Seminario El Proceso de Contratación Administrativa Herramientas para su Transparentación

1. Seminario El Proceso de Contratación Administrativa Herramientas para su Transparentación Lic. Eric Rojo-Stevens San José, Costa Rica8 a 10 de Febrero 2005.

2. “... debemos enfrentar el cáncer que es la corrupción… En cada vez más países, es el pueblo el que exige que se tomen medidas en este tema… La corrupción es un importante obstáculo al desarrollo sólido y equitativo... “ James D. Wolfensohn, Discurso ante la Junta de Gobernadores en la Reunión Anual del Banco Mundial y el Fondo Monetario Internacional, octubre de 1996.

3. Elementos de Gobernancia Perspectiva Sobre Contratación Administrativa Herramientas Preventivas E-Gobierno Estudio de Casos TEMÁTICA

4. Un buen proceso de contratación Costo verdadero Valor y Ahorros Objetivo Discutir Herramientas que Transparentan al Proceso de Contratación Administrativa que: • prevengan el fraude, abuso y desperdicio de recursos, y • generan ahorros y mejoran la calidad de los bienes y servicios del sector público.

5. Problemas de Gobernancia • Diferencia entre sector Público y Privado • Leyes y Reglamentos • Gobierno por anécdota • Corrupción • La Contratación Administrativa

6. LA LEY • Todo gasto de gobierno es una Acción Legal • El uso de los fondos públicos esta sujeto a dictámenes de la LEY • La LEY fundamenta la reglamentación

7. LA CONTRATACIÓNADMINISTRATIVA • Es el proceso de comprar o adquirir un bien o servicio de adecuada utilidad, que cumple con los requisitos de la jurisdicción, con el mejor valor, proveniente del mejor y mas responsable vendedor(es). • El proceso requiere de todas las actividades para la obtención de bienes y servicios que incluyen: planeación, preparación y procesamiento de una requisición, fuentes de selección, licitación, evaluación, otorga y preparación de contrato, recibo y aceptación, pago y disposición final. • La Contratación Administrativa es un trabajo de equipo, donde mucha gente se une a cumplir con un fin común para servir las necesidades públicas.

8. CORRUPCION • ????????????

9. CORRUPCION • Banco Mundial • Es el uso del poder o un puesto público para beneficio propio • El uso de los recursos públicos para beneficio propio

10. CORRUPCIÓN • Chiquita • Personal • Grande • Gobierno • Política • Cultural =Tolerancia

11. CORRUPCIÓN • DEBILIDADES INSTITUCIONALES • NEGLIGENCIA • INCOMPETENCIA • IGNORANCIA • COMPADRÍSIMO • ARROGANCIA • NEPOTISMO • APATÍA • …….. ACTIVIDADES ILEGALES

12. IMPORTANCIA DE LA GOBERNABILIDAD DEMOCRATICA • La capacidad institucional es condición técnica para el desarrollo. • Históricamente los sistemas de adquisiciones públicos reflejaban sus patologías: corrupción, ineficiencia, formalismo exagerado, poca adaptación al mercado y falta de transparencia.

13. IMPORTANCIA DE LA GOBERNABILIDAD DEMOCRATICA • El desarrollo sostenible y equitativo requiere un Estado democrático, moderno y eficiente para: • Tener una relación eficiente entre Estado y mercado. • Formular y ejecutar políticas públicas y programas eficaces. • Tener transparencia en las acciones. • Tener un ambiente de confianza y estabilidad jurídica.

14. Identificación de necesidades Desaroollo de requerimientos y preparacion de licitaciones Aceptación de productos Ultimo día de garantía Resultados Proceso de Contratación Administrativa Publicación Calificación Firma de contrato Preparación Evaluación Ejecución Garantía

15. PERSPECTIVAS SOBRE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

16. FUNDAMENTOS • ENFOQUE • El Cliente Siempre Tiene la Razón • El Dueño del Dinero HACE las Reglas • El Comprador en control de las compras • OBJETIVO • Obtener el Mejor Valor sobre Inversion/Dinero

17. Elementos Fundamentales de las Adquisiciones • La Ley • Especificaciones Técnicas • Documentos de Licitación • Evaluación de Propuestas • Contratos y Entregas • Uso y Disposición

18. Retos a la Contratación Administrativa 1. Convertir el Proceso de Contratación de ser un “costo” y “peso” al comprador a una fase de Valor Agregado en el ciclo de vida del proyecto

19. Retos a la Contratación Administrativa 2. Equilibrar las expectativas del gobierno con la capacidad de la industria en presentar soluciones efectivas hoy

20. Retos a la Contratación Administrativa 3. Desarrollar un proceso de contratación administrativa que sea: Justo, abierto, transparente y defendible 4. Que cumpla con los calendarios de necesidades y contabilización responsable.

21. La Contratación Administrativa a nivel Empresa • Riesgos administrados desde la planeación • Responsabilidad y Cuentas definidas • Relación Cliente Vendedor definida • Disciplina y participación de terceros • Compensación atada a desempeño • Basado en un plan y caso de negocios

22. El Costo Total de Adquisiciones • Centra la responsabilidad en el usuario / solicitante • Enfoque en el Ciclo de Vida de bienes y servicios. • Maximiza ahorros, responsabilidad, controles internos, así como la eficiencia en la ejecución.

23. METODOLOGÍA PREVENTIVA El Monitoreo y Verificación de la Contratación Administrativa • Cubre el ciclo total de adquisiciones • Desarrollo, Publicación y Evaluación de licitaciones • Contratos, Entrega e Inspección de bienes y servicios • Un Servicio Ejecutado por una Entidad Independiente • Entrega Resultados al Gobierno y la Sociedad Civil

24. Los Resultados que ofrece el Monitoreo y Verificación son múltiples: • Combatir el fraude y la corrupción. • Aumentar la competencia entre empresas ofertantes • Mejorar la eficiencia y la transparencia de la gestión. • Genera ahorros, hace más productivo el gasto público. • Fortalecer la responsabilidad entre los ciudadanos y sus representantes • Generar confianza • Brinda transparencia al Proceso • Incrementa la eficiencia y productividad • Aprovecha las fuerzas de mercado • Incrementa la calidad de los bienes y servicios adquiridos.

25. El Monitoreo y Verificación de la Contratación Administrativa DEFINEN: • Productos y Servicios Requeridos • Especificaciones definidas y correctas • Precios competitivos • Lugar requerido • Tiempo y Fechas de Entregas • Cantidades Verificadas • Calidad Especifica • Etc......

26. El Monitoreo y Verificación de la Contratación Administrativa • CUBREN: • Documentos de Licitación • Licitación y condiciones • Guía para la preparación de ofertas • Términos de referencia o Especificaciones técnicas • Contratos • Condiciones técnicas y financieras • Legalidad • Que la información incluida es correcta y completa • Informes de Evaluación • Informe de Evaluación Técnica y Financiera • Cumplimiento de Requisitos Legales • Criterio de calificación final • Informe de Inspección de Bienes • Verificar la inspección y aceptación • confirma términos de calidad y cantidad

27. ESPECIFICACIONES TECNICAS La LLAVE al Exito en Adquisiciones

28. Siete Derechos de Adquisiciones • Productos y Servicios Adecuados • Condición • Precio • Lugar • Tiempo • Cantidad • Calidad

29. IDENTIFICACION DE: NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS • Que • Quien • Porque • Cuando • Donde

30. Comprar Valor Administrado • Análisis de Valor • …es un proceso sistemático multi-disciplinario basado en un equipo. Empezando en la ’fase de información' los costos y funciones de los productos o servicios son explorados en detalle.

31. Análisis de Valor • Una Estrategia • un compromiso de la gerencia y del personal • trabajo en equipo efectivo • entrenamientos en métodos de valor • un programa continuo de proyectos • contabilidad de costos exacta • auditoria financiera para monitorear resultados

32. Los Beneficios del Monitoreo de Adquisiciones • Efecto preventivo • Eficiencia • Puntualidad • Transparencia • Libera Recursos Financieros • Capacitación • Monitoreo Ex ante (evita que se cometan errores, del concepto hasta la entrega ) • Asegura cumplimiento con la Ley y las Reglas de Adquisición • Añade valor agregado (real)a los bienes y servicios contratados • Dificulta la corrupción

33. Perspectiva • La Ejecución Adecuada de Cada Fase, Asegura: • “Que lo que se recibe es exactamente lo que se contrató”

34. Revisión y Análisis de Contratos Activos • Se establece un circulo de revisión legal/administrativo de cumplimientos contra obligaciones • Se analizan las Especificaciones con los bienes y servicios entregados a la fecha por el contratista. • Se examina el historial y cambios o tropiezos del contrato en progreso • Se examinan todas las facturas y pagos realizados; con el fin de detectar sobrepago

35. GOBIERNO ELECTRONICO • El Gobierno electrónico aumenta la eficiencia, eficacia y transparencia de la acción gubernamental. • Sin embargo, sin cambio en las instituciones y los procesos hay el riesgo de que la tecnología de la información ayude a hacer más eficientemente lo que se hace mal. • Esta tecnología no aporta fórmulas mágicas.

37. La estrategia de gobierno electrónico debe ser parte de una estrategia de fortalecimiento de la gobernabilidad democrática: • es un reto de rediseño de instituciones, políticas y procesos, • no solamente de introducción de tecnología. • El Síndrome G.I.G.O.

38. Identificación de necesidades Desaroollo de requerimientos y preparacion de licitaciones Aceptación de productos Ultimo día de garantía Resultados Proceso de Contratación Administrativa Publicación Evaluacion Firma de contrato Preparación Licitación Ejecución Garantía

39. Estudios de Casos Nº 1 Medicamentos Nº 2 Helicópteros

40. VERIFICACIÓN DE ADQUISICIONES EL MINISTERIO DE SALUD PUBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL(MSPyAS)

41. ¿QUÉ ES UN CONTRATO ABIERTO? • Un tipo de licitación que permite la compra directa por ciertas unidades gubernamentales • Permite el control centralizado y la compra descentralizada • Identifica a los proveedores legítimos • Garantiza precios bajos • Garantiza la calidad de los productos • Impide las prácticas ineficientes y corruptas

42. EL SISTEMA NO FUNCIONA Por Que?: • MSPyAS carece de la capacidad técnica - administrativa para operar el sistema • Necesita optimizar su Sistema de Contratos Abiertos Solución: • Contrata una empresa privada experimentada para que ayude

43. ESTUDIA EL SISTEMA(y halla deficiencias) • MSPyAS tiene poca participación en el proceso de licitación • Las normas y los reglamentos de adquisición son imprecisos • El volumen de consumo de los productos se desconoce • No existen especificaciones técnicas de los productos • Los proveedores no son calificados • Los precios no se controlan • Hace falta control de calidad (no hay verificación) • No existen sanciones para los proveedores malos

44. SOLUCIONES • MSPyAS crea una unidad que participará activamente en el proceso de adquisición • : • prepara un pronóstico del consumo de productos • genera especificaciones técnicas para todos los productos • desarrolla herramientas y documentación para la adquisición • sugiere regulamentos y decretos administrativos de adquisición • Emisión de MPSyAS

45. PRONÓSTICO DE CONSUMO DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS • Ayuda al MSPyAS a llevar a cabo una encuesta nacional del consumo de fármacos • Efectúa un análisis de redundancia de los productos farmacéuticos • Resultado : Reducción de la lista de los productos requeridos de 1,600 a 800

46. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS • Genera una lista de productos farmacéuticos según los nombres genéricos • Requiere especificaciones en la rotulación • Establecen requisitos de empaque e indicaciones de almacenaje • Resultados: - Elimina la adquisición comercial, incrementando la competencia - Mejor calidad del producto - Dificulta la corrupción

47. Reglamentos • Establecer banda de precios de un máximo de un 3 % PENICILINA CRISTALINA 1996 1997 PRECIO MENOR Q 2.40 Q 1.80 PRECIO MAYOR Q 16.60 Q 1.86 • Pautas para seleccionar proveedores legítimos y económicamente sólidos: • Comprobación de su estatus legal (estatutos, registro comercial, etc..) • Emisión de garantía de licitación, garantía de cumplimiento • Sanciones a proveedores en incumplimiento • Resultados: 1996 > 160 proveedores 1887 > 45 proveedores

48. PROCEDIMIENTOS GUBERNAMENTALES • El gobierno garantiza la emisión del pago dentro de 30 días, incluye índice inflacionario • Los procedimientos y documentación entre oficinas gubernamentales se hacen estándar • Capacitación del personal de adquisición • Pautas y metodología de control de calidad

49. PROCESO DE ADQUISICIÓN • Desarrollo e implementación del llamado a licitación estándar • Cumplimiento estricto de pautas y reglamentos • Implementación de herramientas automatizadas: • Entregado de diskette previamente formateado a los licitantes para cotización de precios • Evaluación automatizada de ofertas; ingreso de cotizaciones para comparación directa automática • Evaluación de la oferta controlada por organizaciones profesionales no - gubernamentales

50. PARTICIPACIÓN DE EN MSPyAS Y IGSS