Administrativa

1. Administrativa I.ročník

2. Obsah • Základní výcvik ovládání klávesnice • Nácvik úpravy textu a normalizovaná úprava • Práce s prostředky reprografické techniky • Manipulace s písemnostmi • Cvičení verbální komunikace

3. I.Základní výcvik ovládání klávesnice10-prstová metoda

4. II. Nácvik úpravy textu a normalizovaná úprava • nastavení okrajů dokumentu • nastavení záhlaví, zápatí • formát písma • formát odstavce • odrážky a číslování • tvorba obsahu • základní tvorba tabulek • využití šablon

5. III. Práce s prostředky reprografické techniky • Tiskárny, kopírky • Multifunkční stroje • Použití zpětného projektoru • Použití dataprojektoru • Interaktivní tabule

6. Tiskárny • Jejich funkcí je vytisknout dokument – text, tabulky, obrázky, podle signálu z výstupu počítače • Typy tiskáren (nejpoužívanější): • Jehličkové • Inkoustové • Laserové

7. Jehličkové tiskárny • Píší úderem jehliček přes psací pásku na normální papír • Tisk je málo kvalitní, pomalý a hlučný

8. Inkoustové tiskárny • Tiskové hlavy obsahují barevný inkoust, který je v malých kapičkách vytlačován na papír • Tisk je rychlejší a kvalitnější • Nevýhodou je dražší provoz (nutno obnovovat inkoustové náplně)

9. Laserové tiskárny • Laserový paprsek dopadá na určitá místa rotačního válce → vzniklá statická elektřina přitahuje barvicí prášek (toner) → ten se stejným principem z válce přenese na papír nabitý statickou elektřinou s vyšším potenciálem → zažehlení toneru a vybití statické elektřiny

10. Laserové tiskárny - princip

11. Kopírky • Ve stolním i přenosném provedení slouží pro rozmnožování potřebného počtu kopií originálních předloh. • Požadavkem je minimální ztráta kvality předlohy, jednoduchá obsluha a nízká cena kopie. • Před vytisknutím požadovaného počtu kopií lze udělat různé úpravy – zmenšení, zvětšení …

12. Kopírky • Kopírky mohou být vybaveny automatickým zakladačem předloh, třídičem, řadičem kopií či zařízením na jednoduchou vazbu určitého počtu listů

13. Multifunkční stroje • Jedná se o zařízení s několika funkcemi najednou – umožňují tisk, skenování, kopírování či faxování

14. Zpětný projektor • Umožňuje promítání obrazu na průhledné podložce za denního světla. • Na průhledné podložce (folii) může být text napsán či nakreslen mastnou tužkou, lihovým fixem nebo natisknut pomocí inkoustové či lépe laserové tiskárny. • Text na folii musí být dostatečně veliký a vhodně zbarvený, aby byl dobře vidět.

15. Zpětný projektor • Minimální velikost černého písma je 5 mm (ve wordu velikost 16), vhodnější je používat písmo větší. • Aby nedošlo k znehodnocení hotových pomůcek, je potřeba je opatřit krycím papírem nebo uložit do průhledných obalů, jinak se folie mohou k sobě přilepit, a tím poškodit.

16. Zpětný projektor

17. Dataprojektor • Využívá se pro velkoplošné zobrazování počítačového či video signálu. • Není tedy sám zdrojem signálu, musí být vždy připojen na nějaké zařízení, jako např. PC, notebook, digitální fotoaparát, kameru … • Promítá se na jakoukoli světlou svislou plochu

18. Dataprojektor

19. Interaktivní tabule SmartBoard • Interaktivní tabule eBoard umožňuje kompletní ovládání Vašeho počítače prostřednictvím elektronického pera bez nutnosti použití myši nebo klávesnice. Lze provádět popis plochy počítače a ty pak ukládat jako jednotlivé listy prezentace např. pro výuku funkcí různých programů a aplikací nebo vytvářet vývojové diagramy, plány marketingu apod.Další možností je využití jako klasické bílé tabule pro školní výuku, kdy lze opět ukládat jednotlivé poznámky a ty pak uložit např. jako prezentaci PowerPoint, PDF soubor, obrázky atd. Již existující PowerPointové prezentace lze importovat, spustit, provádět anotace a ty pak uložit opět ve formátu PowerPoint.eBoard to je kompletní interaktivní ovládání Vašeho PC nebo pro vytváření působivých interaktivních prezentací a přednášek. Stačí pouze zapnout projektor. Interaktivní pero plně nahradí myš počítače nejen pro ovládání všech jeho funkcí ake umožní i popis a anotaci plochy počítače a uložení jako jednotlivých kroků jako listy prezentace. K dispozici je také možnost přímého sledování přednášky po interní síti a dokonce i přes internet. To znamená, že pokud budete chtít, tak obsah Vaši přednášku může sledovat kdokoliv na svém počítači třeba na druhém konci světa...Sada obsahuje Interaktivní pero a tabuli s USB kabelem na propojení s počítačem. Baterie jsou součástí dodávky stejně jako instalační SW a česká lokalizace. Tabule se propojí s PC pomocí dodávané USB kabeláže.Po instalaci SW proběhne krátká kalibrace snímací plochy a zařízení je připraveno k použití.Hotové prezentace lze uložit např. jako PDF soubor, PowerPointovou prezentaci apod. napíklad pro snadné rozeslání účastníkům emailem.

20. IV. Manipulace s písemnostmi • Základní pojmy • Příjem, třídění a zapisování písemností • Doručování a oběh písemností • Vyřizování písemností • Podepisování a odesílání písemností • Ukládání a vyřazování písemností

21. Základní pojmy • Spisový řád →interní předpis pro vedení spisové služby (součástí je i spisový plán) • Ve spisovém řádu je určeno: • Kdo je pověřen vybíráním písemností z poštovní přihrádky na poště • Kde se soustřeďují došlé a odesílané písemnosti • Které písemnosti se zapisují • Jak formálně upravovat písemnosti • Kdo je oprávněn podepisovat písemnosti • Jakými způsoby se písemnosti odesílají • Jak se písemnosti ukládají, archivují a vyřazují

22. Spisový plán →schéma pro označování vyřízených a vyhotovených písemností • Spis →písemný dokument vzniklý při obchodním či úředním jednání • Spisovna →slouží k ukládání všech vyřízených písemností do doby skartace • Skartační řád →upravuje postup při vyřazování záznamů

23. Archivní řád →stanovuje kritéria pro posuzování písemností a podrobnosti skartačního řízení • Spisová značka • Určuje, komu bude písemnost předána k vyřízení • Číselné označení: 0 – ředitel, 1 – obchodní oddělení, 1.1 – obchodní ředitel… • Písemné označení: Ř – ředitel, OŘ – obchodní ředitel … • Je součástí korespondenční značky a v dopisech se uvádí jako „naše značka“

24. Příjem, třídění a zapisování písemností • Došlé písemnosti se soustřeďují v sekretariátu či v podatelně. • Při příjmu je potřeba zkontrolovat písemnosti, roztřídit je a u doporučených zásilek potvrdit příjem • Došlé písemnosti se opatřují v pravém horním rohu podacím razítkem zde se doplní datum, pořadové číslo, počet příloh a zkratka osoby, které je písemnost adresována (spisová značka)

25. Důležité písemnosti se zapisují (do PC či knihy došlé pošty), aby byl přehled o tom, které písemnosti došly, komu byly předány k vyřízení a zda byly vyřízeny včas.

26. Doručování a oběh písemností • Doručování písemností má být rychlé, aby se na žádném pracovišti nezdržovaly dlouho a nehromadily se. • Doručování písemností mezi odděleními, předkládání vypracovaných písemných vyřízení k podpisu a odnášení do výpravny se nazývá oběh písemností.

27. Vyřizování písemností • Písemnosti je nutné vyřizovat pokud možno ihned – je to dobrou vizitkou firmy • Lhůty k vyřízení jsou stanoveny právními předpisy, firemním spisovým řádem, nebo přímo pisatelem dopisu.

28. Postup při vyřizování písemností: • Dopisy, které nevyžadují zvláštní přípravy, by se měly vyřizovat ihned tzn. týžden • Dopisy, u kterých pisatel žádá odpověď obratem, by měly být vyřízeny druhý den po doručení písemnosti P O Z O R : je nutné posílat dopis express, aby došel druhý den • Složitější dopisy by měly být vyřízeny do týdne • Nelze-li písemnosti vyřídit ve výše uvedených lhůtách, měly bychom o tom pisatele informovat a uvézt důvod prodlení.

29. Podepisování a odesílání písemností • Podepisování písemností je v podnicích upraveno podpisovým řádem • Každý dopis musí být vlastnoručně podepsán. • Po podpisu není dovoleno v písemnosti ani v přílohách cokoli měnit či dopisovat.

30. Pro rozsah podpisového oprávnění platí většinou tyto pravidla: • Řadový pracovník musí podpisovat písemnosti jen v mezích své pravomoci • Referent z pravidla podepisuje písemnosti, které mají přípravnou podobu a neobsahují rozhodnutí • Vedoucí odboru podepisuje důležitá nikoliv však zásadní rozhodnutí • Náměstek ředitele podepisuje důležitá rozhodnutí, která však nejsou vyhrazena řediteli (může však podepisovat za ředitele v jeho nepřítomnosti, pokud je k tomu pověřen) • Ředitelpodepisuje pouze písemnosti základního charakteru

31. Dopisy běžně podepisuje jen jedna osoba, někdy je však nutné podpisů více, pak se vlevo podepisuje pracovník funkčně vyšší a vpravo pracovník funkčně nižší • Na stroji se může předepsat jméno a funkce pracovníka, jeho podpis se umístí pod nebo nad tento údaj • Odesílání písemností zajišťuje sekretariát či podatelna. • Písemnosti určené k odeslání se evidují v knize odeslané pošty či v PC.

32. Podepisování písemností – právní odpovědnost • PODPIS – znamená, že oprávněná osoba písemnost podepisuje jménem a na odpovědnost podniku a bere odpovědnost za obsah písemnosti • PARAFA (zkrácený podpis, podpisová značka) – znamená, že pracovník, který písemnost parafoval, je s obsahem seznámen a bere odpovědnost za obsah písemnosti

33. Ukládání a vyřazování písemností • Vyřízené písemnosti – originály došlých a kopie odeslaných dopisů – se ukládají v příručních registraturách. • Po určité době, kdy už nejsou běžně potřebné, se předají do spisovny. • Po uplynutí uschovací lhůty se vyřazují.

34. Vyřazování – skartace – je plánovitý výběr písemností, u nichž skončily uschovací lhůty a které už nejsou v podniku potřebné. • Skartační znaky: • A x (archiválie, počet let) – jak dlouho se bude uschovávat • V x (výběr, počet let) – stanoví, po kolika letech se provede odborný a archivní výběr • S x (skartace, počet let) – po jak dlouhé době je písemnost určena ke skartaci

35. V. Cvičení verbální komunikace • nácvik rétoriky • obchodní rozhovory • obchodní jednání

36. Administrativa II.ročník

37. Obsah: • Význam a základní pravidla písemného styku • Tvorba obchodního dopisu • Písemnosti při obchodování • Písemnosti při organizování a řízení podniku • Personální písemnosti • Písemnosti právního charakteru • Písemnosti hotelového charakteru

38. I. Význam a základní pravidla Rozdělení písemností I. obecné rozdělení • obchodní • úřední II.rozdělení podle obsahu • písemnosti při obchodování • písemnosti při organizaci a řízení podniku • právní písemnosti • písemnosti ve styku s peněžními ústavy interní externí

39. II. Tvorba obchodního dopisu • úpravu písemností stanovují normy ČSN a DIN • písmo – velikost 10-16 • řádkování – jednoduché, začíná se vždy od levé svislice, odstavce se vytvářejí volným řádkem • zarovnání textu – do bloku • text – se zarovnává k levé svislici

40. adresa – nesmí přesahovat 6 řádků • umístění adresy odesílatele: • v záhlaví • v levém rohu (obálka s adresným okénkem) • umístění adresy adresáta: • do adresového pásma (obálky s předtiskem) • v pravém rohu (obálky bez předtisku) • v levém rohu

41. Možnosti umístění adresyI. NOVAKO, spol. s.r.o. Kopečná 3, 692 01 Mikulov Jan Novák Evropská 6 160 00 Praha 6

42. II. NOVAKO, spol. s.r.o. Jan Novák Kopečná 3 Evropská 6 692 01 Mikulov 160 00 Praha 6

43. odvolací údaj–údaj sloužící pro další komunikaci -umístěný mezi adresami • doplňující údaje – tel., fax, IČ, DIČ - umístění v zápatí • podpis – pod vlastnoruční podpis se píše jméno, příjmení a funkce pracovníka • přílohy – poznámka Přílohy se umisťuje k levé svislici po vynechání dvou řádků od podpisu

44. Struktura obchodního dopisu záhlaví - adresa odesílatele odvolací údaj adresa adresáta datum věc text pozdrav podpis zápatí

45. III. Písemnosti při obchodování • písemnosti při uzavírání obchodních smluv • písemnosti při plnění obchodních smluv • písemnosti při porušování obchodních smluv

46. Písemnosti při uzavírání obchodních smluv • poptávka • nabídka - vyžádaná - nevyžádaná • žádost o úpravu nabídky • úprava nabídky • objednávka • potvrzení objednávky

47. Poptávka • je písemnost, kterou kupující hledá vhodného prodávajícího. Základní náležitosti: • druh, jakost a množství zboží • žádost o vzorky • návrh dodacích podmínek

48. Pro-doma a.s., Benešova 2, Praha 8 Pro/IV/8 Adresa adresáta Praha 1.1.2006 Poptávka po mobilních telefonech Vážený pane řediteli, od našich obchodním partnerů jsme se dozvěděli, že vyrábíte…………… Měli bychom zájem o vaše výrobky a proto Vás žádáme o zaslání nabídky včetně vzorků……………. S pozdravem Jan Novák (obchodní referent) Tel. Fax: IČ DIČ

49. Nabídka • je návrhem na uzavření kupní smlouvy Základní náležitosti: • popis nabízeného zboží nebo služby • množství a cenu • dodací, přepravní a platební podmínky • výzvu k objednávce

50. Nevyžádaná nabídka • vychází-li z iniciativy prodávajícího • inzertní nabídky, propagační odpovědní dopisnice Vyžádaná nabídka • odpovídá-li na poptávku kupujícího