Üzleti kommunikáció

1. Üzleti kommunikáció A vállalat bármely tevékenysége a kommunikáció közvetítésével valósul meg. Emberi lények közti alapvető kölcsönhatási folyamata. Célja: változás végrehajtása, egy cselekvés befolyásolása. (cselekvések kenőanyaga) Magatartás /érzelmek /viselkedés /vélemény befolyásolása-megváltoztatása A kommunikáció egy (a legfőbb) eszköz ennek elérésében.

2. Bürotika 2. előadás Üzleti kommunikáció

3. A vezetés és a kommunikáció viszonya

4. Egy vezetőnek miért fontos kommunikatívnak lenni? Mert meg kell értetnie magát azokkal, akikkel kapcsolatba kerül. E nélkül nem lenne megfelelő hatékonyságú a munkája. Ezért a hibás kommunikáció minden más hiányosságnál jobban érinti a vezetői eredményességet. A vezetőnek közölnie kell a többiekkel mindent, amit szükséges ismerniük, gondolniuk, vagy cselekedniük az együttműködés során. De kölcsönösen meg kell ismernie a többiek gondolatmeneteit is… Időnként a vezetőnek kell elindítania a folyamatot, elébe menni a kommunikációnak.

5. A vezetés célja a kommunikációval • információszerzés • célok • folyamatok • utasítás • tájékoztatás • motiválás

6. A vállalati kommunikáció mindig egységes legyen. Ez csak integrált kommunikációval valósítható meg (mind tartalmi, mind szervezeti értelemben).

7. Hogyan készítsünk kommunikációs tervet? Tartalmi elemek (1): • Az alaphelyzet leírása (a kommunikációs probléma megfogalmazása) • A célcsoportok meghatározása • A kommunikációs célok és az alapelvek meghatározása

8. Hogyan készítsünk kommunikációs tervet? Tartalmi elemek (2): • Az üzenetek (elsődleges, másodlagos stb.) megfogalmazása • A kommunikációs eszközök (pl. médiamegjelenések, webkommunikáció, hirdetések, közvetlen elérés stb.) meghatározása célcsoportonként • Az erőforrásigény és a várható költségek meghatározása

9. Szabályok és javaslatok • „Először tisztázd magadban, amit mondani fogsz vagy tenni akarsz. Ne beszélj és ne cselekedj a pillanat hatására vagy a gondolatot, tisztánlátást és tettet megzavaró erős érzelmek hatására” • Ismerni kell a befogadót, így tudni fogjuk, hogyan kell hozzájuk szólni… • Az embereket jobban foglalkoztatja a jelen, mint a jövő. Azonnali nyereség orientáltak az emberek. • mit akarunk mondani • érdeklődés felkeltése • megfelelő megértés elősegítése (megfelelő és minőségű információ, megfelelő megfogalmazás) • ismétlés, ha szükséges • visszacsatolás (megfelelő kérdésekkel) • végrehajt(at)ás

10. A vállalati kommunikáció célcsoportjai • dolgozók • tulajdonos(ok), befektető(k) • ügyfelek • média • kormányzat • szakmai-társadalmi szervezetek • piaci szereplők (versenytársak, partnerek)

11. Hogyan kommunikáljunk a dolgozókkal? • Vezető-beosztott személyes kapcsolata: • A vezetőnek kell kezdeményezni a kommunikációt, dinamikusnak kell lennie. • A többieket tájékoztatni kell , konzultálni kell velük a munka/feladat hatékony elvégzése érdekében. • Meg kell hallgatnia a beosztottjait. Meghallgatni és pontosan megérteni éppoly fontos, mint beszélni és megértetni magát. • 4. Meg kell fejteni az emberek szándékát, indítékait, hogy mit miért mondtak, tettek.

12. Kommunikáció a dolgozókkal • vállalati újság • közlemények • rendezvények • intranet stb.

13. Kommunikáció a tulajdonosokkal, befektetőkkel • negyedéves jelentések • éves jelentések • közgyűlés • befektetői közlemények stb.

14. Kommunikáció az ügyfelekkel • reklámok • vásárlásösztönzés • ügyfélkapcsolati kommunikáció • személyes eladás • webkommunikáció • arculat stb.

15. Kommunikáció a médiával • sajtótájékoztatók, háttérbeszélgetések • sajtóközlemények • interjúk stb.

16. A vállalati kommunikáció tipikus belső területei • Alkotó technikák • Értekezletek • Prezentációk

17. Alkotó technikák • brainstorming • brainwriting • fordított brainstorming • Delphi módszer • 635 módszer • NCM • …

18. Értekezletek, konferenciák lebonyolítása • előzetes tervezés • követelmények az értekezlettel szemben • lebonyolítás • bejelentkezés találkozóra • segítők • jegyzőkönyvek, emlékeztetők, levelek • értékelés

19. Előzetes tervezés • kezdés és befejezés • a résztvevők száma • teremigény • időbeosztás • szállásigény • étkezés (reggeli, ebéd, vacsora, svédasztal, büfé, bankett) • különleges berendezések (írásvetítő, diavetítő, video-kivetítő, LCD kivetítő, episzkóp, hangosítás, tolmácskészülék, magnetofon, flipchart, filmvetítő, tv- és videokészülék, személyi számítógép, tábla, stb.) • a résztvevők adatai

20. Az értekezlet célja előre meg kell határozni • problémafeltárás, meghallgatás • problémamegoldás, ötletgyűjtés • döntés-előkészítés • döntés • információszerzés, informálás • informálás

21. Az értekezlet menete • cél, napirend • felkészülés • informálás • rendszerezés, levezetés • összegzés • jegyzőkönyv • visszacsatolás, emlékeztetés

22. A hallgatóság figyelmének fenntartása • iktassunk be szünetet • jelezzük előre a szünetet • tevékenység, aktivizálás • engedjünk be levegőt • retorikai kérdések • rövid mondatok • csapjunk zajt • szemkontaktus • az alvó (szomszédja) felszólítása

23. Kérdések • konkrét • állító • pontosító • nyomatékosító, felszólító • kételkedő • retorikai • általános • személyhez intézett • közbekérdezés • visszakérdezés

24. Prezentáció készítése Bevezető – témák – összegzés (ill. ezek ismétlése a témákon belül) Használjuk ki a vizuális hatás fontosságát, hiszen 1 kép felér 1000 szóval ~-hoz adjunk ki emlékeztetőket a hallgatóságnak (előadás vázlata, ábra/kép másolata) ismétlés mindig legyen a mondandónkban a leglényegesebb dolgot hagyjuk a végére. Tervezzünk 20-40 percre A hallgatóságot biztassuk, hogy tegyenek fel kérdéseket (szóban vagy írásban) (esetleg beépített emberekkel) Ismételjük meg a kérdést a hallhatóság miatt Kérdőív-visszacsatolás

25. Informális kommunikáció Fontos: szemkontaktus megfelelő „póz” felvétele megfelelő távolság felvétele megfelelő gesztusok használata természetes viselkedés nyugodtság magabiztosság