PRAKTYCZNE SPOSOBY ZARZĄDZANIA CZASEM

1. PRAKTYCZNE SPOSOBY ZARZĄDZANIA CZASEM PAWEŁ KOCH

2. Praktyczne sposoby zarządzania czasem • Nauka o zarządzaniu czasem (ang. time management) powstała dla biznesu i w biznesie znalazła swoją najpełniejszą realizację. • Bo menedżer to człowiek nieustannie zajęty. • Jednak dziś każdy bierze na siebie tyle obowiązków, że musi starannie planować swój czas. • Jak zdążyć z tysiącem małych spraw do załatwienia i nie zawalić rzeczy najistotniejszych? • Jak połączyć karierę z życiem prywatnym i mieć jeszcze czas dla przyjaciół i ukochanych? 

3. Praktyczne sposoby zarządzania czasem • SMARTER – magiczny skrót • Jeśli chcemy działać skutecznie, musimy zacząć od właściwego wyznaczenia celu. • Najlepiej posłużyć się tzw. zasadą SMARTER. • Nazwa jest skrótem od pierwszych liter wymienianych cech w języku angielskim, • a jednocześnie oznacza mądrzej, sprytniej. • Dobrze sformułowany cel musi być: • S – specific / konkretny (odpowiedz sobie na pytanie, co dokładnie chcesz osiągnąć), • M – measurable / mierzalny (trzeba jednoznacznie określić, na czym polega osiągnięcie celu, np. co znaczy dobra praca i jakie musi spełniać kryteria?), • A – ambitious / ambitny, ale

4. Praktyczne sposoby zarządzania czasem • R – realistic / realistyczny, • T – time oriented / określony w czasie (koniecznie trzeba wyznaczyć ramy czasowe projektu, czyli nie w przyszłości, tylko np. za trzy miesiące), • E – exciting / ekscytujący (musi cię interesować, to zwiększa motywację do jego osiągnięcia) • oraz R – recorded / zapisany (bo wszelkie zobowiązania na piśmie są łatwiejsze do spełnienia). • Dalekosiężne marzenia i ambicje przełożyć trzeba na te konkretne cechy. • Plan nauki języka angielskiego przełożony na SMARTER brzmi:

5. Praktyczne sposoby zarządzania czasem • W ciągu roku dotrę do konkretnego poziomu, czyli zapiszę się na kurs intensywny, • lecz możliwy do pogodzenia z innymi zajęciami, • plan rozpiszę na kartce (którą zachowam!). • Co jest w tym ekscytującego? Na kursie poznam nowych ludzi. • Teraz słów kilka o dystraktorach. • Dystraktory to fachowe określenie na coś, co każdy zna doskonale z własnego doświadczenia czyli • wszystkie rzeczy, które przeszkadzają wziąć się do pracy.  • Mogą to być czynniki zewnętrzne, np. telewizja, Internet, a także inni ludzie.

6. Praktyczne sposoby zarządzania czasem • Często są to także pewne cechy wewnętrzne, • np. zbytnie skupianie się na szczegółach zamiast na celu • czy też złe planowanie czasu i robienie wszystkiego na ostatnią chwilę. • To one sprawiają, że umykają cenne godziny, a potem nie można z niczym zdążyć.  • Istnieje kilka psychologicznych sztuczek pomagających radzić sobie z lenistwem. • Oto klika przykładów. • Wyznaczmy sobie nagrodę za osiągnięcie celu • i karę za poniesienie porażki • Myślmy o negatywnych konsekwencjach

7. Praktyczne sposoby zarządzania czasem • Obiecajmy komuś, że coś zrobimy: najlepiej osobie, którą szanujemy i chcemy, by miała o nas dobre zdanie • Zwiększymy swoją motywację do wykonania zadania w obawie przed niesłownością. • Znajdźmy lub wymyślmy ciekawe strony zadania do wykonania, stanie się wtedy atrakcyjne. • Zastosujmy tzw. gwarancję pięciu minut: jeśli postaramy się przez pięć minut realizować zadanie, znacznie zwiększa się prawdopodobieństwo naszego zaangażowania.

8. Praktyczne sposoby zarządzania czasem • Zastosujmy metodę szwajcarskiego sera– rozłóżmy duże zadanie na wiele małych (5-10 minutowych), znacznie ułatwi to ich realizację. • Zadajmy sobie pytanie: w jaki sposób mogę najlepiej wykorzystać swój czas właśnie teraz? • Planujmy działania na konkretną godzinę: nie – będę uczyć się cały dzień, tylko np. od 9 do 14 i od 17 do 20. • Ambitny cały dzień na wykonanie zadania najprawdopodobniej zmarnujemy. • Cały czas będzie nam się wydawało, że jeszcze dużo czasu do końca dnia... aż zastanie nas wieczór). • Bądźmy asertywni dla siebie i innych – czyli po prostu nauczmy się mówić nie! • Nie bójmy się odmawiać!

9. Praktyczne sposoby zarządzania czasem • Sztuka planowania dnia • Jeśli chcemy zaplanować dzień jak najefektywniej, nie planujmy go co do godziny. • Przede wszystkim wypełnijmy go realistycznie: tyle, ile da się zrobić. • Niewykonanie planu, zwłaszcza nierealistycznego, powoduje tylko frustrację. • Najlepiej jest zagospodarować do ok. 60% czasu pracy. • Reszta to rzeczy nieoczekiwane i spontaniczne. • Zasadą, która sprawdza się zawsze, jest tzw. zasada Parkinsona: • każda czynność zabiera dokładnie tyle czasu, ile na nią przeznaczymy.

10. Praktyczne sposoby zarządzania czasem • Co to oznacza? • Jeśli mamy na napisanie raportu pół dnia, to zrobimy to w pół dnia; • jeśli cały dzień – będziemy grzebać się w nim do wieczora; • jeśli zaś dostaniemy wolną rękę, możemy ugrzęznąć w nim na dobry tydzień. • Wniosek: nie rozwlekajmy czynności. • Nie pozwalajmy sobie na zbyt długie terminy. • Przez to marnujemy sporo czasu. • Inna zasada, zwana zasadą Pareto, mówi, że 80% wyników wypływa z 20% przyczyn. • Inaczej mówiąc, skromniejszymi środkami i mniejszym wysiłkiem można osiągnąć większe efekty. • Należy więc wybierać te czynności, które przynoszą największe efekty, pomijając inne mniej wartościowe.

11. Praktyczne sposoby zarządzania czasem • Na liście rzeczy do zrobienia danego dnia najważniejsze są zawsze dwa lub trzy punkty. • Trzeba tylko zdecydować które. • I na koniec, nie lekceważmy organizacji przestrzeni wokół siebie. • Porządek na biurku, oddzielenie papierów używanych aktualnie od tych potrzebnych potem i tych do wyrzucenia naprawdę pozwala oszczędzić mnóstwo czasu. • Tak jak sprawienie sobie wygodnego krzesła, by uniknąć bólu kręgosłupa, który będzie męczył i powodował częste przerwy w pracy.

12. Praktyczne sposoby zarządzania czasem • Najczęściej słyszane i używane sformułowanie to: “nie mam czasu, gdybym miał więcej czasu to…”. • Mało kto zdaje sobie sprawę, że wszyscy mamy go tyle samo: 24 godziny na dobę, 168 godzin tygodniowo i 8. 760 godzin rocznie, itd. • A zatem specjalista ma go tyle samo, co kierownik, a także tyle samo, co prezydent. • Zarządzanie czasem to raczej zarządzanie sobą, czynnościami, które wykonujemy w ciągu dnia czy tygodnia. Mówimy “czas to pieniądz” , a więc istotą zarządzania czasem jest wykorzystanie tego bogactwa. J • Jeśli lepiej przeanalizujemy, na co zużywamy czas, określimy priorytety, zaplanujemy pracę, efektywność z pewnością będzie lepsza. 

13. Praktyczne sposoby zarządzania czasem • Efektywność to suma pewnych nawyków i zabiegów. • Nie są one czymś wrodzonym. • Większości z nich można się nauczyć. • Jednym ze źródeł efektywności jest systematyczna praca nad zarządzaniem czasem. • Z drugiej strony • Nie istnieje umiejętność zarządzania czasem ponieważ nie ma możliwości zarządzania czasem. Zarządzać znaczy móc coś kazać, znaczy posiadać władzę nad czymś. Nikt z nas nie może nic kazać czasowi.

14. Praktyczne sposoby zarządzania czasem • Nie możemy kazać mu się zatrzymać, ani zacząć biec szybciej, ani płynąć w odwrotnym kierunku. • Wystarczy sprawdzić u A. Einsteina jego względność. • Czas jest jedynie wspólnym ludziom odniesieniem, dzięki któremu możemy synchronizować nasze wspólne działania. • Właśnie w tym głównie celu konstruowano, ujednolicano i doskonalono kalendarze i zegary. • I tym kontekście czas wreszcie podać definicję szaleństwa

15. Praktyczne sposoby zarządzania czasem • Która brzmi: pomyśl, że twoje życie i działanie zależy od czegoś, na co nie masz wpływu a potem za wszelką cenę spróbuj zdobyć nad tym kontrolę. • Wniosek - nie próbuj uczyć się zarządzać czasem - ucz się kierować sobą i tego jak współdziałać z innymi. • Nie próbuj stać się władcą czasu • stań się raczej władcą siebie. • Będziesz potrafił wówczas zabrać siebie i innych gdzie tylko zapragniesz. • To nie z czasem jest coś nie tak lecz z tobą jeśli nie osiągasz zamierzonych rezultatów.

16. Czas najcenniejszym aktywem • Kiedyś poproszono mędrca aby poprowadził na uczelni wykład, którego tematem będzie  zarządzanie czasem • Człowiek ten zamiast robić wykład, postanowił pokazać o co chodzi w tym wszystkim chodzi.  • Postawił na stole dzban. • Powkładał do niego kamienie i zapytał słuchaczy, czy coś jeszcze można tam włożyć. • Gdy usłyszał negatywną odpowiedź, do dzbana dołożył żwir potrząsając dzbanem. • Zadał kolejne, takie samo pytanie.

17. Czas najcenniejszym aktywem • Następnie wsypał piach. • Na koniec dolał wody. • Okazało się, że gdyby zrobił odwrotnie, kamienie nie zmieściłyby się do dzbana

18. Metoda ABCDE • Analogią kamieni są  najważniejsze zadania do zrobienia w ciągu dnia. • Jeśli nie zaplanujesz swojego dnia, a wypełnisz go mniej ważnymi czynnościami, nie zrobisz tego – co najważniejsze. • Jedną z lepszych metod  ustalania priorytetów, jest  metoda ABCDE, • „A” to zadania najważniejsze, coś czego wykonanie, lub niewykonanie będzie miało poważne skutki. • Jeśli masz kilka takich czynności, uszereguj je jako „A1”, „A2”, „A3” etc.

19. Metoda ABCDE • „B” to zadania mniej ważne, coś co powinieneś zrobić. Nie zabieraj się za zadania „B”, dopóki nie zakończysz wszystkich zadań „A”. • „C”to rzeczy, które dobrze byłoby zrobić, ale nie niosą ze sobą żadnych konsekwencji. Rozmowa z przyjacielem, wspólne wyjście do teatru, czytanie gazety • „D” oznacza delegację. To czynności, które najlepiej jest przekazać komuś innemu. Wszystko, co mija się z Twoimi kwalifikacjami lub jest w firmie/rodzinie osoba która może Cię w tym • „E” oznacza eliminację. To wszystko, co możesz usunąć ze swojego planu. To czynności, które nie mają wpływu ani na sukces życiowy lub zawodowy, ani na rodzinę, ani na zdrowie lub dobre samopoczucie. Przykład to oglądanie telewizji, zbyt częste sprawdzanie maili, przebywanie na spotkaniach, które nic nie wnoszą.

20. Gospodarowanie czasem - John Rogers • Musimy zdać sobie sprawę z tego, że czas jest zasobem szczególnym. • Niezależnie od potrzeb, rasy, warstwy, płci czy wieku, w osiąganiu czegokolwiek czynnikiem ograniczającym jest czas. • Nie można go wynająć czy kupić. • Nie można też uzyskać większego przydziału niż 24 godziny na dobę. • Mówiąc w kategoriach ekonomicznych, nie da się wykreślić krzywej graficznej użyteczności czasu, a jego podaż jest całkowicie nieelastyczna

21. Gospodarowanie czasem - John Rogers • Czas jest całkowicie nietrwały. • Nie da się go przechowywać • Nie można go spowolnić. • Czasu nie da się niczym zastąpić • A biologicznie jesteśmy nie najlepiej przystosowani do gospodarowania czasem. • W odizolowanym, zaciemnionym pokoju, w którym nie możemy korzystać z naszych podstawowych zmysłów, szybko tracimy świadomość upływu czasu. • Podobnie gdy się nudzimy, wydaje się nam, że czas się wydłuża, zaś podniecenie i zbliżające się terminy pozornie go skracają.

22. Gospodarowanie czasem - John Rogers • Ankieta przeprowadzona wśród 1300 menedżerów w USA wykazała, że często występuje wadliwe ustalanie priorytetów. • I mimo długich godzin pracy, zaledwie 47 procent przepracowanego czasu poświęcali oni na działalność kierowniczą. • Większość pozostałego czasu przeznaczali na wykonywanie zadań swoich podwładnych. • Jeśli ktoś zarabia np. 20 000 złotych rocznie… • ….to koszt takiego marnotrawienia czasu łatwo można przeliczyć na stałe koszty ogólne.

23. Czas i wiedza • 1. Słuchaj w podróży • 2. Czytaj w drodze i w przerwach • 3. Noś ze sobą notatnik • 4. Korzystaj z RSS (Really Simple Syndication), to przesyłane przez serwisy informacyjne, portale, blogi i inne media nagłówki wiadomości. Subskrybując kanały tematyczne RSS, dostajesz nagłówki najświeższych wiadomości i informacji ze stron, które i tak byś czytał

24. Czas i wiedza • Czytasz tylko to, co Cię naprawdę zainteresuje. Klikasz w nagłówki, które wydają Ci się wartościowe i przechodzisz do treści. • Bardzo często możesz też czytać streszczenia artykułów, zanim przejdziesz do całości. • Druga zaleta to szybkość. Natychmiast po publikacji dostajesz ją na swój komputer, telefon. • W ten sposób zaoszczędzasz mnóstwo czasu, na czytanie całych publikacji, szukanie nowych informacji na stronach.

25. Dziękuję za uwagę Paweł Koch