VERS LA RECHERCHE DE LA PERFORMANCE DE L’ADMINISTRATION PUBLIQUE TOGOLAISE

1. VERS LA RECHERCHE DE LA PERFORMANCE DE L’ADMINISTRATION PUBLIQUE TOGOLAISE Séminaire de haut niveau pour les décideurs et les administrateurs sur la gestion axée sur les résultats Présenté par : Tak Youssif GNONGBO Secrétaire Général du Ministère de la Fonction Publique et de la Réforme Administrative Tanger - MAROC, 28 – 30 Janvier 2013

2. Introduction Le gouvernement togolais a entrepris depuis quelques années, une démarche axée sur une approche managériale dans la mise en œuvre de ses réformes visant à implanter une culture de la performance dans les services publics. Dans la pratique, cette nouvelle approche s’est concrétisée, à partir de 2008, avec l’institution des lettres de mission pour chaque ministre et d’une matrice des résultats. Ces lettres de mission sont assorties d’actions prioritaires du gouvernement qui découlent de la politique sectorielle de chaque département ministériel. Elles servent de base à l’élaboration de la matrice des résultats alignée sur les objectifs fixés et les moyens disponibles, à travers une budgétisation des actions et mesures prioritaires à réaliser par le budget d’investissement de l’Etat (BIE). Tous ces outils et instruments sont élaborés dans le cadre d’une approche participative avec une coordination assurée par le Secrétariat général du gouvernement (SGG) et une revue périodique de l’exécution des lettres de mission et du BIE. Dans le développement de la démarche de partage d’expérience, l’accent sera mis sur les outils, le dispositif de suivi-évaluation mis en place, les contraintes et les orientations stratégiques, ainsi que les leçons apprises.

3. I. Outils et instruments de planification mis en place • document de politique sectoriel pour chaque ministère; • budget programme assorti des CDMT pour chaque ministère (triennal) ; • lettres de mission pour chaque ministre depuis 2008. • Ces instruments tirent leurs sources d’autres instruments fondamentaux : • Document complet de stratégie de réduction de la pauvreté ( DSRP-C) dont le cycle d’exécution a pris fin en 2011 et a donné lieu à un nouveau document de « Stratégie de Croissance Accélérée et de promotion de l’Emploi (SCAPE) » dont le cycle d’exécution est de 2013 à 2017 ; • Déclaration de politique générale du gouvernement qui tire sa source du Programme politique du Président de la République.

4. II. Dispositif et mécanisme de suivi –évaluation • Dispositif institutionnel de suivi-évaluation • Primature • Comité interministériel de suivi de la mise en œuvre des actions prioritaires programmées par le gouvernement, créé en 2011 • Ministères • Mécanisme de suivi-évaluation  • Revue mensuelle de l’exécution des activités des ministères • Dirigée par le comité interministériel de suivi, cette revue fait le point au plan technique de l’exécution des activités des ministères avec les secrétaires généraux, directeurs de cabinet ou les responsables de projet. Le souci de ce comité est d’aider les ministères à lever les difficultés relatives aux procédures de passation des marchés et aux décaissements des fonds, ainsi qu’à l’insuffisance des moyens mis à disposition pour l’atteinte des objectifs.

5. II. Dispositif et mécanisme de suivi –évaluation • Mécanisme de suivi-évaluation • Revue trimestrielle de l’exécution des actions de la lettre de mission et du BIE avec chaque ministre. • Placée sous la présidence du Premier ministre, cette revue a pour objet de : • faire le point de la mise en œuvre des lettres de mission ; • évaluer le niveau d’exécution des budgets d’investissement des • ministères ; • recueillir les orientations du Premier ministre quant aux mesures • urgentes à prendre en vue d’une bonne exécution des lettres de • mission et des budgets d’investissement. • Revue annuelle: Evaluation globale des actions de l’année au cours d’un séminaire gouvernemental (évaluation avec tous les ministres en présence du Premier ministre et du Président de la République).

6. III. Les contraintes • Les problèmes récurrents portent sur : • la non maîtrise de la rédaction et de la présentation des • dossiers d’appel d’offres (cas des prestations intellectuelles • et du génie civil) ; • la non maîtrise des procédures et des techniques • d’évaluation des offres, en cas de plusieurs lots ; • la lourde procédure de décaissements des fonds, surtout • ceux du BIE et le retard qu’accuse le ministère chargé des • finances dans le paiement des avances de démarrage ou • des décomptes.

7. IV. Les orientations du Chef du gouvernement pour une administration qui se veut performante • Au terme de la revue à la fin de chaque année, le Premier ministre demande à chaque membre du gouvernement de : • 1 - anticiper la préparation des dossiers d’appel d’offres afin d’assurer une meilleure exécution des marchés dès la mise à disposition des fiches d’autorisation des dépenses en début d’année budgétaire ; • 2 - identifier et de lever, très tôt, avec le concours de la Direction Nationale du Contrôle des Marchés Publics (DNCMP), les goulots d’étranglement qui freinent la mise en œuvre des procédures de passation des marchés publics ;

8. IV. Les orientations du Chef du gouvernement pour une administration qui se veut performante • 3 - s’impliquer davantage, et en amont, en leur qualité de personnes contractantes, dans le processus d’exécution des marchés de leur département ; • 4 - s’investir personnellement, en tant qu’administrateur des crédits de leur département, aussi bien dans l’exécution efficace des lettres de mission que dans le suivi et le contrôle de l’exécution de la dépense publique ; • 5 - faire le point sur la mise en œuvre des projets en vue d’un report de crédits, sur le BIE de l’année suivante, des projets qui ne pourront pas être achevés avant la clôture du budget de l’année en cours,

9. Conclusion : les leçons apprises Somme toute, on peut retenir qu’au niveau macro, le Togo est dans une phase d’expérimentation de l’amélioration des performances des ministres. Le nouveau statut général de la fonction publique (voté le 20 janvier 2013) adopte un nouveau système d’évaluation des agents publics fondée sur la lettre de mission, déjà instituée au niveau ministériel. Il permet au niveau micro, d’élargir la nouvelle technique managériale à tous les agents de l’administration publique togolaise, par un effet de cascades, impliquant toute la hiérarchie administrative dans la réalisation des objectifs du Gouvernement, chacun à son niveau, et dans le cadre de ses compétences. Il est de nature à favoriser la gestion axée sur les résultats.

10. Conclusion : les leçons apprises Les revues trimestrielles et annuelle de performance des ministères assurées par le comité interministériel de suivi des investissements publics ont permis de maintenir les progrès en matière de capacité d’absorption des ressources (moins de 50% en 2010, 84% en 2011 et 86.4% en 2012) et d’exécution des actions prioritaires contenues dans les lettres de missions des ministres. Toutefois, il convient de souligner que la technique de lettre de mission ne concerne que les cadres de conception et les cadres d’encadrement. D’autres techniques d’évaluation autres que la notation, seront appliquées aux agents d’appui (plantons, chauffeurs etc..). Pour l’heure, le Togo poursuit les efforts de renforcement des capacités des agents dans ce domaine au regard des conclusions et recommandations des audits stratégiques et organisationnels réalisés au niveau de certains ministères et institutions. Il est prévu de former tous les agents publics togolais dans le domaine de la gestion axée sur les résultats afin d’assurer une meilleure performance de l’administration publique.

11. Merci pour votre aimable attention