Procedure per la gestione delle dichiarazione di volontà

1. Procedure per la gestione delle dichiarazione di volontà Antonella Tancredi Area SIT Centro Nazionale Trapianti

2. Il Sistema Trapianti : la dichiarazione di volontà LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE

3. Dichiarazione di volontà dei cittadini • l’Azienda Usl raccoglie e conserva la documentazione cartacea relativa alla dichiarazione di volontà del cittadino • l’Azienda Usl registra nel SIT (Sistema Informativo Trapianti) la volontà del cittadino • I Coordinamenti, al fine di coadiuvare l’attività dei centri di rianimazione del proprio territorio, verificano nel SIT la registrazione di volontà di un potenziale donatore

4. Fornire al cittadino il riscontro della consegna della dichiarazione di volontà e l’evidenza dei dati acquisiti nel sistema informativo Tenere conto delle specificità dei diversi ruoli degli operatori che intervengono nei processi organizzativi e operativi Fornire agli operatori indicazioni precise per la risoluzione di situazioni di incertezza Acquisire tutte le informazioni necessarie per assicurare la tracciabilità dei processi operativi seguiti Principi generali: Nell’organizzare la gestione delle dichiarazioni di volontà sono stati seguiti i seguenti

5. Il modulo per la dichiarazione di volontà Il cittadino può trovare il modulo per la dichiarazione di volontà : presso i punti di accettazione predisposti da tutte le Aziende Usl presso i punti di accettazione predisposti da tutte le Aziende Ospedaliere presso gli studi dei Medici di Medicina Generale

6. Il modulo per la presentazione della dichiarazione di volontà

7. Il modulo per la presentazione della dichiarazione di volontà Vanno inseriti gli estremi di identificazione anagrafica del cittadino dichiarante; la Nazione è obbligatoria solo nel caso in cui il cittadino sia nato all’estero Va inserita l’Azienda Usl di appartenenza, cioè quella presso la quale il cittadino risulta iscritto, anche temporaneamente, al momento della dichiarazione

8. Il cittadino dovrà firmare accanto alla casella barrata per esprimere la sua volontà La data della dichiarazione può coincidere o essere antecedente alla data di accettazione della dichiarazione Estremi del documento di identità del cittadino dichiarante Firma del cittadino dichiarante senza questa firma non si può accettare la dichiarazione

9. Spazio riservato al Medico di Medicina Generale o all’operatore dell’Ufficio Accettazione della Azienda Ospedaliera o dell’Azienda Usl diversa da quella di appartenenza; si dovranno inserire: timbro, firma, nome, cognome e data; l’Azienda Usl di appartenenza dovrà solo apporre un timbro Estremi anagrafici del cittadino delegato alla consegna ; se il cittadino dichiarante non è in grado di consegnare la propria dichiarazione (es. è infermo), può delegare una terza persona alla consegna; devono essere riportati: cognome, nome, estremi del documento e firma Barrare la casella nel caso in cui il cittadino delegato alla consegna appartenga ad una Associazione autorizzata dal CNT (es. AIDO) e sia delegato da un componente dell’Associazione stessa

10. Il modulo consegnato da terzi Il cittadino che non può consegnare personalmente il modulo per la dichiarazione di volontà può delegare terzi ; l’operatore (o il M.M.G.) che accetta la dichiarazione dovrà ricevere dal cittadino delegato: il modulo compilato dal dichiarante (comprese data e firme) 1 una delega scritta firmata e datata dal dichiarante che riporti gli estremi identificativi del cittadino delegato 2 un documento di identità (o fotocopia) del cittadino dichiarante 3 un documento di identità del cittadino delegato alla consegna 4

11. Il modulo consegnato da terzi ATTENZIONE !! La firma sulla delega, da parte del delegante, deve essere autenticata da un Ufficiale di Stato Civile (presso Comune, Circoscrizione,…). Se non è presente l’autenticazione della firma, l’operatore non può accettare la delega e, quindi, non può accettare la dichiarazione.

12. I possibili percorsi del cittadino 1 Cittadino In ottemperanza al D.M. del 8 Aprile 2000 le ASL sono designate come punti di raccolta delle dichiarazioni di volontà espesse dai cittadini italiani 2 Ambulatorio medico 3 Azienda Ospedaliera 4 Altra Azienda Usl Azienda Usl appartenenaz - Accettazione dichiarazione - Accettazione dichiarazione - Inoltro cartaceo - Archiviazione copia cartacea - Accettazione dichiarazione - Acquisizione informatica Funzioni dei soggetti coinvolti - Inoltro cartaceo - Archiviazione copia cartacea

13. Percorso 1 Quando il cittadino si presenta direttamente all’Azienda Usl di appartenenza, l’operatore: A) controlla la dichiarazione di volontà compilata e firmata dal cittadino B) verifica l’identità del cittadino C) acquisisce i dati a sistema D) produce in due copie la stampa dei dati inseriti E) fa controllare la correttezza dei dati e fa firmare le due stampe al cittadino F) timbra l’originale, timbra e firma le due stampe; consegna una stampa al cittadino G) archivia l’originale e la seconda stampa

14. Percorso 1 Se il cittadino dichiarante ha delegato alla consegna una terza persona, l’operatore dell’Azienda Usl di appartenenza : A) controlla la dichiarazione di volontà compilata e firmata dal cittadino dichiarante B) verifica l’identità del cittadino dichiarante e la delega da questi scritta e firmata C) controlla l’identità del cittadino delegato confrontando i dati con quelli riportati nella delega e nel modulo D) verifica se il delegato e il dichiarante appartengono ad Associazione donatori (se “SI” barra la casella) E) acquisisce i dati a sistema e produce in due copie la stampa dei dati inseriti F) timbra l’originale, timbra e firma le due stampe; consegna una stampa al cittadino delegato G) archivia l’originale, la seconda stampa e la delega

15. Percorso 2 Quando il cittadino si presenta direttamente presso lo studio del proprio Medico di Medicina Generale, il medico: A) controlla la dichiarazione di volontà compilata e firmata dal suo assistito B) se l’assistito non ha compilato la parte riguardante il documento di identità, il medico può scriverci “Conoscenza diretta” C) produce una copia della dichiarazione e la fa datare e firmare dall’assistito (anche fotocopia, in questo caso le date e le firme dell’assistito saranno doppie, quelle fotocopiate e quelle originali accanto) D) timbra, firma e riporta il proprio nome e cognome in stampatello e la data sulle due dichiarazioni nell’apposito spazio “Riservato all’Ufficio Accettazione”; una la consegna all’assistito E) consegna la dichiarazione all’Azienda Usl di competenza

16. Percorso 2 Se il cittadino dichiarante ha delegato alla consegna una terza persona (sempreassistitodello stesso Medico di Medicina Generale), il medico: A) controlla la dichiarazione di volontà compilata e firmata dall’assistito dichiarante B)verifica l’identità del cittadino dichiarante e la delega da questi scritta e firmata C) se l’assistito delegato non ha compilato la parte riguardante il documento di identità, il medico può scriverci “Conoscenza diretta” D) produce una copia della dichiarazione e la fa firmare dall’assistito delegato E) timbra, firma e riporta il proprio nome e cognome in stampatello e la data sulle due dichiarazioni nell’apposito spazio dedicato all’Ufficio Accettazione”; consegna la copia all’assistito delegato F) consegna l’originale della dichiarazione e la delega all’Azienda Usl di competenza

17. Percorso 3 Quando il cittadino si presenta direttamente presso lo sportello accettazione dell’Azienda Ospedaliera, l’operatore : A) controlla la dichiarazione di volontà compilata e firmata dal cittadino B) verifica che la definizione dell’Azienda Usl di appartenenza sia corretta C) produce due copie della dichiarazione e le fa datare e firmare dal cittadino (anche fotocopia, in questo caso le date e le firme del cittadino saranno doppie, quelle fotocopiate e quelle originali accanto) D) timbra, firma e riporta il proprio nome e cognome in stampatello e la data sulle tre dichiarazioni nell’apposito spazio “Riservato all’Ufficio Accettazione” ; una copia la consegna al cittadino E) invia l’originale della dichiarazione all’Azienda Usl di appartenenza F) archivia una copia della dichiarazione

18. Percorso 3 Se il cittadino dichiarante ha delegato alla consegna una terza persona, l’operatore dell’Azienda Ospedaliera : A) controlla la dichiarazione di volontà compilata e firmata dal cittadino e verifica che la definizione dell’Azienda Usl di appartenenza sia corretta B) verifica l’identità del cittadino dichiarante e la delega da questi scritta e firmata C) controlla l’identità del cittadino delegato confrontando i dati con quelli riportati nella delega e nel modulo D) produce due copie della dichiarazione e le fa firmare al cittadino delegato E) timbra, firma e riporta il proprio nome e cognome in stampatello e la data sulle tre dichiarazioni nell’apposito spazio dedicato all’Ufficio Accettazione” ; una copia la consegna al cittadino delegato F) invia l’originale della dichiarazione e la delega all’Azienda Usl di appartenenza e archivia una copia della dichiarazione

19. Percorso 4 Se il cittadino si presenta direttamente presso lo sportello accettazione di un’Azienda Usl che non è quella di appartenenza, l’operatore : A) controlla la dichiarazione di volontà compilata e firmata dal cittadino B) verifica che la definizione dell’Azienda Usl di appartenenza sia corretta C) produce due copie della dichiarazione e le fa datare e firmare dal cittadino (anche fotocopia, in questo caso le date e le firme del cittadino saranno doppie, quelle fotocopiate e quelle originali accanto) D) timbra, firma e riporta il proprio nome e cognome in stampatello e la data sulle tre dichiarazioni nell’apposito spazio dedicato all’Ufficio “Accettazione” ; una copia la consegna al cittadino E) invia l’originale della dichiarazione all’Azienda Usl di appartenenza F) archivia una copia della dichiarazione

20. Percorso 4 Se il cittadino ha delegato alla consegna una terza persona, l’operatore dell’Azienda Usl che non è quella di appartenenza del cittadino dichiarante : A) controlla la dichiarazione di volontà compilata e firmata dal cittadino e verifica che la definizione dell’Azienda Usl di appartenenza sia corretta B) verifica l’identità del cittadino dichiarante e la delega da questi scritta e firmata C) controlla l’identità del cittadino delegato confrontando i dati con quelli riportati nella delega e nel modulo D) produce due copie della dichiarazione e le fa firmare al cittadino delegato E) timbra, firma e riporta il proprio nome e cognome in stampatello e la data sulle tre dichiarazioni nell’apposito spazio dedicato all’Ufficio Accettazione”; una copia la consegna al cittadino delegato F) invia l’originale della dichiarazione e la delega all’Azienda Usl di appartenenza G) archivia una copia della dichiarazione

21. A B C L’Azienda Asl Presso l’Azienda Asl possono pervenire le dichiarazioni di volontà, dei cittadini che vi appartengono, con le seguenti modalità : Consegnate direttamente dai cittadini dichiaranti o da un loro delegato Consegnate periodicamente dai propri Medici di Medicina Generale Inviate periodicamente da altre Aziende Asl o da Aziende Ospedaliere

22. C B L’Azienda Usl Cosa deve fare l’operatore dell’Azienda Usl nei casi B e C: • controlla l’esattezza e la completezza dei dati; • acquisisce i dati delle dichiarazioni nel sistema informativo; • produce due stampe dei dati acquisiti; • firma e timbra le due stampe; • archivia una delle due stampe insieme all’originale (e all’eventuale “delega per la consegna”); • invia per posta (possibilmente raccomandata) l’altra stampa al cittadino dichiarante

23. Chi opera sul sistema Il referente Il referente è incaricato dalla Direzione Sanitaria della ASL di appartenenza. Viene abilitato dal Centro Nazionale Trapianti alla gestione delle utenze degli operatori della propria ASL. In alcune realtà può esplicare (se richiesto) anche funzioni di operatore L’operatore L’operatore viene abilitato direttamente dal “Referente” alla registrazione, consultazione e modifica delle dichiarazioni di volontà depositate presso la propria ASL

24. Connessione https://trapianti.sanita.it/statistiche/