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行政文秘工作中 Excel 的应用（初级）

行政文秘工作中 Excel 的应用（初级）. 图书馆流通部 仰永菊. 2012-11-19. 认识 Excel 工作簿. Excel 工作簿 介绍页面：标题栏，工作表，选项卡，功能区，滚动条等 新建，保存 ( 自动恢复时间设置，密码保存）. 认识 Excel 工作表. Excel 工作表 工作表的新建，复制 重命名，改变颜色. 查找时选择工作簿、工作表有何区别？. Excel 表的建立. Excel 表头设计 表头内容形成：输入，复制，自动生成（日期，工作日，自定义） 单元格的合并 ( 行，列，区域） 单元格斜线画法（一条，二条）. 浏览 Excel 表.

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行政文秘工作中 Excel 的应用（初级）

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Presentation Transcript

  1. 行政文秘工作中Excel的应用（初级） 图书馆流通部 仰永菊 2012-11-19

  2. 认识Excel工作簿 Excel工作簿 介绍页面：标题栏，工作表，选项卡，功能区，滚动条等 新建，保存(自动恢复时间设置，密码保存）

  3. 认识Excel工作表 Excel工作表 工作表的新建，复制 重命名，改变颜色 查找时选择工作簿、工作表有何区别？

  4. Excel表的建立 Excel表头设计 表头内容形成：输入，复制，自动生成（日期，工作日，自定义） 单元格的合并(行，列，区域） 单元格斜线画法（一条，二条）

  5. 浏览Excel表 浏览Excel表 冻结窗口：冻结行，列，单元格 新建窗口

  6. Excel表单元格格式设置 Excel表单元格格式设计 行宽设置（菜单，快捷方式） 字体设计，填充颜色，单元格边框（像皮擦利用） 单元格插入（整行，整列，单元格） 单元格对齐方式：自动换行，强行换行（ALT+回车），缩小字体填充 1.如何自动换行？2.如何强行换行？ 3 .选择单元格时，+ctrl与+shift有何区别

  7. Excel表内容复制、粘贴 选择性粘贴 数值，值和数字格式 公式，公式和数字格式 转置

  8. Excel表内容的删除 删除：橡皮擦利用 删除内容，删除格式，全部清除

  9. Excel表的打印 打印 打印选择：PDF、WPS、纸质 设置页面:页面，面边距，页眉页脚，工作表 1．如何让表头在每一 页都能打印出来？2．如何设置起始页为18页？ 3．如何在页脚显示出　　页码/总页数？ 起始页为18页

  10. Excel表的打印 打印 打印预览的利用

  11. Excel表的打印 分页预览 预览文档打印时的分页位置，调整打印页面

  12. Excel表的打印 打印 标签打印向导加载

  13. Excel表的打印 打印标签向导

  14. 数据有效性利用 设置上：整数，小数，日期，时间，序列，文本长度，自定义（公式）等 输入信息：输入内容提示语 出错警告：停止，警告，信息 步骤：数据→数据有效性 • 数据有效性利用打印 如何设置提示？ 如何设置序列？

  15. 条件格式应用 突出显示单元格规则：(大于，小于，包含） 选项选取规则：前10，后10，高于平均值 • 条件格式应用

  16. 单元格数据分列，合并 数据分列：数据-分列-三步骤（选择分列符） 数据合并：利用“&”符，公式（=A1&〝/〞&B1） 单元格数据分列、合并

  17. 排序作用 便于查看将数据组按需求，递增或递减重新排列方式 排序种类 使用简单排序：“升序”按钮排序;“排序”对话框排序 高级排序：编辑多个关键字排序 删除排序 • 数据排序

  18. 筛选作用 显示满足某条件的记录，隐藏其他 筛选种类 自动筛选：所选单元格值进行筛选，自动筛选前10，大于平均值等。 自定义或关键字筛选 • 数据筛选

  19. 筛选种类 高级筛选 删除重复项 • 数据筛选 ①区域 ③单击 ②条件 ④单击 ⑥单击 ⑤选中

  20. 汇总作用 通过数据字段对数据表格进行分类汇总，方式有求和，计数，平均值，最大、小值。 分类汇总步骤 排序 • 数据分类汇总

  21. 分类汇总步骤 按关键字分类汇总：求和，计数，平均值 • 数据分类汇总 点击1，2，3 显示不同结果

  22. 分类汇总步骤 分级（二级）分类汇总 • 数据分类汇总 取消选项

  23. 分类汇总步骤 复制分类汇总结果（确定-CTRL+C-CTRL+V) 删除分类汇总 • 数据分类汇总

  24. 常用公式符号 简单的公式运算符号 算术运算符：+、-、*、/、^——加、减、乘、除、乘方 比较运算符：=，>,<,>=,<=,<> 文本运算：& $——引用符（$A$1绝对单元格，A$1绝对行，$A1绝对列） 相对引用：A3相对引用 绝对引用: C1为绝对引用 混合引用: A3-A3*$C$1 23/39

  25. 求和 求和 直接输入或选中单元格：=B4+B5+B6+B7+B8+B1 SUM:某一单元格区域中所有数字求和

  26. 函数COUNT COUNT：计算区域中包含数字的单元格个数 统计区域（A3:I5)包含数字单元格个数

  27. COUNTA：计算区域中非空单元格的个数 统计区域（A3:I5)非空单元格个数 函数COUNTA 26/39

  28. COUNTIF：计算区域中满足给定条件的单元格数目统计(c4:bl4)中，时间早于或等于8：30的个数COUNTIF：计算区域中满足给定条件的单元格数目统计(c4:bl4)中，时间早于或等于8：30的个数 函数COUNTIF 27/39

  29. 案例 根据身份证利用MID函数计算出期出生日期：=TEXT(MID(B3,7,8),"0000-00-00") 用DATEDIF函数计算出年龄：=DATEDIF(C3,$C$1,"Y") 用IF函数表示出是否满足上学条件：=IF(D3>=6,"能","否")

  30. 没了谢谢您的参与! 没了 谢谢您的参与!

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