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Gestion des Opérations Immobilières 19-20 octobre 2009, Paris Version V2

Formation outil BFC. Gestion des Opérations Immobilières 19-20 octobre 2009, Paris Version V2. Planning de la formation. 19 octobre : 1 er groupe de délégations 20 octobre : 2 ème groupe de délégations Présentation métier (DFI) Pause Présentation outil (DSI). OBJECTIFS .

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Gestion des Opérations Immobilières 19-20 octobre 2009, Paris Version V2

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  1. Formation outil BFC Gestion des Opérations Immobilières 19-20 octobre 2009, Paris Version V2

  2. Planning de la formation • 19 octobre : 1er groupe de délégations • 20 octobre : 2ème groupe de délégations • Présentation métier (DFI) • Pause • Présentation outil (DSI)

  3. OBJECTIFS • Savoir utiliser BFC pour gérer les opérations immobilières • Savoir exploiter les états à disposition PUBLIC CIBLE • Gestionnaires des services financiers en charge de la gestion des opérations immobilières PUBLIC BENEFICIAIRE AUTRES POINTS • Gestionnaires des SLT (Service Logistique et Technique) des Délégations pour reporting • Lien sur le site de documentation BFC : http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documentation.htm • Manuel utilisateur : gestion des opérations immobilières (V1.1) septembre 2009 • http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/ Formation Gestion des Opérations Immobilières

  4. SOMMAIRE • 1 Modélisation par les EOTP • 1.1 Concepts SAP • 1.2 Création d’une nouvelle structure • 1.3 Transformation des structures existantes • 2 Création des programmes CB • 3 Modification du Plan de Structure du Budget • 4 Saisie des pré-budgets • 5 Etats de contrôle des pré-budgets • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes • 6 Mise en œuvre du budget • 7 Etats de contrôle de cohérence • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués • 8 Clôture

  5. SOMMAIRE • 1 Modélisation par les EOTP • 1.1 Concepts SAP • 1.2 Création d’une nouvelle structure • 1.3 Transformation des structures existantes • 2 Création des programmes CB • 3 Modification du Plan de Structure du Budget • 4 Saisie des pré-budgets • 5 Etats de contrôle des pré-budgets • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes • 6 Mise en œuvre du budget • 7 Etats de contrôle de cohérence • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués • 8 Clôture

  6. 1-Définition projet • Identification projet • Dates de référence de l'ensemble du projet • Paramètres de planification (dates, coûts) • Cadre organisationnel (Société, division, centre de profit, ...) 2-OTP • Le QUOI • Structure hiérarchique • Base de l'organisation et de la coordination • Indicateurs d'état • Budgétisation, imputation, facturation • Responsabilités 1 Modélisation par les EOTP 1.1 Concepts SAP Les objets de suivi des flux liés à l’activité opérationnelle : Projets et Organigramme Technique de Projet (OTP) • La gestion d’un projet est constituée de 4 objets

  7. SOMMAIRE • 1 Modélisation par les EOTP • 1.1 Concepts SAP • 1.2 Création d’une nouvelle structure • 1.3 Transformation des structures existantes • 2 Création des programmes CB • 3 Modification du Plan de Structure du Budget • 4 Saisie des pré-budgets • 5 Etats de contrôle des pré-budgets • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes • 6 Mise en œuvre du budget • 7 Etats de contrôle de cohérence • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués • 8 Clôture

  8. Menu : Comptabilité analytique/Gestion env. analytique/Gestion des OTP/Project builder • cliquer sur pour rechercher le premier numéro libre de définition de projet : • renseigner la plage de recherche puis cliquer sur Les définitions de projet des OI sont codifiées de 1000 à 1999 1 Modélisation par les EOTP 1.2 Création d’une nouvelle structure (1/9)

  9. Renseigner : • les dates de début et de fin du projet, • le modèle de structure « 1-OIP6 » • Renseigner les zones obligatoires : division et domaine fonctionnel • Modifier le domaine d’activité 1 Modélisation par les EOTP 1.2 Création d’une nouvelle structure (2/9)

  10. Modifier la désignation :  ville, nom, nature de l’opération sur 5 caractères (‘const’, ‘réhab’, ‘exten’) 1 Modélisation par les EOTP 1.2 Création d’une nouvelle structure (3/9)

  11. Ajout des données : • onglet « Données de base » : • centre demandeur (périmètre analytique ‘9000’ et centre de coûts) Les codes opérationnels cochés sur l’EOTP le plus fin permettent : - « Elt de pré-budgét. » : la saisie du pré budget en dépenses- « Elt d’imputation » : l’imputation des dépenses - « Elt de facturation » : l’imputation des recettes 1 Modélisation par les EOTP 1.2 Création d’une nouvelle structure (4/9)

  12. Ajout des données : • onglet « Zones utilis. » : • pour tous les éOTP : • n° OIP de la forme ’00xxxx’ avec xxxx = n° de l’OI • code Labintel • pour les éOTP de recettes : partenaire Le partenaire CNRS doit obligatoirement être noté « CNRS » 1 Modélisation par les EOTP 1.2 Création d’une nouvelle structure (5/9) • pour les éOTP de dépenses en ressources propres et les éOTP de recettes : n° partenariat en majuscules et de la forme RPOIyyyy avec yyyy = n° d’ordre

  13. 1 Modélisation par les EOTP • Ajout d’éOTP supplémentaires par rapport au modèle (1/2) : • Pour un éOTP dépenses en ressources propres : se positionner sur le code de l’éOTP dépenses en ressources propres (111512 dans l’exemple) et faire un clic droit puis menu : intégrer - éléments d’OTP 1 2 dans l’onglet «OTP standard», saisir « 1-OIP6121 » dans la zone « Dessous » puis valider modifier les données dans les onglets « Donn. base » et « Zones utilis. » 3 1.2 Création d’une nouvelle structure (6/9)

  14. 1 Modélisation par les EOTP • Ajout d’éOTP supplémentaires par rapport au modèle (2/2) : • Pour un éOTP recettes : se positionner sur le code de l’éOTP recettes (éOTP 11152 dans l’exemple) et faire un clic droit 1 choisir le modèle « 1-OIP622R » 2 modifier le code de l’éOTP en mettant le n° suivant suivi d’un « R » 3 1.2 Création d’une nouvelle structure (7/9)

  15. Modifier le statut des éOTP • Une gestion de statuts permet de positionner l’EOTP dans son cycle de vie • - statuts : Ouvert – lancé – clôturé – archivé • - permet d’interdire ou d’autoriser les flux en fonction du statut Si le projet n’est pas lancé, il ne sera pas possible d’imputer des dépenses ou des recettes sur les EOTP correspondants. • Sauvegarder 1 Modélisation par les EOTP 1.2 Création d’une nouvelle structure (8/9)

  16. Mise à jour des origines de crédits dans XLAB 1 Modélisation par les EOTP 1.2 Création d’une nouvelle structure (9/9)

  17. 1 Modélisation par les EOTP Etat de contrôle de la structure OTP créée Menu : Comptabilité analytique/Clôture et reporting analytique/Reporting/Analyse structure OTP/synthèse : éléments d’OTP

  18. 1 Modélisation par les EOTP • Exercice : créer une nouvelle structure

  19. SOMMAIRE • 1 Modélisation par les EOTP • 1.1 Concepts SAP • 1.2 Création d’une nouvelle structure • 1.3 Transformation des structures existantes • 2 Création des programmes CB • 3 Modification du Plan de Structure du Budget • 4 Saisie des pré-budgets • 5 Etats de contrôle des pré-budgets • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes • 6 Mise en œuvre du budget • 7 Etats de contrôle de cohérence • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués • 8 Clôture

  20. 1 Modélisation par les EOTP 1.3 Transformation d’une structure existante (1/4)

  21. Menu : Comptabilité analytique/Gestion env. analytique/Gestion des OTP/Project builder • Ouvrir un projet existant • Faire un clic droit de la souris sur l’éOTP de plus haut niveau : 1 Modélisation par les EOTP 1.3 Transformation d’une structure existante (2/4)

  22. Onglet « OTP standard », saisir le modèle ‘1-OIP6’ dans la zone « dessous » : • Compléter ou modifier les zones comme dans le cas de la création d’une nouvelle structure • Ajouter un ‘R’ dans la codification des éOTP de recette le statut des éOTP est déjà « LANC » 1 Modélisation par les EOTP 1.3 Transformation d’une structure existante (3/4)

  23. Se positionner sur chaque éOTP de l’ancienne branche, dans l’onglet « Données de base » et cliquer sur pour modifier le statut utilisateur Sélectionner le statut « z002 » : Cdes interdites • Cliquer sur , puis sauvegarder 1 Modélisation par les EOTP 1.3 Transformation d’une structure existante (4/4) Clôture de l’ancienne branche

  24. 1 Modélisation par les EOTP • Exercice : transformer une structure existante

  25. SOMMAIRE • 1 Modélisation par les EOTP • 1.1 Concepts SAP • 1.2 Création d’une nouvelle structure • 1.3 Transformation des structures existantes • 2 Création des programmes CB • 3 Modification du Plan de Structure du Budget • 4 Saisie des pré-budgets • 5 Etats de contrôle des pré-budgets • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes • 6 Mise en œuvre du budget • 7 Etats de contrôle de cohérence • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués • 8 Clôture

  26. Constitution du programme CB : • pour les OI en SE : « n°OIP/ » (exemple : 001115/) • pour les OI en RP : « n°OIP/n° partenariat » (exemple : 001115/RPOI0001) • Renseigner le programme CB et le périmètre financier (9000), cliquer sur ou Menu-Programme budgétaire-Créer Menu : Référentiels/Axe budgétaire/Programme CB/Programme CB : gérer • Renseigner la désignation, la description et les dates de validité puis sauvegarder cf manuel Budget Tome 1 § 2.3.5 2 Création des programmes CB

  27. 2 Création des programmes CB • Exercice : créer les programmes CB des nouvelles structures

  28. SOMMAIRE • 1 Modélisation par les EOTP • 1.1 Concepts SAP • 1.2 Création d’une nouvelle structure • 1.3 Transformation des structures existantes • 2 Création des programmes CB • 3 Modification du Plan de Structure du Budget • 4 Saisie des pré-budgets • 5 Etats de contrôle des pré-budgets • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes • 6 Mise en œuvre du budget • 7 Etats de contrôle de cohérence • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués • 8 Clôture

  29. cf manuel Budget Tome 1 § 2.3.6 • Adresse budgétaire • PSB : gestion des adresses budgétaires autorisées lors de la budgétisation Menu : Référentiels/Axe budgétaire/Gestion du plan struc. Budgétaire/Modifier les adresses de budget • catégorie budgétaire : • ‘9G’ budget d’engagement • ‘9F’ budget de paiement • plan de structure budgétaire : « ZCNRS2 » pour les adresses budgétisables dans les versions 0 et DMU de report. Gestion assurée par la DFI pour le budget de paiement. 3 Modification du Plan de Structure du Budget (PSB) (1/2)

  30. saisir : • périmètre analytique : ‘9000’ • exercice comptable • renseigner des éléments d’imputation : • centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel • et programme CB ou fonds • et taper entrée • plan de structure budgétaire : ‘ZCNRS2’ • catégorie budgétaire : ‘9G’ • cliquer sur pour ajouter les éléments d’imputation manquants • sauvegarder 3 Modification du Plan de Structure du Budget (PSB) (2/2)

  31. 3 Modification du Plan de Structure du Budget • Exercice : ajouter les adresses budgétaires

  32. SOMMAIRE • 1 Modélisation par les EOTP • 1.1 Concepts SAP • 1.2 Création d’une nouvelle structure • 1.3 Transformation des structures existantes • 2 Création des programmes CB • 3 Modification du Plan de Structure du Budget • 4 Saisie des pré-budgets • 5 Etats de contrôle des pré-budgets • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes • 6 Mise en œuvre du budget • 7 Etats de contrôle de cohérence • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués • 8 Clôture

  33. cf manuel Comptabilité Analytique Tome 2 § 5.1.1.2 Menu : Comptabilité analytique/Budget analytique/Pré-budget/ Saisie pré-bud par nat. Compt/ PS: modifier pré-bdgt n.c…. • Renseigner : • la version du pré-budget (0 ou CP), • la période, • l’exercice comptable • l’éOTP, • le fonds, • la nature comptable natures comptables actuelles de dépenses : 96000000 et 96400000 (personnel) et de recettes : 13000000 à 13999999 70110000 à 71340000 et 74111000 à 77188000 4 Saisie des pré-budgets (1/2)

  34. Cliquer sur « Ecran de synthèse » • saisir le montant du pré-budget • enregistrer Les pré-budgets de recette sont saisis avec un montant négatif 4 Saisie des pré-budgets (2/2)

  35. 4 Saisie des pré-budgets • Exercice : saisir des pré-budgets sur les éOTP des OI créés ou modifiés

  36. SOMMAIRE • 1 Modélisation par les EOTP • 1.1 Concepts SAP • 1.2 Création d’une nouvelle structure • 1.3 Transformation des structures existantes • 2 Création des programmes CB • 3 Modification du Plan de Structure du Budget • 4 Saisie des pré-budgets • 5 Etats de contrôle des pré-budgets • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes • 6 Mise en œuvre du budget • 7 Etats de contrôle de cohérence • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués • 8 Clôture

  37. 2 modes de sortie : • Menu : Comptabilité analytique/Clôture et reporting analytique/Reporting/Analyse des pré-budgets des OI/Etat de contrôle des pré-budgets pour les opérations immobilières Affichage des écarts de pré-budgets seulement 5 Etats de contrôle des pré-budgets 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets (1/3)

  38. Export vers excel : • Menu-Liste-Exporter-Calcul avec tableur 5 Etats de contrôle des pré-budgets 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets (2/3) • Exercice : visualiser l’état

  39. 5 Etats de contrôle des pré-budgets 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets (3/3) • document envoyé une fois par semaine dans la SAP Business Workplace ouvrir le document puis la pièce jointe Faire la demande auprès du SSI pour être ajouté dans la liste de diffusion « CTRLOI »

  40. Menu : Comptabilité analytique/Clôture et reporting analytique/Reporting/Analyse des pré-budgets des OI/Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes des OI l’état peut être exécuté sur une ou plusieurs années • Exercice : visualiser l’état 5 Etats de contrôle des pré-budgets 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes

  41. SOMMAIRE • 1 Modélisation par les EOTP • 1.1 Concepts SAP • 1.2 Création d’une nouvelle structure • 1.3 Transformation des structures existantes • 2 Création des programmes CB • 3 Modification du Plan de Structure du Budget • 4 Saisie des pré-budgets • 5 Etats de contrôle des pré-budgets • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes • 6 Mise en œuvre du budget • 7 Etats de contrôle de cohérence • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués • 8 Clôture

  42. Mise en place des crédits vers XLAB • Le pré-budget doit être saisi en version XLA • L’interface contrôle que le montant saisi en version XLA sur la période est égal au montant de la pièce de mise en place de crédits saisie sur la même période • Tous les jours, dans la SAP Business Workplace, le compte-rendu du flux de mise en place des crédits « Export des pièces budgétaire » est édité 6 Mise en œuvre du budget cf manuel Budget Tome 1

  43. SOMMAIRE • 1 Modélisation par les EOTP • 1.1 Concepts SAP • 1.2 Création d’une nouvelle structure • 1.3 Transformation des structures existantes • 2 Création des programmes CB • 3 Modification du Plan de Structure du Budget • 4 Saisie des pré-budgets • 5 Etats de contrôle des pré-budgets • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes • 6 Mise en œuvre du budget • 7 Etats de contrôle de cohérence • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués • 8 Clôture

  44. Menu : Comptabilité analytique/Clôture et reporting analytique/Reporting/Analyse des pré-budgets des OI/Etat AE Contrôle de cohérence Pré-budgets/Répartis des OI 7 Etats de contrôle de cohérence 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis AE/Réparti = Réparti – p-bdgt AE • Exercice : visualiser l’état

  45. Menu : Comptabilité analytique/Clôture et reporting analytique/Reporting/Analyse des pré-budgets des OI/Etat CP Contrôle de cohérence Pré-budgets/Délégués des OI 7 Etats de contrôle de cohérence 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués CP/Délégué = Délégué – p-bdgt CP • Exercice : visualiser l’état

  46. SOMMAIRE • 1 Modélisation par les EOTP • 1.1 Concepts SAP • 1.2 Création d’une nouvelle structure • 1.3 Transformation des structures existantes • 2 Création des programmes CB • 3 Modification du Plan de Structure du Budget • 4 Saisie des pré-budgets • 5 Etats de contrôle des pré-budgets • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes • 6 Mise en œuvre du budget • 7 Etats de contrôle de cohérence • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués • 8 Clôture

  47. Au début d’année N+1, les données de pré-budgets en CP (AE) de l’exercice N sont écrasées par les données des dépenses réalisées en exercice N. Les pré-budgets en CP (AE) des années N+1 à N+X doivent alors faire l’objet d’un réajustement pour respecter les principes d’équilibre entre les pré-budgets. Menu : Comptabilité analytique/Budget analytique/Pré-budget/Copie réel => pré-bud./OTP copier réel dans pré-budget (indiv.) Menu : Comptabilité analytique/Budget analytique/Pré-budget/Copie réel => pré-bud./OTP copier réel dans pré-budget (groupé) 8 Clôture

  48. Des questions ? • Merci de remplir et d’imprimer le formulaire d’évaluation : • http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/Formation/formation.htm

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