline Dokumente und Listen Zusammenarbeit

11. SharePoint Products and TechnologiesMicrosoft Office SharePoint Server 2007 Plattform ServicesArbeitsbereiche, Mgmt, Sicherheit, Speicher, Topologie, Site Model Server-basierte Excel- Spreadsheets und Datenvisualisierung, Report Center, BI Webparts, KPIs/Dashboards Dokumente/Aufgaben/Termine, Blogs, Wikis, E-Mail-Integration, Project Management “lite”, Outlook Integration, Offline Dokumente und Listen Business Intelligence Zusammenarbeit Enterprise Portal Vorlage, Website-Verzeichnis, My Sites, Social Networking Client und Web Formulare, LOB Aktionen, Pluggable SSO Geschäfts-formulare Portal Integriertes Dokumenten-management, Records Management und Web Content Management mit Policies und Workflow Enterprise-Skalierbarkeit, Kontextuelle Relevanz, Umfassende Personen und Geschäftsdaten-Suche Content Management Suche

12. PlattformDienste Benutzeroberfläche Verbesserte Usability, Navigation, Security trimming, Anpassung Plattform Verbesserungen ASP.NET 2.0 - Web Parts, Master Pages, Pluggable Authentication Verbesserte Anpassung – Templates, Features Windows Workflow Foundation integriert Verbesserte Listen – Skalierung, Inhaltstypen, Versionierung Administration Zentrale webbasierte Administration für WSS und MOSS Verbessertes Backup/Restore, zweistufiger Papierkorb Extranet Deployment Erweiterte Integration mit Microsoft Office 2007 Provisioning, Sicherheit, Navigation, Suche, Workflow

13. Zusammenarbeit Verbesserungen Erweiterte Dokumentbibliotheken Verbesserte Navigation Project Management „light“ Offline und mobiler Zugriff Outlook Integration Benachrichtigungen und RSS Mobility Community und Kommunikation Wikis & Blogs E-Mail und Diskussionen Personen und Gruppen

14. Personen und Personalisierung Portal Site Integration in Windows SharePoint Services Intranet Portal Vorlage Suche nach Personen und Experten Spezielle Suchseite für Personen Soziale Netzwerke Persönliche Websites Verbesserte öffentliche Seite, persönliche Homepage Privacy control Zielgruppen und Personalisierung Vereinfachte Zielgruppen-Definition über Verteilerlisten und Gruppen

15. Suche Gemeinsame Infrastruktur für Indizieren und Suche für WSS und MOSS Beste Ergebnisse immer auf der ersten Seite Suche im Unternehmen vs. Suche im Internet Weniger Crosslinks Hoher Anteil von Nicht-Web Content - Office Dokumente oder Line-of-Business Daten etc. Sicherheit und Zugriffschutz Überarbeitete Ranking Engine Gemeinsame Technologie mit Microsoft Research und MSN Zusätzliche Funktionen für Unternehmensanforderungen

16. Enterprise Content Management Dokumenten-Management Workflow Policies & Compliance Records Management Web Content Management

17. Mehr Benutzer mit besseren Formularen erreichen InfoPath Formulare im Browser Offline Datenverbindungen, neue Steuerelement, Drucklayout Intranet, Extranet, Internet Automatisierte formulargesteuerte Geschäftsprozesse Formulare in Outlook Workflow, Archivierung, Information Rights Management Integration mit Workflow Aufgaben Schnelle Entwicklung und Verteilung von formularbasierten Lösungen Common Development Platform (OM, Data Connectivity) ActiveX, Windows Form und ASPX Control Importer/Exporter Framework InfoPath Form Services

18. Business Intelligence Excel Services Serverseitige Wiedergabe von Arbeitsblätter im HTML-Format zur Anzeige im Browser Excel-Arbeitsmappen in zentralen Dokumentbibliothek speichern und Benutzern zur Ansicht bereitstellen, die Excel nicht auf ihrem Desktopcomputer installiert haben Anzeige der Zahlen ohne Zugriff auf die zugrunde liegende Geschäftslogik zu haben, wodurch das geistige Eigentum eines Unternehmens geschützt ist KPI Listen und Indikatoren („Ampeln“) Visuellen Indikatoren zur Überwachung von Geschäftsdaten WSS-Liste, Excel-Arbeitsmappe, SQL Server 2005

19. SharePoint Technology Vision Kunden Internet Website Partner Unternehmensportal HR, Buchhaltung usw. Mitarbeiter XML Web Services Zusammenarbeit im Team Business Applications (SAP, Data Warehouse, custom . . .) Persönlicher Arbeitsbereich EinheitlicheunternehmensweitePlattform

20. Plattform Vorteile • Einheitliche Benutzeroberfläche für den Anwender • Einheitliche Entwicklungsplattform • Einheitliche technische Infrastruktur • Zentrale Administration • Einheitliches Berechtigungssystem • Interoperabilität durch allgemeine Standards

21. Agenda Was ist SharePoint? SharePoint als Lösungsplattform SharePoint Projekte Exemplarische Lösung Wissensdatenbank Analyse des Ist-Zustandes Umsetzung in SharePoint Erweiterungsmöglichkeiten

22. SharePoint Projekte • SharePoint Projekte sind Organisationsprojekte • 80 % Betriebliche Organisation • 20 % IT- Technologie • SharePoint Projekte sind Personalprojekte • Mitarbeiter mitnehmen • SharePoint Projekte sind Baukastenprojekte • Fertige Komponenten nutzen und anpassen

23. SharePoint Projekt Philosophie

24. Hindernisse und Abhilfe Probleme Jahrelang gewachsene und eingeschliffene Arbeitsabläufe Unternehmenskultur mit geringer Veränderungsbereitschaft Viele Einzelkämpfer mit unterschiedlichen Anforderungen Mangelnde Kenntnisse der SharePoint Plattform Abhilfe Realen Nutzen aufzeigen Referenzprojekt erstellen und zeigen Jedem Mitarbeiter einen persönlichen Vorteil verschaffen Projekt dem Veränderungstempo der Organisation anpassen Unter Widersachern einige gewinnen, die konkret mitarbeiten Klare Linie der Geschäftsführung Weniger ist mehr!

25. Agenda Was ist SharePoint? SharePoint als Lösungsplattform SharePoint Projekte Exemplarische Lösung Wissensdatenbank Analyse des Ist-Zustandes Umsetzung in SharePoint

26. Anforderung Jesse Mariam SharePoint Projekt Team Zuständig für die Informationsbeschaffung „Unser Team, das über die Einführung von SharePoint in unserem Unternehmen entscheidet, hat eine Vielzahl von Informationen zu SharePoint zusammengetragen, allerdings völlig unkoordiniert. Diese sollen zunächst allen Mitgliedern des Teams, später auch in Auszügen den Anwendern bereitgestellt werden. Die Informationen sollen strukturiert werden und verlässlich sein.“

27. Personen Brian Cox Autorsammelt Informationen Claus Hansen Anwendernutzt Wissensdatenbank Jesse Mariam Wissensmanagerordnet Informationen

28. Agenda Was ist SharePoint? SharePoint als Lösungsplattform SharePoint Projekte Exemplarische Lösung Wissensdatenbank Analyse des Ist-Zustandes Umsetzung in SharePoint

29. IST-Situation Jesse Mariam (KM) Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-Notizbuch Sammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem Browser Legt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem ab Wünschst sich eine strukturierte, zentrale, einfach zugängliche Wissendatenbank, an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren können

30. IST-Situation Brian Cox (Autor) Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem Browser Hat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs über RSS abonniert Legt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem ab E-Mails kopiert er in einen Exchange Ordner

31. IST-Situation Claus Hansen (User) Sucht über Google oder Live Search Nutzt die Live Search Community Suche Sammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem Browser Gut für spezielle Themen, schlecht für Zusammenhänge Wünscht sich strukturierte, zielgerichtete und qualifizierte Zusammenstellung Würde eigene Informationen gerne mit anderen teilen, aber keine Plattform

32. Demo Ist Analyse

33. Reorganisation Vereinheitlichung der Arbeitsmittel Zusammenführung der Dateiablagen Klassifikation der Informationen über Metadaten Aufbau eines Redaktionsworkflows Zielgerichtete Präsentation von Informationen Offlineunterstützung

34. Agenda Was ist SharePoint? SharePoint als Lösungsplattform SharePoint Projekte Exemplarische Lösung Wissensdatenbank Analyse des Ist-Zustandes Umsetzung in SharePoint

35. Umsetzung mit SharePoint Projekt Teamsite einrichten Berechtigungen Metadaten-System aufbauen Website Spalten und Website Inhaltstypen Vorhandene Informationsablagen konsolidieren RSS mit Outlook OneNote Notizbücher, Favoriten und Dateiablagen Präsentationen in Folienbibliotheken Abläufe Genehmigungsworkflow Diskussionsrunden Informationsrecherche Ansichten filtern

36. Projekt Mindmap Sammlung der Informationen über die Projektanforderungen Strukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen Inhalte Personen Abläufe Mindmap

37. Informationsarten Liste Bibliothek Bibliothek Bibliothek Bibliothek Artikel Medien Folien Ressourcen Downloads

38. Metadaten Management Websitespalten Spaltendefinitionen, die listen- und bibliotheksübergreifend verwendet werden Websiteinhaltstypen Unabhängig von individueller Liste oder Bibliothek Verwendung in verschiedenen Sites Metadaten werden zentral erstellt und gepflegt Inhalte Metadaten (Websitespalten) Dokumentvorlagen Workflows Formulare zum Anlegen, Ändern und Anzeigen

39. Metadaten Website-Spalten Website-Inhaltstypen Artikel Titel Themenfeld Aufgabenbereich Sprache Beschreibung … • Themenfeld • Plattform • Zusammenarbeit • Portal • … • Aufgabenbereich • Planung • Anpassung • Administration • … • …

40. Demo Websitespalte anlegen Bewertung, Auswahlfeld, Werte von 1-6 Websiteinhaltstyp anlegen News Felder Titel Beschreibung URL Sprache Themenfeld SharePoint-Version Produkte Aufgabenbereich Bibliothek Artikel hinzufügen

41. Demo Metadaten einrichten und nutzen

42. Demo Brian Cox Newsartikel hochladen und erfassen Workflow startet Jesse Mariam Genehmigt Artikel Email-enabled Artikel-Bibliothek Folienbibliothek Filtern nach WSS3.0, Allgemein undPlattform Downloads Versionierung Seitenbibliothek Filterwebpart FAQ Diskussionsliste Outlookverbindung

43. OneNote Notizbücher vereinheitlichen OneNote Einfache Clipping von Informationen Strukturierte persönliche Ablage Freigegebenes Notizbuch erstellen in der SharePoint Bibliothek OneNote Lokale Notizbücher hochladen Emaileinladungen versenden Berechtigungen Export Seite als Worddokument speichern Seite als PDF speichern Seite per Email versenden

44. Diskussionsforum Diskussionsrunde einrichten Mit Inhaltstypen Berechtigungen für alle Teammitglieder Email-Eingang Verbindung mit Outlook herstellen Gruppierte Ansicht in Outlook

45. Dokumentbibliotheken Inhaltsgenehmigung Versionierung Keine Versionskontrolle     Hauptversionen erstellen   Beispiel: 1, 2, 3, 4 Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) Beispiel: 1.0, 1.1, 1.2, 2.0 Grenzwert für die Anzahl von Versionen Erzwungenes Auschecken Papierkorb

46. Incoming E-Mail SharePoint Listen die E-Mail empfangen können Diskussionsrunde (Threading, HTML E-Mails) Kalender Ankündigungen Dokumentbibliotheken Speichern Anhänge als Dokumente

47. Zusammenfassung SharePoint Projekte = Organisationsprojekte Planung und Strukturierung SharePoint = Baukasten für Lösungen SharePoint Designer

48. Links Begleitseite http://www.sharepointcommunity.de/camp Downloads http://blogs.msdn.com/sharepoint/archive/2006/11/16/announcing-the-rtw-of-wss-and-office-sharepoint-server-2007-standard-and-enterprise-evaluation.aspx Weblogs http://blogs.technet.com/steffenk/ http://blogs.msdn.com/sebweber/default.aspx http://weblogs.mysharepoint.de/mgreth http://weblogs.mysharepoint.de/fabianm http://www.sharepointpodcast.de

49. Microsoft European SharePoint Conference 2007 Termin: 12. - 14. Feb. 2007 Ort: Berlin Kosten: €699,-- (Frühbucher: €599,--/15.12.2006) Highlights Internationales Expertenforum für Enterprise-Content-Management- und Compliance-Lösungen Mehr als 50 Fachvorträge, Round-Table-Gespräche und Anwenderberichte aus der Praxis Branchenspezifische Fallstudien und Beispielprozesse Messebereich mit Live-Demos und Test-Areal Info: http://www.sharepoint-conference.eu

50. Tech@Night SharePoint 2007 Microsoft Partner 11.12.2006 Münster 12.12.2006 Neuss 13.12.2006 Bad Homburg 14.12.2006 Heidelberg 18.12.2006 Berlin 19.12.2006 Hamburg 20.12.2006 Hannover 8.1.2007 Unterschleissheim 9.1.2007 Stuttgart 10.1.2007 Nürnberg 11.1.2007 Leipzig