Efektywne zarządzanie czasem

1. Efektywne zarządzanie czasem Rozwój kompetencji

2. Uzyskasz umiejętności: • Ekonomiczne planowanie zajęć i zadań • Umiejętność wyznaczania celów do realizacji • Zwiększenie efektywności działania

3. Program szkolenia: • Powitanie uczestników i autoprezentacja • Podstawy pracy nad własnym czasem • Powody, dla których tracimy czas • Analiza struktury dnia pracy • Pojęcie celu • Narzędzie - cel SMART • Planowanie • Narzędzie – macierz Eisenhowera • Sposoby na efektywne funkcjonowanie • Zasada Pareto • Krzywa wydajności • Efekt piły • Metoda ALPEN • Zakończenie i podsumowanie

4. Zasady uczestnictwa: • Szukamy rozwiązań, nie usprawiedliwień • Każde pytanie jest ważne • Jesteśmy aktywni • Słuchamy innych • Wyłączamy telefony • Przestrzegamy ram czasowych

5. Krótka Autoprezentacja: • Mam na imię… • Na co dzień zajmuję się… • Moje trzy mocne strony… • Jestem tu….

6. Podstawy Pracy nad czasem

7. Wykorzystaj swój czas: „Im więcej mamy czasu na wykonanie jakiejś pracy, tym więcej czasu nam ona zabiera.” (Prawo Parkinsona) „Wszystkie sprawy są trudne, zanim staną się łatwe. ” (Przysłowie perskie)

8. Powody dla których tracimy czas: • Czynniki zewnętrzne zależące od innych ludzi i otoczenia : • Zła organizacja pracy • Brak jasności zadań • Brak współpracy • Nieskuteczny przepływ informacji

9. Powody dla których tracimy czas: • Czynniki wewnętrzne, zależą tylko od nas samych: • Nieumiejętne określanie własnych potrzeb • Nieumiejętne formułowanie celów • Nieumiejętne wyznaczanie priorytetów • Brak wewnętrznej motywacji do działania • Trudności w komunikowaniu się • Nieumiejętność delegowania zadań

10. Analiza struktury dnia pracy

11. Stawianie celów: „Żaden wiatr nie jest dobry dla okrętu, który nie zna portu swego przeznaczenia.” (Konfucjusz)

12. Stawienie Celów: „Nic nie potrafi nadać naszemu życiu większej mocy niż skupienie wszystkich sił na ograniczonej liczbie celów.” (Nido Quebein)

13. Dlaczego ustalamy cele? • Klucz do gospodarowania czasem • Wyzwalają działanie i współdziałanie • Cele są miernikiem przy ocenie osiągnięć • Aktywizują samomotywację, samodyscyplinę oraz samokontrolę

14. Cel smart – metoda formułowania celów Cel SMART S – SPRECYZOWANY – niezbyt ogólny i niezbyt szczegółowy M – MIERZALNY – musi istnieć miara, według której mierzony będzie rezultat, no. liczba, procent A – AMBITNY – cel powinien mobilizować osoby zaangażowane w jego realizację R – REALNY – musi być osiągalny T – TERMINOWY – musi istnieć horyzont czasowy realizacji

15. Planowanie „ Bardziej niż cokolwiek innego przygotowanie się jest sekretem do Sukcesu.” (Sam Walton) „Plany są niczym, planowanie wszystkim.” (Eisenhower)

16. Kryteria wyboru priorytetów Pilne Są to rzeczy, które muszą być zrobione szybko, w trybie natychmiastowym, działania wymagające uwagi tu i teraz Ważne Sprawy dla Ciebie najważniejsze, rzeczy działania priorytetowe są związane z misją i wyznaczonymi celami

17. Zasady formułowania priorytetów • Koncentrowanie sił na celach i sukcesach (zasada Pareto) • Ważność i pilność jako podstawowe kryterium wyboru działań • Każde z zadań wyrażone w klasach priorytetów A, B, C, D • Przewaga ważności zadań nad ich pilnością

18. Macierz Eisenhowera

19. Macierz Eisenhowera

20. Macierz Eisenhowera - Rezultaty

21. Macierz Eisenhowera - wnioski Kluczem do efektywnego zarządzania czasem jest zwiększenie działań w ćwiartce drugiej • Ogranicz czas w ćwiartce pierwszej • Naucz się mówić „nie” rzeczom z ćwiartki trzeciej • Zmniejsz upodobania z ćwiartki czwartej • Załóż sobie terminarz i planuj tygodniowo

22. Metody planowania i sposoby na efektywne funkcjonowanie w czasie

23. Zasada pareto:

24. Zasada Pareto: • Pareto zaobserwował, że 80 % efektywnych wyników powstaje w ciągu 20 % czasu • Gdzie leży Twoje 20 % wysiłku, które pozwoli osiągnąć 80 % sfektu?

25. Krzywa wydajności

26. Efekt piły

27. Metoda ALPEN Metoda ta służy skutecznemu planowaniu: A – zapisywanie zadań (Aufgaben) L – ustalanie czasu na wykonanie (Länge) P – rezerwa czasu na czynności nieprzewidziane (Pufferzeiten) E – decydowanie o priorytetach (Entscheiden) N – kontrola realizacji zadań (Nachkontrolle)

28. Systematyczność i konsekwencja • Metoda nagrody – jeśli uda Ci się wykonać zaplanowane zadania danego dnia/tygodnia – daj sobie nagrodę!!! • Metoda kontroli – znajdź kogoś życzliwego, z kim będziecie się nawzajem wspierać w swoim efektywnym zarządzaniu czasem