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Session de Formation Laboratoires

Session de Formation Laboratoires. Plan de management et plan opérationnel (Avril 2006-Mars 2009). 13/09/2006 ir. Geert De Poorter Directeur général Laboratoires. Sommaire. 1. Introduction 2. Place de la DG Labos et quelques chiffres clés 3. Modèle d’activités et mission

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Presentation Transcript

  1. Session de Formation Laboratoires Plan de management et plan opérationnel (Avril 2006-Mars 2009) 13/09/2006 ir. Geert De Poorter Directeur général Laboratoires

  2. Sommaire • 1. Introduction • 2. Place de la DG Labos et quelques chiffres clés • 3. Modèle d’activités et mission • 4. Réseau de Laboratoires : Organisation (Intranet) • 5. Objectifs stratégiques et opérationnels • 6. Conclusions • 7. Contact

  3. 1. Introduction • Cadre légal • AR du 2001/12/06, article 10: Dans les trois mois qui suivent la désignation, un projet de plan de management et un projet de plan opérationnel sont établis et transmis à l’Administrateur délégué par le titulaire de la fonction de management • Historique • Finalisation “projet version 1” : 2006/03/22 • Concertation dans le Groupe de pilotage Laboratoires : 2006/04/16 • Concertation avec Administrateur délégué : 2006/05/23 • Présentation du “projet version 2”: 2006/06/19 • Publication sur Intranet et sur Internet de la “version définitive 1” : 2006/07 en 2006/08 • Contenu • Définition des missions de gestion et des obligations qui en découlent • Objectifs stratégiques • Objectifs opérationnels • Cadre budgétaire

  4. 2. Place de la DG et quelques chiffres clés

  5. 2. Place de la DG et quelques chiffres clés : Le plan de personnel pour 2005 est aligné sur le futur modèle d’activités (total : 1290 ETP) Services de soutien Administration générale Evaluation du risque Stratégie de programmation Plans de contrôle Exécution des contrôles Suivi des contrôles Labos d’analyses Orientation stratégique 42 niv A 7 niv B 25 niv C 16 niv D Strategische planning voor budget, HR, ICT Vastleggen van richtlijnen voor opvolging Vastleggen Controle & inspectie strategie Vastleggen Labo Strategie & kwaliteitsnormen Vastleggen Partner Strategie Relaties met stakeholders Uitwerken risico-strategie Uitwerken controle-strategie 162 ETP 231 ETP 34 ETP 77 ETP 90 ETP Ondersteunen Wetenschappelijk comite Subcontractors en Sectoren relatiebeheer Opvolgen Wetgevend kader Uitwerken Crisisstrategie 52 niv A 9 niv B 11 niv C 5 niv D 43 niv A 68 niv B 17 niv C 34 niv D 64 niv A 44 niv B 56 niv C 66 niv D Management Activités de contrôle Opvolgen en evaluatie van risicobeoordeling Opvolging (sub)contractors Contractor Performance Monitoring Erkennen van Labo’s ControleProgramma evaluatie 16.5 niv A 6 niv B 6 niv C 5 niv D Opstellen Controle checklists Opstellen management-plannen Uitvoeren Budget Controle evaluatie van performantie van controles HR Management Relatiebeheer met (lokale) overheden opzetten verbeterings-programmma’s Labo Planning & prijsopvolging Workforce Planning CODA dierenziekten Bepalen communicatie-strategie 696 ETP ICT service levels & partner mgmt Opzetten traceerbaarheid Fraude-bestrijding 174 Staff 45 niv A 6 niv B 71 niv C 52 niv D 522 Techn 211 niv A 247 niv B 60 niv C 4 niv D Uitvoering controles uit controle-programma Afleveren erkenningen Exécution Synthese & evaluatie van controle- & analyseresultaten Opstellen en beheer Communicatieprogramma’s Dispatching van monsters Facturatie & Inningen Opmaak controle planning per sector/PCE Ontwerpen Controle Programma Afleveren certificaten (Budg+Analyt) Boekhouding Uitvoeren van labo analyses Richtlijnen voor Controles Uitvoering Controles op aanvraag - verplicht - ten dienste - grensposten Crisis- en incidenten-management Opmaken planning binnen PCE Analyse input van de sectoren Feedback naar bedrijven Organisatie ringtesten Validatie van sectorgidsen Opleiding geven Interne Audit & Kwaliteitszorg Opvolgen vaststellingen (non conformiteiten wanbetalers, PV’s) Analyse van Europese berichten (RASFF) Coordinatie en evaluatie van buitendiensten Ondersteuning logistiek, juridisch, vertalen Advies geven rond wetgeving Uitvoeren van analyses voor derden Uitvoeren controles voor derden Preventie en bescherming op het werk Opvolgingscontrole meldingsplicht klachten Analyse van meldingen/klachten Vereenvoudiging van wetgeving ICT operationeel beheer Controle op de werking van OCI Laborapportering Europese RAS opvolging Vakbondsoverleg Fondsenbeheer voor derden Rapportering aan derden Omzetten (EU) reglementering controlerapportering ACS-audits op aanvraag

  6. 2. Place de la DG et quelques chiffres clés : Plan de personnel 2008 basé sur le scénario de 100 % SAC et après BPR et automatisation (total : 1080 ETP hors audits)) Services de soutien Administration générale Evaluation du risque Stratégie de programmation Plans de contrôle Exécution des contrôles Suivi des contrôles Labos d’analyses Orientation stratégique Strategische planning voor budget, HR, ICT Vastleggen van richtlijnen voor opvolging Vastleggen Controle & inspectie strategie Vastleggen Labo Strategie & kwaliteitsnormen Vastleggen Partner Strategie Relaties met stakeholders Uitwerken risico-strategie Uitwerken controle-strategie 149 ETP 215 ETP 34 ETP 74 ETP 86 ETP Ondersteunen Wetenschappelijk comite Subcontractors en Sectoren relatiebeheer Opvolgen Wetgevend kader Uitwerken Crisisstrategie Management Activités de contrôle Opvolgen en evaluatie van risicobeoordeling Opvolging (sub)contractors Contractor Performance Monitoring Erkennen van Labo’s ControleProgramma evaluatie Opstellen Controle checklists Opstellen management-plannen Uitvoeren Budget Controle evaluatie van performantie van controles HR Management Relatiebeheer met (lokale) overheden opzetten verbeterings-programmma’s Labo Planning & prijsopvolging Workforce Planning CODA dierenziekten Bepalen communicatie-strategie 522 ETP 370 contrôleurs 140 + 11 support ICT service levels & partner mgmt Opzetten traceerbaarheid Fraude-bestrijding Uitvoering controles uit controle-programma Afleveren erkenningen Exécution Synthese & evaluatie van controle- & analyseresultaten Opstellen en beheer Communicatieprogramma’s Dispatching van monsters Facturatie & Inningen Opmaak controle planning per sector/PCE Ontwerpen Controle Programma Afleveren certificaten (Budg+Analyt) Boekhouding Uitvoeren van labo analyses Richtlijnen voor Controles Uitvoering Controles op aanvraag - verplicht - ten dienste - grensposten Crisis- en incidenten-management Opmaken planning binnen PCE Analyse input van de sectoren Feedback naar bedrijven Organisatie ringtesten Validatie van sectorgidsen Opleiding geven Interne Audit & Kwaliteitszorg Opvolgen vaststellingen (non conformiteiten wanbetalers, PV’s) Analyse van Europese berichten (RASFF) Coordinatie en evaluatie van buitendiensten Ondersteuning logistiek, juridisch, vertalen Advies geven rond wetgeving Uitvoeren van analyses voor derden Uitvoeren controles voor derden Preventie en bescherming op het werk 89,5 ETP Audits SAC Opvolgingscontrole meldingsplicht klachten Analyse van meldingen/klachten Vereenvoudiging van wetgeving ICT operationeel beheer Controle op de werking van OCI Laborapportering Europese RAS opvolging Vakbondsoverleg Fondsenbeheer voor derden Rapportering aan derden Omzetten (EU) reglementering controlerapportering ACS-audits op aanvraag

  7. 2. Place de la DG et quelques chiffres clés : propositino budget 2007

  8. 3. Modèle d’activités et mission Analyses – labos Fixation stratégie labos et normes de qualité Agrément de labos Planning Labos & suivi des prix Dispatching des échantillons Exécution des analyses de labo Organisation de tests interlaboratoires Exécution d’analyses pour tiers Rapportage labos

  9. 3. Modèle d’activités et mission • Mission de l’Agence : veiller à la sécurité de la chaîne alimentaire et à la qualité de nos aliments, afin de protéger la santé des hommes, des animaux et des plantes • Mission de l’Administration : Le réseau de laboratoires a pour tâche centrale de fournir des résultats précis et ce dans un délai convenu et le plus bref possible et à un prix économiquement justifié

  10. 4. Réseau de laboratoires : organisation Administration centrale Laboratoires agréés (42 au 2006/06/19) A.R. 15/04/05 Laboratoires AFSCA (5) Laboratoires nationaux de référence (7) Analyses de routine Accréditation ISO 17025 Règlement (CE) n° 882/2004

  11. 4. Réseau de Laboratoires : Organisation

  12. 5. Objectifs stratégiques et opérationnels • OS2: Communication aux entreprises et aux consommateurs (4 OO) • OS3: Qualité / Mener une gestion basée sur un modèle d’administration (9 OO) • OS5: Gestion intégrée de l’information et des données (3 OO) • OS6: Collaborateurs compétents et motivés/ La création d’un environnement de travail stimulant pour les collaborateurs (8 OO) • OS7: Collaboration avec d’autres instances officielles (4OO) • OS8: Gestion (de crise) efficace (4 OO) • OS11: Collaboration privé-public (3 OO) • OS13: Développement réseau de laboratoires de référence (3 OO) • OS14: Le fonctionnement des laboratoires tient compte de la sécurité et de l’environnement (3 OO) • Total: 8 OS, 41 OO

  13. 5. Objectifs stratégiques et opérationnels • Communication aux entreprises et aux consommateurs • Poursuite du développement du site web • Communication dirigée vers la CE et laboratoires tiers • Augmenter la visibilité sur le plan international • Poursuivre l’élaboration de la concertation structurelle avec les laboratoires tiers • Qualité/Mener une gestion basée sur un modèle d’administration • Poursuite du processus d’accréditation des 5 labos AFSCA • Elaboration d’un système de mesure des prestations • Elaboration d’un audit interne des labos (ISO-17025) et de l’administration centrale (ISO-9001) • Harmonisation système de qualité au sein des 5 laboratoires AFSCA • Demande d’audit de certification ISO-9001 Administration centrale

  14. 5. Objectifs stratégiques et opérationnels • Qualité/Mener une gestion basée sur un modèle d’administration • Création groupe d’inspection pour contrôles dans les laboratoires tiers • Satisfaire aux critères de qualité imposés par la CE • Adaptation AR agréments • Inventorier criètes de qualité microbiologie et chimie • Assurer la formation dans les labos AFSCA et dans les laboratoires tiers • Gestion intégrée de l’information et des données • Analyse Delta LIMS • Introduction LIMS • Elaborations de clusters et de Centers of Competence • Collaborateurs compétents et motivés / la création d’un environnement de travail stimulant pour les collaborateurs • Accueil et coaching des nouveaux collaborateurs • Optimiser et automatiser processus deuxième cycle cercles de développement

  15. 5. Objectifs stratégiques et opérationnels • Collaborateurs compétents et motivés / la création d’un environnement de travail stimulant pour les collaborateurs • Exploiter résultats premier cycle • Elaboration d’une stratégie de gestion des compétences • Lancement projet Erasmus intra labos AFSCA et labos de référence • Prévoir des formations techniques • Etablissement d’un plan de besoins et estimation du coût • Prévoir bibliothèques automatisées et système de recherche • Elaboration d’un code de déontologie • Collaboration avec d’autres instances officielles / dans un contexte international • Collaboration avec autorités locales • Inventaire laboratoires locaux/DGZ/ARSIA/BIRB • Concrétisation de conventions via protocole/BIRB

  16. 5. Objectifs stratégiques et opérationnels • Collaboration avec d’autres instances officielles / dans un contexte international • Collaboration avec autorités locales • Concrétisation de conventions via législation avec DGZ/ARSIA • Elaboration d’un réseau CEN/Codex Alimentarius/AOAC • Gestion (de crise) eficace / Durée d’exécution des analyses en conformité avec les attentes du demandeur • Développement de Lablib • Poursuite du processus de rationalisation • Elaboration d’une business unit dispatching et de tests interlaboratoires • Constitution d’une équipe intralab pour analyses de crise

  17. 5. Objectifs stratégiques et opérationnels • Collaboration privé / public • Suivi des critères de l’arrêté agrément dans les laboratoires • Poursuivre le processus de collaboration avec Belac • Elaboration d’une méthode de validation et d’incertitude de mesure • Elaboration d’un réseau de laboratoires de référence • Inventaire et besoins en relation avec la réglementation européenne • Etablir un fichier modèle de contrat • Etablir des indicateurs de mesure des prestations • Le fonctionnement du labo tient compte de la sécurité et de l’environnement • Suivi des exigences d’exploitation et des exigences de sécurité • Introduction des parties applicables de l’EMS (ISO-14011) • Réorientation des tâches de Melle/Gentbrugge si pas de fusion/Déménagement Wandre

  18. 6. Conclusions • Accréditation selon ISO-17025 pour tous les paramètres/matrices du programme de contrôle • La rationalisation doit encore être développée davantage • Appareillage • Combinaison d’analyses • Réactifs et contrats d’entretien • Introduction de systèmes de mesure des prestations et du benchmarking • Création de business units indépendants (Tests interlaboratoires, 5 labos AFSCA, centres de dispatching) • Echange de connaissances via groupes de clusters (migration, métaux lourds, spectrométrie de masse, microscopie, biosenseurs…) • Le plan de management du Directeur général se trouve entièrement dans le prolongement du Business plan de l’Administrateur délégué

  19. 7. Contacts • Tous contacts avec Bruxelles via l’Administration centrale des Laboratoires • Intranet, rubrique Laboratoires • Internet: www.favv.be >Secteurs professionnels> Rubrique séparée “Laboratoires” • WTC III, Boulevard Simon Bolivar 30, B-1000 Bruxelles, 20e étage • Tél.: + 32 2 208 47 42 • Téléfax: + 32 2 208 49 75 • E-mail: Myriam.Cheyns@favv.be: coordination personnel; Nancy.Dumont@afsca.be: coordination budget

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