KONCEPT I DIZAJN DOGA ĐAJA

1. KONCEPT I DIZAJN DOGAĐAJA Doc dr Predrag Cvetičanin 6. Mart 2014

2. KONCEPT DOGAĐAJA Doc dr Predrag Cvetičanin 6. Mart 2014

3. KONCEPT DOGAĐAJA • Prilikom razvoja koncepta treba razmotriti mnoge elemente, među kojima su svrha događaja, tema događaja, mesto, publika, dostupni resursi, vreme održavanja događaja i sposobnosti organizacijskog tima. • Najvažniji od svih je svrha, iako je ona čvrsto povezana sa temom i lokacijom.

4. SVRHA DOGAĐAJA • Svrha događanja trebalo bi da bude osnova svih organizacijskih planova. • Pitanje šta želimo da postignemo našim događajem? • Iako je glavni smisao većine događaja ostvariti dobiti, ipak postoje i ona kojima to nije cilj.

5. TEMA DOGAĐAJA • Tema događaja trebalo bi da bude povezana sa svrhom. Takođe bi trebalo da u potpunosti bude u saglasnosti sa potrebama gostiju i dosledna u svim elementima. • Većina događaja odabire dizajn i boje koje se onda koriste u svim predmetima i rekvizitima kao što su ulaznice, programi, odeća, unutrašnje uređenje, plakati i suveniri. Ta tehnika omogućava učesnicima da se poistovete sa temom. • Prilikom smišljanja ideja za temu događaja, bitno je razmotriti celi raspon prikladnih mesta, te uvvek imati na umu budžetska i druga organičenja

6. TEMA DOGAĐAJA • Potencijalne teme su bezbrojne, odnosno ograničene samo našom maštom i dubinom džepa klijenta. • Teme mogu biti npr. • Istorijske • Geografske i kulturne • Sportske • Filmske, muzičke ili zabavne • Umetničke • Gastronomske • Povezane sa raznim predmetima (cveće, životinje, brodovi...)

7. MESTO ODRŽAVANJA DOGAĐAJA • Organizator događaja mora pažljivo razmotriti sve posledice odabira nekonvencionalnog prostora umesto standardnih prostora koji iziskuju jedino unutrašnje uređenje u skladu sa odabrnom temom. Osvetljenje, zvuk i catering mnogo je teže organizovati u posebnim uslovima i prostorima. • Moramo se uvek voditi time da pronađemo prostor koji najbolje odgovara zahtevima klijenta i potrebama publike, a po najnižoj mogućnoj ceni

8. MESTO ODRŽAVANJA DOGAĐAJA • Pri odabiru mesta organizator mora imati na umu više činilaca među kojima su: • Sposobnost događaja da ostvari svrhu događaja • Okolina • Lokacija • Blizina javnog prevoza • Parkiralište • Broj sedećih mesta • Karakteristike prostora (npr. pozornice) • Trošak uređenja, ozvučenja, osvetlenja • Trošak rada • Logistika potrebna za postavljanje opreme • Organizacija hrane i pića • Sigurnost

9. PUBLIKA I FINANSIJSKA PITANJA • PUBLIKA • Pre nego što se u potpunosti odredi koncept događaja treba uzeti u obzir potrebe svih sudeonika (sportistkinja u invalidskim kolicima koja je trebalo da održi govor na proslavi) • FINANSIJSKA PITANJA • Početne finansijske procene lako mogu izmaći nadzoru, a izbor koncepta te probleme može dodatno pogoršati. Ideje koje su u ostalim elementima dobre, ali koje su finansijski neisplative, trebalo bi odmah odbaciti. S druge strane, moguće je izraditi koncept koji je neverovatno jednostavan, a istovremeno finansijski vrlo efektivan.

10. VREME ODRŽAVANJA DOGAĐAJA • Vreme održavanja događaja često zavisi od godišnjeg doba ili vremena. • Na primer, festival jala i vina bolje je organizovati u ranu jesen ili u sred leta kada je vrućina i za gledaoca i za učesnike nepodnošljiva. Sredina zime sigurno nije vreme za održavanje izložbe cveća. • Iako se ovakve stvari čine očiglednima, iznenađujuće je veliki broj događaja koji se održava u potpuno neprikladno vreme. • Televizijski prenos događaja međunarodnoj publici nameće još jedno vremensko ograničenje

11. VREME ODRŽAVANJA DOGAĐAJA • Prilikom procene koncepta određenog događanja moraju se uzeti u obzir sledeća četiri vremenska činioca: • Godišnje doba • Dan u nedelji • Doba dana • Trajanje • Ako se događaji zakažu za termin koji je preblizu praznika ili drugih događanja u zajednici, posećenost bi mogla da bude vrlo niska (kod nas treba posebno voditi računa o verskim praznicima)

12. ORGANIZACIONI TIM I INTERESNE GRUPE • Sposobnosti organizacijskog tima, kao i sposobnosti kooperanata, na primer tehničara svetla i uslužnih radnika cateringa, važan su činilac u razvoju koncepta. • Druge interesne grupe, poput policije, hitne pomoći i Agencije za zaštitu okolina, te lokalnih vlasti zaduženih za tranzit, imaju posebne zahteve prema organizatorima koji bi mogli usloviti izvodljivost događaja, te ih stoga treba dobro proučiti.

13. ANALIZA KONCEPTA DOGAĐAJA Doc dr Predrag Cvetičanin 6. mart 2014

14. AKTIVNOSTI KONKURENCIJE • Pre nego što se započne sa organizacijom bilo kakvog događaja, nužno je analizirati konkurenciju. • Potrebno je proučiti vreme održavanja i trajanje drugih događaja, čak i ako nemaju veze sa našim. • Pojedinci raspolažu ograničenim sredstvima, te festivali i razna događanja ne predstavljaju nužnu stavku u porodičnim i turističkim budžetima.

15. REGULACIJA • Veliki broj zakona i regulativnih odredbi utiče na održavanje događaja i oni mogu u znatnoj meri ograničiti organizatorovu kreativnost. • O mnogim aspektima poput parkiranja, saobraćaja, uticaja na susedstvo, posebnog vremena održavanja i budke, organizator mora da se dogovori sa predstavnicima lokalnih i državnih vlasti.

16. MARKETING • Pitanje kako prodati događaj vrlo je bitan deo početnog planiranja, budući da je trenutak u kome počinjemo s marketinškim aktivnostima ključan. • Da li je potrebno početi s oglašavanjem mesecima ranije ili samo jedan dan ili nedelju dana ranije. Hoće li uopšte biti posetilaca? Kako ćemo ih podstaći da dođu? Koje medije treba koristiti za oglašavanje (lokalnu televizijsku stanicu, radio, časopise, novine, direktnu poštu, itd). • Da bi nas publika prepoznala, mi moramo poznavati nju.

17. UTICAJ NA ZAJEDNICU • Uticaj događanja na lokalnu i širu zajednicu i na ostale vrlo je važan činilac u fazi planiranja. • Lokalni lobiji mogu stvarati brojne poteškoće nepripremljenim organizatorima, pa je nužno objasniti kakvu korist zajednica može imati od događaja, a i druge uticaje treba uzeti u obzir prilikom izrade predloga događaja.

18. RIZIK • Morati biti svesni da za većinu događaja vremenske prilike predstavljaju najveći rizik za posećenost i uživanje posetilaca. • Mere kojima je svrha neutralizacija uticaja vremenskih prilika nužan su aspekt planiranja događaja. • Takođe moramo biti svesni da su premije osiguranja povezane sa procenjenim rizikom sigurnosti učesnika

19. RIZIK • Upravljanje rizicima jedan je od najvažnijih poslova organizatora događaja. Za organizatora povezanost sa propalim događajem ne predstavlja samo ograničenje u karijeri, već i pravu katastrofu. Neće mu se više pružiti prilika da organizuje događaje, što znači da će morati da razmisli o drugoj, potpuno različitoj karijeri. To će posebno biti slučaj ako neko na događaju bude povređen ili ako događaj finansijski propadne. • Rizik je kod drugih poslova ravnomernije raspoređen nego za organizatore događaja. Loš poslovni dan za kompaniju koja neki posao obavlja tokom cele godine nije toliko problematičan kao loš dan na jednodnevnom događanju

20. PRIHODI I TROŠKOVI • Gubitak novca je najbrži način da nestanete iz delatnosti organizacije događaja. • Utoliko koncept događaja (kao i investicije u dizajn događaja) iziskuje vrlo pažljivu analizu

21. DIZAJN DOGAĐAJA Doc dr Predrag Cvetičanin 6. mart 2014

22. DIZAJN DOGAĐAJA • Konzistentnost i povezanost sa svrhom događaja ključni su elementi kreativnog procesa dizajna događaja. • Glavi kreativni elementi koji se moraju imati u vidu uključuju temu događaja, uređenje prostora , dobavljače, tehničke uslove, zabavu, catering

23. TEMA DOGAĐAJA • Prema Goldblattu (1997) tema bi trebalo da bude privlačna svim čulima: dodiru, mirisu, ukusu, vidu i sluhu. • Ako je cilj događanja stvoriti jedinstveno i nezaboravno iskustvo za posetioce, onda će delovanje na sva čula pozitivno doprineti takvom ishodu. • Pri planiranju, npr. prilikom izbora muzike, važno je imati na umu potrebe publike. Kao što svi znamo, muzički ukus i poželjna jačina zvuka se veoma razlikuju kod različitih vsta publike.

24. UREĐENJE PROSTORA • Ovom se kreativnom elementu često posvećuje premalo pažnje. • Često preveliki ili premali prostor, prejako ili preblago osvetljenje, ograničene mogućnosti za druženje sa drugim posetiocima i učesnicima dovodi do toga da se posetioci osećaju neprijatno. • Posetioci moraju ugodno popuniti prostor kako bi se stvorila pozitivna atmosfera. Ovo se posebno odnosi na privatne događaje (proslave, rođendane, venčanja, itd) • Takođe treba voditi računa o različitim dekorativnim elementima: rekvizitima, zavesama, stolnjacima, cvetinim aranžmanima. Treba imati u vidu da iznajmljivanje može znatno smanjiti troškove.

25. DOBAVLJAČI • Dobri odnosi sa dobavljačima svih vrsta roba i usluga osiguraće nam kvalitetne proizvode, uključujući najsvežije cveće i najbolje prehrambene proizvode na tržištu. • Za vreme održavanja većine velikih događaja, dobavljači su pod velikim pritiskom svojih klijenata koji traže robu najboljeg kvaliteta i to u mnogo većim količinama nego inače. • U takvoj situaciji je dobar, dugotrajan odnosa sa dobavljačima od neprocenjive vrednosti.

26. TEHNIČKI USLOVI • Retki su događaji na kojima ne dođe bar do neke tehničke greške. Ako ne postoji način da se u potpunosti izbegnu, postoje načini da se mogućnosti za greške smanje. A smetnje uzrokovane greškama organizatora su neoprostive. Moramo imati rezervne mikrofone, struja mora biti osigurana, pozornica i video ekrani moraju biti vidljivi svima u publici. Nova tehnologija posebno ako se koristi za predstavljanje novih proizvoda mora se temeljno ispitati tako da se napravi nekoliko probnih pokušaja. Mora postojati i rezervni sistem (zvuka, svetla, za projekciju...)

27. ZABAVA • Kod nekih događaja je zabava središnje pitanje; kod drugih je sporedna. • Najvažnije je to da zabava mora odgovarati svrsi događaja, a ne od nje odudarati. • Prilikom donošenja ove odluke važno je pažljivo razmotriti potrebe publike.

28. CATERING • Učesnicima nekog događaja ništa ne smeta toliko koliko čekanje na uslugu i loša hrana – osim možda nedostatka WC-a. Posetioci će možda i imati strpljenja s kašnjenjem drugih stvari, no biće jako iznervirani ako budu morali da provedu sate u dugim redovima, posebno ako su daleko od zbivanja. Kvalitet i odabir hrane na mnogim događajima znaju da budu loši i neverovatno skupi, pa se ovaj činilac mora uzeti u obzir prilikom planiranja. • Kreativno planiranje događaja često traži jedinstvenu ili neobičnu hranu ili pića, čija nabavka može duže potrajati, a možda će se morati i uvesti. Vreme, isto kao i uvoz, znači novac, te oboje može pridoneti porastu troškova

29. IZVODLJIVOST DOGAĐAJA Doc dr Predrag Cvetičanin 6. mart 2014

30. LOGISTIKA DOGAĐAJA • Tokom izrade koncepta događaja, u obzir se moraju uzeti sledeći logistički elementi: • Pristup mestu održavanja događaja (npr. može li se vozilima prići dovoljno blizu kako bi se obavio istovar ili kako bismo se parkirali?) • Fizička ograničenja (npr. hoće li veličina ili oblik stepenica onemogućiti prenošenje teške opreme?) • Dimenzija prostora (da li je prostor možda previsok, prenizak, preuzak, itd?) • Frižideri i zamrzivači (jesu li dovoljno veliki da se u njima odloži dovoljno hrane i pića

31. LOGISTIKA DOGAĐAJA • WC-i (da li je potrebno unajmiti posebno osoblje za čišćenje ili to mogu da uzgred urade članovi našeg tima?) • Čišćenje prostora (da li je potrebno unajmiti posebno osoblje/kompaniju za čišćenje ili to mogu da urade članovi našeg tima?) • Catering (hoće li biti ikakvih fizičkih problema sa transportom, čuvanjem i serviranjem hrane?) • Sigurnost (da li su svi izlazi u slučaju opasnosti, vatrogasne procedure, prva pomoć itd spremni?) • Mogućnost nastanka štete na prostoru (postoji li opasnost da se uništi neki deo nameštaja, scenografije ili drugih delova prostora?) • Osiguranje osnovnih usluga (jesu li u prostoru voda i struja uključeni?)

32. IZVODLJIVOST • Mnoga se događanja u celom svetu otkazuju zbog raznih vrsta rizika, među kojima je od posebnog značaja finansijski rizik. Kako bismo odredili stepen izvodivosti događaja, potrebno je sprovesti pažljivo ispitivanje izvodljivosti i detaljnu analizu potencijalnih rizika. • Predviđanje rizika i planiranje preventivnih mera može umanjiti odgovornost kompanije za organizaciju događaja. Na kraju, međutim, nikako ne bi trebalo nastaviti sa organizacijom događaja ukoliko se na pitanje „Da li je ovaj događaj izvodiv?“ ne može bez zadrške pozitivno odgovoriti.

33. KLJUČEVI USPEHA • Ernst i Jang, savetnici za Olimpijske igre, nagrade EMI i PGA tours, definisali su sledeće ključeve uspeha: • Da li je održavanje događaja dobra zamisao? • Imamo li sve veštine potrebne za planiranje i upravljanje događajem? • Ima li događanje podršku zajednice? • Postoji li u zajednici potrebna infrastruktura?

34. KLJUČEVI USPEHA • Možemo li pronađi prostor za održavanje događaja po prihvatljivoj ceni? • Hoće li događaj privući publiku? • Hoće li događaj imati podršku u medijima? • Hoće li događaj biti finansijski isplativ? • Jesu li kriterijumi za ocenu uspeha razumni? • Koji su rizici?

35. IZVODLJIVOST DOGAĐAJA • Da li je organizovanje događaja dobra zamisao? • Na ovo pitanje se odgovara postavljajući sebi pitanja: • Da li imamo potrebne veštine za njegovo organizovanje? I • Da li organizovanje događaja ima podršku zajednice? Analiza podrške u zajednici mora uzeti u obzir mišljenja svih interesno-uticajnih grupa? • Postoji li u zajednici potrebna infrastruktura

36. PROSTOR • Za većinu organizatora trošak najma prostora je ključni činilac. Mnogi nastoje da uštede novac unajmljivanjem šatora ili nadstrešnica, te korišćenjem privremenog smeštaja, no ovo se može pokazati kao pogrešan način štednje, jer su često uređenje, osvetljenje, struja i catering u takvim prostorima skuplji i riskantniji. • Prednost posebnih dvorana je u već isprobanim i dokazanim objektima, sigurnosnim planovima i osiguranju, kao i brojnim drugim osobinama. Ako se radi o zabavnom događaju, lokacija i cena prostora imaće ključni uticaj na određivanje cene i na reklamu.

37. PROSTOR • Trošak za zakup prostora takođe zavisi o vremenu za koje je potrebno. U nekim slučajevima poslovi postavljanja i rastavljanja kulisa, opreme ili eksponata su prilično dugotrajni, pa će i troškovi najma biti viši od očekivanih. • Sajmovi automobila i brodova dobri su primeri za ovo, budući da je njihovo postavljanje logistički vrlo zahtevno. Goldblatt (1997) tu i slične pojave naziva vremenskim/prostornim/temporalnim zakonima, pri čemu ističe da stvarna fizička veličina prostora određuje potrebno vreme. • U slučaju vrednih eksponata, osiguranje je od posebne važnosti jer se može dogoditi da neki od skupih predmeta nestanu (sajam automobila u Australiji)

38. PUBLIKA • Lokacija prostora ili mesta događaja ključna je za privlačenje onog broja posetilaca koji nam je potreban da bi događanje bilo uspešno. Identifikovanje publike je ključni element planiranja za organizatore događaja. • Prilikom planiranja izvodljivosti događaja treba obaviti istraživanje tržišta radi identifikovanja novih trendova. Na raspolaganju nam je i širok raspon izveštaja odbora za turizam na gradskom, regionalnom ili državnom nivou.

39. MEDIJSKA PODRŠKA • Medijska podrška je izuzetno bitna. Hoće li događaj privući nacionalnu ili međunarodnu pažnju, kao u slučaju Olimpijskih igara ili samo pažnju lokalne radio stanice ili gradskih novina zavisi od vrste događaja. • Mudri organizatori će proučiti sve dostupne medije. I pokušati da odrede koje od medija potencijalni posetioci najviše koriste za informisanje. Na primer, ako se radi o događaju za decu, organizatori bi trebalo da provere koje su televizijske stanice, radijske emisije, novine i časopisi najpopularniji među roditeljima u toj zajednici.

40. FINANSIJSKA ISPLATIVOST • Ako je organizacija događaja finansijski isplativa i zajednici donosi mnoge koristi, organizator će biti u mogućnosti da odbaci većinu prigovora. Međutim, ako nije isplativo, imaće kratak životni vek. • Sajam poljoprivrednika verovatno neće doneti ogromnu dobit, niti prikupiti značajna sredstva u dobrotvorne svrhe, ali bi mogao da doprinese duhu zajedništva, te lokalnoj zajednici doneti neopipljive koristi. Na primer, mogao da doprinese rastu reputacije lokalnih poljoprivrednih proizvoda, što bi moglo privući ulaganja u proizvode koji su uzgojeni na tim farmama.

41. FINANSIJSKA ISPLATIVOST • Kod većine događaja odluka i ceni ulaznice za posetioce ili gledaoce izuzetno je važna, kao i vreme donošenja te odluke. Ulaznice se ne mogu pustiti u prodaju dan nakon događaja, kao ni suveniri proizvedeni za događanje. Neuspešna prodaja majica, kapa i CD-a za događanje predstavlja izgubljene prihode. Čak ni kancelarijska prodajna mesta koja prodaju hranu i piće nemaju drugu priliku za prodaju.

42. FINANSIJSKA ISPLATIVOST • Koncept „tačke pokrivanja“ – pažljiv pristup izradi budžeta bi trebalo organizatoru da omogući sticanje jasne slike o tome koliki će biti troškovi povezani sa događajem, što je vrlo bitno prilikom donošenja odluke o tome koliko će naplatiti ulaznice. • Pre nego što odredimo cenu ulaznica, treba razumeti lokalno tržište i očekivanja potrošača u pogledu vrednosti koju očekuju za svoj novac.

43. FINANSIJSKA ISPLATIVOST • Finansijske odluke neprofitnih organizacija strogu su ograničene budžetom, koji često određuje neko drugo telo (npr. uprava neprofitne organizacije). • Kad klijent plaća za organizaciju nekog događaja, kompanija koja se bavi organizacijom izrađuje budžet za događanje na temelju vrlo jasnih klijentovih očekivanja o koristima koje će mu događanje doneti.

44. KRITERIJUMI ZA OCENU USPEHA • Kriterijumi prema kojima se ocenjuje uspeh događaja veoma se razlikuju. Uspeh Olimpijskih igara prosuđuje se prema reakcijama međunarodne publike. Iako su reakcije sportista na smeštaj i sportske objekte važne, za zadržavanje sponzora bitno je mišljenje svetske televizijske publike. Ovo je sigurno jedan od najrelevantijih kriterijuma za kontinuirani uspeh ovog megadogađaja. • Kriterijumi prema kojima ocenjujemo uspeh moraju se odrediti pre održavanja događaja, budući da se pomoću njih ocenjuje izvodljivost događaja.

45. KOJI SU RIZICI • Poslednje pitanje je ujedno i najvažnije, budući da su propast i neuspeh uvek mogući. Brainstorming je prvi korak, tokom kojeg bi trebalo otkriti sve moguće rizike povezane sa događajem, a zatim ih rangirati. • Među rizicima mogli bi se naći: • Loše vreme, vetar i/ili kiša • Poplava • Požar • Rušenje zgada ili privremenih objekata

46. KOJI SU RIZICI • Nezgode u koje su uključeni radnici i/ili posetioci • Kontrola mase • Sigurnost učesnika i uglednih ličnosti (VIP) • Trovanje hranom • Problemi sa obezbeđivanjem vode i struje • Sledeći korak je planiranje rezervnih planova za nepredviđene situacije kojim se pripremamo za potencijalne rizike. • Treći korak predstavlja uspostavljanje politika i procedura kojima će se nositi sa svim nepredviđenim mogućnostima.

47. SWOT ANALIZA • Uobičajeno je, a i vrlo važno, napraviti SWOT analizu za svako događanje. U osnovi izvodljivost događaja povećaće se povećanjem snaga organizacije (i koncepta), te izvlačenjem što veće koristi iz prilika koje nam se pružaju. S druge strane, prepoznavanje potencijalnih slabosti i suočavanje s njima svešće rizike na najmanju moguću meru. Procena potencijalnih pretnji i izrada planova i rezervi kojima bi se njihov uticaj smanjio takođe će povećati izvodljivost događaja.

48. SCREENING • Procedure screeninga: • Marketing screening – utvrđivanje ciljnog tržišta i ciljnih grupa, kao i aktivnosti konkurencije • Operativni screening – da li su organizacija/tim sposobni da organizuju događaj (volonterske i profesionalne organizacije) • Finansijski screening – pravljenje preliminarnog budžeta za nekoliko različitih događaja (među kojima se bira) i izbor najrealističnijeg sa finansijskog aspekta.