Bencheit Yhteenveto toiminnasta ja tuloksista v. 2012 TieHa-or:n kokous 4.12.2012

1. BencheitYhteenveto toiminnasta ja tuloksista v. 2012TieHa-or:n kokous 4.12.2012 Ahti Planman

2. Yleisiä huomioita • Toimittu hyvin vuosikellon mukaan (ks. seuraava kalvo) • Edellisvuoden kokemukset huomioitu • BM- ja Syst- kyselyt erilleen (kevät / syksy) • Kyselylomakkeiden systematisointi • Konsolidointi automaattiseksi (VB-ohjelmin) • Raportointi uudelle tasolle • Eduunin avulla logistiikka toimii nyt hyvin • Edellisvuoden s-posti-pohjaisesta käytännöstä päästy iso harppaus eteenpäin • Yleisarvio • Vakiinnuttaminen Suomessa onnistunut hyvin • Kansainvälistyminen hyvälle alulle • Hallintamallin kehitys käyntiin Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

3. Vuosikello Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

4. Organisointi • Suomessa • Raketti TieHa-ryhmä ylin ohjaava elin • Siirrettiin Koordiointiryhmältä v. 2012 aikana • Bencheit Steering Group (BSG), Fucion ja Aapan asettama • Ilkka Siissalo (HY, pj), Kimmo Pettinen (Laurea, vara-pj), Pekka Kähkipuro (Aalto), Tuomo Rintamäki (Metropolia), Jussi-Pekka Pispa (TTY), Jaakko Riihimaa (SeAMK), Esko Ala-Peijari (Aapa), Ahti Planman (Fucio); asiantuntijoina: Teemu Seesto (TY), Kari Kataja (HAMK) • Bencheit projektiryhmä (BM-pg), BSG:n asettama • Yvonne Falk (HY, proj. pääll.), Teemu Seesto (TY), Kari Kataja (HAMK), Anne Sahi (TAMK), Ritva Suojärvi-Mäkinen (Metropolia), Tomi Lamminsalo (Aalto), Esko Ala-Peijari (Aapa), Ahti Planman (Fucio) • Euroopan tasolla • Eunis Boardin asettama Bencheit Task Force • Toiminta käynnistymisvaiheessa • Pj: Ilkka Siissalo (HY) Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

5. Lessons learned • IT-johtajat kokevat BM-työn hyödylliseksi • Fuciolta ja Aapalta edelleen täysi tuki BM-työlle • Tulosten hyödyntämisessä kehittämistä • Ohjeistusta kehitettävä edelleen • Rajaukset vieläkin tarkemmin • Ohjeiden strukturointia kehitettävä edelleen • Tietojen yhteismitallisuutta parannettava • Vertaistiimit käynnistymässä (verifiointi) • KV-laajentuminen on mahdollista • Pilottikäyttäjät mukaan onnistuneesti • Aktiiveja mukaan käytännön työhön Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

6. BM-kysely – toteutustapa 1 • Kyselylomake uudistettiin täysin • Kokonaan englanniksi KV-yhteistyön merkeissä • Talousdatan 3-ulotteisuus hallintaan aiempaa paremmin (yhteen taulukkoon) • Palvelut – Tilikartta – Organisaatiotasot • FTE-luvut talousdatan yhteyteen • Hallittu tapa antaa könttäsummia • Unspecified-vaihtoehto jokaiseen ulottuvuuteen • Tarkkuustaso käyttäjän valittavissa • Tietojen konsolidointi VB-ohjelmalla • Aiemmasta virhealttiista käsityöstä päästiin eroon Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

7. BM-kysely – toteutustapa 2 • Raportointi uudistettiin • Kaikki tulokset yhteen Excel-työkirjaan • Edellisen kierroksen kokemusten perusteella erillisestä Word-raportista luovuttiin • Pääpaino kullekin sopivien naapurikorkeakoulujen vertailulla • Vuosivertailu • Tehtävä tarkkaan harkiten • Korkeakoululaitoksen tasolla ei mahdollista • Yksittäisen korkeakoulun osalta mahdollista • Tunnettava kierrosten väliset merkittävät erot • BM2010 oli (onnistunut) pilottikierros! Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

8. BM2011- kattavuus • Lähes kaikki Suomen korkeakoulut mukana • Puuttumaan jäi vain muutamia pieniä kouluja • Puuttuvien osuus muutaman prosenttiyksikön luokkaa koko volyymistä • Tietojen tarkkuustaso vaihtelee suuresti • Useita täysin tarkan tason korkeakouluja • Tietojen laatu parantunut huomattavasti viime vuodesta • Monessa korkeakoulussa kehitetään sisäistä tiedonkeruuta • Hyvä esimerkki: Aalto Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

9. BM-kyselyn kansainvälistyminen 1 • KV-tiimi muodostunut suurimpien yliopistojen piiristä • Tarvitaan kv-vertailukohtia • Keskeiset tekijät: Ilkka Siissalo ja Yvonne Kivi (HY) sekä Pekka Kähkipuro (Aalto) • Konseptia ja tuloksia esitelty n. 10 kv-tilaisuudessa • Eunis: … • Nuas: … • Terena… • KV-workshop Münchenissä marraskuussa Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

10. BM-kyselyn kansainvälistyminen 2 • BM2011-kierroksella mukana • Norjasta Univ i Oslo, Norwegian Univ of Science and Technology • Tanskasta Univ of Southern Denmark • Kiinnostuneiden määrä kasvussa koko ajan • Münchenin WS:n keskeiset tulokset • Pekka Kähkipuron (Aalto) kooste (liite) • Bencheit-työ kestää hyvin kv-vertailun • Eri maiden hankkeiden yhdistäminen ei onnistu nopealla aikataululla • Tavoitteena löytää yhteinen ydin tietojen vertailemiseksi • Bencheit-työtä jatketaan kv-rintamalla edelleen • Muut hankkeet hyvin pitkälle kansallisia (GB, Espanja) • Mm ruotsalaiset ja saksalaiset yliopistot kiinnostuneita Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

11. BM2011-tulokset 1 • Tulos-Excelin rakenne • SurveyStatistics: Yhteenveto tuloksista • CIOsummary • Oma korkeakoulu suhteessa sektorin lukuihin • CIOchoose5 • Oman kk:n vertailu neljään muuhun • CheckCosts ja CheckVolumes • Kustannus- / volyymi- tiedot Slicereillä eriteltävissä • Cost_by_accountgroup • Palvelu- ja kk-kohtaiset kustannukset tiliryhmittäin • Comdatavalues • Kaikki kommentit koottuna yhteen taulukkoon • Näytteitä tuloksista • Seuraavilla kalvoilla ruutukaappaus kultakin välilehdeltä Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

12. BM2011-tulokset: SurveyStatistics Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

13. BM2011-tulokset: CIOsummary Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

14. BM2011-tulokset: CIOchoose5 Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

15. BM2011-tulokset: CheckCosts Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

16. BM2011-tulokset: CheckVolumes Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

17. BM2011-tulokset: Cost_by_accountgroup Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

18. BM2011-tulokset: Comdatavalues Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

19. BM-jatkosuunnitelmia • Kyselylomake pidettäneen lähes entisellään • Others ja Unspecified yhteen • Reliability Code pois (ei saanut kannatusta kokeilussa) • Ohjeiden täsmennys kokemusten pohjalta • KV-kumppaneita mukaan • Ohjaustasolle (Eunis) • Projektiryhmään • BSG linjaa jatkon joulukuun kokouksessaan • Funet-toiminta kartoitetaan saman kaavan mukaisesti ensi vuoden alussa • Keskusteltu myös muiden CSC:n palveluiden BM-kartoituksesta Benchmarking higher education IT / Toiminta ja tulokset v. 2012, Ahti Planman

20. Syst2012 vaiheet • BSG:n päätös periaatteista keväällä 2012 • Jakeluun 2.10.2012, määräaika 31.10.2012 • Pikaohjeet s-postissa, laajempi ohje Eduuniin • Kk-kohtaiset pohjat Eduuniin • Uusien systeemeiden lisäämisestä tarkennettu ohje s-postitse 26.10.2012 • Jatkoaikaa myönnettiin 7.11.2012 saakka • Useita karhukierroksia… • Kuudelle puuttuvalle Last Call 14.11.2012 Benchmarking higher education IT / Syst2012-tilannekatsaus, Ahti Planman, Teemu Seesto

21. Syst2012 -Muutokset edelliseen kierrokseen • Elinkaaren vaihe mukaan • W = tulossa käyttöön • X = käytössä • Y = poistumassa käytöstä • Kampussopimuskartoitus • Kampussopimusten kohdalle c-kirjain omaan sarakkeeseensa (Kampus) • Laajennuksia tietosisältöön • Työasemaohjelmistot, uusi pääkategoria • Varmuuskopiojärjestelmä (Infran alle) • Varmistusohjelmisto (Infran allle) Benchmarking higher education IT / Syst2012-tilannekatsaus, Ahti Planman, Teemu Seesto

22. Syst 2012 osallistujat ja syntynyt aineisto • Mukana lähes kaikki kk:t, yhteensä 35 • Yliopistoista 13/16 (taideyliopistot puuttuvat) • MPKK mukaan ehkä seuraavalla kierroksella • AMKeista 22/25 • Puuttuvat: Humak, HÅ, MAMK • Merkintöjen (w, x, y) määrä tuplaantui! • V. 2011 oli 1482, nyt 2891 kpl (keskim. 83/kk) • Poistumassa 196 (7%), tulossa 138 (5%) • Kampussopimuksia 209 kpl (7%) • Lisättyjä systeemeitä 168 kpl (6%) Benchmarking higher education IT / Syst2012-tilannekatsaus, Ahti Planman, Teemu Seesto

23. Syst2012 konsolidointi Exceliin • Teemu teki konsolidointimakron • Huomioi myös lisäysrivit ja luokittelee ne oikeaan kategoriaan • Kaikki data kootaan yhdelle välilehdelle • Tulosdokumentointi jaetaan kahteen osaan • Helppo yleisyhteenveto (vrt. 2011) • Kaikki systeemit korkeakouluittain nuolitaulukkona • Kampussopimukset nuolitaulukkona • Monipuolisempi aineisto syvällisempää käyttöä varten (vaatii kohtalaista Excelin käyttötaitoa) • Pivot-tauluja, joissa Slicereitä rajausten tekemiseksi • Kaikki data monipuolisesti analysoitavissa • Viimeistelyvaihe parhaillaan menossa Benchmarking higher education IT / Syst2012-tilannekatsaus, Ahti Planman, Teemu Seesto

24. Syst2012 tulosten viimeistely ja esittely • Tulosaineiston viimeistely ja jakelu • Koekäyttöön aluksi BM-pg:lle ja BSG:lle • Korjaukset, mahdolliset käyttöohjeet • Jakelu IT-johtajille (Eduunin kautta) • Esittelytilaisuudet • AC-briiffaus halukkaille IT-johtajille? • TieHa-or 4.12.2012 klo 10-13 • Raketti-or 12.2.2013 • Lisenssi-SIG 28.11.2012 • Muut SIGit (KA-SIG, tietovarastofoorumi) Benchmarking higher education IT / Syst2012-tilannekatsaus, Ahti Planman, Teemu Seesto

25. Syst2012 esimerkkejä käyttötapauksista • Mitä naapurissa on käytössä ja tapahtumassa? • Erot järjestelmäkartassa • Mitä tulossa, mitä poistumassa? • Järjestelmä x kiinnostaa • Kenellä käytössä, kommentteja? • Onko joku juuri ottamassa käyttöön? • Onko joku poistamassa käytöstä? • Järjestelmä y laajassa käytössä • Kannattaisiko siirtyä kampussopimukseen? • Kenellä on jo kampussopimus, kommentteja? • Järjestelmän z kanssa paljon ongelmia • Onko muilla, onko joku luopumassa? • Tarvitaanko yhteistyötä toimittajan suuntaan? Benchmarking higher education IT / Syst2012-tilannekatsaus, Ahti Planman, Teemu Seesto

26. Syst-kyselyn tulokset: Esimerkki Benchmarking higher education IT / Syst2012-tilannekatsaus, Ahti Planman, Teemu Seesto

27. Syst-kyselyn jatkosuunnitelmista • Lomakkeen kääntäminen englanniksi • Pilotointi esim. Oslon kanssa • Aikataulut avoinna • Seuraavaa kierrosta ajatellen • Lisäysrivien kokoaminen jo keväällä, jotta saataisiin lomakkeelle jo ennen kyselyä? • Kysely jälleen syksyllä, ei enää lisärivejä? • Koodituksista luovuttaneen (pärjätään nimillä) • Hankesalkun kokoaminen • Aloite tullut esiin Fucion kokouksessa ja muuallakin • BSG valtuuttanut BM-pg:n valmistelemaan • Matalalla profiililla ja suppealla tietopohjalla • Ei korvaa kk-kohtaisia hankesalkkuja • Tavoitteena yhteistyön tukeminen kehityksessä Benchmarking higher education IT / Syst2012-tilannekatsaus, Ahti Planman, Teemu Seesto

28. Hallintamallin kehitystilanne • Gradun teettäminen käynnissä Raketti-rahoituksella • Tekijänä Janne Juult • Ohjaajina Markku Kuula ja Pekka Kähkipuro (Aalto) sekä Ahti Planman (Fucio) • Tutkimussuunnitelma (liite) • Janne mukana Münchenin ws:ssä • Ensi vuosi mentäneen hyvin pitkälle vanhalla rakenteella • BSG ja BM-pg pystyvät hoitamaan vielä talkootyönä • Kv-kehityksen laajuus ja aikataulu vaikuttavat jatkoon Benchmarking higher education IT / Syst2012-tilannekatsaus, Ahti Planman, Teemu Seesto

29. TieHa-or:n kommentit ja linjaukset • Kommentteja tähänastisesta? • Suosituksia jatkon suhteen? Benchmarking higher education IT / Syst2012-tilannekatsaus, Ahti Planman, Teemu Seesto