Kvalitet i Nord-Trøndelag Fokus på de metoder og verktøy vi bruker i utdanningssektoren i Nord-Trøndelag. Radisson SAS

1. Kvalitet i Nord-Trøndelag Fokus på de metoder og verktøy vi bruker i utdanningssektoren i Nord-Trøndelag. Radisson SAS Royal Garden Hotel 9. Mai 2007 Even Fossum Svendsen

2. Teori - kvalitetsbegrepet, læring, utvikling og rammeverk for kvalitet System – vårt eget system for kvalitetsutvikling Prosess implementeringsstrategi og metode

3. Hva er kvalitet? I vår kontekst definerer vi egenskapene i forhold til de 3 mest relevante grupper av interessenter: Kvalitet er å tilgodese behov og innfri forventningene til oppdragsgiver, profesjonen og brukerne

4. Kvalitetsutvikling • Bidrar til endringer; individuelt og organisasjonsmessig • Organisasjonshelhetlig – ser helheten • Syklisk form – beveger seg etter faste holdepunkt • Kontinuerlig – implementeres for å erstatte praksis • Ledelsesbasert – endring fordrer ledelsesengasjement • Bevaring – utvikling - fornying • Fortid – nåtid – fremtid

5. William Edwards Deming Utviklingsteori og kvalitet. Handlinger som fører til endring.Statistisk metode som bakgrunn for utvikling - kvalitetssirkelen.Peter SengeBeskrivelser av organisasjoner som lærer, holdepunkter for hvordan en organisasjon kan lære, og besørging av læring og forståelse (”Leader as teacher”) innen en organisasjon.Argyris og Schön Grunnleggende forståelse for organisasjonslæring, og distinkte forskjeller mellom organisasjoners reelle atferd og verdier/normer. Enkeltkrets- og dobbeltkretslæring

6. Målestokksanalyse og ”Målestokkslæring” Målestokkanalyse fordrer en systematisk sammenlikning av enten resultater eller prosesser, eller begge deler. Hensikten er å bruke differanse i posisjon som utgangspunkt for forbedring. Målestokkslæring går ut på å lære av andre som har oppnådd et godt resultat, og hente frem de gode eksempler. Det fordrer at man også må sette seg inn i og sammenligne de forutgående prosesser som bidrar til skaping av disse resultatene.

7. Vårt kvalitetsarbeid Følger fasene i Demings sirkel, besørger læring på organisasjons- og individnivå (Utviklings- og læringsteori) Følger opp kvalitetssystemets aktiviteter, prosesser og planer (System) Sørger for å ha fremdrift, holder fokus og regi i tråd med vår implementeringsstrategi (Prosess)

9. Common Assessment Framework (CAF) • Kvalitetsmodell til bruk i selvevaluering av offentlig virksomhet • Utgjør målingsdimensjonen i kvalitetssirkelen • Helhetlig organisasjonsanalyse • Fokuserer på ”hva som må være på plass” • Generisk modell – tverrfaglig/virksomhetsnøytral • Fokus på forbedring av offentlig sektor • Gir troverdig innsikt i styrker/svakheter • Muliggjør bruk av målestokksanalyse • Felleseuropeisk kvalitetsspråk

11. Involvering Brukere, ansatte, partnere, samfunnet, deltakelse i prosesser, eierforhold, ansvarliggjøring Organisasjonen Ser helhet, måler tilstand, fokus på viktige og kritiske områder, offentlig kontekst, Fokus på læring og forbedring, Kobling mot interne og eksterne mål, ”organisasjonsbrille” Evaluering Starter vurderingsprosesser, grunnlag for forbedring, grunnlag for sammenligning, faste holdepunkter på kritiske områder, selvevaluering, spør ikke om alt – men forutsetter at det settes mål for eget arbeid – og måler dette Prosess Igangsetter vurderingsprosesser, avdekker og overfører kritisk kunnskap, eksternalisering og internalisering, bred involvering, alle typer ansatte, endringsenergi,

12. Dokumentasjon • Dokumentasjonen er utgangspunkt for evalueringen • Dokumentasjonen skal være relevant og gyldig • Dokumentasjonen skal være tilgjengelig • Dokumentasjonen må systematiseres på en hensiktsmessig måte

14. VIRKEMIDLER RESULTATER 1 Lederskap 2 Strategi og planer 3 Medarbeidere 4 Samarbeidspartnere/interne ressurser 5 Prosess- og endringsstyring 6,7,8,9: Brukere, medarbeidere, samfunnet og nøkkelområder 9: Nøkkelområder 7: Medarbeidere 6,9: Brukere og nøkkelområder 9: Nøkkelområder Intern påvirkning PÅVIRKER

15. + Det er 9 hovedkriterier Under disse, finner vi i alt 28 delkriterier En rekke eksempler Det fremskaffes dokumentasjon Spørsmålene gjennomgås (først individuelt) Det diskuteres sterke og svake sider Det gis poeng for virkemidler og resultater Samlepoeng totalt = CAF evaluering

16. Eksempel Lederskap (Dette er hovedkriterium 1 fra CAF modellen) Dette innledende kriterieområdet handler først og fremst om hvordan ledelsen, eller nærmere bestemt lederen, utvikler virksomheten og bidrar til at den når sine mål. CAF er rettet mot det administrative lederskapet i forhold til hvordan politikken utformes gjennom analyse, grenseoppgang og strategisk planlegging. Utslagsgivende er det også om lederen viser en klar forståelse av hvem de ulike brukerne er, hvilke behov de har og hvordan disse kan balanseres mot politikken på området.

17. Hovedkriterium 1: LederskapInneholder 4 delkriterier – som er evalueringspunkter eller indikatorer på kvalitet. Det er disse delkriteriene som skal være grunnlag for evalueringen og som det skal tas stilling til. Delkriterium 1.1 • Gi organisasjonen en retning, dvs. å utvikle og formidle visjon, formål og verdier Delkriterium 1.2 • Utvikle og gjennomføre et system for virksomhetsledelse Delkriterium 1.3 • Motivere og støtte medarbeiderne og fungere som et forbilde Delkriterium 1.4 • Håndtere forholdet til politikere og andre interessenter

18. Første delkriterium, med eksempler:

19. Første delkriterium:

20. Poenggivning

21. CAF- resultater

22. KUP - Sammenligning av resultater fra første til andre evaluering

23. Tilpasningsarbeid - NT • Jobber med tilpasning av eksemplene som følger CAF • Tydeligere innretning mot skole • Sikre større forståelse for evalueringskriteriene gjennom relevante og tilpassede eksempler • Utarbeiding av felles dokumentasjonsgrunnlag • Kobling mot relevante data; elevundersøkelse, kostradata, opplæringslov/forskrifter, etc

24. System

25. Vår tilnærming til kvalitetsutvikling • Satser på kvalitetsutvikling fremfor kvalitetssikring • Legger til grunn et brukerorientert kvalitetssyn • Det tenkes organisasjonshelhetlig - fremfor enkeltindikatorforbedring • Total kvalitetsledelse (TKL) som ledelsessyn • Valg av kvalitetsmodell avgjørende

26. Fylkesplan Sektorplan Utviklingsplan Kvalitetsdokument Politisk/adm. ledelse Fokus og satsing Autonom virksomhet Valg av innsatsområder Arbeid og iverksetting Analyse av resultater Kvalitetsmelding CAF Brukerundersøkelser Medarbeider-undersøkelser Faglige undersøkelser

27. Fylkesplan Sektorplan Utviklingsplan Kvalitetsdokument Politisk/adm. ledelse Fokus og satsing Autonom virksomhet Valg av innsatsområder Arbeid og iverksetting Analyse av resultater Kvalitetsmelding Dokumentoversikt CAF Brukerundersøkelser Medarbeider-undersøkelser Faglige undersøkelser Arb.miljøundersøk. Elevundersøkelse Personalundersøk. KOSTRA Opplæringslov

28. Fylkesplan Sektorplan Utviklingsplan Kvalitetsdokument Politisk/adm. ledelse Fokus og satsing Autonom virksomhet Valg av innsatsområder Arbeid og iverksetting Analyse av resultater Kvalitetsmelding Dokumentoversikt CAF Utviklingsplan Læreplan Budsjett Strategi Brukerundersøkelser Medarbeider-undersøkelser Faglige undersøkelser Arb.miljøundersøk. Elevundersøkelse Personalundersøk. KOSTRA Opplæringslov

29. Fylkesplan Sektorplan Utviklingsplan Kvalitetsdokument Politisk/adm. ledelse Fokus og satsing Autonom virksomhet Valg av innsatsområder Arbeid og iverksetting Analyse av resultater Kvalitetsmelding Dokumentoversikt CAF Utviklingsplan Læreplan Budsjett Strategi Brukerundersøkelser Medarbeider-undersøkelser Faglige undersøkelser Arb.miljøundersøk. Elevundersøkelse Personalundersøk. KOSTRA Opplæringslov Prosesskunnskap Målsettinger

35. Konkret jobbing • Arbeid med forventningsavklaring - kvalitetsgaranti, serviceerklæringer etc for å plante realistiske forventninger hos brukere og andre 2. Arbeid med forbedring – planlegging av riktig kvalitet - forbedringsprosjekt, forbedringstiltak, prosessforbedring 3. Arbeid med internt systematikk, og endring i eget arbeidsmønster

36. 1. Dokument-kartlegging/-revisjon Årshjul, kvalitetsutvikling 2. Selvevaluering, individuelt 3. Selvevaluering, SEG Desember Januar Februar November 4. Analyse, verbal rapport Mars 5. Korrigeringsplan I (mulige tiltak) Oktober Verktøy 6. Strategisk vekting, test og prioritering April September 7. Korrigeringsplan II (prioriterte tiltak) Mai August Juli Juni

37. Årshjul, kvalitetsutvikling 1. Dokument-kartlegging/-revisjon 2. Selvevaluering, individuelt Planlegging av tiltak Iverksetting 3. Selvevaluering, SEG Desember Januar Februar November 4. Analyse, verbal rapport Iverksetting Mars Oktober 5. Korrigeringsplan I (mulige tiltak) Tiltak Planlegging av tiltak Iverksetting April September 6. Strategisk vekting, test og prioritering Justering av planer Planlegging av tiltak Mai August 7. Korrigeringsplan II (prioriterte tiltak) Quick Wins Justering av planer Juli Juni Quick Wins Quick Wins Quick Wins

38. Årshjul, kvalitetsutvikling 1. Dokument-kartlegging/-revisjon 2. Selvevaluering, individuelt Planlegging av tiltak Iverksetting 3. Selvevaluering, 15. mars Desember Januar Samling 8 Februar November Samling 5 4.Evaulueringsrapport Iverksetting Fast dato for CAF- evaluering: 15/3 Mars Oktober 5. Korrigeringsplan I (mulige tiltak) Samling 7 Planlegging av tiltak Iverksetting April September 6. Strategisk vekting, test og prioritering Justering av planer Planlegging av tiltak Samling 6 Mai August 7. Korrigeringsplan II (prioriterte tiltak) Quick Wins Justering av planer Juli Juni Quick Wins Quick Wins Quick Wins

39. Prosess

40. Utviklingsprosess med fokus på kvalitet Mål: Iverksette en prosess, som ved hjelp av kvalitetsmodellen CAF bidrar til nødvendig fokus på kvalitet og bidrar til utvikling, forbedring og læring hos de involverte skoler/virksomheter. Resultatmål: • De involverte skolene er blitt markedsført som fokusskoler for kvalitet i Nord-Trøndelag • De involverte deltakerne skal ha tilegnet seg nødvendig forståelse, kunnskap og ferdighet • De involverte virksomhetene skal ha implementert CAF og system for kvalitet • Det er blitt utviklet et felles kvalitetsspråk og forståelse • Innenfor den tilkjennegitte prosessperioden skal det ha vært gjennomgått en hel runde rundt kvalitetssirkelen og det skal ha vært foretatt en innledende og en avsluttende evaluering • De involverte virksomhetene skal kunne dokumentere forbedring • De involverte virksomhetene skal på egen hånd kunne drive kvalitetsarbeidet videre

41. Organisering • Fellesarena for alle deltakere • Sentral prosessleder, ansvarlig for felles fremdrift • Lokalt arbeid i gruppe og på virksomhet • Lokal gruppeleder/gjennomføringsansvarlig • Forankret i ledelsen på virksomheten • Gruppens arbeid skal danne grunnlag for lokal avgjørelse om tiltak etc • Planer og tiltak forankres i lokalt mål og planhierarki • Følges opp i en fokusperiode på 2 år

42. Fellesarena • Gi informasjon og opplæring • Være plattform for refleksjon, læring og interaksjon • Være plattform for internalisering og eksternalisering • Holde fokus på aktiviteter og prosesser • Bidra til å holde motivasjonen oppe • Holde regi på utviklingsarbeidet • Arena for utvikling av kunnskaper og ferdigheter • Arena for tilbakemelding

43. I egen virksomhet • Kvalitetsgruppe (5-6 pers.) gjør hovedarbeidet • Informasjon om arbeidet – ledelse + ansatte • Selge inn det overordnede fokus en kvalitetsmodell kan ha • Annonser intern fremdriftsplan • Legge frem ”kvalitetsinformasjon” - resultater • Legge frem forslag til tiltak for formell beslutningsmyndighet • Bruke interne arenaer for innspill til prosessen • Involver

44. 2007 • To pågående nettverk:2006 – 2008/2007 – 2008 • I alt 15 fylkeskommunale virksomheter • 8 nettverkssamlinger, totalt 16 fagdager • 15 kvalitetsgrupper representerer virksomhetene • 80 lærere, ledere og andre ansatte • Referansegruppe • Utviklingskoordinator/faglig ledelse