1 / 19

Menetelmäharjoitus: Kokous- ja kommunikaatiokäytännöt

Menetelmäharjoitus: Kokous- ja kommunikaatiokäytännöt. Mikko Rönkkö. Agenda. Esittely Tarve Problematiikka Käytännöt Tiedonjako Päivittäinen kommunikaatio Kokoukset Käyttö. Esittely: Tarve. Kommunikaation toimiminen on olennaista minkä tahansa projektin kanssa tiedonjako

rory
Download Presentation

Menetelmäharjoitus: Kokous- ja kommunikaatiokäytännöt

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Menetelmäharjoitus:Kokous- ja kommunikaatiokäytännöt Mikko Rönkkö

  2. Agenda • Esittely • Tarve • Problematiikka • Käytännöt • Tiedonjako • Päivittäinen kommunikaatio • Kokoukset • Käyttö

  3. Esittely: Tarve • Kommunikaation toimiminen on olennaista minkä tahansa projektin kanssa • tiedonjako • päivittäinen kommunikointi • kokoukset • Kommunikaation ongelmat muodostavat riskin • tehtäviä jää tekemättä • tehtäviä tehdään väärin

  4. Esittely: Problematiikkaa • Kommunikaatio on välillistä ja siten tuottamatonta työtä • Kokouksissa tuhlattu aika kertaantuu osaanottajien määrällä • Epäselvä kommunikaatio työllistää kaikkia vastaanottajia • Tavoitteena on tehostaa kommunikaatiota vakioimalla käytäntöjä

  5. Esittely: Problematiikkaa • Mahdollisia ongelmatilanteita • tekniset ongelmat • kommunikaatiokanavien seuraamatta jättäminen • information overflow • väärinymmärrys • Ratkaisuvaihtoehtoja • vastaanoton varmentaminen • toisto • usean kanavan käyttö • vakioiminen

  6. Esittely: Problematiikkaa • Ryhmän kommunikaatio-ongelmat • suurin ongelma on jäsenten aikataulujen yhteen sovittaminen • taustojen ja tapojen erilaisuus • Ratkaisu • kommunikaatiossa kokoillaan etätyöratkaisuja • jos etätyö ei toimi, siirrytään perinteisiin toimintamalleihin

  7. Agenda • Esittely • Tarve • Problematiikka • Käytännöt • Tiedonjako • Päivittäinen kommunikaatio • Kokoukset • Käyttö

  8. Tiedonjako • Tiedonjaon tavoitteena on • että jokaisella on pääsy tarvittaviin tietoihin • että kaikki käytössä oleva tieto on ajan tasalla • Tiedonjaon osa-alueet • dokumenttien jako • kalenteri • tehtävälista • staattinen tieto

  9. Tiedonjaon tavat • Versionhallinta • dokumentit tuotetaan ohjelmakoodin versionhallintaan yhteensopivaksi • WWW • Toimeksiantajan CRM-sovellus • ollut ongelmia • vaihtoehtona phpGroupWare • Kotisivut • yhteystiedot • linkkilistat

  10. Päivittäinen kommunikaatio • Päivittäisen kommunikaation tavoitteena on mahdollistaa ad-hoc tyylinen kommunikaatio • Käytettävät kommunikaatiokanavat • IRC • sähköposti • puhelin

  11. IRC • Pääsääntöinen päivittäisen kommunikaation väline • jokainen ryhmän jäsen viettää koneen ääressä useita tunteja päivässä -> helppo seurata • oma IRCnet kanava #pupe • automaattinen logi

  12. Sähköposti • Sähköpostia käytetään tiedotusluontoiseen asiaan. • oma sähköpostilista verkokauppa@niksula.hut.fi • automaattinen arkistointi

  13. Puhelin • Puhelin on toissijainen kommunikaatioväline • kiireelliset asiat • muiden kanavien pettäessä

  14. Kokouskäytännöt • Kolmen tyyppisiä kokouksia • seurantakokoukset • suunnittelukokoukset • sidosryhmätapaamiset • Yleisiä periaatteita • kokouksissa käytetään etukäteen toimitettua asialistaa • kokouksista pidetään pöytäkirjaa • kokouksiin tullaan ajoissa • kokouksista poissaoloista ilmoitetaan mahdollisimman aikaisin ja lähetetään omat asiat muille sähköpostilla

  15. Seurantakokoukset • Tavoitteet • pitää huoli siitä, että tehtävät tulevat tehtyä • pitää huoli siitä, että jokaisella riittää tekemistä omien resurssiensa mukaan • Tavat • ryhmä tapaa joka tiistai 11.45-12.15 IRC-kanavallaan • asialistalla jokaisen menneet ja tulevat hommat sekä lähimmät virstanpylväät • jos irc-tapaamiset eivät toimi siirrytään normaaleihin kokouksiin • jokaisen vastuulla saattaa tuntiseuranta ajantasalle ennen tapaamista

  16. Suunnittelukokoukset • Tavoitteet • suunnitella työn jakoa • suunnitella teknistää toteutusta • Tavat • ainoastaan asian kanssa tekemisissä olevat ihmiset tulevat kokoukseen • tapaamispaikkoina koulu ja yhteistyöyritys Elma

  17. Sidosryhmäpalaverit • Mentortapaamiset ja projektikatselmukset • koko ryhmä läsnä • Asiakastapaamiset • aina joko projektipäällikkö tai asiakasvastaava läsnä, muut tarpeen mukaan

  18. Agenda • Esittely • Tarve • Problematiikka • Käytännöt • Tiedonjako • Päivittäinen kommunikaatio • Kokoukset • Käyttö

  19. Käyttö • Menetelmä otetaan käyttöön toisen iteraatiokierroksen alussa ja sitä käytetään koko projektin ajan • Jos kommunikaatiossa ilmenee ongelmia muokataan käytäntöjä tarpeen mukaan

More Related