Upravljanje sadržajem podataka u okviru poslovnih sistema

1. Upravljanje sadržajem podataka u okviru poslovnih sistema

2. Definicija CM • Content Management (upravljanje sadržajem) je skup IT funkcija namenjenih kreiranju, upravljanju i korišćenju nestruktuiranih informacija. • Content Management (CM) se može definisati kao skup tehnologija i disciplina, razvijenih da bi se upravljalo nestruktuiranim informacionim resursima, prezentiranim u formi bilo kakve elektronske ili papirne datoteke, i da bi se isti koristili, i automatski bili isporučeni u personalizovanoj formi web sajtovima i preko drugih kanala elektronskog i papirnog prenosa

3. Pojmovi • Tehnologije i discipline: procesi menadžmenta, discipline i tehnike koje okružuju CM su, u najmanju ruku, jednako važni kao i tehnologije koje podržavaju i omogućavaju CM. • Nestruktuirani informacioni resursi: suštinske funkcije CM-a su da predstavi „nestruktuiranu“ bazu znanja organizacije, kao što su papirni dokumenti, web stranice, PC datoteke, Office dokumenti, prethodno nepoznate informacije, crteži, tabele, grafikoni, dijagrami, karte, u formi email-a, faksa itd.

4. Šta nije • CM nije samo sistem datoteka ili repozitorijum. Njegov ključni aspekt je ne samo mogućnost da upravlja metapodacima, nego isto tako i automatizacija procesa da bi se generisale informacije i učinile dostupnim specifičnim korisnicima. • CM nije relaciona baza podataka (RDBMS), ali većina CM sistema koristi RDBMS za indeksiranje, memorisanje, kontrolu i manipulaciju podacima. • CM nije email – ali može da obuhvati, memoriše, indeksira i ponovo koristi • Nije samo komercijalno raspoloživ proizvod, postoje brojni Open Source proizvodi.

5. CM- procesni pristup

6. Faza ulaza i kreiranja • Cilj faze kreiranja i dobijanja sadržaja jeste da omogući korisnicima da dođu do sadržaja i kreiraju isti u okviru bezbednog okruženja, pri čemu im nisu potrebna specijalizovana znanja ili sofisticirani alati. • pdf, sada zvanični standard, originalno razvijen u Adobe-u; • HTML, koji predstavlja jezik koji koriste PC pretraživači da opišu web stranice; • XML, koji može da definiše strukturu sadržaja stranice, • i XSLT, koji definiše izgled i karakterističan utisak ili stil web stranica, nezavisno od sadržaja.

7. Faza ulaza i kreiranja • Desk za skeniranje • Desktop multifunkcionalni uređaji (MFDs) • Non – technical Users (namenjeno korisnicima koji nisu tehnički obrazovani) • Poslovne aplikacije • Specijalističke aplikacije, koje se nazivaju upravljanje digitalnim resursima (Digital Asset Management)

8. Faza skladištenja (repozitorijuma) i funkcionisanja • Funkcije i procesi repozitorijuma i funkcionisanja definišu način na koji se dokumenti, web sadržaji i struktuirani sadržaji iz brojnih izvora skladište, na koji im se pristupa, na koji se isti ažuriraju, sređuju i povezuju. • Repozitorijum (skladištenje), uključujući fizičko skladištenje papira • Metapodaci i klasifikacija procesa kreiranja i ažuriranja istih • Pokretanje i procesi kreiranja stranica • Procesi isporuke i personalizovanja

9. Repozitorijum Funkcije i procesi repozitorijuma definišu atribute dokumenata ili metapodatke za podršku i kontrolu svih faza CM životnog ciklusa, i mogu da pristupe datotekama i iste izdvoje iz: • Sistema datoteka, npr za Office dokumente • Korisnički orijentisani jednostavniji CM alati su deo sveobuhvatne IT infrastrukture, tj. uključujući ovu kao deo Microsoft Windowsa 2007 i Google ponude. • Kompleksnih sistema skladištenja dokumenata (npr. EMC Documentum, IBM/FileNet, i Open Text). • Poslovnih aplikacija za ERP i CRM. • Eksternih Internet sadržaja,lociranih preko pretraživača. • Prethodno nepoznatih informacija.

10. Administriranje i konfiguracija • Podržavaju multi-server arhitekture, •  Obezbede software i hardware konfiguracione sisteme koji podržavaju „roll-back, fail-over“ menadžment •  Podržavaju skrivenu ili keš memoriju, da bi se upravljalo velikim maksimalnim vrednostima potražnje, •  Poseduju multi-jezičke mogućnosti • Omoguće integraciju sa call centrima i odeljenjima za pružanje pomoći i dijagnostičkim sistemima podrške •  Obuhvate alate za pretraživanje, selektivno u okviru repozitorijuma dokumenata, skladišta datoteka, globalnih mreža i Interneta • Omoguće sisteme transakcija koje uključuju treću stranu, da bi se obezbedilo plaćanje i finansijsko kreditiranje.

11. Izlazni i događaji vezani za isporuku • Procesi isporuke i personalizovanja definišu način na koji je sadržaj optimiziran u skladu sa mogućnostima pregleda, kontekstom, lokacijom, aplikacijom, jezikom i aktuelnim zahtevima primaoca. • Output faza uključuje tokove podataka i transformaciju dokumenata, prevode i sortiranje pošte ako je ista u štampanoj formi, i kreiranje web stranica za elektronsku distribuciju. • Ključna karakteristika koja odvaja CM od prethodnih sistema isporuke informacija ili sistema publikovanja jeste personalizacija – mogućnost da se stranice kreiraju specifično relevantno za konkretne pojedince ili grupe.

12. Procesni događaji • Radni tok je termin koji je osmišljen od strane FileNET-a 1985. da bi se planirali i izvršili procesi koji su deo kretanja dokumenata kroz organizaciju. • Od tada je došlo do šire primene procesnih sredstava, uključujući BPM (upravljanje poslovnim procesom) na osnovu aplikacija vezanih za konkretne projekte i lance snabdevanja. • CM sistemi sadrže ili su usklađeni sa svim ovim pristupima.

13. Enterprise Content Management • Zakonodavstvo, kao što je SOA-SOX, kojom je ECM, od toga da je predstavljao sistem koji bi bilo lepo imati, postao sistem koji se mora, • Kontrola obilne količine zapisa i dokumenata, sa rezultujućom korišću redukovanja dupliranja zadataka i minimiziranja utrošenog vremena, • Automatizuja poslovnih procesa, • Pomaže procesu autorizovanja i publikovanja odnosnih informacija intranetu, ekstranetu i Internetu, bez opterećivanja IT odeljenja......

14. Ključni faktori za uspešan ECM • Maksimizirati prihvatanje od strane korisnika • Minimizirati opterećenje IT • Zadovoljavanje različitih organizacionih potreba

15. Microsoft pristup • Microsoft upravlja inovacijama u okviru ECM, uključujući Microsoft@ Office SharePoint@ Server 2007. • Microsoft-ova ECM ponuda obezbeđuje organizacijama integrisano rešenje za upravljanje celim životnim vekom različitih tipova sadržaja, uključujući dokumente, formulare, slike, e-mail poruke, instant poruke itd. • Ključne komponente ECM rešenja, kao što su upravljanje Web sadržajem, upravljanje zapisima, upravljanje/kolaboracija dokumenata, pretraživanje i radni tok, su obezbeđene na unificiranoj platformi, na bazi široko usvojenih Microsoft SharePoint@ proizvoda

16. Principi vizije ECM-a u okviru Office SharePoint Servera 2007 • Dizajn za široko zastupljeno usvajanje od strane korisnika • Obezbediti integrisano ECM rešenje • Dizajn za heterogena okruženja • Dizajn za ekstenzibilnost

18. Upravljanje dokumentima • Obuhvatanje sadržaja • Kategorizovanje i organizovanje sadržaja • Nalaženje i iskladištenje relevantnih informacija • Omogućavanje autorizovanja struktuiranih dokumenata • Kolaboracija na dokumentima • Ustanovljavanje politika za kontrolu informacija vezanih za korištenje i praćenje • Zaštititi informacije • Automatizovati poslovne procese

21. Upravljanje zapisima • Kategorizovanje i organizovanje dolazećih zapisa • Zaštititi poslovne zapise • Upravljati rasporedima ili planovima zadržavanja različitih tipova zapisa • Upravljati e-mailom kao zapisima • Upravljati zakonskim dokaznim materijalom • Proveravati korištenje repozitorijuma i izveštavati o istom • Arhiviranje poruka

22. Exchange Hosted Archive

23. Upravljanje Web sadržajem • Autorizovanje Web sadržaja • Kontrolisanje prezentacije i navigacije sadržaja • Objavljivanje sadržaja na intranet, ekstranet i Internet sajtovima • Upravljanje varijacijama sadržaja za različite jezike i uređaje • Upravljanje sadržajem sajta i razvijanjem • Isporučivanje sadržaja Web korisnicima

25. Upravljanje formularima • Pomoć korisnicima da zadobiju više potrošača, partnera i snabdevača • Optimiziranje poslovnih procesa vođenih formularima • Dizajn, razvijanje i solucije centralnog upravljanja formularima

26. Istorija Axapta

27. Lansiranje AX

28. Microsof Dynamics Axapta • Proizvodnja • Distribucija • Upravljanje zalihama • Glavna Knjiga • Ljudski resursi • Osnovna sredstva • Banke • Sistemski izveštaji

29. Glavne prednosti AX • Lako podešavanje i velika skalabilnost. • Podrška povezivanju sa kupcima, dobavljačima, poslovnim partnerima i zaposlenim. • Sveobuhvatan izvorni kod koji sadrži sve funkcionalnosti. • Podrška operacija između različitih zemalja, terena, jezika i valuta.

30. Poslovni opis

31. Enterprise Portal • Enterprise Portal u Microsoft Dynamics AX je platforma izgrađena na Microsoft Windows SharePoint Servisu (WSS). • Integracija sa Microsoft SharePoint-om može mnogo olakšati procese kreiranja i održavanja Web stranica na Enterprise Portal site-u. • Enterprise Portal (EP) je Web platforma za Microsoft Dynamics AX koja je korišćena za kastimizovanje postojećih ili novih aplikacija u Dynamics AX. • Dynamics AX EP omogućava kupcima, vendorima, poslovnim partnerima i zaposlenima da direktno pristupe relevantnim poslovnim podacima i sarađuju sa Dynamics AX kroz personalizovane grupe na Web portalima.

32. Enterprise Portal u Dynamics AX obezbeđuje • Microsoft Windows SharePoint Services, valjan i dokumentovan menadžment • Integraciju Microsoft Dynamics AX Web dela sa postojećim Microsoft Windows SharePoint portalom • Opštu pretragu Microsoft Windows SharePoint i Microsoft Dynamics AX • Bolju indvidualnost predhodno upoređenih relacija.

34. Nivo komponenata EP

37. Content Management • Organizacije danas generišu neograničene informacije koje su čuvaju na mnogobrojnim lokacijama i u mnogo različitih formata. • Međutim, ako je ova informacija uglavnom nedostupna za ljude koji rade za organizaciju, oni ne mogu iskoristitI vrednosti informacije u njihovim dnevnim zadacima • Velika količina znanja i uočavanje je često sadržana u nepreglednom i nedostupnom sadržaju.

38. Content Management - EP • Na Web portale se može gledati kao na mehanizme pomoću kojih različite informacije mogu biti agregirane i čiji pristup može biti sistematično omogućen svakome ko zatraži informaciju. • EP kombinuje bogat content management i kolaboracionu funkcionalnost Windows SharePoint Services sa mogućnošću pristupa biznis podacima na jednoj lokaciji. • Takođe centralno skladište dokumenata, Windows SharePoint Service-i pružaju kompletno kastomizujuće i proširivo metadata skladište i listu infrastrukture za podršku bilo kojim ad hoc semi-struktuiranim potrebama za podacima kao što su: oglašavanja, linkovi, diskusioni odbori, praćenje problema, anketa, kalendar (uključujući prisustvo informacija) i personalizovanje.

39. Content Management - EP • EP takođe izlaže Dynamics AX funkcionalnosti za manipulisanje podacima. Moguće je attach-ovati zabeleške i fajlove za snimanja (records) korišćenjem Dynamics AX funkcionalnosti za manipulaciju dokumentima. Kada se kreiraju zabeleške, označavaju se kao interne ili eksterne, što nam omogućava da kontrolišemo koja dokumenta zabeleški će se pojavljivati. • Na primer, možemo setovati interne zabeleške na nalog za prodaju da bi ih štampali na otpremnici ali ne i na fakturi. Bilo koji fajl koji može biti pokrenut iz korisničkog okruženja može biti attach-ovan za record unutar Dynamics AX od strane klijenta kao i iz EP.

40. Opšta pretraga • Pretraga je bitna i esencijalna osobina bilo kojeg Web portala, omogućavanjem brzog i lakog pristupa informaciji koja je potrebna ljudima. Poslovne informacije postoje u mnogo formata. • Zajedno sa strukturiranim podacima sačuvanim u bazama podataka poslovnih sistema, veličina nestrukturiranih informacija je smeštena u dokumentima i kolaboracionom sadržajima. • Kada je previše informacija sačuvano na mnogo mesta i u mnogo formata, korisnici često troše enormno mnogo vremena koristeći tradicionalne metode da bi videli prave informacije i gube fokus na njihov primarni zadatak.

41. EP pruža korisnicima mugućnost da pretražuju i biznis podatke i sadržaj SharePoint sajta kako bi podatke pronašli brzo. • Dynamics AX Data Crawler indeksira biznis podatke koji su sačuvani u Dynamics AX bazi podataka i Windows SharePoint Service-i indeksiraju SharePoint liste i doc. • Opšta pretraga u EP kombinuje oba od ovih rezultujućih setova kao jedan rezultat pretrage • Windows SharePoint Services koristi Microsoft SQL Server full-tekst pretragu za dokumenta i liste. • Posle konfigurisanja SQL Servera da podrži full-tekst indeksiranje može se uključiti ili isključiti Windows SharePoint Service pretraga korišćenjem the SharePoint Central Administration strane.

42. Data Crawler • Dynamics AX koristi Data Crawler da indeksira biznis podatke. • Data Crawler se konfiguriše i pokreće iz Dynamics AX klijenta klikom na Basic\Setup\Data Crawler. • Tabele i polja koja su indeksirana pomoću Data Crawler su konfigurabilna. • Ako bilo koji Data Crawler ili Windows SharePoint Service mehanizam za pretragu nije uključen i konfigurisan, Dynamics AX podaci ne mogu biti pretraženi u EP.

43. Sigurnost • U EP, Dynamics AX sigurnost je pozicionirana na vrhu i zavisi od sigurnosti osnovnih proizvoda i tehnologija, kao što su Windows SharePoint Services i IIS. • EP sigurnost je baziran na rolama • Microsoft Dynamics Public • Microsoft Dynamics Enterprise Portal

44. Microsoft Dynamics Public • dozvoljava Internet kupcima ili potencijalnim kupcima da vide kataloge proizvoda i dr • Microsoft Dynamics Public konfiguracija ima anonimnu autentikaciju omogućenu u oba IIS i Windows SharePoint Services tako da svako na Web-u može da pristupi. • Da bi se konektovao na Dynamics AX, koristi ugrađen Dynamics AX korisnički nalog nazvan Guest. Guest nalog je deo EP Guest korisničke grupe, koja ima ograničen pristup Dynamics AX komponentama neophodnim za funkcionisanje public sajta.

45. Microsoft Dynamics Enterprise Portal • Microsoft Dynamics Enterprise Portal konfiguracija ima integrisanu Windows autentikaciju ili bazičnu autentikaciju preko Secure Sockets Layer (SSL) koja je omogućena u IIS i Windows SharePoint Service-ima. • Ovaj osigurani sajt onemogućava pristup korisnicima sa Active Directory nalozima koji su konfigurisani kao Dynamics AX korisnici sa omogućenim Web sajt pristupom za specifičan sajt od strane Dynamics AX administratora. • Treba koristiti User Relations dialog box (kojem se pristupa iz Administration\Setup) da bi se konfigurisali korisnici sa odgovarajućim zaposlenim, dobavljačem ili biznis relacijom, ili kupcem i kontaktom.

46. Konekcija • Oba tipa EP sajta koriste Business Connector proxy nalog da bi se uspostavila konekcija sa AOS-om. Skup aplikacija Windows SharePoint Service-a mora biti konfigurisano sa Microsoft Windows domen korisničkim nalogom i ovaj nalog mora biti specifikovan kao Dynamics AX Business Connector proxy nalog za funkcionisanje oba sajta. • Nakon što je konekcija uspostavljena EP koristi LogonAsGuest ili LogonAs, u zavisnosti od tipa EP sajta za tekućeg korisnika, da bi se aktivirao Dynamics AX sigurnosni mehanizam. • Dynamics AX pruža brojne metode za ograničavanje pristupa korisnicima, kao što je stavljanje restrikcija na tabele i polja, ograničavanje dostupnosti opcija aplikacije kroz konfigurisanje ključeva i kontrolisanje korisničkog nivoa sigurnosti sa sigurnosnim ključevima.

48. Tehnike migracije podataka • Ručno ubacivanje podataka • Microsoft Office Excel export/import • Importovanje podataka • Individualno programiran import

49. 1. Ručno ubacivanje podataka • Ručno ubacivanje podataka se obično koristi kada je u pitanju manja količina podataka. • Ovi podaci uglavnom uključuju podešavanja grupa i novih parametara koji moraju biti analizirani i dizajnirani dok se specifikuje nova implementacija. • Ako je pouzdanost podataka u nasleđenom sistemu pod pitanjem, ručni transfer može biti dopunjen proverom podataka. Ovo bi moglo uključiti proveru adresa kupaca, brisanje neaktivnih naloga i dr.

50. 2. Microsoft Office Excel Export/Import • Ova funkcija generiše Office Excel tabele sa template-om i postojećim podacima iz Dynamics AX. Nakon modifikacije, tabele (radne površine) u Excel-u mogu biti importovane nazad u Dynamics AX. Zahtevi integracije : • Sadašnji Windows korisnik mora biti autorizovan u Dynamics AX. • Omogućiti da se dobijeni podaci iz Dynamics AX nađu unutar radne površine u Office Excel-u. • Omogućiti da update-ovani podaci u Dynamics AX korespondiraju sa dobijenim podacima.