680 likes | 1.4k Views
Efektywne zarządzanie czasem. Rozwój kompetencji. Uzyskasz umiejętności:. Ekonomiczne planowanie zajęć i zadań Umiejętność wyznaczania celów do realizacji Zwiększenie efektywności działania. Program szkolenia :. Powitanie uczestników i autoprezentacja Podstawy pracy nad własnym czasem
E N D
Efektywne zarządzanie czasem Rozwój kompetencji
Uzyskasz umiejętności: • Ekonomiczne planowanie zajęć i zadań • Umiejętność wyznaczania celów do realizacji • Zwiększenie efektywności działania
Program szkolenia: • Powitanie uczestników i autoprezentacja • Podstawy pracy nad własnym czasem • Powody, dla których tracimy czas • Analiza struktury dnia pracy • Pojęcie celu • Narzędzie - cel SMART • Planowanie • Narzędzie – macierz Eisenhowera • Sposoby na efektywne funkcjonowanie • Zasada Pareto • Krzywa wydajności • Efekt piły • Metoda ALPEN • Zakończenie i podsumowanie
Zasady uczestnictwa: • Szukamy rozwiązań, nie usprawiedliwień • Każde pytanie jest ważne • Jesteśmy aktywni • Słuchamy innych • Wyłączamy telefony • Przestrzegamy ram czasowych
Krótka Autoprezentacja: • Mam na imię… • Na co dzień zajmuję się… • Moje trzy mocne strony… • Jestem tu….
Wykorzystaj swój czas: „Im więcej mamy czasu na wykonanie jakiejś pracy, tym więcej czasu nam ona zabiera.” (Prawo Parkinsona) „Wszystkie sprawy są trudne, zanim staną się łatwe. ” (Przysłowie perskie)
Powody dla których tracimy czas: • Czynniki zewnętrzne zależące od innych ludzi i otoczenia : • Zła organizacja pracy • Brak jasności zadań • Brak współpracy • Nieskuteczny przepływ informacji
Powody dla których tracimy czas: • Czynniki wewnętrzne, zależą tylko od nas samych: • Nieumiejętne określanie własnych potrzeb • Nieumiejętne formułowanie celów • Nieumiejętne wyznaczanie priorytetów • Brak wewnętrznej motywacji do działania • Trudności w komunikowaniu się • Nieumiejętność delegowania zadań
Stawianie celów: „Żaden wiatr nie jest dobry dla okrętu, który nie zna portu swego przeznaczenia.” (Konfucjusz)
Stawienie Celów: „Nic nie potrafi nadać naszemu życiu większej mocy niż skupienie wszystkich sił na ograniczonej liczbie celów.” (Nido Quebein)
Dlaczego ustalamy cele? • Klucz do gospodarowania czasem • Wyzwalają działanie i współdziałanie • Cele są miernikiem przy ocenie osiągnięć • Aktywizują samomotywację, samodyscyplinę oraz samokontrolę
Cel smart – metoda formułowania celów Cel SMART S – SPRECYZOWANY – niezbyt ogólny i niezbyt szczegółowy M – MIERZALNY – musi istnieć miara, według której mierzony będzie rezultat, no. liczba, procent A – AMBITNY – cel powinien mobilizować osoby zaangażowane w jego realizację R – REALNY – musi być osiągalny T – TERMINOWY – musi istnieć horyzont czasowy realizacji
Planowanie „ Bardziej niż cokolwiek innego przygotowanie się jest sekretem do Sukcesu.” (Sam Walton) „Plany są niczym, planowanie wszystkim.” (Eisenhower)
Kryteria wyboru priorytetów Pilne Są to rzeczy, które muszą być zrobione szybko, w trybie natychmiastowym, działania wymagające uwagi tu i teraz Ważne Sprawy dla Ciebie najważniejsze, rzeczy działania priorytetowe są związane z misją i wyznaczonymi celami
Zasady formułowania priorytetów • Koncentrowanie sił na celach i sukcesach (zasada Pareto) • Ważność i pilność jako podstawowe kryterium wyboru działań • Każde z zadań wyrażone w klasach priorytetów A, B, C, D • Przewaga ważności zadań nad ich pilnością
Macierz Eisenhowera - wnioski Kluczem do efektywnego zarządzania czasem jest zwiększenie działań w ćwiartce drugiej • Ogranicz czas w ćwiartce pierwszej • Naucz się mówić „nie” rzeczom z ćwiartki trzeciej • Zmniejsz upodobania z ćwiartki czwartej • Załóż sobie terminarz i planuj tygodniowo
Metody planowania i sposoby na efektywne funkcjonowanie w czasie
Zasada Pareto: • Pareto zaobserwował, że 80 % efektywnych wyników powstaje w ciągu 20 % czasu • Gdzie leży Twoje 20 % wysiłku, które pozwoli osiągnąć 80 % sfektu?
Metoda ALPEN Metoda ta służy skutecznemu planowaniu: A – zapisywanie zadań (Aufgaben) L – ustalanie czasu na wykonanie (Länge) P – rezerwa czasu na czynności nieprzewidziane (Pufferzeiten) E – decydowanie o priorytetach (Entscheiden) N – kontrola realizacji zadań (Nachkontrolle)
Systematyczność i konsekwencja • Metoda nagrody – jeśli uda Ci się wykonać zaplanowane zadania danego dnia/tygodnia – daj sobie nagrodę!!! • Metoda kontroli – znajdź kogoś życzliwego, z kim będziecie się nawzajem wspierać w swoim efektywnym zarządzaniu czasem